Расходы на обучение сотрудников признаются в налоговом учёте по подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ, но только если исполнитель — российская организация с лицензией на образовательную деятельность либо иностранная организация с соответствующим статусом, а программа относится к основным профессиональным или дополнительным профессиональным. Минимальный комплект, который закрывает расход: договор, приказ о направлении, акт оказанных услуг, копия документа об обучении. Хранить его нужно весь срок действия договора и один год работы сотрудника, но не менее 4 лет (пункт 3 статьи 264 НК РФ). Главное различие, от которого зависит вся картина в учёте: есть у исполнителя образовательная лицензия или нет. С лицензией это расходы на обучение с освобождением от НДФЛ и страховых взносов, без лицензии — консультационные услуги по подпункту 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ, где льгот нет.
Разберём, чем удостоверение о повышении квалификации отличается от сертификата участника и почему для бухгалтера эта разница стоит доначислений. Покажем, как учитывать внутреннее обучение, наставничество и корпоративный университет, где расход есть, а статьи 264 нет, и как закрывать асинхронный курс с годовым доступом. Дадим чек-лист проверки комплекта до оплаты счёта и таблицу по НДФЛ и взносам для шести типовых ситуаций. Проводки и момент признания расхода, разбор пяти ошибок с ценой каждой, тарифы на электронное оформление кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что определяет учёт расходов на обучение: лицензия исполнителя и вид программы
Статья 196 ТК РФ отдаёт решение о необходимости обучения работодателю: компания сама определяет, кого и чему учить, а формы подготовки закрепляет в локальном нормативном акте или коллективном договоре. Для налогового учёта это важно потому, что обоснованность расхода по статье 252 НК РФ строится не на факте оплаты курса, а на связи программы с трудовой функцией конкретного работника. Курс по управленческому учёту для финансового директора обоснован, тот же курс для водителя-экспедитора инспектор снимет.
Дальше вступает второй фильтр — статус исполнителя. Подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ работает только для договоров с российскими организациями, имеющими лицензию на образовательную деятельность, либо с иностранными образовательными организациями с соответствующим статусом. Это условие прямо прописано в пункте 3 статьи 264 НК РФ вместе с требованием к субъекту обучения: это либо работник компании, либо человек, который по договору обязан не позднее 3 месяцев после окончания учёбы заключить трудовой договор и отработать не менее 1 года.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Корпоративное обучение чаще всего разваливается в учёте там же, где оно разваливается в бизнесе: программу выбрал методист или сам сотрудник, а к задаче подразделения она не привязана. Проверяющий читает предмет договора и должностную инструкцию рядом. Если между ними нет пересечения, снимают весь расход, а не часть. Прежде чем ставить счёт в оплату, попросите служебную записку руководителя с обоснованием, зачем эта программа именно этому работнику.»
Разные ситуации по обучению закрываются разными нормами. Свести их в одну таблицу удобнее, чем держать в голове.
| Ситуация | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы | Документ на выходе |
|---|---|---|---|---|
| Повышение квалификации или переподготовка в лицензированной организации | Прочие расходы, подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ | Не облагается, п. 21 ст. 217 НК РФ | Не облагается, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ | Удостоверение или диплом |
| Семинар, тренинг или вебинар у исполнителя без лицензии | Консультационные услуги, подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ | Освобождение по п. 21 ст. 217 НК РФ не применяется | Прямой нормы в ст. 422 НК РФ нет | Акт, программа, сертификат участника |
| Обучение соискателя с обязательством трудоустройства | Признаётся при трудоустройстве в течение 3 месяцев и отработке от 1 года, п. 3 ст. 264 НК РФ | Не облагается, п. 21 ст. 217 НК РФ | Объекта нет: трудовых отношений на момент оплаты нет | Удостоверение или диплом |
| Независимая оценка квалификации работника | Прочие расходы, подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ | Не облагается, п. 21.1 ст. 217 НК РФ | Прямой нормы в ст. 422 НК РФ нет, вопрос спорный | Свидетельство о квалификации |
| Внутреннее обучение силами компании и наставничество | Расходы на оплату труда по ст. 255 НК РФ и прочие расходы по своим основаниям | Доплата наставнику облагается | Доплата наставнику облагается | Внутренние документы, документа об образовании нет |
| Обязательное обучение по охране труда | Подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ либо расходы на обеспечение нормальных условий труда | Не облагается: обучение проводится в силу требований закона | Не облагается | Протокол проверки знаний, удостоверение |
Из таблицы видно главное для планирования: только первая, третья и шестая строки дают полный набор льгот. Вторая строка — самая массовая на практике и самая уязвимая, потому что тренинги и вебинары чаще всего продают компании без образовательной лицензии.
