Отпуск по семейным обстоятельствам: как оформить в 2026 году

Отпуск по семейным обстоятельствам — это отпуск без сохранения заработной платы, который работник оформляет по письменному заявлению на основании ст. 128 ТК РФ. В одних случаях работодатель обязан его дать (рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника — до 5 календарных дней), в других — вправе отказать. Разберём, кому и на сколько дней положен такой отпуск в 2026 году, какие документы оформляет кадровик, как это влияет на отпускной стаж и что изменится с 1 сентября 2026 года. Материал дополняет большую статью про отпуск по семейным обстоятельствам и порядок его оформления, где собраны все виды социальных и целевых отпусков.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое отпуск по семейным обстоятельствам по ст. 128 ТК РФ

Термина «отпуск по семейным обстоятельствам» в Трудовом кодексе нет. Есть ст. 128 ТК РФ «Отпуск без сохранения заработной платы», и первая её часть звучит так: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Кадровики называют его по-разному: отпуск за свой счёт, административный, без содержания. Юридически это одно и то же.

Слово «может» в ч. 1 ст. 128 — ключевое. Работодатель сам решает, уважительная причина или нет. Свадьба у сестры, проводы сына в армию, сбор детей в лагерь, переезд — ничего из этого закон уважительной причиной прямо не называет. Написали заявление, руководитель посмотрел на производственную ситуацию и либо согласовал, либо нет. И отказ здесь законен. А вот часть 2 той же статьи работает иначе — там перечислены случаи, когда отказать нельзя вообще.

Нюанс в том, что самовольный уход в такой отпуск после отказа — это прогул. Суды регулярно поддерживают увольнения по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, когда работник «сам себе разрешил» дни без содержания. Исключение одно: если работник относится к категории из ч. 2 ст. 128 и работодатель отказал неправомерно — тогда увольнение за прогул суд отменит.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В спорах по ст. 128 я вижу одну и ту же историю: работник написал заявление, не дождался приказа и уехал. Для эйчара это готовый прогул, для суда — вопрос, была ли у компании обязанность отпустить. Поэтому кадровику я советую фиксировать в системе и заявление, и резолюцию руководителя, и дату ознакомления с приказом. В КЭДО вся эта цепочка с отметками времени собирается сама — на разборе конфликта это решает всё.»

Когда работодатель обязан предоставить отпуск: категории и сроки

Часть 2 ст. 128 ТК РФ устанавливает закрытый для работодателя перечень: получил письменное заявление от работника из списка — обязан издать приказ, и точка. Логику в лимитах искать бессмысленно, их нужно просто выполнять. На дату написания статьи перечень выглядит так.

Отдельная норма — ст. 263 ТК РФ. Коллективным договором компания вправе закрепить до 14 календарных дней без сохранения зарплаты в удобное время для работников с двумя и более детьми до 14 лет, для родителей ребёнка-инвалида до 18 лет, для одинокой матери или отца, воспитывающего ребёнка до 14 лет без матери. Если в колдоговоре пункта нет — обязанности нет тоже. В практике Добыто мы сталкиваемся с этим регулярно: эйчары уверены, что 14 дней «по детям» положены всем по умолчанию, а это работает только через колдоговор.

Ещё один частый вопрос — кто такие «близкие родственники» при смерти. ТК РФ определения не даёт. Минтруд в письме от 30.08.2019 № 14-2/ООГ-6315 отсылает к ст. 14 Семейного кодекса: родители, дети, дедушки, бабушки, внуки, полнородные и неполнородные братья и сёстры. Супруг близким родственником формально не назван, он член семьи — но отказывать в 5 днях на похороны супруга я бы никому не советовала, суд и ГИТ смотрят на это однозначно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«С 1 сентября 2026 года ч. 2 ст. 128 дополняется новым абзацем — это закон от 09.04.2026 № 90-ФЗ. Кадровику нужно уже сейчас заложить обновление ЛНА и шаблонов заявлений в план на третий квартал. Мы у себя в сервисе обновляем конструктор шаблонов до вступления норм в силу, чтобы клиенты не ловили затык в первый рабочий день сентября.»

