Совмещение должностей не занимает штатную единицу: работник остаётся на своей ставке, а должность, по которой он выполняет дополнительную работу, продолжает числиться в штатном расписании вакантной. Из-за совмещения штатное расписание не переутверждают, а доплата по статье 151 ТК РФ проходит приказом и дополнительным соглашением, а не отдельной строкой в форме Т-3. Совмещать при этом можно только ту должность, которая в штатном расписании есть: нет строки — нет и основания для поручения. Порядок действий определяет одно различие. Если единица вакантна, совмещение держится столько, сколько нужно компании. Если работа поручена за временно отсутствующего работника, единица занята им, и совмещение заканчивается его выходом.
Дальше разбираем, чем совмещение отличается от совместительства, временного перевода и перемещения по числу занятых ставок, табелю и отчётности в СФР. Показываем, какие формулировки в приказе инспектор читает не в пользу работодателя и почему доплата считается сверх МРОТ. Во второй половине материала: сценарии для вакантной единицы и дробных ставок в ДОУ, чек-лист проверки перед приказом, порядок оформления через КЭДО, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Что происходит со ставкой при совмещении должностей
Штатное расписание описывает структуру и численность организации, а не персональную нагрузку конкретного человека. Поэтому поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ на него не влияет: в графе 4 формы Т-3 остаётся то же количество штатных единиц, а вакантная должность так и числится незанятой, пока на неё не приняли работника или пока единицу не исключили приказом.
Из этого следует практический вывод, который снимает большую часть споров с бухгалтерией. У работника при совмещении одна ставка, а не полторы. Вторая должность не «переезжает» к нему в кадровые данные: он не занимает её и не числится по ней в штатном расписании. Он получает доплату, размер которой стороны определили соглашением, и эта доплата живёт в приказе, дополнительном соглашении и расчётном листке.
Совмещать можно только существующую в штатном расписании должность. Если работу надо поручить по функции, которой в штатке нет, сначала издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание, и только потом оформляется совмещение. Обратный порядок даёт документ, в котором работнику поручена должность, которой в организации не существует.
Важный нюанс из практики: в системах КЭДО маршрут согласования и публикация личных кабинетов строятся из штатного расписания. Должность, которой в штатке нет, не получает ни маршрута, ни ответственного подписанта, и документ по ней просто некуда отправить. В практике Добыто настройка всегда начинается со сверки штатного расписания и оргструктуры, а не с загрузки шаблонов.
Совмещение, совместительство, перевод и перемещение: что каждый режим делает со ставкой
Ставки расходятся с документами чаще всего там, где режим дополнительной работы выбран неверно. Таблица показывает, какой режим занимает штатную единицу, а какой нет, и что из этого следует для табеля и отчётности.
| Режим | Норма | Штатная единица | Рабочее время | Сведения в СФР |
|---|---|---|---|---|
| Совмещение профессий (должностей) | ст. 60.2, оплата по ст. 151 ТК РФ | не занимает, остаётся вакантной | в течение установленной продолжительности рабочего дня | подраздел 1.1 ЕФС-1 не подаётся |
| Расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ | ст. 60.2, оплата по ст. 151 ТК РФ | не занимает, работа по такой же должности | в течение установленной продолжительности рабочего дня | не подаётся |
| Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника | ст. 60.2, оплата по ст. 151 ТК РФ | занята отсутствующим работником | в течение установленной продолжительности рабочего дня | не подаётся |
| Внутреннее совместительство | ст. 60.1, 282, 284 ТК РФ | занимает единицу или её долю | в свободное от основной работы время, не более 4 часов в день | подаётся как приём на работу |
| Временный перевод на другую должность | ст. 72.2 ТК РФ | работник переходит на другую единицу, прежняя сохраняется за ним | по норме новой должности, своя работа не выполняется | не подаётся, пока перевод остаётся временным |
| Постоянный перевод | ст. 72.1 ТК РФ | работник занимает другую единицу, прежняя освобождается | по норме новой должности | подраздел 1.1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа |
| Перемещение | ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ | не меняется, должность прежняя | без изменений | не подаётся |
Перемещение отличается от перевода тем, что условия трудового договора остаются прежними: работника переводят на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или поручают работу на другом механизме, и согласия для этого не требуется. Как только меняется должность, оклад или место работы, указанное в договоре, перемещение превращается в перевод, а перевод требует письменного согласия. Сроки и порядок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 Социальный фонд России публикует в базе знаний для страхователей, там же лежат актуальные форматы и контрольные соотношения.