Факт: годовое обучение линейного сотрудника обходится компании в среднем в 22 845 рублей, а замена уволившегося — в 6-9 месячных окладов. При окладе 60 000 рублей это от 360 000 до 540 000 рублей, то есть в 16-24 раза дороже обучения.
Комплект документов, который закрывает расход на обучение
Документальное подтверждение по статье 252 НК РФ для обучения собирается из семи элементов: договор с образовательной организацией, копия лицензии или ссылка на запись в реестре, учебная программа с количеством академических часов, приказ о направлении работника на обучение, акт оказанных услуг, платёжные документы и копия документа об обучении. Если компания рассчитывает на возврат затрат при досрочном увольнении, к этому набору добавляется соглашение об обучении с условием отработки.
Приказ здесь несёт двойную нагрузку. Он подтверждает инициативу работодателя, что критично для НДФЛ, и одновременно связывает счёт исполнителя с конкретным работником и конкретным периодом. Основание приказа — статья 187 ТК РФ, если обучение идёт с отрывом от работы: за работником сохраняются место работы и средний заработок, а при обучении в другой местности оплачиваются командировочные расходы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В приказе о направлении на обучение мы всегда пишем три вещи: точный период обучения, наименование организатора и тему программы, а отдельным пунктом — поручение бухгалтерии оплатить обучение по счёту с номером и датой. Ещё один пункт фиксирует сохранение места работы и среднего заработка на период учёбы. Такой приказ снимает половину вопросов инспектора, потому что связка счёт — работник — период видна в одном документе.»
Лайфхак: в лист ознакомления с приказом включайте не только работника, но и главного бухгалтера с руководителем отдела кадров. Это стандартная практика для приказов о направлении на курсы: подпись бухгалтера подтверждает, что поручение об оплате конкретного счёта получено.
Что проверить до оплаты счёта: чек-лист бухгалтера
- Лицензия исполнителя. Реквизиты лицензии в договоре сверены с реестром, статус лицензии — действующая, а не приостановленная.
- Вид программы. В договоре и программе указано, что это повышение квалификации или профессиональная переподготовка, а не консультационный семинар.
- Количество академических часов. Оно должно быть в программе: от этого зависит, какой документ выдадут на выходе.
- Субъект обучения. Обучается работник компании либо соискатель, с которым подписано соглашение об обязательном трудоустройстве.
- Приказ о направлении. Издан до начала обучения, а не задним числом после получения акта.
- НДС в счёте. Проверьте, выделен он или нет, и почему: от этого зависит и сумма расхода, и право на вычет.
- Условие об отработке. Если курс дорогой, соглашение по статье 249 ТК РФ подписано до оплаты, а не после увольнения работника.
Подпишите приказ и соглашение об обучении электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Кадровые документы по обучению относятся к тем, что можно вести полностью в электронном виде. В практике Добыто приказ о направлении на обучение, соглашение об отработке и лист ознакомления с положением об обучении идут одним маршрутом: работник подписывает их в личном кабинете, а бухгалтерия получает готовый комплект к счёту без сбора живых подписей по подразделениям.
