Расчётный период для отпускных: как определить в 2026

Расчётный период для отпускных — это 12 календарных месяцев, которые идут перед месяцем начала отпуска, и именно за них берут заработок, чтобы вычислить средний дневной заработок сотрудника. Кажется, считать нечего: взял двенадцать месяцев, поделил, умножил. А потом выясняется, что человек болел, был в командировке, сидел в простое — и половина периода вылетает из расчёта. Здесь я разберу, как правильно определить расчётный период в 2026 году по новому Положению № 540, что из него выкидывают, как считать неполные месяцы и какой период брать, если у сотрудника не было начислений. Чтобы быстро прикинуть итог по конкретному человеку, пригодится калькулятор отпускного стажа в 2026 году.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое расчётный период для отпускных

Расчётный период — отрезок в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск. Это закреплено в части 3 статьи 139 ТК РФ и продублировано в пункте 4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Календарный месяц считается полностью — с 1-го по последнее число (для февраля 28 или 29). Если отпуск начинается 1 июля 2026, период — с 1 июля 2025 по 30 июня 2026. И что важно: дата начала отпуска внутри месяца роли не играет. Отпуск с 1 июля и отпуск с 20 июля дадут один и тот же период.

Из периода берут две вещи: сумму заработка и количество дней. Заработок делят на 12 и на 29,3 — среднемесячное число календарных дней, тоже из статьи 139. Получается средний дневной заработок, его умножают на дни отпуска — и выходит сумма до удержания НДФЛ. Вся соль в том, какие месяцы считаются полными, а какие нет, и какие выплаты попадают в заработок.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самая частая путаница у новичков в кадровой — они привязывают расчётный период к дате внутри месяца. Нет. Период всегда от первого числа месяца, который был год назад, и до последнего числа месяца перед отпуском. Число, с которого человек идёт отдыхать, на границы периода не влияет вообще никак.»

Какой нормативный акт регулирует расчётный период в 2026 году

До 1 сентября 2025 года расчёт среднего заработка держался на Положении из Постановления Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 — оно проработало почти 18 лет. С 1 сентября 2025 года его место заняло новое Положение — Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, действует до 1 сентября 2031 года. На дату написания статьи это основной документ, по которому считают отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск, командировочные и выходные пособия.

Методику при этом не сломали. Коэффициент 29,3, формула среднего дневного заработка для отпуска, расчётный период в 12 месяцев — всё осталось. Что поменялось по существу: в список учитываемых выплат прямо внесли денежные поощрения (подпункт «н» пункта 2 Положения), раньше их там не было, и кадровики с бухгалтерами спорили, считать или нет. Теперь спорить не о чем — учитывают по тем же правилам, что и премии. Мелочь в пользу работника: итоговая сумма чуть выше.

Тут есть подвох, на который попадаются. Многие сайты и даже свежие калькуляторы по инерции ссылаются на старое 922-е. В практике Добыто мы при настройке кадровых процессов первым делом проверяем, на какой акт завязаны шаблоны записок-расчётов и справок — если там всё ещё 922-е постановление, документ ссылается на утративший силу акт. Сумму это не искажает, методика совпадает, но при проверке ГИТ выглядит небрежно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Логику смены постановления искать бессмысленно — законодатель просто переписал давно действующий документ под новую нумерацию и добавил пару уточнений. Главное для кадровика: с сентября 2025-го в реквизитах справок и записок-расчётов должно стоять Положение № 540, а не «тройка» из 2007-го года. Это пять минут работы, но на проверке экономит нервы.»

Как определить расчётный период: пошаговый разбор

Берём месяц начала отпуска и отсчитываем от него назад 12 полных календарных месяцев. Это и есть период. Менеджер уходит в отпуск с 15 апреля 2026 — расчётный период с 1 апреля 2025 по 31 марта 2026. Кадровик Новосёлова идёт отдыхать с 18 июля 2025 — период с 1 июля 2024 по 30 июня 2025. Принцип один, и он не зависит от того, сколько дней отпуска отгуляет сотрудник.

Данные о начале и продолжительности отпуска берут не из головы, а из приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6) или из записки-расчёта (форма Т-60). Если приказа ещё нет, считать отпускные не от чего: нет основания — нет периода и суммы.

Как определить расчётный период для отпускных: пошаговая инструкция

Что исключают из расчётного периода

Здесь начинается настоящая работа. Из расчётного периода выкидывают время, а вместе с ним и начисленные за это время суммы. Полный перечень оснований — в пункте 5 Положения № 540, их шесть:

• за работником сохранялся средний заработок по законодательству РФ — предыдущие отпуска, командировки, дни обследования для доноров (исключение — перерывы для кормления ребёнка, они остаются);
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам — то есть больничные и декретные;
• работник не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от кого;
• работник не участвовал в забастовке, но из-за неё не мог выполнять свою работу;
• работнику давали дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты по законодательству РФ.

