Расчёт отпускных в 2026 году: формула, сроки, примеры

Отпускные — это средний заработок, который работодатель выплачивает сотруднику за дни ежегодного оплачиваемого отпуска вместо зарплаты. Считают их по одной формуле для всех: среднедневной заработок умножают на число календарных дней отдыха. Разберём, как вычислить среднедневной заработок за расчётный период, что входит в базу, а что из неё выбрасывают, за сколько дней нужно выплатить деньги в 2026 году и почему сумма за отпускной день почти всегда меньше, чем за рабочий. Это часть большого материала про трудовой отпуск по ТК РФ, где собран весь порядок — от подачи заявления до выплаты.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпускные и чем они отличаются от зарплаты

За время ежегодного оплачиваемого отпуска работник денег от работодателя как бы и не зарабатывает — он отдыхает. Но доход за ним сохраняется. Статья 114 ТК РФ говорит прямо: на время отпуска за сотрудником сохраняются место работы и средний заработок. Вот этот сохранённый средний заработок и есть отпускные. Не премия, не подарок к лету. Компенсация за то, что человек не работает, а деньги ему всё равно идут.

Ключевое отличие от зарплаты — в способе подсчёта. Зарплату начисляют за фактически отработанные рабочие дни, отпускные считают по календарным. И тут вылезает штука, на которую сотрудники часто обижаются. Один календарный день отпуска почти всегда стоит дешевле рабочего дня. Почему? Среднедневной заработок делится на 29,3 — среднее число календарных дней в месяце, куда входят и выходные. А зарплата за месяц делится на 21-22 рабочих дня. Делитель больше — результат меньше. Логику тут искать бессмысленно, она заложена в самом методе расчёта по статье 139 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самая частая обида работника звучит так: я в месяц получаю 60 тысяч, а за 28 дней отпуска мне начислили чуть больше 57. Где деньги? А нигде, всё правильно. В отпускных оплачиваются все календарные дни подряд, включая выходные, через коэффициент 29,3. А в зарплате — только рабочие. Это разные знаменатели, и сравнивать в лоб их нельзя.»

Ещё один момент, который путает людей. Нерабочие праздничные дни из статьи 112 ТК РФ внутри отпуска не оплачиваются и в число дней отпуска не входят. Берёт человек 14 дней с 1 по 14 января, а там восемь праздничных дат — значит, спишется не 14 дней, а 6, и оплатят только 6. Зато сам отдых растянется. По статье 120 праздники просто удлиняют время отдыха, не съедая отпускной баланс.

Расчётный период для отпускных: какие 12 месяцев берут

Расчётный период — это 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Уходит сотрудник отдыхать в июне 2026 — берём период с 1 июня 2025 по 31 мая 2026. Календарным месяцем считается отрезок с первого по последнее число: 30-е, 31-е, а в феврале — 28-е или 29-е. Это прописано и в статье 139 ТК РФ, и в новом Положении.

Если человек отработал меньше года, расчётный период начинается с даты приёма. Приняли 10 июля, отпуск дают авансом в конце июля — расчётным будет фактически отработанное время с момента трудоустройства. Авансом, кстати, отпуск дать можно: право на отдых за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон работодатель вправе отпустить и раньше. За полный отработанный месяц набегает 2,33 дня отпуска — это 28 дней, делённые на 12 месяцев.

Из расчётного периода выкидывают исключаемые периоды — время, когда за работником сохранялся средний заработок или он не работал по уважительным причинам: болел и получал пособие, был в командировке, в предыдущем отпуске, в декрете, в отпуске по уходу за ребёнком, в простое по вине работодателя. Выплаты за эти периоды в базу не попадают, и сами дни из подсчёта вылетают. Средний заработок не должен искажаться периодами, когда человек не получал обычную зарплату.

Какие выплаты входят в расчёт среднего заработка, а какие нет

В базу для расчёта берут все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя, независимо от источника. Это правило сохранилось и в новом Положении. Что сюда попадает: оклад или тарифная ставка, надбавки за выслугу, классность, совмещение, доплаты за сверхурочные, ночные, работу в праздники, премии. Премии — отдельная история со своими правилами: ежемесячные учитывают полностью, квартальные пропорционально, годовую — обычно в размере 1/12 за каждый месяц расчётного периода.

А вот что в базу не идёт: сами отпускные за прошлые отпуска, больничные, командировочные, материальная помощь, разовые выплаты, не связанные с трудом, компенсации питания и проезда. Всё, что не является оплатой за работу, из расчёта выпадает. Это и есть смысл исключаемых периодов и исключаемых сумм — они идут в паре.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и кадровому делопроизводству:
«Главный затык у начинающих кадровиков и зарплатников — попытка засунуть в базу больничные и прошлые отпускные. Нельзя. Если месяц частично отработан, частично закрыт больничным — вы берёте только зарплату за отработанные дни и пересчитываете календарные дни этого месяца. Иначе средний заработок поплывёт, и работник либо недополучит, либо получит лишнее, что тоже потом аукнется при увольнении.»

