Когда выплачиваются отпускные: сроки по ТК РФ в 2026

Сроки выплаты отпускных закреплены частью 9 статьи 136 Трудового кодекса: деньги работнику перечисляют не позднее чем за три дня до начала отпуска. Звучит просто, но именно здесь работодатели чаще всего и спотыкаются — то путают календарные дни с рабочими, то платят за сутки до отдыха по просьбе самого сотрудника, а потом получают предписание от инспектора. В этой статье разберём, какие именно дни считать, можно ли заплатить раньше или позже, что грозит за просрочку и как считать НДФЛ с отпускных по правилам 2026 года.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Когда выплачиваются отпускные по Трудовому кодексу

Норма одна и она короткая. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала — это последний абзац статьи 136 ТК РФ. Всё. Больше в кодексе про конкретный момент выплаты ничего нет, и вот эта лаконичность законодателя породила гору споров на проверках.

Главное, что нужно усвоить сразу: три дня — это календарные дни, не рабочие. Минтруд и Роструд неоднократно объясняли, что из системного толкования норм ТК сроки оплаты отпуска считаются именно в календарных. То есть в эти три дня попадают и суббота, и воскресенье, и праздники. И ещё один нюанс, на котором горят даже опытные кадровики: день самой выплаты в эти три дня не входит. Так Минтруд разъяснил ещё в письме от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157, и позиция с тех пор не менялась.

Разберём на пальцах. Сотрудник уходит в отпуск с понедельника. Считаем назад: воскресенье — раз, суббота — два, пятница — три. Значит выплатить надо в четверг. Не в пятницу — пятница это уже опасный вариант, потому что между ней и понедельником остаётся всего два полных дня. Логику в этом счёте искать бессмысленно, её нужно просто принять и пользоваться правилом: должно оставаться три полных календарных дня между днём выплаты и днём начала отпуска.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык у кадровиков — они отсчитывают три дня и включают туда сам день перечисления. А потом удивляются, откуда предписание. Я всегда говорю по-простому: считаешь назад от первого дня отпуска три полных дня, и вот в этот четвёртый день деньги уже должны быть на карте. Сомневаешься — заложи лишний день, хуже не будет, переплатить срок нельзя, а вот опоздать — запросто.»

Можно ли выплатить отпускные раньше или позже срока

Раньше — можно, и сколько угодно. В кодексе указан только предельный срок, дальше которого тянуть нельзя. Хотите перечислить отпускные за неделю или за две до отдыха — перечисляйте, нарушением это не будет. На практике многие компании так и делают, привязывая отпускные к ближайшей зарплатной дате, чтобы не гонять платёжки отдельно.

А вот позже — нельзя. Никогда и ни при каких условиях. Норма о трёхдневном сроке носит императивный характер и исключений не имеет — это прямая позиция Минтруда из письма от 26.08.2015 № 14-2/В-644. И тут возникает ловушка, в которую попадают добрые работодатели.

Представьте: работник прибегает в среду и просит срочно отпустить его с пятницы. По-человечески хочется пойти навстречу. Но если вы оформите отпуск с пятницы, выплатить отпускные за три полных дня вы уже физически не успеваете. И даже если сам сотрудник написал заявление и согласен получить деньги за день до отъезда — это вас не спасёт. Желание работника на императивную норму не влияет, отвечать перед инспекцией будете вы.

Что делать в такой ситуации? Есть рабочий приём: предложить человеку взять день-три за свой счёт, а ежегодный оплачиваемый отпуск оформить с понедельника, к которому вы успеваете выплатить отпускные в срок. Либо сдвинуть начало отпуска на те самые три дня. Оба варианта законны и закрывают проблему.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Ко мне постоянно приходят с историей — ну сотрудник же сам попросил, сам написал заявление, в чём наша вина. А вина в том, что ГИТ смотрит не на хотелки работника, а на дату платёжки. Хочешь по-человечески помочь — оформи пару дней за свой счёт и сдвинь оплачиваемый отпуск. Это законно и всем спокойно.»

Что делать, если третий день выпадает на выходной

Тоже частая история. Допустим, сотрудник уходит в отпуск во вторник. Считаем три дня назад: понедельник, воскресенье, суббота. Получается, заплатить надо в пятницу — последний рабочий день перед выходными. Здесь работает статья 14 ТК: если последний день срока приходится на нерабочий день, то днём окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Но в случае с отпускными правило выворачивается наоборот — платить нужно НЕ позже, а раньше, то есть накануне, в последний рабочий день перед этим выходным.

Проще запомнить так: если день, когда по расчёту нужно перечислить отпускные, выпал на выходной или праздник, двигаемся назад к ближайшему рабочему дню и платим в него. Сдвигать вперёд нельзя — так вы нарушите трёхдневный срок.