То есть отпускные за прошлый отпуск, больничные, командировочные, оплата простоя в заработок для нового отпуска не попадают. И дни этих периодов вычитаются из количества дней. Логика простая: средний заработок должен показывать, сколько человек зарабатывает, когда реально работает, а не когда болеет. Иначе средний считался бы от среднего, и сумма поплыла бы.

Частый затык: материальная помощь, оплата питания, проезда, разовые социальные выплаты. Их не исключают как период (это не период), но и в заработок не берут — они не входят в систему оплаты труда. А премии, надбавки за совмещение, за вредность, районные коэффициенты, денежные поощрения в заработок идут, потому что на них начисляются страховые взносы.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Когда у сотрудника в расчётном периоде был больничный или командировка, главная грабля — забыть вычесть не только деньги, но и дни. Кадровики часто аккуратно убирают сумму больничного, а дни оставляют целиком, как будто месяц полный. И средний дневной заработок занижается. Я всегда сверяю период по табелю — там видно каждый день: работал, болел, был в простое.»

Полные и неполные месяцы: как считать дни

Если все 12 месяцев отработаны полностью, без единого исключаемого дня, количество календарных дней в периоде равно 12 × 29,3 = 351,6. Заработок делят на это число — получают средний дневной. Это идеальный случай, и встречается он реже, чем хотелось бы.

Чаще месяц отработан не полностью — был больничный, отпуск, командировка. Тогда для неполного месяца дни считают по формуле: 29,3 разделить на число календарных дней этого месяца и умножить на число отработанных календарных дней. Допустим, в октябре 31 день, сотрудник отработал 22 (остальное — больничный). Получаем 29,3 / 31 × 22 = 20,8 дня. Эти 20,8 прибавляют к 29,3 за каждый полностью отработанный месяц. Если полных месяцев восемь, а октябрь неполный, итог: 8 × 29,3 + 20,8 = 255,2 дня. Дальше заработок делят на 255,2.

Этот механизм заложен в пункте 10 Положения № 540. Никакой высшей математики, но считать руками при штате в сотню человек — удовольствие сомнительное, особенно когда у каждого второго в периоде то больничный, то командировка. В сервисе Добыто формирование записки-расчёта идёт из учётной системы автоматически: период подтягивается, исключаемые дни система вычитает сама, неполные месяцы пересчитывает по формуле. Кадровик проверяет готовый результат.

Что делать, если у сотрудника не было начислений в расчётном периоде

Бывает, что все 12 месяцев перед отпуском — сплошной исключаемый период. Классика: женщина была в отпуске по беременности и родам, потом в отпуске по уходу за ребёнком, а в августе попросила ежегодный оплачиваемый. За расчётные 12 месяцев у неё ни одного отработанного дня и ни рубля в системе оплаты труда. Делить не на что.

На этот случай есть пункт 6 Положения № 540. Если за расчётный период не было начисленной зарплаты или отработанных дней, либо весь период состоит из исключаемого времени, берут предшествующий период, равный расчётному. То есть откатываются на 12 месяцев назад до того, как начались исключаемые периоды. В примере с декретом, если он стартовал 1 января 2025, бухгалтер возьмёт период с 1 января 2024 по 31 декабря 2024 — последние 12 месяцев, когда человек реально работал и получал зарплату.

Если и там пусто (например, сотрудника приняли прямо перед декретом), средний заработок считают исходя из оклада или тарифной ставки по трудовому договору. Это крайний случай, но он закрывает ситуацию, когда других данных нет вообще.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Откат на предыдущий период по пункту 6 — это та норма, про которую забывают чаще всего. Кадровик видит декрет на весь расчётный период, впадает в ступор и начинает звонить юристам. А надо просто шагнуть на год назад, к последним отработанным месяцам. Звучит контринтуитивно — берём данные двухлетней давности для отпуска сегодня — но так предписывает Положение.»

Образцы документов для оформления и расчёта отпуска

Особые случаи определения расчётного периода

Сотрудник работает меньше года. Если приняли 12 января 2025, а в отпуск он идёт с 10 июня 2026 — он отработал больше года, период обычный: с 1 июня 2025 по 31 мая 2026. А если года не набралось? Тогда период — с первого дня работы (даже если это середина месяца) по последнее число месяца перед отпуском. Приняли 2 июня 2026, отпуск авансом с 10 июня — период с 2 по 9 июня. Куцый период, но закон допускает отпуск авансом.

