График работы и график отпусков сводятся через два числа: норму рабочего времени за учётный период и минимальную долю смен, которую нужно закрыть людьми. Отпуск недоработку не создаёт: часы, которые приходились бы на смены работника в дни отпуска, из его нормы исключаются, поэтому баланс считается по фактическому периоду работы, а не по полному календарю. Последовательность задают два срока: график сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие (статья 103 ТК РФ), а график отпусков утверждают не позднее чем за две недели до конца календарного года (статья 123 ТК РФ). При пятидневке отпуск сдвигает только даты; при суммированном учёте он меняет норму часов за учётный период и всю арифметику сверхурочных.
Разберём, как пересчитать норму, если отпуск попадает в середину учётного периода, какую долю смен закрывать, чтобы график не рассыпался в июле, и в каком порядке подписываются график сменности, форма Т-7 и табель. Покажем пересчёт дат, когда в отпуск попали праздники или больничный. Лимиты сверхурочной работы на 2026 год, стоимость перевода табеля и графика отпусков в электронный вид, чек-лист проверки перед утверждением и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите график отпусков по форме Т-7 сразу в готовом файле: конструктор подставит колонки дней, даты начала и окончания и отдаст документ в .docx.
Что именно сводится: три документа и разные сроки
В работе участвуют три документа, и путаница начинается с того, что их считают одним процессом. График сменности определяет, кто и когда выходит, и живёт по статье 103 ТК РФ: работников знакомят с ним не позднее чем за месяц до введения, работа в течение двух смен подряд запрещена. График отпусков по форме Т-7 определяет, кто и когда отсутствует, и утверждается не позднее чем за две недели до конца календарного года. Табель учёта рабочего времени фиксирует то, что произошло фактически, и по статье 91 ТК РФ вести его обязан работодатель по каждому работнику.
Сводить их нужно в обратном порядке к тому, в котором они обычно составляются. Сначала считается норма часов за учётный период и определяется, сколько человек в каждой смене должно остаться на линии. Затем в эти рамки укладываются отпуска. И только потом рисуется график сменности на месяц или на квартал. Когда порядок обратный — сначала расставили смены, потом собрали пожелания по отпускам — получается график, который к июлю приходится переписывать вручную.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Место, которое я прошу перечитать дважды: график отпусков — документ директивный. Учитывать пожелания работников при его составлении работодатель не обязан, и когда двое из одной смены просят июль, это не предмет для переговоров, а вопрос решения. Злоупотреблять этим не советую: опрос снимает напряжение и люди планируют жизнь заранее. Но в спорной ситуации директивность графика — ваш аргумент, и знать о ней нужно до того, как спор возник.»
Исключение из директивности одно, и оно жёсткое: льготные категории уходят в отпуск в удобное для них время, и отклонение от плана для них нарушением не является. К таким работникам относятся, в частности, лица до 18 лет, один из родителей, воспитывающих ребёнка-инвалида до 18 лет, многодетные родители с тремя и более детьми, если младшему не исполнилось 14 лет, а также почётные доноры. В сменном графике это означает, что их периоды фиксируются первыми, а всё остальное планирование идёт вокруг них.
Факт: график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до конца календарного года. За неутверждение сначала выносят предупреждение, затем возможен штраф до 50 000 рублей.
Что проверить до того, как садиться за график
Пять пунктов, которые при пропуске всплывают уже после утверждения и стоят отдельного приказа.
- Учётный период. Посмотрите в правилах внутреннего трудового распорядка, какой период установлен: месяц, квартал или год. От этого зависит, за какой отрезок считается норма и когда возникают сверхурочные.
- Список льготников. Выпишите работников, которые вправе идти в отпуск в удобное для них время. Их периоды в графике закрепляются до общего планирования.
- Накопленные дни. Проверьте по каждому, сколько дней перешло с прошлых периодов и нет ли тех, кто не отдыхал в предыдущем году.
