Реестр обученных лиц: как проверить работника — вопрос, который решается за минуту и без авторизации. В единой системе по охране труда Минтруда работает сервис проверки сведений об обучении: вводятся номер протокола, фамилия работника и наименование программы, и сервис показывает, есть ли запись, какая организация ее внесла и когда. Сам реестр ведется по пунктам 118 и 119 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464, и с 31 августа 2026 года называется реестром обученных лиц, а не реестром обученных по охране труда лиц. Главное различие, которое определяет, что вы проверяете: запись в реестре подтверждает, что сведения о проверке знания дошли до государственной системы, а протокол подтверждает решение комиссии. Одно другое не заменяет.
Разберем, что именно лежит в записи реестра, кто обязан ее создавать и почему регистрационный номер из реестра обязателен в протоколе. Покажем, что делать, если записи нет, и чем это отличается от ситуации, когда запись есть, но с ошибкой. Какого обучения в реестре не найти вовсе, как скачать выписку с цифровой печатью, размеры штрафов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что лежит в записи реестра
Реестр хранит не копию протокола, а набор сведений, достаточный для того, чтобы однозначно связать работника, программу и результат. По пунктам 118 и 119 Правил № 2464 передаются фамилия, имя, отчество работника, СНИЛС, профессия или должность, наименование и ИНН организации, наименование программы обучения, дата и результат проверки знания, номер протокола. В ответ реестр присваивает регистрационный номер записи, и этот номер попадает в протокол проверки знаний по охране труда как одно из девяти обязательных сведений пункта 92.
СНИЛС в этом наборе работает идентификатором. Полные тезки в крупной компании встречаются, должности меняются, фамилии тоже, а СНИЛС остается, поэтому расхождение в одной цифре СНИЛС означает, что запись создана не на того человека, и формально проверку прошел кто-то другой.
Результат передается любой, включая «неудовлетворительно». Запись с отрицательным результатом — не дефект реестра, а зафиксированный факт: работник проверку не прошел, повторная проводится не позднее 30 календарных дней, и до нее он отстраняется по статье 76 ТК РФ. Работодателю, который принимает человека со стороны, такая запись говорит больше, чем отсутствие записи.
Дата проверки знания в записи важнее всех остальных дат. От нее, а не от даты подписания протокола и не от даты создания записи, отсчитывается срок до следующей плановой проверки: не реже одного раза в три года по программам подпунктов «а» и «б» пункта 46, а с 31 августа 2026 года — и по программе подпункта «в», если отраслевые правила не требуют чаще.
Как проверить работника: что понадобится
Проверка идет по трем параметрам: номер протокола, фамилия работника и наименование программы. Номер протокола — тот, который присвоила организация, проводившая обучение, а не регистрационный номер записи. Это первое место, где проверка срывается: в поле номера протокола вводят номер из реестра и получают пустой результат.
Открытый сервис доступен без авторизации. В единой системе по охране труда Минтруда работает проверка наличия сведений об обучении по охране труда: после ввода данных и кода с картинки сервис показывает номер протокола, дату, наименование организации и фамилию работника. Этого достаточно, чтобы подтвердить факт записи перед допуском работника подрядчика на объект.
Сверьте электронную подпись на выписке из реестра
Выписка из реестра с цифровой печатью скачивается работодателем в личном кабинете, и к протоколу она прикладывается файлом с электронной подписью. Проверка показывает, кто подписал файл, когда и не менялся ли документ после подписания: распечатка выписки без действительной подписи подтверждает только текст. В сервисе Добыто такая проверка запускается из браузера и не требует установки криптопровайдера.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как проверить работника в реестре обученных лиц: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите из протокола или выписки номер протокола, фамилию работника и точное наименование программы обучения.
- Шаг 2. Откройте сервис проверки сведений об обучении в единой системе по охране труда и введите эти три параметра.
- Шаг 3. Сверьте результат с документом: наименование организации, дату и фамилию. Расхождение в наименовании организации означает, что запись внес не тот, кто подписал протокол.
- Шаг 4. Проверьте дату проверки знания и посчитайте от нее срок до следующей плановой проверки, а не от даты, когда работник принес документ.
- Шаг 5. Если нужна выписка для комплекта документов, скачайте ее в личном кабинете работодателя в разделе реестра обученных лиц.
- Шаг 6. Приложите выписку к протоколу, если регистрационный номер записи в самом протоколе не указан.
Кто создает запись и в какой срок
Сведения передает та организация, которая проводила обучение. Если работник учился в обучающей организации, запись создает она, и работодатель в этом не участвует. Если работодатель обучает своими силами, сведения передает он сам, но только после того, как внесен в реестр индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих обучение своих работников: порядок регистрации и комплект документов по пункту 106 Правил разбираются в материале про обучение по охране труда своими силами.