Шаблоны документов по обучению для бухгалтерии и отдела кадров
Комплект собран под задачу подтверждения расхода: начните с положения об обучении, оно задаёт основания для всех остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Соглашение об обучении с условием отработки | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Бюджет обучения на год | Скачать |
| Калькулятор ROI обучения | Скачать |
Удостоверение, диплом и сертификат: чем отличаются для учёта
Сертификат и удостоверение — документы разной правовой природы, и подмена одного другим стоит компании льгот. Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдают только организации, осуществляющие образовательную деятельность, по итогам освоения дополнительной профессиональной программы. Формы этих документов организация устанавливает самостоятельно, но право их выдавать даёт лицензия (часть 15 статьи 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Сертификат участника не относится к документам об образовании и о квалификации: его вправе напечатать любая компания после любого мероприятия.
Порядок организации образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам утверждён приказом Минобрнауки России от 24.03.2025 № 266 и применяется с 1 сентября 2025 года. Он задаёт нижние границы объёма: программа повышения квалификации — не менее 16 академических часов, программа профессиональной переподготовки — не менее 250 академических часов. Курс на 8 часов удостоверением закрыт быть не может по определению, и если исполнитель обещает такой документ, это повод пересмотреть договор до оплаты.
Проверить исполнителя можно за пару минут: сведения о действующих, приостановленных и прекращённых лицензиях доступны в реестре лицензий на образовательную деятельность Рособрнадзора — поиск идёт по ИНН, ОГРН или наименованию организации. Подлинность самого удостоверения проверяется отдельно: сведения о выданных документах об образовании и о квалификации вносятся в федеральную информационную систему ФИС ФРДО в течение 60 дней с даты выдачи.
| Документ | Кто выдаёт | Что подтверждает | Значение для учёта |
|---|---|---|---|
| Удостоверение о повышении квалификации | Организация с лицензией на образовательную деятельность | Освоение программы ДПО от 16 академических часов | Подтверждает вид программы для подп. 23 п. 1 ст. 264 и льгот по НДФЛ и взносам |
| Диплом о профессиональной переподготовке | Организация с лицензией на образовательную деятельность | Освоение программы ДПО от 250 академических часов и новую квалификацию | То же плюс основание для перевода на другую должность |
| Свидетельство о квалификации | Центр оценки квалификаций | Прохождение независимой оценки квалификации | Основание для расхода по подп. 23 п. 1 ст. 264 и льготы по п. 21.1 ст. 217 НК РФ |
| Сертификат участника | Любая организация, форма произвольная | Факт участия в мероприятии | Документом об образовании не является, расход идёт как консультационные услуги |
| Протокол проверки знаний требований охраны труда | Комиссия работодателя или обучающая организация из реестра | Выполнение обязательного требования по охране труда | Закрывает и налоговый расход, и проверку ГИТ |
Практический вывод для бухгалтерии простой: вид документа на выходе нужно знать до оплаты, а не после. Если по договору выдаётся сертификат, планируйте расход как консультационные услуги и заранее считайте налоговые последствия по НДФЛ.
Обязательное обучение: охрана труда и экологическая безопасность
Часть обучения компания оплачивает не потому, что решила развивать людей, а потому что обязана по закону. Здесь у бухгалтера меньше свободы в квалификации расхода, но и меньше рисков: экономическая оправданность следует из нормы закона.
Обучение по охране труда идёт по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Срок действия документа продлён до 1 сентября 2032 года. Обучение проходят руководители всех уровней, включая директора и его заместителей, руководители структурных подразделений, специалисты по охране труда, работники рабочих профессий, члены комиссий по проверке знаний и представители профсоюзов. Цена пропуска этой статьи расхода считается легко: допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ штрафом от 110 000 до 130 000 рублей на юридическое лицо и от 15 000 до 25 000 рублей на должностное.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Со второй обязательной темой сложнее. Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» требует подготовки в области охраны окружающей среды и экологической безопасности от руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Норма сформулирована через ответственность за решения, а не через перечень должностей, поэтому круг обучаемых компания определяет сама и закрепляет приказом. На практике в него попадают руководитель организации, главный инженер, эколог предприятия и руководители производственных подразделений. Несоблюдение экологических требований при осуществлении деятельности влечёт по статье 8.1 КоАП РФ штраф на юридическое лицо от 20 000 до 100 000 рублей.