- Дополнительные отпуска. Отдельно посчитайте дни за работу во вредных условиях, за ненормированный рабочий день и северные: они складываются с основными 28 днями и меняют картину покрытия смен.
- Минимальное покрытие. Определите по каждому подразделению, сколько человек в смене нужно держать на линии. Без этого числа график отпусков не с чем сверять.
Норма рабочего времени: почему отпуск не превращается в недоработку
Норма рабочего времени за учётный период считается по производственному календарю исходя из недельной продолжительности, установленной для работника: 40 часов при нормальной продолжительности по статье 91 ТК РФ, меньше — для сокращённого рабочего времени. Порядок исчисления закреплён приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ учётный период не может превышать один год, а для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, — три месяца, и увеличить его до года можно только коллективным договором при сезонных или технологических причинах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дальше происходит то, что чаще всего считают неправильно. Норма для конкретного работника уменьшается на часы, которые приходились бы на его смены в дни отпуска, больничного или иного отсутствия по графику. Если этого не сделать, отпуск отражается в балансе как недоработка, которой не было, и при повременной оплате появляется соблазн удержать разницу или поставить работнику дополнительные смены после отпуска. Обратная ошибка не менее частая: норму уменьшили, а отработанные часы посчитали от полного календаря, и тогда в учёте возникают сверхурочные, которых нет.
Режим учёта определяет, что именно сломается при неаккуратном планировании отпуска. Ниже — три режима, которые встречаются в одной компании одновременно.
| Режим работы | Как считается норма | Что критично при планировании отпуска |
|---|---|---|
| Пятидневка, 40 часов в неделю | По производственному календарю за месяц | Сдвигаются только даты: выходные входят в календарные дни отпуска, праздники не входят |
| Сменный график, суммированный учёт | За учётный период до одного года (статья 104 ТК РФ), с вычетом часов отсутствия по графику | Отпуск меняет норму и расчёт сверхурочных, а выпавшие смены надо кем-то закрыть |
| Вредные или опасные условия труда | Учётный период не более трёх месяцев, до года — только коллективным договором | Отзыв из отпуска запрещён; дополнительный отпуск складывается с основным |
| Неполное рабочее время | Пропорционально установленной продолжительности | Продолжительность отпуска не уменьшается: те же 28 календарных дней |
Запрет отзыва из отпуска для занятых на работах с вредными условиями труда действует с 1 сентября 2026 года. Исключение сделано только для катастроф, аварий и стихийных бедствий, и то лишь если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, с оплатой не менее чем в двойном размере. Практический вывод для сменного графика: по вредникам резерв на подмену закладывается заранее, отозвать человека обратно на линию нельзя.
Как уложить отпуска в сменный график
Сводить смены и отпуска удобнее через долю покрытия: сколько процентов смен в каждом периоде закрыто людьми при заявленных отпусках. Когда это число считается заранее, разговор с руководителем подразделения идёт не про чьи-то пожелания, а про конкретный день, в котором на линии остаётся два человека вместо четырёх.
Как свести график смен с графиком отпусков: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посчитайте норму часов за учётный период по каждому режиму, который есть в компании. Это база, от которой считаются и недоработка, и сверхурочные.
- Шаг 2. Зафиксируйте периоды льготников и работников, которые не отдыхали в прошлом году. Эти даты в дальнейшем не двигаются.
- Шаг 3. Соберите пожелания остальных. Опрос не обязателен, но он снимает большую часть последующих заявлений о переносе.
- Шаг 4. Разбейте отпуска на части так, чтобы одна часть у каждого была не менее 14 календарных дней. Остальное дробится хоть по одному дню.
- Шаг 5. Наложите заявленные периоды на смены и найдите дни, где покрытие падает ниже установленного минимума. Спорные периоды разводите по неделям, а не по месяцам: обычно этого достаточно.