Документы, которыми совмещение сводится со штатным расписанием
Комплект по совмещению состоит из трёх обязательных элементов: письменное согласие работника, соглашение о сроке, содержании, объёме и размере доплаты, приказ. Согласие можно оформить отдельным документом, но безопаснее собрать всё в дополнительное соглашение к трудовому договору: условия оплаты относятся к обязательным условиям договора, и изменять их односторонним приказом нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как оформить совмещение должностей: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте штатное расписание: нужная должность должна быть в нём и быть вакантной либо занятой временно отсутствующим работником. Если строки нет, сначала издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание.
- Шаг 2. Определите объём дополнительной работы. В долях ставки это удобнее всего: 0,25, 0,5 или иная доля, от которой потом считается доплата.
- Шаг 3. Согласуйте размер доплаты с работником и проверьте, что он не «растворяется» в окладе: доплата за совмещение начисляется сверх минимального размера оплаты труда.
- Шаг 4. Получите письменное согласие работника и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием срока, содержания, объёма дополнительной работы и размера доплаты.
- Шаг 5. Издайте приказ о совмещении со ссылкой на статью 60.2 ТК РФ, конкретной датой начала и датой окончания либо условием окончания (выход основного работника).
- Шаг 6. Передайте приказ и соглашение в расчёт: бухгалтерия заводит вид начисления, привязанный к периоду, а не к постоянной надбавке.
- Шаг 7. При досрочной отмене поручения предупредите работника письменно не позднее чем за три рабочих дня. Такое же право есть у работника: он может досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив работодателя в тот же срок.
Соберите приказ о совмещении под свою ситуацию
Отдельная проблема — формулировка в приказе о возложении обязанностей, когда речь идёт о руководителях и о праве подписи. Общая фраза без перечня полномочий создаёт спор ровно там, где приказ должен был его закрыть.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В приказе о возложении обязанностей на время отсутствия, как и в доверенности, нужен конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей» без расшифровки порождает тот самый спор, который приказом пытались предотвратить: был ли работник вправе подписывать именно этот документ. И вторая функция такого приказа менее очевидна: при разборе дисциплинарных ситуаций без него сложнее доказать, чьи именно обязанности не были исполнены. Перечитайте свои приказы о замещении и проверьте, есть ли в них перечень.»
Что проверить до издания приказа
- Есть ли в штатном расписании должность, по которой поручается работа, и в каком она статусе: вакантна или занята отсутствующим работником.
- Не относится ли должность к тем, по которым установлены квалификационные требования: при совмещении работник должен им соответствовать так же, как если бы его приняли на эту должность.
- Указан ли в проекте приказа срок: статья 60.2 ТК РФ требует определить срок, в течение которого работник выполняет дополнительную работу.
- Описан ли объём: перечень обязанностей или доля ставки, а не общая отсылка к должностной инструкции.
- Зафиксирован ли размер доплаты в рублях или в процентах от конкретной базы, и от какой именно: от оклада совмещаемой должности или от собственного оклада работника.
- Закрывает ли доплата минимальный размер оплаты труда по основной работе без её учёта.
Факт: с 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 рубля в месяц, он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей.
Шаблоны для оформления совмещения и изменений в штатном расписании
Комплект собран под одну задачу — свести штатное расписание, приказ и расчёт; начните с формы Т-3, чтобы проверить статус нужной единицы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
Когда штатное расписание всё-таки меняют
Само совмещение штатное расписание не трогает, но рядом с ним постоянно возникают события, которые его меняют. Сценарная таблица показывает, что критично в каждом случае, а что второстепенно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Единица есть и вакантна | срок в приказе и размер доплаты в соглашении | правки в штатное расписание не нужны |
| Нужной должности в штатном расписании нет | приказ о введении единицы издаётся до приказа о совмещении | выбор между правкой и новой редакцией расписания |
| Замещение работника на время отпуска или больничного | окончание поручения привязано к выходу основного работника | отдельный приказ об отмене при точной формулировке не нужен |
| ДОУ, школа, учреждение с тарификацией | объём дополнительной работы в долях ставки и связь с тарификацией | форма приказа, если реквизиты на месте |
| Совмещение по вакансии длится больше года | пересмотр размера доплаты и решение о судьбе единицы | число продлений приказа |
| Должность переименована по новому классификатору | приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения | момент правки справочников в учётной программе |
Дробные ставки в штатном расписании законны и удобны именно для таких историй. Указания по применению формы Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, прямо допускают неполные единицы в долях: 0,25; 0,5; 2,75. Учреждениям образования это позволяет развести тарифицируемую нагрузку и дополнительную работу, а компании — отделить постоянную долю ставки от временного поручения.
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Отдельная развилка возникает, когда работника переводят на долю ставки по его заявлению. Здесь работает срок из поправок 2026 года: на заключение дополнительного соглашения о неполном рабочем времени и издание приказа у работодателя есть пять рабочих дней с даты заявления.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Документы делите не по форме, а по последствиям. Заявление работника или согласие на обработку персональных данных он спокойно подпишет и во время болезни. А соглашение, которое меняет условия трудового договора, формально подписать тоже можно, но в споре вы будете опровергать слова про температуру и невозможность вчитаться. Если ждать неделю до выхода работника реально, подождите: вы не создадите себе спор на ровном месте.»