Внутреннее обучение, наставничество и корпоративный университет
Большая часть корпоративного обучения через статью 264 НК РФ вообще не проходит. Модель 70-20-10, по которой строят индивидуальные планы развития, распределяет развитие так: 70 процентов — практика на рабочем месте, 20 процентов — наставничество и обратная связь, 10 процентов — формальное обучение по программам. Через договор с образовательной организацией проходит только последняя десятая часть. Остальное живёт в учёте как расходы на оплату труда, подписка на программное обеспечение, амортизация и материалы.
Наставничество с 1 марта 2025 года прямо урегулировано статьёй 351.8 ТК РФ: содержание, сроки и форму наставничества, а также размер и условия доплаты фиксируют в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Для бухгалтера это означает обычную выплату в рамках трудовых отношений: доплата наставнику включается в расходы на оплату труда по статье 255 НК РФ, облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Документом об образовании такое обучение не закрывается, и льготы по подпункту 12 пункта 1 статьи 422 НК РФ к нему неприменимы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Бюджетное внутреннее обучение собирается не из закупки курсов, а из систематизации того, что в компании уже есть. Мы закладываем не менее 5 часов в неделю на обучение и закрепляем это в регламенте, иначе оно всегда проигрывает текучке. Содержание берём у самых продуктивных сотрудников: спрашиваем, что они умеют такого, чего не хватает остальным. Запуск руководитель курирует минимум 1,5-2 недели, пока система не заработает сама.»
Полезно знать: у компаний с корпоративными университетами норма обучения составляет 40 часов на сотрудника в год, а расходы на обучение — около 1,3% фонда оплаты труда. Это готовый ориентир для проверки, не занижен ли бюджет вашей статьи расходов.
В практике Добыто ознакомление с положением об обучении и с изменениями к нему собирается одним маршрутом на всю компанию, а бухгалтерия видит по каждому работнику дату подписания. Электронный контур здесь закрывает не удобство, а доказательственную базу.
Матрица компетенций отдела и индивидуальный план развития для бухгалтерии не формальность, а источник обоснования. Когда план обучения собран из зон роста, зафиксированных в матрице, у каждого счёта появляется документальная предыстория: оценка выявила разрыв, план развития назначил программу, приказ направил работника. Без этой цепочки обоснование держится на одной служебной записке.
Синхронное и асинхронное обучение: как это влияет на период расхода
Синхронный формат — это занятия в реальном времени: очный тренинг, вебинар по расписанию, разбор кейсов с преподавателем. Асинхронный — записанные курсы и материалы, которые сотрудник проходит в удобное время в пределах срока доступа. Разница для учёта возникает в моменте признания расхода. Синхронная программа заканчивается конкретной датой, и акт закрывает её однозначно. Асинхронный курс с доступом на 12 месяцев формально оплачен разово, но услуга потребляется в течение всего срока доступа, и такой расход логичнее распределять равномерно.
Смешанный формат, где онлайн совмещается с очными занятиями, стал нормой: по трём независимым опросам его медианная доля составляет 82 процента, а внутри самого гибрида в среднем 63 процента приходится на дистанционную часть и 37 процентов на очную. Для бухгалтерии это означает, что в одном договоре часто соседствуют разные по длительности услуги, и в акте их лучше разделять.
