Исключаемые периоды при расчёте отпускных в 2026 году

Расчёт отпускных за вычетом периодов, исключаемых из расчёта, начинается с того, что бухгалтер чистит расчётный период от больничных, командировок и дней за свой счёт — только тогда средний заработок выходит верным. Если этого не сделать, отпускные либо завысят, либо занизят, а оба варианта потом аукаются: переплату надо удерживать, недоплату — доначислять с компенсацией. Здесь разберём, какие именно периоды выкидываются из расчёта по Постановлению Правительства № 540, как пересчитать число дней в неполном месяце через коэффициент 29,3, и покажем расчёт на цифрах. Это часть большого материала про трудовой отпуск по ТК РФ, где собран весь порядок — от заявления до выплаты.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое расчётный период и почему из него что-то исключают

Расчётный период для отпускных — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если человек уходит отдыхать в августе 2026, берём промежуток с 1 августа 2025 по 31 июля 2026. Календарным месяцем считается период с 1-го по последнее число включительно: в феврале — по 28-е или 29-е. Так это закреплено в статье 139 ТК РФ и Положении, утверждённом Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.

Тут важный момент про дату. С 1 сентября 2025 года прежнее Положение № 922, прожившее почти 18 лет, утратило силу. Теперь действует № 540 — и будет действовать до 1 сентября 2031 года. Отпуска, начавшиеся до 1 сентября 2025, считают по старым правилам, всё, что началось 1 сентября и позже — по новым. На практике перечень исключаемых периодов почти не поменялся, но ссылаться в записке-расчёте теперь нужно на актуальный документ, иначе инспектор ГИТ на проверке сделает замечание.

Зачем вообще из периода что-то выкидывать? Логика простая. Средний заработок должен отражать то, что человек реально заработал за труд. А во время больничного он получал пособие, не зарплату. В командировке — средний заработок, опять же не оклад за фактическую работу. Если эти дни и суммы оставить в расчёте, среднедневной заработок поплывёт, чаще вниз. Поэтому такие отрезки из расчётного периода вычищают вместе с начисленными за них деньгами.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый головняк у бухов — когда в расчётку машинально затаскивают сумму больничного или прошлых отпускных. Их там быть не должно. Из периода вылетают и дни, и деньги за эти дни — иначе средний заработок занижается, и работник недополучает. А это уже трудовой спор, и в суде доначислят с процентами.»

Какие периоды исключаются из расчёта отпускных

Полный список даёт пункт 5 Положения № 540. Из расчётного периода исключается время и начисленные за него суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок по законодательству РФ — это ежегодный оплачиваемый отпуск, служебная командировка, время прохождения медосмотра и тому подобное. Исключение — перерывы для кормления ребёнка, их не выкидывают;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам — то есть был на больничном или ушёл в декрет;
• работник не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от работодателя, ни от работника;
• работник не участвовал в забастовке, но из-за неё не мог выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы либо без оплаты в соответствии с законодательством РФ. Сюда же относится отпуск без сохранения зарплаты, он же отпуск за свой счёт.

Шесть оснований, и каждое надо проверять по табелю. Кадровик смотрит, какими буквенными кодами размечены дни, а зарплатник сверяет начисления. Командировки — код К, больничный — Б, отпуск без содержания — ДО или НВ. Если у вас всё это ведётся в одинэске, программа подтягивает периоды автоматически, но проверять глазами всё равно приходится, потому что разметку в табель вносит человек, а человек ошибается.

Отдельно про выплаты, которые в расчёт не попадают, даже если день отработан. Это ранее выплаченные отпускные, больничные, средний заработок за командировку, материальная помощь, компенсации проезда и питания, разовые социальные выплаты. Их вычитают из общей суммы начислений. Получается две дороги к одному результату: либо складываешь только учитываемые выплаты, либо берёшь всё и вычитаешь исключаемое.

Отпуск за свой счёт — самый коварный из исключаемых периодов

Дни за свой счёт цепляют людей сильнее всего, потому что про них забывают. Человек взял три дня без содержания в марте, никто их не пометил как исключаемые, и расчёт пошёл криво. По подпункту «е» пункта 5 такие дни вылетают из периода. Но есть нюанс, который путают со стажем: на стаж для отпуска влияют только дни за свой счёт сверх 14 календарных дней в рабочем году (статья 121 ТК РФ), а вот из расчёта среднего заработка для отпускных исключаются все дни без содержания, сколько бы их ни было.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Народ постоянно мешает в кучу две вещи: исключаемые периоды для расчёта денег и периоды, которые не идут в отпускной стаж. Это разные истории и разные статьи. Дни за свой счёт из расчёта среднего заработка вылетают целиком, а в стаж не входят только те, что сверх 14 дней. Перепутаешь — и считаешь не то и не там.»