- Шаг 6. Пересчитайте норму каждого работника с учётом выпавших смен и проверьте, не появились ли по итогу учётного периода часы сверх лимита.
- Шаг 7. Утвердите форму Т-7 не позднее чем за две недели до конца года, с учётом мнения первичной профсоюзной организации, если она есть, и ознакомьте работников под подпись.
- Шаг 8. Постройте график сменности на первый период и доведите его до работников не позднее чем за месяц до введения в действие.
В графике отпусков лучше указывать конкретную дату начала, а не месяц или половину месяца. Ни ТК РФ, ни иные нормативные акты этого не требуют, но такова позиция Роструда, и она удобна: от конкретной даты считаются и извещение за две недели, и выплата отпускных, и подмена в смене. Проверить трактовку и задать вопрос по своей ситуации можно через сервис Роструда «Онлайнинспекция.рф», где ведомство публикует ответы по конкретным кадровым ситуациям.
Кейс из практики: в одной компании график отпусков вели на распечатке формата А1, приклеенной к стене, и весь год покрывали её пометками о переносах и зачёркиваниями. Разобраться в документе могла только руководитель кадровой службы со стажем более 30 лет, и любой вопрос о датах решался через неё. Такая схема ломается не от объёма данных, а от одного отсутствия ключевого человека: пока он на больничном, компания не знает, кто из работников в отпуске на следующей неделе.
Лайфхак: по мобилизованным работникам Роструд рекомендует в график отпусков не включать, поскольку трудовые отношения приостановлены. Сделайте отметку в десятой графе формы Т-7: формально человека в графике нет, а расхождение со штатным расписанием проверяющему объясняется сразу.
Сроки и документы: что подписывается и когда
Большая часть претензий инспекции при проверке рабочего времени касается не расчётов, а сроков и подписей. Сроки при этом разной природы: месяц по графику сменности считается до введения его в действие, две недели по графику отпусков — до конца календарного года, а три дня по отпускным — в календарных днях, а не в рабочих.
| Действие | Срок | Документ и норма |
|---|---|---|
| Утверждение графика отпусков | Не позднее чем за 2 недели до конца календарного года | Форма Т-7, статья 123 ТК РФ |
| Ознакомление с графиком сменности | Не позднее чем за 1 месяц до введения в действие | График сменности, статья 103 ТК РФ |
| Извещение о времени начала отпуска | Не позднее чем за 2 недели | Уведомление о начале отпуска, статья 123 ТК РФ |
| Выплата отпускных | Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска | Записка-расчёт, статья 136 ТК РФ |
| Перенос отпуска по инициативе работника | Порядок и сроки определяются локальным нормативным актом | Заявление работника и приказ о переносе |
| Хранение графиков отпусков и табелей | 5 лет | Приказ Росархива о сроках хранения; в КЭДО сроки те же |
Два срока из таблицы работают как встречные обязанности. Если работника не предупредили за две недели о начале отпуска или не выплатили отпускные за три календарных дня, он вправе требовать переноса отпуска на другое время, и отказать в этом нельзя. Отсюда типовая ошибка: отпуск с понедельника, отпускные ушли в пятницу вместе с зарплатой, и формально срок нарушен, потому что суббота и воскресенье в счёт идут, а три полных календарных дня не набираются.
Полезно знать: ознакомление с графиком отпусков под подпись формально из нормы не следует, но на нём настаивает Роструд. В споре подпись работника закрывает вопрос о том, знал ли он о своих датах.
Алгоритма внесения изменений в утверждённый график в законе нет, и это не пробел, а свобода. Опишите в локальном нормативном акте, кто подаёт заявление, в какой срок до планового периода и кто согласует. Тогда каждый перенос перестаёт быть отдельным сюжетом с перепиской и становится процедурой на два документа.