Конкретного срока передачи сведений Правила № 2464 не устанавливают, и это место, где источники расходятся: часть материалов называет три рабочих дня с даты проверки, другая прямо говорит, что срок не закреплен. Практический дедлайн задает не срок, а пункт 92: регистрационный номер записи входит в обязательные сведения протокола, поэтому сведения передаются до того, как протокол будет оформлен окончательно. С 31 августа 2026 года у работодателя есть второй вариант — приложить к протоколу выписку из реестра, подписанную электронной подписью, и тогда номер не обязан стоять в самом документе.
Отсюда рабочее правило для кадровой службы: заседание комиссии и передача сведений планируются одним действием, а не двумя. В практике Добыто разрыв между ними — самая частая причина протоколов с пустым полем номера: заседание провели, документ подписали, а сведения ушли в реестр через месяц, когда протокол уже подшит.
Что изменилось в реестре с 31 августа 2026 года
Поправки, внесенные постановлением Правительства от 30.06.2026 № 805, затронули реестр по четырем позициям, и две из них меняют порядок работы кадровой службы.
Название. Реестр обученных по охране труда лиц стал реестром обученных лиц. Для документов это означает, что формулировка в локальных нормативных актах, в шаблонах протоколов и в договорах с учебными центрами устарела, хотя сама запись и порядок ее создания не изменились.
Способ подтверждения номера. Регистрационный номер записи теперь указывается либо непосредственно в протоколе, либо в выписке из реестра, подписанной электронной подписью и приложенной к протоколу. До этого единственным местом для номера был сам протокол, и подписанный документ с пустым полем приходилось переоформлять.
Периодичность по программе подпункта «в» пункта 46. Плановая проверка знания по программе для работ с дополнительными требованиями проводится не реже одного раза в три года, если отраслевые правила не требуют чаще. Для записи в реестре это важно тем, что срок до следующей проверки считается от даты проверки знания, зафиксированной в записи.
Практические занятия. Дистанционный формат не допускается для практических занятий по оказанию первой помощи, по применению средств индивидуальной защиты и для занятий на учебно-тренировочных полигонах и тренажерах. Запись в реестре при дистанционной практике по этим программам факт нарушения порядка не перекрывает.
Срок действия самих Правил № 2464 продлен до 1 сентября 2032 года, поэтому пересобирать систему учета под ожидаемую отмену Правил не нужно.
Как вести учет записей внутри компании
Реестр отвечает на вопрос по одному работнику и по одному протоколу. Планировать обучение по нему нельзя: он не показывает, у кого срок истекает в следующем квартале. Поэтому у работодателя остается собственный учет, и его состав определяется тем, что придется подтверждать при проверке.
Рабочий минимум — пять колонок: работник, программа обучения, дата проверки знания, регистрационный номер записи в реестре, дата следующей плановой проверки. Дата следующей проверки считается от даты проверки знания, а не от конца календарного года и не от даты приема на работу. Шестая колонка нужна там, где обучение идет через учебные центры: наименование организации, проводившей обучение, потому что именно она исправляет ошибку в записи.
Отдельно отмечаются работники, у которых проверка привязана не к трехлетнему циклу: вновь принятые и переведенные, которых проверяют не позднее 60 календарных дней, и работники на работах повышенной опасности, где отраслевые правила могут требовать проверку чаще.
Внеплановая проверка в этот учет не укладывается по определению: она возникает при изменении нормативных требований, оборудования или технологического процесса, и предсказать ее датой нельзя. Поэтому в учете полезна колонка с основанием последней проверки: плановая, при приеме или внеплановая. Без нее через два года невозможно объяснить, почему у половины цеха даты проверок не выстраиваются в трехлетний цикл.
Мы закладываем такой учет в кадровую систему на этапе внедрения, чтобы дата проверки знания и номер записи лежали в карточке работника рядом с трудовым договором. В практике Добыто это снимает основную часть авралов: протоколы ищут не перед проверкой, а по сроку, который виден заранее.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что делать, если записи нет
Отсутствие записи означает не отсутствие обучения, а отсутствие подтверждения. Разбор идет по трем версиям, и порядок проверки такой.
Первая версия — ошибка в параметрах поиска. Проверяется номер протокола, точность наименования программы и написание фамилии. Наименование программы вводится так, как оно указано в протоколе, а не сокращенно.