Проводки, момент признания расхода и НДС
В бухгалтерском учёте оплата обучения работников относится к расходам по обычным видам деятельности и отражается по дебету счетов затрат в зависимости от подразделения: 20, 25, 26 или 44 в корреспонденции со счётом 60 или 76. Предоплата курса расходом не признаётся и висит на авансах до подписания акта. Средний заработок, сохраняемый по статье 187 ТК РФ за время обучения с отрывом от работы, проходит обычной проводкой по оплате труда и в налоговом учёте попадает в расходы по статье 255 НК РФ.
В налоговом учёте при методе начисления дата признания расхода на обучение определяется по подпункту 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ: это дата расчётов по договору, дата предъявления документов, служащих основанием для расчётов, либо последнее число отчётного периода. На практике это дата акта. При упрощённой системе с объектом «доходы минус расходы» затраты на подготовку и переподготовку кадров учитываются по подпункту 33 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, причём с оговоркой: признаются они в порядке, установленном пунктом 3 статьи 264 НК РФ, то есть с тем же требованием к лицензии исполнителя.
НДС в счёте образовательной организации — отдельная развилка. Освобождение по подпункту 14 пункта 2 статьи 149 НК РФ распространяется только на образовательные организации, являющиеся некоммерческими, и только по программам, предусмотренным лицензией; консультационные услуги под льготу не подпадают. Коммерческий учебный центр в форме ООО предъявит НДС, и налог принимается к вычету на общих условиях, если обучение связано с облагаемой деятельностью. Счёт без НДС от коммерческой организации — повод уточнить основание освобождения до оплаты.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самое узкое место в учёте обучения — разрыв между кадровым и бухгалтерским контуром. Приказ подписан в отделе кадров, счёт лежит в бухгалтерии, акт пришёл на общую почту, а удостоверение сотрудник унёс домой. Соберите эти четыре документа в одну папку по каждому обучению в момент оплаты, а не в декабре. Проверить полноту комплекта проще всего по журналу учёта обучения персонала, где на каждого работника видны программа, даты и выданный документ.»
Как поставить расходы на обучение в налоговый учёт: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус исполнителя: лицензия на образовательную деятельность в реестре и её реквизиты в договоре. Нет лицензии — расход пойдёт как консультационные услуги.
- Шаг 2. Определите вид программы по договору и учебному плану: повышение квалификации, профессиональная переподготовка, независимая оценка квалификации или консультационный семинар.
- Шаг 3. Убедитесь, что обучается работник компании либо соискатель, подписавший обязательство трудоустроиться в течение 3 месяцев и отработать не менее 1 года.
- Шаг 4. Получите приказ о направлении на обучение, изданный до начала занятий, с указанием периода, организатора и темы программы.
- Шаг 5. Признайте расход на дату акта, а по договорам с длительным доступом к материалам распределите сумму на срок доступа.
- Шаг 6. Отразите средний заработок за период обучения с отрывом от работы и командировочные расходы, если обучение проходило в другой местности.
- Шаг 7. Соберите комплект в дело и заложите срок хранения: весь срок договора обучения и год работы сотрудника, но не менее 4 лет.
Пять ошибок в учёте расходов на обучение и цена каждой
Ошибки в этой части учёта редко бывают арифметическими. Почти всегда это неверная квалификация расхода на входе, которая обнаруживается через два года на выездной проверке.
Ошибка 1. Расход по договору с исполнителем без лицензии проведён по подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Так делают, потому что в договоре написано слово «обучение», а проверять реестр некогда. Цена: снятие расхода и доначисление налога на прибыль по ставке 25 процентов, штраф 20 процентов от неуплаченной суммы по статье 122 НК РФ и пени. Курс за 200 000 рублей превращается в 50 000 рублей налога плюс штраф.
Ошибка 2. К оплате тренинга без лицензии применена льгота по НДФЛ. Освобождение по пункту 21 статьи 217 НК РФ привязано к статусу организации, а не к слову в договоре. Цена: доначисление НДФЛ, пени и штраф налоговому агенту. Защита строится на другом основании — обучение проведено в интересах работодателя, и личной экономической выгоды у работника нет, но это основание нужно подтверждать приказом и связью программы с трудовой функцией.