Формула расчёта отпускных с учётом исключаемых периодов

Если расчётный период отработан полностью, всё просто. Среднедневной заработок считается так: сумма зарплаты за период делится на 12 и на 29,3. Это среднемесячное число календарных дней, и взялось оно не с потолка: (365 дней — 14 нерабочих праздничных) / 12 = 29,3. Дальше среднедневной заработок умножаем на количество календарных дней отпуска — и получаем сумму отпускных до удержания НДФЛ.

А вот когда в периоде были исключаемые дни, формула усложняется, и здесь начинаются грабли. Считаем по пункту 10 Положения № 540 в два захода. Сначала отдельно полные месяцы: количество полностью отработанных месяцев умножаем на 29,3. Потом каждый неполный месяц: 29,3 делим на число календарных дней этого месяца и умножаем на число отработанных в нём календарных дней. Складываем результаты по полным и неполным месяцам — получаем общее расчётное число дней. И уже на него делим сумму учитываемых начислений.

Покажу на конкретных цифрах. Менеджер написал заявление на отпуск с 1 по 14 июля — это 14 календарных дней. В фирму он устроился 10 октября прошлого года, то есть к началу отпуска у него 8 полностью отработанных месяцев (с ноября по июнь) и один неполный — октябрь. В октябре он отработал 22 календарных дня из 31. Считаем октябрь: 22 / 31 × 29,3 = 20,8 дня. Зарплата за период: в октябре 30 000 рублей, в остальные 8 месяцев по 40 000, итого 350 000 рублей. Расчётное число дней: 8 × 29,3 + 20,8 = 255,2. Среднедневной заработок: 350 000 / 255,2 = 1 371,47 рубля. Отпускные: 1 371,47 × 14 = 19 200,58 рубля без вычета НДФЛ.

Видите, как один неполный месяц меняет картину? Если бы октябрь посчитали как полный (29,3 вместо 20,8), число дней выросло бы, а среднедневной заработок упал — и работник получил бы меньше положенного. Вот ради этой точности исключаемые периоды и вычищают по дням.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и кадровому учёту:
«Когда в периоде намешаны больничные, командировки и дни за свой счёт, ручной расчёт превращается в занимательную арифметику с калькулятором. На каждый неполный месяц — своя дробь. Тут любой затык с табелем ломает весь результат. Я давно советую кадровым службам не геройствовать с ручкой, а гонять расчёт через зуб или КЭДО, где исключаемые периоды подтягиваются сами.»

Что делать, если в расчётном периоде вообще нет учитываемых дней

Бывает крайний случай: весь расчётный период состоит из исключаемых дней. Человек год был в декрете, потом сразу идёт в ежегодный отпуск — а учитываемых начислений за 12 месяцев нет. Пункт 6 Положения № 540 даёт ответ: средний заработок берут из суммы зарплаты, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчётному. То есть отматываем назад на 12 месяцев до начала длительного отсутствия и считаем по тем данным.

Если и там пусто — например, человек только устроился и сразу заболел, — средний заработок определяют исходя из оклада или тарифной ставки. И ещё одна страховка от законодателя: средний месячный заработок работника, отработавшего полный период и выполнившего норму труда, не может быть ниже федерального МРОТ (пункт 18 Положения). Получилось меньше — доплачиваем разницу. Проверить себя по стажу и остаткам помогает калькулятор отпускного стажа — он сразу показывает, какие периоды в стаж входят, а какие нет.

Премии и годовое вознаграждение в неполном периоде

Отдельная боль — премии. По общему правилу, если период отработан не полностью или были исключаемые дни, премии учитываются пропорционально отработанному времени. Но из этого правила есть изъятие: премии, начисленные за фактически отработанное время (ежемесячные, ежеквартальные за конкретный результат), берут полностью. А годовое вознаграждение за предшествующий календарный год учитывается целиком, независимо от того, когда работодатель его начислил.

С осени 2025 года прикрыли и старую лазейку: раньше выплату можно было назвать в приказе не премией, а денежным поощрением, и не тащить её в расчёт среднего заработка. Теперь денежные поощрения учитываются по тем же правилам, что и премии. Так что переименовать премию, чтобы сэкономить на отпускных, больше не выйдет.

Как рассчитать отпускные за вычетом исключаемых периодов: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления и расчёта отпуска

Сроки выплаты и ответственность за ошибки в расчёте

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — это статья 136 ТК РФ. Уведомить работника о начале отпуска нужно за две недели. То есть в отличие от зарплаты отпускные считают заранее, не дожидаясь конца месяца, но времени на это достаточно. Чаще всего в эти же сроки оформляют и приказ. Официальные разъяснения по расчёту среднего заработка и порядку оплаты отпусков публикует портал Роструда Онлайнинспекция.рф.