Вторая версия — сведения не передавались. Запрос направляется в организацию, которая проводила обучение: учебный центр либо собственная служба, если обучение шло своими силами. Если обучение проводил работодатель, не внесенный в реестр организаций, обучающих своих работников, то передавать сведения он был не вправе, и вопрос решается не передачей записи, а новым обучением.
Третья версия — обучение такого вида в реестр не попадает вовсе. В реестре нет сведений об инструктажах по охране труда, о стажировке на рабочем месте, об обучении, пройденном до запуска реестра. Отсутствие записи по инструктажу — норма, а не дефект: инструктажи подтверждаются журналом, который ведется на бумаге и хранится 45 лет.
Пока записи нет, протокол остается без обязательного сведения пункта 92, и для заказчика на объекте это равнозначно неподтвержденному обучению. Поэтому проверять реестр стоит до выхода бригады, а не в день допуска.
Где смотреть в разных ситуациях
Реестр отвечает не на все вопросы об обучении, и подбирать источник нужно под задачу.
| Что нужно подтвердить | Где смотреть | Что получите |
|---|---|---|
| Сведения о проверке знания дошли до государственной системы | Открытый сервис проверки сведений об обучении | Номер протокола, дату, организацию и фамилию работника |
| Документ для комплекта или для заказчика | Личный кабинет работодателя, раздел реестра обученных лиц | Выписку из реестра с цифровой печатью |
| Решение комиссии: кто проверял и по какой программе | Протокол или выписка из протокола | Состав комиссии, программу с часами, результат, подпись работника |
| Право учебного центра проводить обучение | Реестр организаций, оказывающих услуги по обучению | Наличие организации в реестре на дату обучения |
| Прохождение инструктажа или стажировки | Журнал инструктажей у работодателя | Запись в журнале; в реестре этих сведений нет |
Из таблицы видно, где чаще всего ошибаются при приеме работника со стороны: ищут в реестре подтверждение инструктажа, которого там не бывает, и делают вывод об отсутствии обучения.
Две верхние строки таблицы различаются не источником, а назначением. Открытый сервис закрывает внутреннюю задачу: убедиться, что запись существует, перед тем как допускать человека к работе. Выписка из реестра с цифровой печатью закрывает внешнюю: ее отдают заказчику или прикладывают к протоколу, и она подписана электронной подписью, поэтому проверяема получателем. Третья строка отвечает на вопрос, который реестр не закрывает вовсе: кто входил в комиссию и сколько часов длилась программа. Для передачи этих сведений по одному работнику используется выписка из протокола проверки знаний, а не копия протокола целиком, в которой стоят данные остальных работников.
Ошибка в записи: кто исправляет
Исправляет тот, кто вносил сведения. Работодатель не может поправить запись, созданную учебным центром, а центр не вносит корректировку по чужим слушателям. Поэтому порядок один: определить по записи, какая организация ее создала, и направить запрос ей.
Ошибка в СНИЛС критичнее остальных: запись привязывается к другому человеку, и проверка по фамилии может формально проходить, а связь с работником отсутствует. Такая запись корректируется, а не дополняется новой: две записи по одной проверке знания создают расхождение между реестром и протоколом.
Ошибка в наименовании программы означает, что в реестре зафиксировано прохождение не той программы, от которой зависит периодичность проверки. До исправления считать трехлетний срок не от чего: формально работник проверен по другой программе.
Если ошибка попала и в протокол, и в реестр, исправляются оба документа, и порядок действий для документа отличается от порядка для записи: как исправить ошибку в протоколе, зависит от того, какой реквизит оформлен неверно и в бумажном он виде или в электронном.
Когда проверка по реестру не дает ответа
Четыре ограничения, о которых стоит знать до того, как строить на реестре внутренний контроль.
Реестр не показывает, что работник вправе выполнять конкретную работу. Он подтверждает проверку по названной программе, а соответствие программы должности и видам работ определяет работодатель перечнями и приказами.
Реестр не содержит сведений об инструктажах, стажировке и обучении, пройденном до его запуска. Отсутствие записи по этим видам подготовки ни о чем не говорит.
Реестр не заменяет протокол. Состав комиссии, продолжительность программы в часах и подпись работника видны только в протоколе, и при расследовании несчастного случая поднимают именно его.
Реестр не отвечает на вопрос о действительности обучения на сегодня. Он показывает дату проверки, а вывод о том, истек ли трехлетний срок и не требуется ли внеплановая проверка после изменения нормативных требований или оборудования, делает работодатель.
Сколько стоит отсутствие записи
Прямого штрафа «за непередачу сведений в реестр» в статье 5.27.1 КоАП нет, но отсутствие записи превращает протокол в документ без обязательного сведения пункта 92, и дальше квалификация зависит от того, что увидит инспектор.
