Заявление на отпуск на 28 дней: образец и правила 2026

Заявление на отпуск на 28 дней пишут не всегда, и это первое, что стоит понять перед тем, как браться за бланк. Если отпуск идёт точно по утверждённому графику, заявление по закону не требуется — работодатель сам уведомляет вас за две недели и издаёт приказ. А вот когда вы уходите вне графика, переносите даты или берёте отпуск авансом в первый год работы, без заявления не обойтись. Ниже разберём, как правильно его составить, какие реквизиты обязательны, в какие сроки подавать и как подать заявление электронно через КЭДО. Это часть большого материала про оформление отпусков и заявлений по ТК РФ, где собраны образцы под каждую ситуацию.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Когда заявление на отпуск нужно, а когда нет

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней. Это базовая норма по статье 115 ТК РФ, и она распространяется на всех, кто работает по трудовому договору: на полную ставку, на полставки, на совместителей, на несовершеннолетних. За время отдыха сохраняется и должность, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Теперь главное, что путают чаще всего. Если ваш отпуск стоит в графике отпусков и даты совпадают — писать заявление не надо. График отпусков по статье 123 ТК РФ обязателен и для работника, и для работодателя. Работодатель обязан уведомить вас о начале отпуска под подпись не позднее чем за две недели и сам издать приказ по форме Т-6. Никакой бумаги от вас закон тут не ждёт.

Заявление становится обязательным в четырёх ситуациях:

• первый отпуск в текущем году, если вы устроились уже после утверждения графика и вас в него физически не успели включить;
• отпуск вне графика — захотели летом, а в графике стоит ноябрь;
• перенос отпуска на другие даты (ст. 124 ТК РФ);
• отпуск без сохранения зарплаты, учебный, по уходу за ребёнком и прочие специальные виды.

На практике кадровики нередко просят писать заявление даже при отпуске строго по графику. Это внутренний регламент компании, а не требование Трудового кодекса. Спорить тут смысла мало, всем спокойнее с подписанной бумажкой. Но разницу знать полезно: если работодатель отказывает в отпуске по графику со ссылкой на отсутствие заявления, он не прав.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самый частый затык — человек думает, что без заявления его в отпуск не пустят, и тянет до последнего. А по графику работодатель обязан отпустить, даже если работник вообще ничего не писал. Заявление в этой схеме — перестраховка кадровой, не более. Логику в требовании искать необязательно, проще написать и идти отдыхать.»

Как правильно написать заявление на очередной отпуск: реквизиты

Унифицированной формы у заявления на отпуск нет. Его пишут в свободной форме — от руки или на компьютере, главное, чтобы стояла собственноручная подпись (или электронная, если компания работает в КЭДО). Но свободная форма не значит, что можно писать как попало. Есть набор реквизитов, без которых заявление кадровик завернёт.

Что должно быть в заявлении на ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней:

• Шапка. Кому адресовано — должность и ФИО руководителя в дательном падеже (например, генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.). От кого — ваша должность и ФИО в родительном падеже.
• Наименование документа — слово «Заявление» по центру.
• Текст просьбы. Вид отпуска (ежегодный оплачиваемый), дата начала и количество календарных дней. Стандартная формулировка: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 14 июля 2026 года».
• Дата составления заявления.
• Подпись работника с расшифровкой.

Один момент, на котором спотыкаются почти все. Дни в заявлении указывают календарные, а не рабочие. Отпуск считается именно в календарных днях, и если в период отдыха попадает нерабочий праздничный день — он в число дней отпуска не входит и не оплачивается, но и отпуск на него не сокращается. То есть фактически вы отдыхаете на день дольше. Это прямо вытекает из статьи 120 ТК РФ.

Указывать дату окончания отпуска необязательно — достаточно даты начала и количества дней, кадровик сам посчитает выход. Но если вы пишете обе даты, считайте внимательно, чтобы не получилось расхождение с числом дней.

Как написать заявление на отпуск на 28 дней: пошаговая инструкция

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Видела заявления, где человек просил отпуск ‘с 1 по 28 июля на 28 дней’. А там по факту 28 календарных дней получается аж до конца месяца с захватом начала августа. Кадровик такое поправит, но осадочек остался. Пишите либо дату начала и количество дней, либо обе даты, но тогда сверяйте по календарю. Не плодите расхождения, инспектор ГИТ потом до них докапывается.»

Образец заявления на отпуск на 28 календарных дней

Готовый текст, который можно скопировать и подставить свои данные:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 14 июля 2026 года.