В сервисе Добыто порядок согласования переноса задаётся маршрутом документа: последовательность подписантов настраивается один раз и дальше применяется ко всем заявлениям этого типа, а статус каждого участника виден в карточке документа.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Правило про два года подряд без отпуска стоит держать в голове тем, кто работает с производством и с ключевыми специалистами. Сценарий типовой: человек незаменим, отпуск переносится, потом переносится ещё раз, и выясняется, что он не отдыхал два года. Год без отпуска допустим, два — нарушение, и обнаруживается оно обычно при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию. Поднимите по каждому работнику накопленные дни за прошлые периоды до того, как утвердите новый график.»
Формы приказов, уведомлений и графиков по теме
Комплект собран под сведение смен и отпусков: начните с формы Т-7, дальше по ситуации берите документы на перенос.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Заявление работника о переносе отпуска | Скачать |
| Приказ о переносе отпуска | Скачать |
Пересчёт дат: праздники, больничный и переносы
Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, поэтому даты выхода на смену сдвигаются. Отпуск с 5 мая на 28 календарных дней из-за четырёх нерабочих праздничных дней заканчивается не 1 июня, а 4 июня. В сменном графике это означает, что подмену нужно держать не до расчётной даты, а до фактической, и табель за июнь закрывается уже по новым датам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Больничный в отпуске работает по статье 124 ТК РФ: отпуск продлевается на дни нетрудоспособности либо переносится на другой срок по согласованию с работником. Продление проще для кадровой службы и хуже для графика смен, потому что человек не выходит в запланированную дату и подмену приходится продлевать в тот же день. Перенос сложнее в оформлении, но предсказуемее: вы получаете свободный период в графике и договариваетесь о новых датах заранее.
Отпуск, перенесённый на следующий год по заявлению работника, допустим, а вот не предоставить отпуск два года подряд запрещено. Замена части отпуска деньгами графика не спасает: денежной компенсацией по статье 126 ТК РФ заменяется только часть, превышающая 28 календарных дней, и для беременных, работников до 18 лет и занятых на работах с вредными условиями труда такая замена не допускается.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Две встречные обязанности в статьях про отпуска надо проводить вместе: работодатель не вправе отказать в запланированном отдыхе, а работник не вправе отказаться от него даже за отпускные. Отпуск — это обязательный период отдыха, а не льгота, которую можно обменять на деньги или на дополнительные смены. Если работник не хочет идти в отпуск по графику, работодатель издаёт приказ, предупреждает за две недели и выплачивает отпускные за три дня, и этого достаточно.»
Сверхурочная работа в год: лимиты 2026 года и связь с отпусками
С 1 сентября 2026 года действует новый порядок, введённый Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого либо межотраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, он поднимается до 240 часов в год. Привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника, и для отдельных категорий лимит остаётся 120 часов.
| Параметр | Значение с 1 сентября 2026 года |
|---|---|
| Базовый лимит за год | 120 часов |
| Повышенный лимит | 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении, с письменного согласия работника |
| Оплата первых двух часов | Не менее чем в полуторном размере |
| Оплата последующих часов | Не менее чем в двойном размере |
| Оплата начиная со 121-го часа | Не менее чем в двойном размере за каждый час |
| Замена повышенной оплаты | Дополнительное время отдыха по желанию работника |
| Привлечение свыше 120 часов | Право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка |
Связь с отпусками прямая. Каждая смена, которую закрывает не отпускник, а его коллега, идёт кому-то в переработку, и при суммированном учёте она проявляется только в конце учётного периода. Если учётный период у вас год, июльские подмены превращаются в счёт на декабрь, когда уже поздно что-то перекладывать. Конкретные размеры оплаты можно установить коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором, но ниже установленного уровня они быть не могут.
В сервисе Добыто рабочее время сотрудник видит и согласовывает прямо в своём профиле, а рядом отображается, сколько дней отпуска и отгулов у него доступно, сколько запланировано и сколько уже использовано. Это снимает основную часть уточняющих вопросов в кадровую службу в период планирования.
