Учёт рабочего времени: как проверить занятость в 2026

Рабочее время — это период, когда работник исполняет трудовые обязанности по правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора; перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ в него не входит. Работодатель обязан вести учёт фактически отработанного времени по каждому работнику, и подтверждает этот учёт один документ — табель по форме Т-12 или Т-13. Проверять, чем занят сотрудник, законно можно через служебные средства, закреплённые в локальном нормативном акте, при письменном согласии на обработку персональных данных по 152-ФЗ. При офисном режиме контролируется присутствие по графику и отметки в табеле; у дистанционного работника режим он устанавливает сам, если иное не записано в договоре или ЛНА по статье 312.4 ТК РФ, и проверяется взаимодействие, а не онлайн-статус.

Ниже разобрано, что попадает в рабочее время, какие способы контроля выдерживают проверку Роскомнадзора и как свести график, табель и фактические часы, чтобы расхождения не превращались в неоплаченные переработки. Отдельно показана процедура фиксации отсутствия по статьям 192 и 193 ТК РФ: на ней чаще всего рассыпается доказательная база работодателя. Норма часов и лимиты сверхурочных на 2026 год, сценарная таблица по режимам работы, чек-лист подготовки, стоимость перевода учёта в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что по закону считается рабочим временем, а что в него не входит

Статья 91 ТК РФ даёт две нормы сразу: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю, и работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Обязанность не зависит ни от размера компании, ни от организационной формы: ИП с тремя продавцами ведёт учёт так же, как холдинг. Начало и окончание работы, перерывы и порядок их предоставления устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, а индивидуальные условия закрепляются в трудовом договоре. Для отдельных категорий действует сокращённая продолжительность: например, для инвалидов I и II группы — не более 35 часов в неделю.

Перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут в рабочее время не включается. Конкретное время и длительность фиксируются в ПВТР или соглашением сторон. Там, где по условиям производства перерыв дать невозможно, работодатель обязан обеспечить возможность отдыха и приёма пищи в рабочее время, а перечень таких работ и места приёма пищи вносятся в те же правила внутреннего трудового распорядка. Полезно сверяться с позицией надзорного органа: инспекция труда напоминает, что рабочим временем считается только время исполнения трудовых обязанностей, а всё остальное регулируется режимом, который работодатель обязан описать документально.

Дальше начинается практика. Если в ПВТР написано «перерыв с 13:00 до 14:00», а фактически люди обедают по очереди, любые претензии к «отсутствию на месте в 13:30» разбиваются об этот же документ. Сначала приводится в порядок режим, потом выстраивается контроль.

Цифры на текущий год собраны в таблицу: по ним сверяется и норма часов, и предельная переработка, и размер штрафа за отсутствующий табель.

Годовой лимит переработки поднимается до 240 часов не автоматически: нужен коллективный договор или отраслевое соглашение, распространяющееся на работодателя. Нет такого документа — лимит остаётся прежним, 120 часов.

Что работодатель вправе контролировать, а что выходит за границы закона

Данные о действиях сотрудника за компьютером, логи переписки, скриншоты, история посещённых сайтов — это персональные данные. Их обработка законна при письменном согласии работника по 152-ФЗ, причём в согласии перечисляются конкретные действия: сбор, запись, систематизация, хранение, использование. Общая формулировка «согласен на обработку персональных данных» этот состав не покрывает.

Второе обязательное условие — локальный нормативный акт. Средства контроля вводятся приказом, описываются в ЛНА и доводятся до работников под подпись через лист ознакомления. Без этого любая система мониторинга превращается в набор данных, которые нельзя предъявить: ни в споре с работником, ни при проверке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Последняя строка таблицы — место, где спотыкаются чаще всего: уведомление в Роскомнадзор подавалось один раз при запуске компании, а систему контроля внедрили через три года и уведомление не обновили.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что действие совершено в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации у вас не описан, спор вы проиграете при технически исправной системе и полном комплекте логов.»

Во что обходится ошибка в контроле занятости

Ошибка здесь стоит не переоформления документа. Работник, уволенный за прогул по данным системы мониторинга, которая не описана в ЛНА и на которую нет согласия, восстанавливается на работе, а работодатель оплачивает время вынужденного прогула. Параллельно возникает второй состав — обработка персональных данных без законного основания по статье 13.11 КоАП РФ. Сам по себе отсутствующий или неверно заполненный табель даёт штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 1000 до 5000 рублей для руководителя и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организации.