Доплата за совмещение: как посчитать и не уйти ниже МРОТ
Статья 151 ТК РФ размер доплаты не нормирует: он устанавливается по соглашению сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. На практике применяют четыре базы расчёта, и выбор базы стоит закрепить в положении об оплате труда, чтобы не согласовывать её заново с каждым работником.
- Процент от оклада по совмещаемой должности — самый прозрачный вариант: 0,5 ставки уборщика служебных помещений означает половину оклада по этой строке штатного расписания.
- Процент от собственного оклада работника — удобно, когда совмещаемая должность ниже по грейду, но фактическая нагрузка высокая.
- Фиксированная сумма в рублях — подходит для разовых сезонных поручений с понятным объёмом.
- Расчёт от объёма работ или количества обслуживаемых объектов — применяется при расширении зон обслуживания.
Ключевое ограничение по сумме одно, и оно часто всплывает при проверке. Конституционный Суд РФ в постановлении от 16.12.2019 № 40-П указал, что доплата за работу в порядке совмещения профессий (должностей) не включается в состав заработной платы в пределах МРОТ. То есть оклад и постоянные надбавки по основной работе сами по себе должны дотягивать до 27 093 рублей в 2026 году, а доплата за совмещение начисляется сверх этой суммы. Схема «доведём человека до МРОТ за счёт совмещения» с этим постановлением не совмещается.
Пример расчёта. Оклад специалиста — 60 000 рублей, вакантная должность делопроизводителя с окладом 40 000 рублей, объём дополнительной работы стороны оценили в 0,5 ставки. Доплата составит 20 000 рублей в месяц, в расчётном листке она идёт отдельной строкой, а в штатном расписании ни одна цифра не меняется: единица делопроизводителя остаётся вакантной, фонд по ней не перераспределяется между строками.
В практике Добыто расхождения между приказом и расчётом чаще всего возникают из-за периода: приказ ограничен датами, а в расчётной программе доплата заведена как постоянная надбавка и продолжает начисляться после окончания совмещения. Обратная ошибка дороже: поручение действует, а начисление отключили, и получается частичная невыплата заработной платы.
Как оформить совмещение в КЭДО и какие подписи нужны
Совмещение относится к тем процессам, которые полностью переводятся в электронный вид: приказ, согласие, дополнительное соглашение и лист ознакомления закон не требует дублировать на бумаге. Взаимодействие через кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом № 377-ФЗ.
Вид подписи зависит от документа, и здесь их нельзя менять местами. Дополнительное соглашение к трудовому договору работник подписывает усиленной квалифицированной подписью или усиленной неквалифицированной, в том числе полученной через государственные сервисы. Для приказа о совмещении и ознакомления с ним достаточно простой электронной подписи, если порядок её использования описан в локальном нормативном акте. Работодатель подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации не описан, спор проигрывается даже при технически исправной подписи. Откройте своё положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём этот раздел.»
Важный нюанс из практики: по процессам, которые уже переведены в электронный вид и по которым работник дал согласие, оформить документ на бумаге обратно не получится. Это меняет порядок подготовки: сначала разбирается процесс и пишется локальный акт под него, и только потом выбирается система. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: технология обычно работает, а ошибки собираются в настройке маршрутов и в готовности людей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: пилот на одном процессе для всей компании работает лучше, чем пилот на одном подразделении по всем процессам. Пилот в подразделении проверяет технологию, а пилот на одном простом процессе проверяет людей: через квартал в компании не остаётся сотрудников, для которых электронное подписание — неизвестность.
Ошибки, из-за которых ставка и совмещение расходятся
Ошибка первая — «полторы ставки» в приказе. Формулировка появляется из желания показать нагрузку, а читается как занятие второй штатной единицы без трудового договора. Инспектор в этом месте задаёт два вопроса: где второй трудовой договор и почему работник трудится сверх нормальной продолжительности рабочего времени без оформления сверхурочной работы.
Ошибка вторая — сокращение вакантной единицы «под доплату». Логика бухгалтерская: единицу убрали, фонд освободили, доплату выдали. Последствие кадровое: совмещать больше нечего, приказ повисает без основания, а при возврате работы в штат придётся заново вводить должность и, если речь о реальном сокращении занятой единицы, соблюдать всю процедуру с уведомлениями.
Ошибка третья — приказ без срока. Статья 60.2 ТК РФ требует определить срок дополнительной работы. Приказ «с 1 марта до особого распоряжения» лишает работодателя чистого основания прекратить доплату и одновременно даёт работнику аргумент, что поручение стало постоянной частью его трудовой функции.