Ошибки и цена неправильного сведения графиков
Ошибки в этой связке стоят не переоформления документа. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы для организации вырастают до 50 000-70 000 рублей, а для должностного лица возможна дисквалификация на срок от одного до трёх лет.
Четыре ошибки, которые встречаются чаще остальных. Первая: отпуск не разбит так, чтобы одна часть составляла не менее 14 календарных дней, и работник об этом не знал, а кадровая служба не проверила. Вторая: норма часов за учётный период не пересчитана после отпуска, и в декабре появляются сверхурочные, которых не было. Третья: график сменности изменён из-за отпуска и доведён до работников позже чем за месяц. Четвёртая: отпускные выплачены с нарушением трёхдневного срока, и работник получает право на перенос, который ломает уже согласованный график смен.
Внимание: непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска два года подряд запрещено. Год без отпуска допустим, два — нарушение, и выявляется оно чаще всего при проверке или при расчёте компенсации при увольнении.
Отдельная категория затрат — время кадровой службы. Работа с отпусками при ручном ведении превращается в арифметику: один работник берёт три периода по 10 дней, другой — каждую пятницу в течение нескольких месяцев, третий распределил дни так, что не включил в них выходные. Всё это надо свести в таблицу, проверить по нормам и оформить документами, и на численности от нескольких сотен человек калькулятор становится основным рабочим инструментом табельщика.
Когда переводить график и табель в электронный вид не нужно
Микропредприятия, некоммерческие организации и индивидуальные предприниматели, которые отказались от локальных нормативных актов и перенесли условия в трудовые договоры, график отпусков могут не составлять вовсе: работники уходят в отпуск по заявлению. Освобождает при этом не сам статус микропредприятия, а именно отказ от локальных актов. Если у вас до 15 человек, все на пятидневке и отпуска не пересекаются, электронный контур для этого процесса не даст выигрыша: там нет объёма, из которого возникает ошибка.
Смысл появляется там, где есть сменность, несколько подразделений с разными правилами планирования и люди, которых физически нет в офисе в момент подписания. Розничная сеть, где не все филиалы могут закрыться в один горячий период, и производство, где смены не могут уйти в отпуск одновременно, — это ситуации, в которых планирование по подразделениям и учёт пересечений перестают быть ручной работой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Процессы отпусков и ознакомления с локальными актами — единственные, где работнику достаточно простой электронной подписи: вход в систему не требует выдачи ключей, объяснений про пин-коды и обучения работе с носителем. Организационно это самый дешёвый старт из возможных, поэтому переход мы почти всегда начинаем именно с отпусков. И помните обратную сторону: по переведённому процессу вы меняете способ оформления, а не добавляете запасной, в бумаге эти документы вы уже не оформите.»
Важный нюанс из практики: на одном из вебинаров для кадровых служб большинство участников выбрали вариант перехода «пилот во всей организации, но на одном процессе», а не пилот в отдельном подразделении. Выборка там была около двадцати ответивших, то есть это наблюдение, а не исследование рынка. Логика тем не менее рабочая: пилот на подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех проверяет людей, а буксуют внедрения обычно из-за второго.
В практике Добыто график отсутствий строится по цветам: синий — командировки, оранжевый — отпуска и отсутствия, красный — больничные, с фильтром по команде и типу отсутствия и выбором периода до дня. Руководитель подразделения видит пересечения до согласования, а не после того, как два человека из одной смены уже получили приказы.
Стоимость КЭДО для учёта рабочего времени и отпусков
Стоимость зависит от численности, набора нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и того, нужны ли кастомные шаблоны под ваши формы графика и табеля и интеграция с учётной системой. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельно считайте не цену подключения, а стоимость текущей схемы: часы табельщика на сведение периодов, повторные приказы по переносам и риск штрафа по статье 5.27 КоАП РФ при нарушении сроков ознакомления.