Ошибка 3. Соглашение об отработке подписано после обучения. Статья 249 ТК РФ позволяет взыскать с работника затраты пропорционально неотработанному времени только при увольнении без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении. Соглашение задним числом не работает. Цена ошибки равна стоимости курса, а по программам переподготовки от 250 часов это шестизначные суммы.
Ошибка 4. Возвращённые работником суммы не отражены в доходах. Если работник всё же возместил затраты, сумма попадает во внереализационные доходы по пункту 3 статьи 250 НК РФ. Пропуск этой проводки даёт занижение базы и те же 20 процентов штрафа.
Ошибка 5. Оплата обучения родственника работника проведена как расход компании. Подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорит о работниках налогоплательщика и о лицах с обязательством трудоустройства. Родственник в этот перечень не входит, расход снимается целиком, а по НДФЛ ситуация решается отдельно.
Внимание: программы развития кадрового резерва есть у 91% компаний, а высоко оценивают их эффективность только 13%. Расход на резерв защищается сложнее прочих, поэтому по нему особенно важны измеримые результаты, а не только факт оплаты программы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Страх «обучу, а он уйдёт» сворачивает бюджеты чаще, чем налоговые риски. Только альтернатива хуже: штат остаётся некомпетентным, руководитель делает работу за подчинённых, и его ресурс уходит на текучку вместо развития. Риск ухода закрывается не отказом от обучения, а соглашением о сроке отработки по статье 249 ТК РФ и привязкой развития к карьерному росту внутри компании. Подписывайте такое соглашение до оплаты счёта.»
Отдельная линия защиты расхода — подтверждение результата. Обратную связь после обучения собирают 71 процент компаний, эффект через KPI измеряют 43 процента, модель Киркпатрика применяют 12 процентов. Инспектор не требует расчёта эффективности, но при споре об экономической оправданности документ с измеримым результатом весит больше, чем сертификат участника.
Когда расход не стоит проводить как обучение
Не каждое мероприятие с обучающей повесткой безопасно ставить в статью расходов на обучение. Есть ситуации, где выгоднее сразу выбрать другое основание или признать расход за счёт чистой прибыли.
- Выездной тимбилдинг с элементами тренинга. Если в программе преобладают развлекательная часть и питание, попытка провести весь пакет как обучение приводит к снятию расхода целиком, а не в части.
- Обучение исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых. Подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ рассчитан на работников налогоплательщика. Исполнитель по гражданско-правовому договору работником не является, и норма к нему не применяется.
- Программы, не связанные с деятельностью компании. Курсы иностранного языка для сотрудника, который не работает с иностранными контрагентами, инспектор снимет как необоснованные.
- Разовые вебинары стоимостью в несколько тысяч рублей. Собирать под них полный комплект по пункту 3 статьи 264 НК РФ дороже, чем провести как консультационные услуги по подпункту 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Отказ от льготной квалификации расхода не означает потерю денег: консультационные услуги тоже уменьшают базу по налогу на прибыль. Теряются только освобождения по НДФЛ и страховым взносам, и их отсутствие лучше запланировать заранее, чем узнать о нём от инспектора.
Стоимость электронного оформления кадровых документов по обучению
Расходы на сам документооборот по обучению зависят от численности сотрудников и набора функций: тарифы считаются за сотрудника в месяц, электронные подписи для работников входят в стоимость.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация» с выделенным сервером и SLA 99.9% | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности штата и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API относятся к тарифу «Корпорация». Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО вместе с ответами о переходе между тарифами.
При изменении численности тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, что снимает вопрос о неиспользованной предоплате в учёте.
Выводы
Учёт расходов на обучение держится на двух проверках, которые делаются до оплаты счёта: статус исполнителя и вид программы. Лицензированная организация и программа ДПО дают полный набор льгот — расход по подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ, освобождение от НДФЛ и от страховых взносов. Всё остальное распределяется между консультационными услугами, расходами на оплату труда и обязательным обучением по требованиям закона, и у каждой группы своя логика. Комплект документов собирается в момент оплаты, а не в конце года, и хранится не менее 4 лет.