Заявление на отпуск, приказ, расчётный листок — все эти документы в бумаге проходят через несколько рук, и пока они доберутся до бухгалтерии, время на расчёт тает. В сервисе Добыто заявление от сотрудника, согласование руководителя и уведомление в кадровую службу идут одной цепочкой, без беготни с бумажками между кабинетами, и бухгалтер получает данные для расчёта заранее.

Как считаются отпускные: формула и расчётный период

Чтобы вовремя заплатить, сумму надо сначала посчитать. И посчитать заранее — в отличие от зарплаты, отпускные нельзя ждать до конца месяца. Времени, впрочем, хватает: о начале отпуска работника уведомляют не позднее чем за две недели, и обычно в эти же сроки оформляют приказ. Две недели на расчёт — более чем достаточно.

Формула простая: среднедневной заработок умножаем на количество календарных дней отпуска. Вся сложность прячется в среднедневном заработке. Берём расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если они отработаны полностью, делим начисленную за этот период зарплату на 12 и на 29,3 — это среднемесячное число календарных дней, закреплённое в постановлении Правительства № 922.

Если расчётный период отработан не полностью — а так бывает почти всегда, человек болел, брал отгулы, был в командировке — формула усложняется. Количество полностью отработанных месяцев умножаем на 29,3, прибавляем число календарных дней в неполных месяцах, и на эту сумму делим заработок за период.

Покажу на конкретном примере. Менеджер написал заявление на отпуск с 1 по 14 июля, то есть на 14 календарных дней. В фирму он устроился 10 октября предыдущего года. К началу отпуска у него 8 полных отработанных месяцев (с ноября по июнь) и один неполный — октябрь. В октябре он отработал 22 дня из 31: делим 22 на 31, умножаем на 29,3, округляем и получаем 20,8 дня. В октябре ему начислили 30 000 рублей, в остальные восемь месяцев — по 40 000. Итого за период: 40 000 × 8 + 30 000 = 350 000 рублей. Считаем дни: 8 × 29,3 + 20,8 = 255,2. Среднедневной заработок: 350 000 / 255,2 = 1371,47 рубля. Отпускные: 1371,47 × 14 = 19 200,58 рубля до удержания НДФЛ.

Если хочется быстро прикинуть, сколько дней отдыха накопилось у конкретного сотрудника на нужную дату, удобно держать под рукой калькулятор остатка дней отпуска — он избавляет от ручной арифметики, на которой кадровики теряют часы.

Как выплатить отпускные в срок: пошаговая инструкция

Образцы кадровых документов для оформления отпуска

Что грозит за нарушение срока выплаты отпускных

Опоздали с отпускными хоть на день — получите два вида последствий сразу. Первое касается денег для самого работника, второе — административной ответственности компании.

Денежная компенсация за задержку установлена статьёй 236 ТК. За каждый день просрочки работодатель обязан доплатить проценты — не ниже 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ от не выплаченной в срок суммы. Считается со дня, следующего за крайней датой выплаты, и по день фактического расчёта включительно. Деталь, которую многие упускают: эту компенсацию надо начислить и выплатить автоматически, без всякого заявления от работника. Не начислил — ещё одно нарушение.

Второе — штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП. Для должностных лиц это от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП — от 1000 до 5000, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. Если работодателя уже наказывали за такое раньше, включается часть 7 той же статьи, и суммы вырастают: должностным лицам грозит от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок от года до трёх лет, ИП — от 10 000 до 30 000, юрлицам — от 50 000 до 100 000 рублей.

И ещё один рычаг в руках работника. Если ему не выплатили отпускные за три дня — или, к слову, не уведомили об отпуске за две недели, — он вправе требовать переноса отпуска на другое время (ст. 124 ТК). То есть нарушение срока выплаты не просто грозит штрафом, оно ещё и ломает вам график.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Компенсацию по 236-й статье забывают начислять чаще, чем сами отпускные задерживают, честно. Логика у бухгалтеров такая — ну заплатили же, пусть и с опозданием на день, какие проблемы. А проблема в том, что за этот день уже набежали проценты, и работник имеет полное право их получить. Инспектор на проверке это видит сразу и плюсует к основному нарушению.»

НДФЛ с отпускных: сроки уплаты в 2026 году

С отпускных удерживают НДФЛ, и срок его перечисления в бюджет зависит от того, в какой период месяца вы выплатили деньги. С 2026 года месяц по-прежнему делится на два расчётных периода. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют не позднее 28-го числа этого же месяца. Налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, — не позднее 5-го числа следующего месяца. Отдельное правило для конца года: налог с выплат за период с 23 по 31 декабря платят в последний рабочий день декабря.

Пример. Сотрудник идёт в отпуск 17 июня, отпускные выплачены 11 июня — это первый расчётный период, значит НДФЛ нужно перечислить до 28 июня. А вот если отпускные выданы, скажем, 26 июня, выплата попадает уже во второй период, и срок уплаты сдвигается на 5 июля. К уплате обязательно идёт уведомление об исчисленных суммах — без него деньги на едином налоговом счёте просто не зачтутся в счёт НДФЛ.