20 июня 2026 года      Петров      П.П. Петров

Если вы относитесь к категории, имеющей право на отпуск в удобное время, добавьте в текст ссылку на норму закона — например, «на основании ст. 262.2 ТК РФ как родитель троих детей». Это снимает у работодателя право отказать.

Заявление можно написать от руки на обычном листе А4 или распечатать заполненный шаблон. Юридической разницы нет — и тот, и другой вариант равнозначны, если стоит живая подпись. В сервисе Добыто кадровик загружает готовый шаблон заявления в личный кабинет сотрудника, тот заполняет поля и подписывает в пару кликов, не распечатывая ничего.

28 календарных дней: можно ли взять не все сразу

Можно. Статья 125 ТК РФ разрешает делить ежегодный отпуск на части. Условие одно, но жёсткое: хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней подряд. Остальные дни режьте как удобно.

Рабочие варианты деления 28 дней:

• 14 + 7 + 7 — классика, одна большая часть и два недельных захода;
• 14 + 14 — два равных блока;
• 21 + 7 — три недели летом и неделя зимой;
• 14 + 4 + 4 + 6 — дробление на четыре части, но первая часть всё равно 14 дней.

А вот разбить как 10 + 10 + 8 уже нельзя — ни одна часть не дотягивает до 14 дней. Если работодатель такое согласует, а ГИТ при проверке заметит — это нарушение, штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Так что если хотите подробить отпуск, заранее закрепите схему деления в графике отпусков. Спланировать наложения отпусков по отделу и не уйти за рамки помогает планировщик графика отпусков на 2026 год — удобно, когда в подразделении десяток человек хотят в июль одновременно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Деление отпуска — это где кадровики чаще всего ловят грабли. Сотрудник набрал себе 4+4+4+4+12, радуется, а одна часть в 14 дней так и не набралась. Формально компания уже нарушитель. Поэтому при планировании я всегда первой строкой ставлю обязательные 14 дней, а уже остаток сотрудник дробит как хочет.»

Сроки: за сколько подавать заявление и когда платят отпускные

Чёткого срока подачи заявления Трудовой кодекс не устанавливает. Но есть привязка, которая фактически и определяет дедлайн. Отпускные работодатель обязан выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Значит, подать заявление надо так, чтобы бухгалтерия успела всё рассчитать и перечислить деньги в срок.

На практике компании закрепляют в локальном нормативном акте, например в положении об отпусках, минимальный срок — часто это две недели до желаемой даты. Это разумно: и отпускные успеют посчитать, и приказ оформят без спешки. Льготных категорий, которым отпуск положен в удобное время, это требование не касается — они могут подать заявление и позже.

Отпускные считают через средний дневной заработок. Берут зарплату за расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска — и делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Полученный среднедневной заработок умножают на число дней отпуска. Если расчётный период отработан не полностью, формула усложняется: считают отработанные дни в неполных месяцах. Прикинуть, сколько дней отпуска у вас вообще накопилось, можно через калькулятор остатка дней отпуска — заодно увидите, не сгорают ли неиспользованные дни.

Один практический нюанс. Если вас не уведомили об отпуске за две недели или не выплатили отпускные за три дня — вы вправе требовать переноса отпуска на другое время. Это рычаг работника, про который многие не знают.

Кто может уйти в отпуск в удобное для себя время

По общему правилу время отпуска определяет график, и работник не может брать его когда вздумается. Но есть категории, которым работодатель обязан дать отпуск тогда, когда они попросят, без оглядки на график:

• работники младше 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет;
• многодетные родители с тремя и более детьми, если младшему нет 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• почётные доноры СССР и России;
• мужья в период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иные категории, которые устанавливает ТК РФ и федеральные законы.

Если вы из этого списка — в заявлении прямо укажите основание со ссылкой на статью. Тогда отказать вам не имеют права. Остальные сотрудники могут попросить отпуск вне графика, но работодатель решает сам — согласовать или предложить другие даты. Подробные права отдельных категорий и спорные ситуации с переносом разбирает Роструд на портале Онлайнинспекция.рф, где можно задать вопрос инспектору напрямую.

Образцы кадровых документов по оформлению отпуска

Как подать заявление на отпуск в КЭДО

Бумажное заявление — это бегать по отделам, ловить руководителя для визы, относить оригинал в кадровую. Кадровый электронный документооборот убирает эту волокиту. По 377-ФЗ и статьям 22.1-22.3 ТК РФ электронный кадровый документ равнозначен бумажному, и заявление на отпуск спокойно оформляется в системе.