Судебная практика при этом подтверждает и обратное: использование рабочего компьютера для посещения социальных сетей, развлекательных сайтов и компьютерных игр в рабочее время признаётся неправомерным. Спор выигрывает та сторона, у которой оформлена процедура, а не та, у которой больше скриншотов.

Табель учёта рабочего времени: документ, который смотрят ГИТ и суд

Табель ведут ежедневно в течение месяца, а датой составления считается последний день этого месяца. На практике применяются формы Т-12 и Т-13, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Т-12 заполняется вручную и совмещает учёт времени с расчётом оплаты, Т-13 рассчитана на автоматизированный учёт. Без корректно заполненного табеля невозможно ни начислить зарплату, ни рассчитать отпускные, ни подтвердить прогул.

Данные системы мониторинга, выгрузка из СКУД, логи входа в корпоративные сервисы сами по себе доказательствами отработанного времени не являются. Они становятся основанием для отметки в табеле, и уже табель предъявляется инспектору и суду.

В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются не на самом табеле, а на разрыве между ним и первичными документами: заявление на отгул согласовано в переписке, отметка в табеле проставлена, а приказа нет. Мы разводим эти вещи по маршруту согласования, чтобы отметка появлялась только после подписанного основания.

Соберите табель по форме Т-13 под свой месяц

Условные обозначения в табеле — отдельный источник ошибок. Явка, выходной, больничный, отпуск и командировка кодируются по-разному, и подмена кода меняет и оплату, и картину занятости. Работник, отмеченный кодом явки в день фактического отсутствия, потом не может быть уволен за прогул: собственный документ работодателя говорит, что человек работал.

Формы и ЛНА для учёта рабочего времени

Комплект собран под задачу контроля занятости; начинать стоит с табеля Т-12, к нему подтягиваются приказ о распределении обязанностей и согласие на обработку персональных данных.

График работы и баланс рабочего времени: где возникают расхождения

График работы задаёт плановую картину, табель — фактическую, а разница между ними и есть баланс рабочего времени. При обычном режиме расхождение считается по месяцу. При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ продолжительность рабочего времени за учётный период — месяц, квартал или другой период — не должна превышать нормального числа рабочих часов, и итог подводится только в конце периода.

Из этого следует практический порядок: часы, отработанные сверх нормы в отдельном месяце внутри квартального учётного периода, сверхурочными ещё не становятся. Они станут ими или не станут по итогам квартала. Обратная ситуация — недоработка по вине работодателя — оплачивается по правилам простоя, и списать её на сотрудника нельзя.

Привлечение сверх 120 часов в год допускается только с письменного согласия работника, и для отдельных категорий лимит остаётся прежним — 120 часов. Работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Для кадровой службы это означает новую строку в планировании: переработка свыше 120 часов тянет за собой дополнительные оплачиваемые дни отсутствия.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как фиксировать отсутствие и неисполнение обязанностей

Отсутствие на рабочем месте более четырёх часов подряд в течение рабочего дня квалифицируется как прогул по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Меньшая продолжительность прогулом не является и разбирается как неисполнение трудовых обязанностей по статье 192 ТК РФ с более мягкими взысканиями: замечание или выговор.

Процедура по статье 193 ТК РФ одинакова для любого взыскания и не допускает сокращений.

Как зафиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте акт об отсутствии на рабочем месте в день события. В акте указываются дата, точное время начала и окончания отсутствия, место, подписи составителя и двух свидетелей.
2. Шаг 2. Проставьте в табеле код, соответствующий фактической ситуации, а не код явки. До выяснения причин отсутствие отмечается как неявка по невыясненным причинам, а не как прогул.
3. Шаг 3. Затребуйте письменное объяснение. У работника есть два рабочих дня на его представление; если объяснение не поступило, составляется соответствующий акт, и это не препятствует применению взыскания.
4. Шаг 4. Оцените уважительность причины по документам, а не по впечатлению. Листок нетрудоспособности, вызов в суд, справка о задержке транспорта закрывают вопрос без взыскания.
5. Шаг 5. Издайте приказ о применении взыскания в сроки статьи 193 ТК РФ: не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни и отпуска работника, и не позднее шести месяцев со дня его совершения.
6. Шаг 6. Объявите приказ работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия на работе. При отказе от подписи составляется акт.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о кадровом электронном документообороте было утверждено, перечень документов и порядок создания личного кабинета — тоже. Кассация акты отменила, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления; работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек; всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за сотрудника действия в системе совершает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на 20-30 участниках видно, кто реально не справляется с интерфейсом.»