Как рассчитать среднедневной заработок: две формулы

Формула зависит от того, полностью ли отработан расчётный период. Это первая развилка, на которой нужно остановиться, прежде чем что-то считать.

Период отработан полностью. Сотрудник весь год был на месте, без больничных, командировок и прошлых отпусков. Тогда формула короткая: сумму начисленной за 12 месяцев зарплаты делим на 12 и на 29,3. Получаем среднедневной заработок. Например, оклад 60 000 рублей, других выплат нет, год отработан полностью. Годовой заработок — 720 000. Среднедневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 рубля. За 28 дней отпуска выйдет 2 047,78 × 28 = около 57 338 рублей до удержания НДФЛ.

Период отработан не полностью. Были месяцы с больничными, командировками или человек устроился в середине года. Здесь сначала считаем количество календарных дней в неполных месяцах. Для каждого такого месяца: 29,3 делим на число календарных дней месяца и умножаем на число отработанных календарных дней. Потом складываем: число полных месяцев умножаем на 29,3, прибавляем дни из неполных месяцев. И на это число делим всю зарплату расчётного периода.

Покажу на классическом примере. Менеджер отработал 8 полных месяцев по 40 000 рублей и один неполный — октябрь, где из 31 дня отработано 22 (устроился 10 октября). В октябре получил 30 000. Дни октября: 22 / 31 × 29,3 = 20,8 дня. Среднедневной заработок: 350 000 / (8 × 29,3 + 20,8) = 350 000 / 255,2 = 1 371,47 рубля. За 14 дней отпуска — 1 371,47 × 14 = 19 200,58 рубля до НДФЛ. Цифры рваные, нецелые — так и должно быть, округлять промежуточные значения раньше времени нельзя, накопится ошибка.

Как рассчитать отпускные самостоятельно: пошаговая инструкция

Если считать вручную для большого штата — это занимательная арифметика, как выразился один из коллег по цеху на отраслевой конференции. Кадровики тратят колоссальное время за калькулятором, особенно когда сотрудник дробит отпуск на части или берёт его кусками по пятницам. В сервисе Добыто КЭДО расчёт записки-расчёта по форме Т-60 и формирование приказа Т-6 идут автоматически после того, как заявление подписано — бухгалтеру остаётся только проверить итог.

Новое в расчёте отпускных в 2026 году: Постановление № 540

Главное изменение в нормативке — вступившее в силу с 1 сентября 2025 года Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Оно заменило прежнее Положение № 922 от 24.12.2007, которое прослужило почти 18 лет. Текст постановления опубликован на официальном портале правовой информации. Новый документ действует до 1 сентября 2031 года.

Пугаться обновления не стоит. Базовая методика расчёта отпускных не поменялась: тот же расчётный период в 12 месяцев, тот же коэффициент 29,3, та же формула среднедневного заработка. № 540 в основном переписал и систематизировал нормы № 922, уточнив отдельные моменты — например, состав учитываемых выплат и порядок расчёта среднего заработка для выходного пособия. Для обычного ежегодного отпуска работника-горожанина считать нужно так же, как и раньше.

А вот что действительно новое и важное — изменения по НДФЛ для районов Крайнего Севера. С 2026 года при расчёте отпускных нужно выделять часть, приходящуюся на районный коэффициент и северные надбавки, и включать её в отдельную налоговую базу по НДФЛ (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Для северной части действует двухуровневая шкала 13 и 15%, а основная часть отпускных облагается по общей пятиступенчатой шкале 13-22%.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права:
«Переход на № 540 многих кадровиков напугал зря. Я закладываю простое правило: если у вас обычная коммерческая компания не в районах Крайнего Севера и сотрудник без экзотики в расчётном периоде — вы считаете ровно по-старому. Шайтан-машина начинается там, где северные надбавки и районные коэффициенты, вот их теперь надо выделять отдельной базой по НДФЛ. Остальное — косметика.»

Сроки выплаты отпускных и НДФЛ в 2026 году

Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это часть 9 статьи 136 ТК РФ, и срок изменить нельзя ни локальным актом, ни соглашением с работником. Три дня считаются именно календарными — в них входят и рабочие, и выходные, и праздничные. Уходит человек в отпуск с понедельника — деньги должны быть у него не позднее четверга предыдущей недели. Если крайний день выплаты падает на выходной или праздник, платить надо накануне, в последний рабочий день.

Из-за трёхдневного срока отпускные приходится считать заранее, не дожидаясь конца месяца. В отличие от зарплаты. Времени на это, впрочем, достаточно: уведомить работника об отпуске нужно за две недели, и приказ обычно оформляют в эти же сроки. Нарушение срока выплаты даёт работнику право требовать переноса отпуска (статья 124 ТК РФ), а компании — грозит материальной ответственностью по статье 236: компенсация за каждый день задержки не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы, причём начислять её надо автоматически, даже если сотрудник молчит.