Ошибка четвёртая — скан вместо электронного документа. Подписанный от руки и отсканированный приказ остаётся электронным образом, а не электронным документом, и режим у него другой.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Сколько стоит ошибка
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на организацию — от 50 000 до 70 000 рублей. Неполная выплата заработной платы в срок идёт по части 6 той же статьи: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. К этому добавляется компенсация работнику по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки и перерасчёт отпускных, если доплата не попала в средний заработок.
Когда совмещение не подходит
Совмещение не закрывает ситуацию, когда дополнительная работа физически не помещается в рабочий день. По статье 60.2 ТК РФ она выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня, а не после него. Если человек задерживается, это уже сверхурочная работа или внутреннее совместительство со своим договором и своим табелем.
Совмещение не подходит и там, где работа нужна постоянно и на полный объём: держать полноценную функцию на доплате годами дороже, чем нанять человека, а при проверке возникает вопрос, почему оплата за фактически полную должность идёт по соглашению сторон. Не работает совмещение и в случаях, когда по должности требуется отдельное оформление допуска или квалификации, которых у работника нет: поручить обязанности без соответствия требованиям нельзя.
Полезно знать: штатные расписания относятся к документам постоянного срока хранения, а приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. В электронном виде сроки те же, что и для бумаги, поэтому архив системы КЭДО планируется под них с самого начала.
Стоимость перевода кадровых документов по совмещению в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО с разбивкой по видам подписи и составу функций.
Выводы
Совмещение и штатное расписание живут в разных документах и сводятся между собой через приказ и дополнительное соглашение, а не через правку формы Т-3. Единица под совмещением остаётся вакантной, у работника сохраняется одна ставка, доплата начисляется сверх минимального размера оплаты труда и ограничена сроком, который стороны согласовали. Расхождения возникают в трёх точках: должность, которой нет в штатке, приказ без срока и объёма, начисление, которое не привязано к периоду поручения.
Мы в Добыто собираем эту связку в одном контуре: штатное расписание задаёт маршрут согласования, приказ и соглашение подписываются электронной подписью нужного вида, а подписанные документы уходят в архив с фиксацией дат и участников. Кадровой службе остаётся следить за сроками поручений, а не пересобирать комплект вручную для каждого случая.
Частые вопросы
Нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку и в личную карточку
В трудовую книжку и в сведения о трудовой деятельности запись о совмещении не вносится: это не приём, не перевод и не увольнение, а поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ. В личной карточке отдельная строка тоже не обязательна, но кадровые службы часто фиксируют реквизиты приказа в разделе дополнительных сведений, чтобы при выдаче справок не поднимать весь массив приказов.
Можно ли поручить совмещение сразу по двум вакантным должностям
Ограничения по числу совмещаемых должностей в ТК РФ нет. Практический предел задаёт продолжительность рабочего дня: вся дополнительная работа выполняется внутри нормы рабочего времени. По каждой должности оформляется своё согласие, свой объём и своя доплата, иначе при споре невозможно определить, за что именно работник получал деньги и какую работу выполнял.
Как считается отпуск и средний заработок, если работник совмещал должности
Доплата за совмещение входит в расчёт среднего заработка как часть заработной платы, начисленной за отработанное время. Отдельный отпуск по совмещаемой должности не предоставляется: отпуск один, по основной работе, а доплата влияет только на сумму отпускных за тот период, когда она начислялась.
Обязан ли работник согласиться на совмещение, если должность указана в его должностной инструкции
Работа, которая входит в трудовую функцию по должностной инструкции, дополнительной не считается и отдельной доплаты не требует. Как только поручается работа по другой должности, нужно письменное согласие, и отказ от него нарушением не является: статья 60.2 ТК РФ строится на согласии, а не на распоряжении.
Что делать, если временный перевод закончился, а работник продолжает работать на новой должности
По статье 72.2 ТК РФ, если по окончании срока временного перевода работник не потребовал прежней работы и продолжает работать, условие о временном характере утрачивает силу и перевод считается постоянным. С этого момента появляется обязанность подать сведения по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 и привести в соответствие штатное расписание и трудовой договор.
Как быть с совмещением при проверке, если приказы за прошлые годы оформлены по-разному
Инспектор смотрит на связку из четырёх элементов: наличие должности в штатном расписании на дату приказа, письменное согласие работника, срок и объём в документе, фактические начисления в расчётных листках. Разные формы приказов сами по себе нарушением не будут, если в каждом есть эти реквизиты. Переоформлять задним числом закрытые периоды не нужно: исправляется порядок на будущее, а по прошлым периодам проверяются начисления и, при недоплате, делается перерасчёт с компенсацией по статье 236 ТК РФ.