Кадровая часть этого комплекта — приказ о направлении, соглашение об отработке, лист ознакомления с положением об обучении — полностью переводится в электронный вид. Мы в Добыто выстраиваем маршруты так, чтобы подписанные работником документы попадали в бухгалтерию вместе со счётом, а не собирались по подразделениям к моменту проверки.
Частые вопросы
Можно ли учесть расходы, если сотрудник учится в иностранной онлайн-школе?
Пункт 3 статьи 264 НК РФ допускает договоры с иностранными образовательными организациями, имеющими соответствующий статус. Ключевое слово — статус образовательной организации по законодательству своей страны. Платформа, которая продаёт видеокурсы как информационные услуги, этому условию не отвечает, и расход придётся квалифицировать иначе. Запросите у исполнителя документ, подтверждающий его образовательный статус, до перечисления денег.
Работник сам оплатил курс, а компания компенсировала стоимость. Как это учитывать?
Компенсация по договору, заключённому самим работником, слабее прямой оплаты по договору с образовательной организацией: норма подпункта 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ построена вокруг договора компании с организацией, осуществляющей образовательную деятельность. Если ситуация уже сложилась, соберите заявление работника, копию его договора и платёжных документов, копию лицензии исполнителя и приказ руководителя о компенсации. На будущее безопаснее переводить такие оплаты на прямой договор компании.
Облагается ли НДФЛ оплата обучения ребёнка сотрудника?
Пункт 21 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ суммы платы за обучение налогоплательщика и не требует, чтобы он состоял в трудовых отношениях с плательщиком. При обучении в российской организации с лицензией или в иностранной организации с образовательным статусом НДФЛ не возникает. С налогом на прибыль ситуация обратная: ребёнок работника не относится ни к работникам налогоплательщика, ни к лицам с обязательством трудоустройства, поэтому расход по подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ не признаётся.
Нужно ли начислять страховые взносы на стипендию по ученическому договору?
Стипендия по ученическому договору выплачивается по главе 32 ТК РФ, и её размер по статье 204 ТК РФ не может быть ниже МРОТ: с 1 января 2026 года это 27 093 рубля. Стипендия платится не за выполнение трудовых обязанностей, что и лежит в основе позиции об отсутствии объекта обложения взносами. Вопрос относится к спорным, и решение стоит принимать с учётом того, заключён ученический договор с соискателем или с уже работающим сотрудником.
Что делать, если у образовательной организации отозвали лицензию в середине курса?
Расходы за период, когда лицензия действовала, обоснованы: условие пункта 3 статьи 264 НК РФ выполнялось на момент оказания услуг. Проблема возникает по услугам после даты прекращения лицензии и по документу об обучении, который такая организация выдать уже не вправе. Проверьте дату изменения статуса в реестре лицензий, зафиксируйте её справкой и разделите расход на два периода.
Как считать сумму к возмещению, если работник увольняется через полгода после годового курса?
Статья 249 ТК РФ говорит о затратах, исчисленных пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении. При сроке отработки 2 года и отработанных 6 месяцах возмещению подлежат три четверти затрат. В соглашении можно предусмотреть иной порядок расчёта, но он не должен ухудшать положение работника по сравнению с законом.
Обязательно ли оформлять приказ, если обучение проходит без отрыва от работы?
Гарантии статьи 187 ТК РФ в виде сохранения среднего заработка применяются при обучении с отрывом от работы, и в этой части приказ обязателен. При обучении без отрыва трудовое законодательство приказа не требует, но для налогового учёта он остаётся основным документом, который связывает счёт исполнителя, работника и период обучения. Отказ от приказа экономит 10 минут и создаёт разрыв в комплекте подтверждающих документов.