С 2026 года к отпускным применяется и прогрессивная пятиступенчатая шкала ставок НДФЛ. Это значит, что при расчёте удержания нужно смотреть на совокупный доход работника с начала года, а не механически брать привычные 13 процентов.

Типичные ошибки работодателей при выплате отпускных

Разберу те, что встречаются на проверках чаще всего, и посчитаю, во что они обходятся.

Ошибка первая — считают три дня в рабочих, а не календарных. Делают так из интуиции: раз срок, значит рабочие дни. В итоге платят на пару дней позже положенного. Цена: компенсация по 236-й статье за каждый день просрочки плюс штраф до 50 000 рублей на организацию.

Ошибка вторая — включают день выплаты в трёхдневный срок. Перечислил в пятницу, отпуск с понедельника, кажется, что три дня есть. На деле полных дня только два. Мотив — сэкономить себе пространство для манёвра, успеть рассчитать. Цена та же: просрочка на день со всеми последствиями.

Ошибка третья — идут навстречу работнику и платят за день до отпуска. Человек попросил срочный отпуск, ему пошли навстречу. Намерение доброе, итог печальный: норма императивная, заявление работника от ответственности не освобождает. Цена: штраф работодателю, хотя инициатором был сотрудник.

Ошибка четвёртая — забывают начислить компенсацию за задержку. Заплатили с опозданием и считают, что вопрос закрыт. Проценты по 236-й статье начислять надо автоматически. Цена: отдельное нарушение поверх основного, инспектор фиксирует его без труда.

В практике Добыто мы видим, что почти все эти ошибки растут из ручного оформления — когда между заявлением сотрудника и платёжкой стоит цепочка из бумажных документов и нескольких людей. Стоит автоматизировать процесс, и сроки перестают срываться сами собой.

Стоимость перевода оформления отпусков на КЭДО

Прямой цены за услугу выплаты отпускных нет и быть не может — это внутренний процесс. А вот стоимость автоматизации кадровых документов, включая заявления и приказы об отпуске, считается по числу сотрудников и выбранному тарифу. Чем больше штат и шире набор модулей, тем точнее имеет смысл считать индивидуально.

На тарифе Бизнес действует минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда считаешь экономию от КЭДО, отпуска почти всегда недооценивают. А зря — это один из самых трудоёмких процессов у кадровика. Перевели заявления и приказы в электронный вид, прикрутили автоматический расчёт сроков — и человек, который раньше сидел за калькулятором полдня, занимается нормальной работой. Денюжки на бумаге и курьерах тоже перестают капать.»

Где взять график отпусков и проверить наложения

График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя. Утверждают его не позднее чем за две недели до конца года, по форме Т-7. Именно от графика отсчитываются и срок уведомления, и трёхдневный срок выплаты. Чтобы заранее увидеть, где у сотрудников пересекаются периоды и не оголится ли подразделение, пригодится планировщик графика отпусков 2026, который наглядно показывает наложения.

По мнению Роструда, в графике лучше указывать конкретную дату ухода в отпуск, а не просто месяц — так проще оформлять документы и соблюдать сроки выплаты. Официальные разъяснения по трудовым вопросам, включая порядок предоставления отпусков, публикует портал Роструда онлайнинспекция.рф — там же можно задать вопрос инспектору.

Выводы: сроки выплаты отпускных по закону

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — это императивная норма части 9 статьи 136 ТК. В эти три дня входят выходные и праздники, а день самой выплаты не учитывается, поэтому между перечислением и первым днём отдыха должно оставаться три полных календарных дня. Раньше срока платить можно, позже — нельзя ни при каких обстоятельствах, даже по письменной просьбе самого работника. Если крайний день выплаты выпал на выходной, деньги перечисляют накануне, в последний рабочий день.

За просрочку работодатель платит компенсацию по статье 236 ТК — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки, причём начислять её надо автоматически. Сверху идёт штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП: до 50 000 рублей на организацию, при повторе — до 100 000 и дисквалификация должностного лица. Работник при нарушении срока вправе требовать переноса отпуска. НДФЛ с отпускных в 2026 году перечисляют по двум периодам месяца — до 28-го числа или до 5-го числа следующего месяца, с обязательным уведомлением об исчисленных суммах.

Практический совет один: закладывайте запас по времени. Рассчитывайте отпускные сразу после издания приказа, а не в последний день, и при малейшем сомнении в дате двигайте выплату на день раньше. Переплатить срок невозможно, а вот опоздать — вопрос одной потерянной бумажки. Чем меньше ручных операций в цепочке от заявления до платёжки, тем ниже риск сорвать срок.

Часто задаваемые вопросы