Повышение окладов в расчётном периоде. Если оклады подняли всем (массово, а не одному человеку), средний заработок индексируют: выплаты за месяцы до повышения умножают на коэффициент — новый оклад делят на старый. Был оклад 27 000, стал 30 000, коэффициент 1,11. Если повышение персональное — индексации нет, и сотрудник теряет в отпускных.

Переходящий отпуск и отпуск с последующим увольнением на границы периода не влияют — период всё равно 12 месяцев перед месяцем начала. Для компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении расчёт среднего заработка идентичен отпускному, только количество дней определяется не заявлением, а стажем. Спорные ситуации с переносом и оплатой отпуска можно проверить через сервис Онлайнинспекция.рф Роструда — там разбирают типовые обращения работников и работодателей.

Типичные ошибки при определении расчётного периода

Ошибка первая — оставлять в расчёте больничные и отпускные. Кадровик берёт всю годовую сумму начислений скопом, не разбирая, что там сидят прошлые отпускные и пособия. Почему так: проще взять общий итог. Цена ошибки: средний дневной заработок завышается, отпускные переплачиваются, при проверке ГИТ это нарушение порядка расчёта, а переплату удержать с работника не всегда законно.

Ошибка вторая — вычесть деньги исключаемого периода, но не вычесть дни. Сумму больничного убрали, а 14 дней больничного оставили как отработанные. Делают по невнимательности. Цена: средний дневной заработок занижается, сотрудник недополучает, и при жалобе работодатель доплачивает с процентами по статье 236 ТК РФ.

Ошибка третья — ссылаться на отменённое Постановление № 922. Берут старый шаблон записки-расчёта с реквизитами акта 2007 года. Делают потому, что шаблон годами лежал и работал. Цена: документ опирается на утративший силу акт, и хотя сумма может быть верной, на проверке это повод для замечания.

Ошибка четвёртая — забыть про индексацию при массовом повышении окладов. Подняли зарплату всему отделу, а средний заработок посчитали по старым цифрам без коэффициента. Цена: занижение отпускных и доплаты задним числом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«За время работы мы подключили к КЭДО более 500 компаний, и почти у каждой второй в расчёте отпускных находили один и тот же косяк — незакрытые исключаемые периоды. Когда расчёт автоматизирован, система сама помечает больничные и командировки и не пускает их в средний заработок. Человеческий фактор тут самое слабое место.»

Стоимость автоматизации кадровых процессов и расчёта отпускных

Отдельной цены «за расчёт отпускных» не бывает — расчёт записки-расчёта это часть кадрового контура внутри системы КЭДО. Стоимость зависит от численности персонала, тарифа и набора подключённых модулей. Ниже — тарифы сервиса Добыто КЭДО.

Итоговая сумма складывается из численности штата, тарифа и того, нужна ли интеграция с учётной системой, электронный архив и кастомные шаблоны записок-расчётов. Для среднего бизнеса с интеграцией в 1С обычно берут тариф Бизнес — именно там подтягивается автоматический расчёт среднего заработка. Чтобы прикинуть бюджет под свою численность, удобнее свериться с актуальными данными — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее.

Выводы: расчётный период для отпускных в 2026 году

Расчётный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска, и считается он от первого числа месяца год назад до последнего числа месяца перед отпуском, независимо от даты внутри месяца. С 1 сентября 2025 года порядок регулирует Постановление Правительства РФ № 540 от 24.04.2025, которое заменило прежнее Положение № 922; методика и коэффициент 29,3 сохранились, но в учитываемые выплаты добавили денежные поощрения. Заработок за период делят на 12 и на 29,3, при полном годе количество дней равно 351,6.

Главное на практике — правильно вычистить из периода исключаемое время по пункту 5 Положения: прошлые отпуска, больничные, командировки, простои. Убирать нужно и суммы, и дни одновременно, иначе средний заработок поедет. Неполные месяцы считают по формуле 29,3 разделить на дни месяца и умножить на отработанные дни. Если весь период состоит из исключаемого времени, по пункту 6 откатываются на предшествующий равный период. При массовом повышении окладов средний заработок индексируют, при персональном — нет.

Ошибка в расчёте среднего заработка с сентября 2025 года — это риск штрафа по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей и доплат сотрудникам с процентами. При большом штате ручной расчёт с учётом исключаемых периодов становится трудоёмким, поэтому расчёт записки-расчёта всё чаще переводят в автоматический режим внутри кадровой системы.

Часто задаваемые вопросы