Вторая типовая дыра в доказательствах касается не самого отсутствующего, а его обязанностей.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При разборе дисциплинарных ситуаций имеет значение наличие приказа о возложении обязанностей на другого работника. Если приказа нет, а человек отсутствовал, работодателю сложнее доказать, чьи именно обязанности не были исполнены. В приказе, как и в доверенности, указывайте конкретный перечень полномочий: формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает ровно тот спор, который вы этим приказом пытались предотвратить.»

Дистанционные сотрудники: что контролируется вместо присутствия

Режим рабочего времени дистанционного работника может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением. Если ни в одном из этих документов режим не описан, работник устанавливает его по своему усмотрению — это прямая норма статьи 312.4 ТК РФ. Требовать от такого сотрудника присутствия онлайн с 9:00 до 18:00 при пустом допсоглашении оснований нет.

Контролируемая величина здесь другая. Статья 312.8 ТК РФ даёт работодателю дополнительное основание для расторжения договора: работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам трудовой функции более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса, если более длительный срок не установлен порядком взаимодействия. Срок отсчитывается от запроса: без зафиксированного обращения работодателя он не начинает течь.

В сервисе Добыто раздел «Рабочее время» в профиле сотрудника позволяет отслеживать и согласовывать часы, а график отсутствий показывает цветом, кто в командировке, кто в отпуске, а кто на больничном. Это снимает основную часть вопросов «где человек» без установки агентов на личные устройства.

Требования к разным режимам различаются настолько, что универсальный регламент контроля не работает. Ниже — что критично и что вторично по типам занятости.

Строка про неполное рабочее время появилась в таблице недавно: 144-ФЗ установил работодателю срок в пять рабочих дней с даты заявления работника на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Раньше этот срок не был определён, и заявления зависали на недели.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Большая часть проблем в командах вырастает не из лени, а из недостаточной обратной связи: руководитель избегает сложного разговора, копит недовольство, а потом требует поставить систему слежения. Встреча один на один раз в месяц примерно на 1,5 часа по структуре «что стоит делать лучше» и «что уже получается» закрывает половину таких запросов. Перед запуском мониторинга проверьте, проводятся ли у вас такие встречи вообще.»

Подготовка: что проверить до запуска контроля занятости

Порядок действий обратный привычному: сначала документы режима, потом инструменты. Система мониторинга, поставленная на неописанный режим, фиксирует нарушения, которые невозможно вменить.

1. ПВТР. Проверьте, что в правилах внутреннего трудового распорядка описаны начало и окончание работы, время и продолжительность перерыва, порядок его предоставления по подразделениям.
2. Учётный период. Если применяется суммированный учёт, убедитесь, что учётный период закреплён в локальном нормативном акте, а не подразумевается.
3. Ознакомление. Соберите листы ознакомления с ПВТР, графиками и ЛНА о средствах контроля. Ознакомление и подписание — разные действия, и оба должны быть зафиксированы.
4. Согласия по 152-ФЗ. Сверьте перечень действий с персональными данными в тексте согласия с тем, что реально делает система: скриншоты, логи, история сайтов.
5. Уведомление Роскомнадзора. Проверьте, соответствует ли поданное уведомление текущему составу обработки, включая криптографические средства защиты.
6. Ответственный за табель. Назначьте табельщика приказом и опишите обязанность в должностной инструкции: без назначенного лица спор о недостоверности табеля не имеет адресата.
7. Хранение. Определите, где хранятся табели и как они выгружаются по запросу ГИТ. Срок хранения — 5 лет, и он одинаков для бумажного и электронного варианта.

Этот список закрывается документами, а не софтом. В Добыто ЛНА, согласия и листы ознакомления собираются одним маршрутом с фиксацией даты и статуса каждого участника, поэтому к моменту запуска контроля видно, кто из сотрудников ещё не ознакомлен, — а без ознакомления норма ЛНА на этого человека не действует.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива табелей и графиков, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Когда контроль занятости не нужен

Система мониторинга избыточна в трёх ситуациях. Первая: команда до 10-15 человек с прозрачным результатом работы, где руководитель видит выработку без отчётов. Вторая: сдельная и проектная оплата, где оплачивается результат, а не часы, — здесь табель ведётся для соблюдения статьи 91 ТК РФ, но отслеживать активность за компьютером незачем. Третья: исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Они не подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка, режим рабочего времени им не устанавливается, табель на них не ведётся, и попытка контролировать их занятость как занятость работников — прямой признак подмены трудовых отношений.

Поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении обсуждались ко второму чтению 144-ФЗ, но в итоговый текст не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.

Стоимость перевода учёта рабочего времени в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: тарифы считаются за сотрудника в месяц, электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и потребности в интеграции с учётной системой; на тарифе «Бизнес» минимальная оплата привязана к 50 сотрудникам, поэтому компаниям на 25-40 человек выгоднее считать оба варианта. Актуальный состав функций и условия перехода между тарифами опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для сезонного бизнеса с плавающей численностью это означает, что платить за пиковый штат весь год не требуется.

Выводы

Контроль занятости держится на трёх опорах, и ни одна не заменяет две другие: описанный режим в ПВТР и трудовом договоре, ежедневно заполняемый табель и оформленное основание для сбора данных о работнике. Инструменты мониторинга дают сведения, но юридическую силу этим сведениям придаёт процедура: акт в день события, объяснение в два рабочих дня, приказ в сроки статьи 193 ТК РФ. Для дистанционных сотрудников предметом контроля становится взаимодействие по запросу работодателя, а не присутствие онлайн, и это отдельная конструкция документов.

В практике Добыто учёт рабочего времени, согласование отсутствий и подписание кадровых документов живут в одном контуре, поэтому отметка в табеле опирается на зафиксированный маршрут согласования, а не на устную договорённость в чате. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки до того, как они попадут в документы, которые придётся предъявлять инспектору.

Частые вопросы

Можно ли считать опоздания по данным пропускной системы и депремировать за них?

Данные СКУД служат основанием для служебной записки и акта, но самостоятельным доказательством не являются: система фиксирует проход через турникет, а не начало исполнения трудовых обязанностей. Депремирование при этом не входит в перечень дисциплинарных взысканий статьи 192 ТК РФ — там только замечание, выговор и увольнение. Снижение премии возможно, если положение об оплате труда прямо связывает её размер с соблюдением режима, и при этом сама процедура фиксации опоздания пройдена полностью.

Обязательно ли применять именно унифицированные формы Т-12 и Т-13?

Формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и применяются на практике как готовое решение с набором условных обозначений. Требование статьи 91 ТК РФ состоит в ведении учёта фактически отработанного времени, а не в конкретном бланке. Если организация разрабатывает свою форму, в ней должны сохраниться данные, по которым проверяется норма часов, переработки и основания отсутствий, иначе документ не выполнит функцию доказательства.

Как учитывать время в пути и командировку в табеле?

Дни командировки отмечаются собственным кодом, а не кодом явки: на них не начисляется обычная оплата по окладу, они оплачиваются по среднему заработку. Основанием служат приказ о направлении в командировку и отчёт о командировке. Геолокация сотрудника в пути юридического значения не имеет, поэтому тратить ресурс на её сбор смысла нет.

Что делать, если сотрудник работает во время больничного?

Закон не запрещает лицу, находящемуся на листке нетрудоспособности, пребывать на работе, и издание приказов в отношении болеющего работника тоже не запрещено. Но если человек в эти дни полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия. Подписать несколько документов — одно, выйти на работу с больничного — другое, и в табеле эти дни отмечаются кодом временной нетрудоспособности.

Можно ли требовать от дистанционного работника отчёт о занятости по часам?

Можно, если обязанность представлять отчёт и его периодичность закреплены в трудовом договоре, дополнительном соглашении или локальном нормативном акте. При пустых документах режим работник определяет сам по статье 312.4 ТК РФ, и требование почасового отчёта повисает без основания. Отдельно фиксируйте запросы работодателя: именно от даты запроса отсчитываются два рабочих дня по статье 312.8 ТК РФ.

Как быть, если работник отказался давать объяснение и подписывать акт?

Отказ не блокирует процедуру. По истечении двух рабочих дней со дня требования объяснения составляется акт о непредставлении, и непредставление объяснения не является препятствием для применения взыскания. Отказ подписать приказ о взыскании фиксируется отдельным актом, а сам приказ считается объявленным. Сроки при этом не сокращаются: акт о непредставлении, составленный на следующий день вместо третьего, обесценивает всю цепочку.

Учитываются ли перекуры и личные разговоры как рабочее время?

Прямой нормы о перекурах в ТК РФ нет: в рабочее время не включается только перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ, а остальные перерывы определяются правилами внутреннего трудового распорядка. Если в ПВТР технологические и иные перерывы не описаны, время внутри рабочего дня считается рабочим, и претензии по «личным делам» опираются не на учёт часов, а на неисполнение конкретных трудовых обязанностей, которое надо доказывать отдельно.