Если работодатель просрочил выплату хотя бы на день, включается статья 236 ТК РФ: за каждый день задержки положена компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ. А при нарушении срока уведомления или выплаты работник вправе требовать переноса отпуска на другое время. Ошибка в расчёте исключаемых периодов цепляет ту же статью — недоплатили, значит, выплатили не вовремя в полном объёме, и просрочка считается с законной даты. Контролировать сроки выплат удобнее, когда видишь даты отпусков заранее: для этого пригодится калькулятор остатка дней отпуска, он показывает, у кого и сколько дней накоплено.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Просрочка выплаты отпускных даже на один день — это нарушение, за которое работодатель обязан начислить компенсацию по статье 236. И инспектор ГИТ это ловит на раз. Мы в Добыто закладываем автоматические напоминания: система сама подсвечивает кадровику, что приказ на отпуск подписан, а до контрольной даты выплаты осталось два дня. Так затык на ровном месте не случается.»

Цифровизация расчёта отпускных и оформления отпусков

Классическая работа с отпусками вручную — это большой объём информации и занимательная арифметика. Сотрудник берёт три периода по 10 дней, кто-то распределяет отпуск так, что не включает выходные, кто-то догуливает после больничного. Кадровик сводит всё это в таблицу, считает на калькуляторе, размечает табель. И на каждом шаге — риск ошибки, которая потом ломает расчёт среднего заработка.

В сервисе Добыто заявления, уведомления, приказы по форме Т-6 и записки-расчёты Т-60 оформляются в электронном виде и подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП — сотрудник делает это с телефона, без похода в кадровую. Система держит в курсе, сколько у человека накоплено дней, какие виды отпуска ему положены, и не теряет остатки за прошлые периоды. Кадровик при этом перестаёт быть тем самым узким горлышком, через которое проходит каждый вопрос про отпуск.

Экономия тут не абстрактная. Наши клиенты — авиакомпании, банки, лизинговые компании — проводили собственные расчёты потерь на бумажном кадровом документообороте, и суммы измеряются миллионами рублей в год. Часть этих денег возвращается в фонд HR: на обучение, на точечное повышение зарплат. А расчёт отпускных с исключаемыми периодами в связке с 1С:ЗУП перестаёт быть ручным трудом — программа подтягивает периоды и считает средний заработок сама.

Стоимость автоматизации расчёта отпускных и кадровых процессов

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — расчёт зарплаты и отпускных, электронный архив, интеграция с учётной системой. Цены на сервис КЭДО Добыто построены по принципу фиксированной платы за сотрудника в месяц.

На тарифе Старт работают компании до 25 человек, средний бизнес обычно берёт Бизнес ради интеграции с 1С и электронного архива, а крупным нужен индивидуальный расчёт под SLA. Точную сумму под вашу численность и набор модулей подскажут актуальные тарифы сервиса Добыто.

Выводы: расчёт отпускных за вычетом исключаемых периодов

Расчёт отпускных строится на статье 139 ТК РФ и Положении № 540, которое действует с 1 сентября 2025 года. Из расчётного периода в 12 месяцев исключаются шесть категорий времени по пункту 5: периоды сохранения среднего заработка, больничные и декрет, простои, вынужденная остановка из-за забастовки, дни ухода за детьми-инвалидами и любое освобождение от работы, включая отпуск за свой счёт. Вместе с днями вычищаются и начисленные за них суммы. Среднедневной заработок при полном периоде — это зарплата, делённая на 12 и на 29,3, а при наличии исключаемых дней число дней пересчитывается по каждому неполному месяцу через тот же коэффициент.

На практике главное — аккуратный табель и понимание, что исключаемые периоды для расчёта денег и периоды, не входящие в отпускной стаж, это разные вещи с разными правилами. Премии при неполном периоде учитываются пропорционально, годовое вознаграждение за предыдущий год — полностью, а переименовать премию в поощрение ради экономии больше нельзя. Если в периоде нет учитываемых начислений, берут предшествующий равный период, а итог не может быть ниже МРОТ. Выплатить отпускные нужно за три календарных дня до отпуска, иначе включается компенсация по статье 236 ТК РФ.

Дальше ручной расчёт всё чаще уступает место автоматизированному: связка КЭДО с 1С:ЗУП сама подтягивает исключаемые периоды, формирует записку-расчёт и контролирует сроки выплаты. Это снимает с кадровых служб трудоёмкую арифметику и убирает большую часть ошибок, на которых раньше держались трудовые споры.

Часто задаваемые вопросы