НДФЛ удерживают в день фактической выплаты отпускных. Ставка — прогрессивная пятиступенчатая шкала от 13 до 22% в зависимости от совокупного годового дохода. Перечислить удержанный налог в бюджет нужно в общие сроки по пункту 6 статьи 226 НК РФ: налог, удержанный с 1 по 22 число месяца — до 28 числа этого же месяца; удержанный с 23 по последнее число — до 5 числа следующего месяца. Если дата упирается в выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.

Образцы документов для оформления и расчёта отпуска

Минимальный размер отпускных и расчёт по МРОТ

Есть нижняя планка, ниже которой отпускные опуститься не могут. Если работник полностью отработал расчётный период и выполнял норму труда, его среднемесячный заработок не должен быть меньше МРОТ. В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Значит, минимальный среднедневной заработок равен 27 093 / 29,3 = 924,68 рубля.

Когда это срабатывает? Если фактический средний дневной заработок сотрудника вышел ниже 924,68 рубля — отпускные считают исходя из этого минимума, по 924,68 рубля за каждый календарный день. За 28 дней такому работнику начислят минимум около 25 891 рубля. Условие жёсткое: норма рабочего времени должна быть отработана полностью. Если человек на неполной ставке, минимальный среднедневной заработок уменьшается пропорционально занятости.

Типичные ошибки при расчёте отпускных и их цена

Разберу несколько граблей, на которые наступают регулярно. Чаще от спешки или незнания свежих изменений.

Ошибка первая — считают по старому Постановлению № 922. По привычке: восемнадцать лет считали по нему, рука набита. Само по себе это не всегда фатально, базовая формула совпадает. Но если в компании есть северные надбавки, расчёт НДФЛ по старым правилам без выделения районного коэффициента в отдельную базу даст ошибку в налоге. Цена вопроса — пересдача 6-НДФЛ, доначисления, пени, плюс время бухгалтера на исправление.

Ошибка вторая — включают в базу больничные и прошлые отпускные. Мотив понятный: хочется упростить, взять всю сумму начислений за год и поделить. Результат — завышенный средний заработок, переплата работнику. При увольнении эту переплату удержать законно почти невозможно, она просто теряется. На штате в 200 человек такие копеечные на первый взгляд погрешности складываются в ощутимую сумму за год.

Ошибка третья — нарушают трёхдневный срок выплаты. Часто из-за того, что работник принёс заявление впритык — за два дня до желаемой даты. Кадровик идёт навстречу, оформляет, а бухгалтерия физически не успевает провести выплату за три дня. Формально — нарушение статьи 136, и работник может потребовать компенсацию по статье 236 и перенос отпуска. Решение простое: либо попросить переписать заявление с более поздней датой, либо заранее зашить в систему контроль срока.

За нарушения порядка предоставления и оплаты отпусков работодателю грозит ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: должностным лицам и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, организациям — от 30 000 до 50 000 рублей. Деньги вроде небольшие, но при массовых нарушениях ГИТ может выписать штраф по каждому эпизоду. Чтобы заранее прикинуть остаток дней у сотрудника и не ошибиться с количеством оплачиваемых дней, удобно свериться с калькулятором остатка дней отпуска — он показывает, сколько дней реально накоплено на дату начала отдыха.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«За годы практики я вывела одно правило: 90% ошибок в отпускных — это не про сложную математику, а про невнимательность к мелочам. Не тот расчётный период взяли, праздник внутри отпуска не вычли, заявление приняли впритык к дате. Сама формула простая. Грабли всегда в деталях оформления, а не в делении на 29,3.»

Стоимость перехода на электронный расчёт отпускных в Добыто КЭДО

Когда расчёт и оформление отпусков переводят в электронный вид, стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сервис КЭДО Добыто тарифицируется помесячно за каждого сотрудника — чем больше людей, тем ниже удельная цена за рабочее место.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей вроде интеграции с 1С:ЗУП и электронного архива — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под конкретный штат.

Выводы: расчёт отпускных в 2026 году

Отпускные считают по одной формуле для всех: среднедневной заработок умножают на число календарных дней отпуска. Сам среднедневной заработок выводят делением годовой зарплаты на 12 и на коэффициент 29,3 при полностью отработанном периоде, либо по более сложной формуле через дни неполных месяцев. Методика закреплена в статье 139 ТК РФ и с 1 сентября 2025 года — в Постановлении Правительства № 540, заменившем № 922. Сама механика расчёта при этом не изменилась.

На практике важнее не формула, а детали. В базу берут только выплаты по системе оплаты труда, исключая больничные, прошлые отпускные и командировочные. Праздничные дни внутри отпуска не оплачиваются и не списываются. Выплатить деньги нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха, иначе работник вправе требовать перенос и компенсацию по статье 236. Если средний заработок ниже минимального, считают по МРОТ — в 2026 году это 924,68 рубля в день.

Что учитывать на перспективу: с 2026 года для районов Крайнего Севера районный коэффициент и северные надбавки выделяют в отдельную базу по НДФЛ, а прогрессивная шкала налога 13-22% делает ручной расчёт всё более трудоёмким. Чем крупнее штат и чем плотнее идёт отпускная волна летом, тем выше цена арифметической ошибки.

Часто задаваемые вопросы