Важный нюанс по подписи. Для заявления работника на отпуск не нужна квалифицированная подпись — хватает простой электронной подписи (ПЭП), которую сотрудник получает прямо в системе КЭДО. УКЭП с токеном и сертификатом тут избыточна, а это совсем другие денежки для работодателя. УНЭП или УКЭП требуются для более серьёзных документов вроде трудового договора, а заявление — внутренний документ, ПЭП закрывает его полностью.

Маршрут в КЭДО выглядит так: кадровик загружает шаблон заявления в личный кабинет, сотрудник заполняет даты и количество дней, подписывает ПЭП. Кадровик видит подписанное заявление, формирует приказ Т-6, руководитель его визирует, сотрудник получает уведомление и подписывает приказ об ознакомлении. Всё это — не вставая с рабочего места, в командировке или из дома. В практике Добыто этот маршрут срабатывает в каждом проекте по управлению отпусками: то, что на бумаге занимало два-три дня хождений, в системе закрывается за пару минут.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Нас часто спрашивают, какую подпись закладывать под заявления и приказы об отпуске. Отвечаю как практик: для заявления работника достаточно ПЭП, не надо городить УКЭП и платить за токены на весь штат. Мы реализовали так, что система сама определяет, какой документ какой подписью закрывать, и кадровику не нужно держать это в голове.»

Стоимость перевода отпускного документооборота на КЭДО

Цена КЭДО зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Заявления и приказы об отпуске входят в базовый кадровый функционал любого тарифа — отдельной платы за них нет. Тарифы сервиса Добыто:

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма складывается из численности персонала, тарифа и нужных модулей вроде электронного архива или интеграции с учётной системой — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под ваш штат.

Частые ошибки при оформлении заявления на отпуск

Разберу промахи, которые встречаются чаще всего, и во что они обходятся.

Ошибка 1. Путают календарные и рабочие дни. Сотрудник пишет «28 рабочих дней», думая, что так выйдет дольше. Делают так по незнанию. Цена ошибки — переоформление заявления и приказа, а если кадровик не заметил и насчитал отпускные неверно, то перерасчёт и спор с бухгалтерией. Отпуск считается только в календарных днях.

Ошибка 2. Дробят отпуск без обязательной части в 14 дней. Хотят отдыхать почаще и режут 28 дней на мелкие куски. Цена — нарушение статьи 125 ТК РФ и штраф по статье 5.27 КоАП до 50 000 ₽ на юрлицо при проверке ГИТ. Одна часть всегда не меньше двух недель.

Ошибка 3. Подают заявление впритык к дате отпуска. Приносят бумагу за день до отдыха, чтобы быстрее. Бизнес-мотив понятен — не хочется ждать. Но работодатель физически не успевает выплатить отпускные за три дня, нарушает статью 136 ТК РФ и попадает на проценты за задержку плюс штраф. Подавайте с запасом.

Ошибка 4. Забывают про основание для отпуска в удобное время. Льготник пишет обычное заявление без ссылки на статью, работодатель отказывает на законных основаниях. Цена — потерянное право и испорченные планы. Указывайте норму прямо в тексте.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и кадровому учёту:
«Самый дорогой косяк — даже не сама ошибка в заявлении, а то, что её ловят на проверке. Кадровик переоформит документ за пять минут, а вот объясняться с инспектором ГИТ по поводу нарушенного срока выплаты отпускных — это уже история про штраф и нервы. Поэтому я за то, чтобы заявления и сроки вёл не человек по памяти, а система.»

Выводы: что важно запомнить о заявлении на отпуск на 28 дней

Ежегодный основной отпуск — это 28 календарных дней по статье 115 ТК РФ. Заявление при отпуске строго по графику закон не требует: работодатель уведомляет за две недели и сам издаёт приказ Т-6. Писать заявление обязательно при отпуске вне графика, переносе дат, первом отпуске авансом и для специальных видов отпуска. В тексте всегда указывают вид отпуска, дату начала и количество именно календарных дней, ставят дату и подпись.

Делить 28 дней можно, но одна часть остаётся не меньше 14 дней подряд — это жёсткое требование статьи 125 ТК РФ, за нарушение штрафует ГИТ. Подавать заявление нужно с запасом, чтобы работодатель успел выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха по статье 136 ТК РФ. Отдельные категории работников — несовершеннолетние, многодетные, родители детей-инвалидов, почётные доноры — вправе уйти в отпуск в удобное время, и в заявлении им стоит сослаться на конкретную норму.

Заявление и приказ об отпуске давно переводятся в электронный вид. По 377-ФЗ электронный документ равнозначен бумажному, а для заявления работника хватает простой электронной подписи. Это убирает беготню с бумагами и снижает риск пропустить срок выплаты или нарушить правило обязательной части отпуска.

Часто задаваемые вопросы