Если обучение фактически проведено, а документы собраны неправильно, нарушение идет по части 1 статьи 5.27.1 КоАП: от 2 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 80 000 рублей на организацию.
Если по документам подтвердить обучение нельзя, работа считается допуском необученного работника, и применяется часть 3 статьи 5.27.1 КоАП: от 15 000 до 25 000 рублей на должностное лицо или индивидуального предпринимателя и от 110 000 до 130 000 рублей на организацию, причем по каждому работнику.
К штрафу добавляются затраты, которые в постановление не попадают: повторное обучение, если организация обучала своими силами без права передавать сведения, отстранение работников по статье 76 ТК РФ с оплатой простоя по статье 157 ТК РФ, если непрохождение произошло не по вине работника, и простой бригады на объекте заказчика, который не пускает людей без подтверждения записи.
Стоимость электронного оформления обучения
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, подписи ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальный пакет по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли усиленная квалифицированная подпись: простая и усиленная неквалифицированная выпускаются бесплатно, УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров. Состав пакетов и порядок перехода между тарифами приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Проверка работника в реестре обученных лиц идет по номеру протокола, фамилии и наименованию программы и доступна без авторизации. Запись содержит СНИЛС, должность, программу, дату и результат проверки, а регистрационный номер записи обязателен в протоколе либо в приложенной к нему выписке из реестра. Сведения передает та организация, которая проводила обучение, и она же исправляет ошибку в записи. Инструктажей, стажировки и обучения, пройденного до запуска реестра, в нем нет, поэтому отсутствие записи по этим видам подготовки дефектом не является.
Добыто отвечает за электронную часть кадрового цикла обучения: протокол подписывается по маршруту, выписка из реестра хранится как приложение к нему, а архив выгружается комплектом, когда документы запрашивает заказчик или инспектор.
Частые вопросы о реестре обученных лиц
Можно ли проверить работника в реестре по одному СНИЛС
Открытый сервис проверки сведений об обучении ищет по номеру протокола, фамилии и наименованию программы, поэтому без номера протокола проверка через него не проходит. СНИЛС работает идентификатором внутри самой записи и в выгрузке из личного кабинета работодателя. Если номера протокола нет, его запрашивают у работника или у организации, проводившей обучение.
Обязан ли работодатель проверять запись в реестре по работникам подрядчика
Обязанности проверять записи по работникам другой организации Правила № 2464 не устанавливают: за обучение своих работников отвечает их работодатель. На практике проверка идет по договору подряда, где заказчик закрепляет условие о допуске на объект только с подтверждением обучения. Открытый сервис позволяет это условие выполнить без запроса персональных данных.
Что делать, если организация обучала работников своими силами, не будучи в реестре
Передать сведения о такой проверке знания в реестр нельзя: право обучать своих работников подтверждается внесением организации в реестр индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих обучение. Задним числом ситуация не закрывается. Работники проходят обучение либо в обучающей организации, либо своими силами после регистрации, и проверка знания проводится заново.
Сколько ждать регистрационный номер после передачи сведений
Срок присвоения номера Правилами № 2464 не установлен. Практический ориентир: пока номера нет, протокол оформлять окончательно рано, потому что номер входит в обязательные сведения пункта 92. С 31 августа 2026 года подписанный протокол можно не переоформлять: номер подтверждается выпиской из реестра с электронной подписью, приложенной к документу.
Остается ли запись в реестре после увольнения работника
Запись фиксирует факт проверки знания на определенную дату и с увольнением не исчезает. Новому работодателю она показывает, по каким программам человек проверялся, но его собственную обязанность не снимает: обучение и проверка знания организуются применительно к рабочему месту и программам нового работодателя, а вновь принятых проверяют не позднее 60 календарных дней.
Нужна ли выписка из реестра, если номер уже стоит в протоколе
Не нужна. Выписка — альтернативный способ подтвердить номер, а не обязательное приложение. Она требуется в двух случаях: когда протокол подписали до присвоения номера и когда заказчик отдельно просит подтверждение из государственной системы, а не запись в документе работодателя. Выписка из реестра и выписка из протокола при этом остаются разными документами: первая подтверждает запись в системе, вторая — решение комиссии.
Попадает ли в реестр обучение по оказанию первой помощи и применению СИЗ
Да, это программы обучения по охране труда, и сведения о проверке знания по ним передаются в реестр так же, как по общим программам. С 31 августа 2026 года практические занятия по первой помощи и по применению средств индивидуальной защиты проводятся только очно, и дистанционный формат для них не допускается, поэтому запись в реестре при дистанционной практике дефект процедуры не закрывает.