Выводы
Связка графика смен и графика отпусков держится на двух расчётах и трёх сроках. Расчёты — норма часов за учётный период с вычетом времени отсутствия и минимальная доля смен, которую надо закрыть. Сроки — месяц на ознакомление с графиком сменности, две недели до конца года на утверждение формы Т-7 и две недели на извещение о начале отпуска плюс три календарных дня на отпускные. Директивность графика отпусков даёт работодателю право расставить даты, а льготные категории и запрет на два года без отпуска ограничивают это право в конкретных случаях.
В Добыто мы начинаем перевод кадровых процессов в электронный вид именно с отпусков: там работнику достаточно простой электронной подписи, а график отсутствий сразу показывает пересечения по смене до согласования. Дальше к тому же контуру подключаются табель, переносы и уведомления, и кадровая служба перестаёт держать актуальные даты в голове и на распечатке.
Частые вопросы
Можно ли указать в графике отпусков только месяц, без конкретной даты?
Ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не требуют указывать конкретную дату: формально допустим и период, например месяц или его половина. По мнению Роструда, конкретную дату указывать всё же лучше — от неё считаются извещение работника за две недели и выплата отпускных за три календарных дня. При сменном графике конкретная дата ещё и определяет, с какого дня нужна подмена на линии.
Обязательно ли знакомить работников с графиком отпусков под подпись?
Прямой нормы об ознакомлении под подпись нет, но на этом настаивает Роструд, и в споре подпись работника закрывает вопрос о том, знал ли он свои даты. После утверждения график подписывают кадровая служба и руководитель, и только затем работников знакомят. Если в организации действует первичная профсоюзная организация, график принимается с учётом её мнения.
Что делать, если работник заболел в отпуске в середине учётного периода?
По статье 124 ТК РФ отпуск продлевается на дни временной нетрудоспособности или переносится на другой срок по согласованию с работником. Для сменного графика перенос предсказуемее: вы получаете свободный период и договариваетесь о новых датах, тогда как продление меняет дату выхода в смену без запаса по времени. Норма часов пересчитывается по фактическим дням отсутствия, иначе в конце учётного периода появится недоработка, которой не было.
Можно ли заменить часть отпуска деньгами, чтобы не закрывать смену подменой?
Денежной компенсацией по статье 126 ТК РФ заменяется только часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, то есть основной отпуск выкупить нельзя. Для беременных женщин, работников до 18 лет и занятых на работах с вредными или опасными условиями труда такая замена не допускается. Работник не может работать без отпуска даже за отпускные: отпуск — обязательный период отдыха.
Кого включать в график отпусков, а кого нет?
Включают всех, кто на день составления графика состоит в трудовых отношениях, в том числе дистанционных работников, работников по срочному трудовому договору и тех, кто находится в отпуске с последующим увольнением. Не включают исполнителей по договорам гражданско-правового характера и тех, кто принят после утверждения графика. По мобилизованным работникам Роструд рекомендует в график не включать, поскольку трудовые отношения приостановлены, а расхождение со штатным расписанием пояснить отметкой в десятой графе формы Т-7.
Можно ли дать отпуск раньше, чем работник отработал полгода?
Право на отпуск за первый рабочий год возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон отпуск предоставляется и раньше, а для отдельных категорий работников он положен по их заявлению. Такой отпуск предоставляется авансом, и при увольнении до окончания рабочего года возникает основание для удержания за неотработанные дни по статье 137 ТК РФ. При планировании смен это отдельный риск: человек берёт дни, которые ещё не заработал, и покрытие смен считается по факту.
Сколько хранить график отпусков и табель учёта рабочего времени?
Срок хранения графиков отпусков и табелей учёта рабочего времени составляет 5 лет по приказу Росархива о сроках хранения документов. При переходе на электронный кадровый документооборот сроки не меняются: те же 5 лет, только в электронном архиве, откуда документы должны выгружаться по запросу проверяющего. Для сравнения: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет.