Как оформить отпуск по семейным обстоятельствам: документы и порядок

Порядок один и тот же и для «обязательных», и для «договорных» случаев, отличается только право работодателя на отказ. Работник пишет заявление с датами начала и окончания — отпуск без содержания на неопределённый срок оформлять нельзя, формулировка ст. 128 предполагает конкретный период. Дальше резолюция руководителя, приказ по форме Т-6 (или по своей форме, если компания отказалась от унифицированных), ознакомление работника с приказом под подпись, отметка в табеле. Коды в табеле: ОЗ — отпуск, который работодатель обязан предоставить по закону, ДО — отпуск с разрешения работодателя.

Подтверждающие документы — отдельная тема. Ст. 128 не обязывает работника прикладывать к заявлению свидетельство о смерти или справку из ЗАГСа. Роструд в письме от 06.02.2025 № 14-6/ООГ-573 разъяснял правомерность запроса подтверждения — и на практике компании закрепляют в ЛНА разумный порядок: документ можно донести после выхода из отпуска. Требовать свидетельство о браке до свадьбы физически невозможно, а событие уже наступило. Я думаю, здесь единственный рабочий вариант — пост-подтверждение, и его стоит прописать в положении об отпусках.

Записка-расчёт Т-60 при отпуске без содержания не нужна — платить нечего, среднедневной заработок не считается. Это отличие от ежегодного отпуска, где отпускные выдают не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха. И ещё: отозвать работника из отпуска без сохранения зарплаты нельзя, а вот сам работник вправе прервать его и выйти раньше, предупредив работодателя.

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты: пошаговая инструкция

Главный файл по теме — готовый бланк заявления, его можно скачать и адаптировать под свой ЛНА:

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Заявление на отпуск без содержания — идеальный кандидат на перевод в КЭДО. Бумажный процесс выглядит так: работник бегает с бумажками между руководителем и кадровой, кадровик вручную сверяет лимиты по ст. 128, потом ещё вспоминает про код в табеле. В электронном маршруте согласования всё это уходит: заявление подписывается одноразкой с телефона, система сама проверяет остаток дней у пенсионера или инвалида и сама ставит нужный код. У наших клиентов оформление занимает 2-3 минуты вместо дня.»

Влияние на отпускной стаж, график отпусков и типичные ошибки

Ст. 121 ТК РФ включает в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, только 14 календарных дней отпусков без сохранения зарплаты за рабочий год. Всё, что свыше, сдвигает границы рабочего года. Работающий инвалид, отгулявший свои 60 дней, получит рабочий год длиннее календарного на 46 дней — и дату права на очередной отпуск придётся пересчитать. Кадровики на этом ошибаются постоянно, особенно когда отпуска берутся кусками по 2-3 дня в течение года и никто не ведёт нарастающий счётчик. Удобно проверять накопления через калькулятор отпускного стажа — он учитывает исключаемые периоды автоматически.

В график отпусков дни по ст. 128 не включаются — график по форме Т-7 охватывает только ежегодные оплачиваемые отпуска. Но пересечения планировать всё равно нужно: если у вас в отделе пенсионер с правом на 14 дней «в любой момент» и инвалид с 60 днями, производственный план может поехать в самый горячий период. При планировании загрузки подразделений помогает планировщик графика отпусков с визуализацией наложений — пересечения видно до того, как они стали проблемой.

Теперь ошибки. Разберу три, которые встречаю чаще всего, с ценой каждой.

Ошибка 1. Отправить работника в отпуск без содержания по инициативе компании. Так делают ради экономии ФОТ при простое: «напишите все заявления за свой счёт». Мотив понятен — не платить за время, когда работы нет. Цена: это прямое нарушение, простой по вине работодателя оплачивается не менее 2/3 среднего заработка (ст. 157 ТК РФ), а по ст. 5.27 КоАП РФ штраф для юрлица составляет от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей. Плюс работники взыщут оплату простоя за весь период через суд.

Ошибка 2. Отказать категории из ч. 2 ст. 128. Обычно из-за производственной необходимости: «инвалид просит 60 дней в сезон, отпустить некем заменить». Цена: предписание ГИТ, тот же штраф по ст. 5.27 КоАП, а если работник ушёл сам и его уволили за прогул — восстановление через суд с оплатой вынужденного прогула. При зарплате 80 000 рублей и споре длиной 4 месяца это 320 000 рублей плюс компенсация морального вреда.

Ошибка 3. Не исключить дни свыше 14 из отпускного стажа. Делают не ради экономии, а по невнимательности — счётчик никто не ведёт. Цена: работнику начисляют лишние дни ежегодного отпуска, а при увольнении — лишнюю компенсацию. На штате 500 человек с активным использованием отпусков без содержания переплата набегает в сотни тысяч рублей в год, и удержать её обратно почти невозможно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самая дорогая грабля — массовые заявления за свой счёт при простое. Работодателю кажется, что раз заявления письменные и подписи стоят, то всё чисто. Инспектор ГИТ смотрит иначе: двадцать одинаковых заявлений одной датой — это принуждение, и доказывать обратное будет компания. Честные 2/3 среднего заработка за простой всегда дешевле, чем штрафы и суды с каждым работником.»

Образцы документов для оформления отпусков без сохранения зарплаты

Электронное оформление отпуска по семейным обстоятельствам через КЭДО

Заявление на отпуск без содержания входит в перечень документов, которые ст. 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести полностью в электронном виде. Для подписания заявления работником хватает ПЭП — одноразка из эсэмэски или пуш в мобильном приложении. Приказ со стороны работодателя подписывается УНЭП или УКЭП уполномоченного лица. Юридическая значимость обеспечивается 63-ФЗ и 377-ФЗ, электронный документ равносилен бумажному, и при проверке ГИТ выгружается с файлами подписей и отметками времени.

Мы в Добыто закладываем в маршрут этого заявления автоматические проверки: система считает использованные дни по каждому основанию, подсказывает работнику остаток лимита (те самые 14 дней у пенсионера или 60 у инвалида), а кадровику — что дни свыше 14 пора исключить из отпускного стажа. Автозакрытие этапа по таймауту возвращает документ кадровику, если руководитель не отреагировал за установленный срок — заявление не зависает в почте. На одном из наших проектов (производство, 1200 сотрудников) перевод отпускных заявлений в электронный маршрут снял с кадровой службы порядка 340 бумажных документов в месяц.

Дистанционщикам это ещё нужнее. Удалёнщик из другого региона физически не принесёт заявление о смерти родственника — а событие не ждёт. В КЭДО он подаёт заявление с телефона за минуту, и уже через час у него на руках подписанный приказ. Проверить статус обращения в спорной ситуации работник может и через государственный сервис Роструда, но до споров при нормально выстроенном процессе просто не доходит.

Стоимость оформления отпусков через КЭДО: тарифы сервиса

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора функций — видов подписей, интеграции с 1С, кастомных шаблонов. Оплата в сервисе Добыто считается за сотрудника в месяц.

Итоговая сумма определяется численностью штата и объёмом подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут посчитать бюджет под вашу компанию точнее.

Выводы: отпуск по семейным обстоятельствам в 2026 году

Отпуск по семейным обстоятельствам оформляется по ст. 128 ТК РФ только по письменному заявлению работника и всегда без сохранения зарплаты. При рождении ребёнка, регистрации брака и смерти близкого родственника работодатель обязан дать до 5 календарных дней любому работнику. Работающим пенсионерам гарантировано до 14 дней в году, инвалидам — до 60, участникам ВОВ — до 35, родственникам раненых военнослужащих — до 35 дней при медицинском заключении. Во всех остальных ситуациях решение остаётся за работодателем, и его отказ законен.

Кадровику важно контролировать три точки. Первая — заявление всегда с конкретными датами, отпуск на неопределённый срок неправомерен. Вторая — код в табеле: ОЗ для обязательных случаев, ДО для договорных. Третья — дни свыше 14 за рабочий год исключаются из отпускного стажа по ст. 121 ТК РФ и сдвигают дату права на очередной отпуск. Принуждение к отпуску за свой счёт вместо оплаты простоя влечёт штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 рублей для юрлица и взыскание 2/3 среднего заработка через суд.

С 1 сентября 2026 года ч. 2 ст. 128 ТК РФ дополняется новым абзацем по закону от 09.04.2026 № 90-ФЗ — шаблоны заявлений и ЛНА стоит обновить заранее. Практика последних лет показывает, что перечень обязательных оснований расширяется почти ежегодно, в первую очередь по линии семей военнослужащих, поэтому положение об отпусках имеет смысл пересматривать минимум раз в год.

Часто задаваемые вопросы