Положение об адаптации новых сотрудников: разработка 2026

Положение об адаптации новых сотрудников — локальный нормативный акт, который связывает обязательные допусковые процедуры и корпоративное введение в должность в один маршрут с ответственными и сроками. Для эксплуатирующей компании в этот маршрут входят ознакомление с ЛНА до подписания трудового договора, вводный и первичный инструктажи, обучение требованиям охраны труда не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора, стажировка на рабочем месте не менее 2 смен и наставничество по статье 351.8 ТК РФ. Главное различие, от которого зависит содержание документа: обязательный контур задан Правилами обучения по охране труда (постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464), его сроки положением сокращать нельзя; корпоративный контур — план адаптации, матрицу компетенций, обратную связь — компания задаёт сама.

Разберём структуру положения по разделам, покажем, какие процедуры нельзя перевести в электронный вид и как считать потребность в наставниках. Покажем, чем удостоверение отличается от сертификата и какие категории руководителей обязаны иметь экологическую подготовку. Отдельно — три формулировки, из-за которых положение перестаёт работать при проверке. Чек-лист подготовки, сценарная таблица по категориям новичков, стоимость перевода адаптационных документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Готовый шаблон положения об адаптации работников в формате .docx можно скачать и доработать под свою структуру должностей.

Что положение об адаптации закрывает в эксплуатирующей компании

Эксплуатирующая компания принимает людей на рабочие места, где допуск к самостоятельной работе зависит от подтверждённых процедур: инструктажей, обучения, стажировки, проверки знаний. Положение об адаптации не создаёт эти процедуры заново, оно расставляет их по дням и закрепляет ответственных, чтобы новичок не оказался на объекте раньше, чем закрыт допусковый контур.

Ниже — обязательная часть маршрута, которую положение только описывает и увязывает по срокам.

Из таблицы видно, где положение об адаптации имеет свободу, а где нет: сроки и подтверждающие документы обязательного контура заданы нормативно, а вот последовательность корпоративных шагов внутри этих сроков компания выстраивает по своему усмотрению.

Что положение об адаптации не заменяет

Положение не подменяет собой программы инструктажей, программы обучения по охране труда, перечень работников для обучения первой помощи и приказ о комиссии по проверке знаний. Если в компании этих документов нет, положение об адаптации их не легализует: инспектор смотрит первичные документы, а не описание процесса. Обратная ситуация тоже встречается — обязательный контур закрыт, но новичок три недели не понимает, кто его руководитель и по каким показателям его оценят. Это уже зона корпоративного контура, и закрывается она планом адаптации, а не журналом инструктажа.

Структура положения: разделы, которые выдерживают проверку

Рабочее положение об адаптации для эксплуатирующей компании обычно состоит из восьми разделов:

• Общие положения. Термины, на кого распространяется документ, на кого не распространяется (исполнители по договорам ГПХ и самозанятые под действие ЛНА о трудовой адаптации не попадают).
• Категории работников и виды адаптации. Разделение на новых работников, переведённых внутри компании, вернувшихся после длительного перерыва.
• Допусковый контур. Перечень обязательных процедур со сроками и ссылками на основания.
• Этапы и продолжительность адаптации. Привязка к испытательному сроку по статье 70 ТК РФ: до 3 месяцев для большинства работников, до 6 месяцев для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и руководителей филиалов.
• Роли и ответственные. Кадровая служба, непосредственный руководитель, специалист по охране труда, наставник.
• Наставничество. Порядок назначения, содержание работы, оплата, отчётность наставника.
• Оценка результатов. Кто, когда и по каким критериям подводит итог адаптации, как оформляется решение.
• Приложения. План адаптации, чек-лист онбординга, матрица компетенций, форма обратной связи, форма отчёта наставника.

Разделы «Этапы» и «Приложения» обычно и определяют, будет документ работать или ляжет в папку. В практике Добыто маршрут адаптации собирают так, чтобы каждый шаг имел документ-результат: не «знакомство с подразделением», а «лист ознакомления с ЛНА подписан», не «введение в должность», а «план адаптации на испытательный срок утверждён руководителем».

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Содержательную часть адаптации удобно строить на двух наборах материалов: папке сотрудника, одинаковой для всех, и папке должности, своей для каждой позиции. В первой — ценный конечный продукт компании, её замысел и цели, история побед, организационные политики. Во второй — смысл названия должности, её продукт, статистика, по которой измеряется работа, кто руководитель, полномочия и технология работы по шагам с примерами и антипримерами. Базовая адаптация по такой схеме занимает 3-5 дней, дальше человек добирает детали в работе.»

Допуск к самостоятельной работе: сроки, документы, реестр

Обучение требованиям охраны труда новый работник проходит в сроки, установленные работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора. Это верхняя граница, а не рекомендация: до прохождения обучения и проверки знаний работника нельзя допускать к работам, для которых это обучение обязательно. Стажировка на рабочем месте длится не менее 2 смен, а количество стажирующихся, закреплённых за одним ответственным работником, работодатель устанавливает сам с учётом требований нормативных правовых актов по охране труда.

Результаты проверки знаний фиксируются протоколом, а сведения об обученных работниках попадают в реестр Минтруда. Проверить, какие записи по вашей организации уже внесены, можно в реестре обученных лиц по охране труда: сведения вносит либо аккредитованный учебный центр, либо сам работодатель, если обучение проводилось внутри организации.

Отдельный узел для эксплуатирующей компании — форма подтверждения. Документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые работник подписывает лично, в электронный вид не переводятся: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет их на бумаге вместе с приказом об увольнении и актом о несчастном случае на производстве. Если в положении написано «ознакомление с результатами инструктажа осуществляется в системе КЭДО», при первой же проверке этот пункт придётся переписывать.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Остальной адаптационный пакет ограничений по форме не имеет. В сервисе Добыто трудовой договор, допсоглашения, приказы и листы ознакомления с ЛНА подписываются в первый день из браузера, а бумажная часть остаётся отдельным коротким списком, который специалист по охране труда ведёт по журналам.

Важный нюанс из практики: дата первичного инструктажа и дата допуска к самостоятельной работе в журнале часто совпадают, хотя между ними по положению должна быть стажировка. Расхождение видно в первый же час документарной проверки, потому что журнал сверяется с табелем.

Наставничество в положении: статья 351.8 ТК РФ и расчёт потребности

С 1 марта 2025 года наставничество урегулировано статьёй 351.8 ТК РФ. Наставничество — это выполнение работником по поручению работодателя и на основании его письменного согласия работы по оказанию другому работнику помощи в овладении навыками работы на производстве или рабочем месте. Содержание, сроки и форма такой работы указываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, там же устанавливаются размеры и условия выплат с учётом содержания и объёма работы по наставничеству.

Для положения об адаптации отсюда следуют три обязательных элемента: форма письменного согласия наставника, шаблон допсоглашения с содержанием и сроком работы, порядок расчёта доплаты. Приказ о назначении наставника сам по себе конструкцию не закрывает: без согласия и без условия об оплате поручение наставничества будет спорным.

Потребность в наставниках считается до того, как положение уйдёт на утверждение. Показатель потребности в наставничестве удобно закрепить прямо в документе как отношение числа новых и переведённых работников за период к числу работников, допущенных к наставничеству по этому же участку. Если на одного допущенного наставника приходится больше новичков, чем он способен вести параллельно, положение будет нарушаться не по злому умыслу, а арифметически.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Руководитель не обучает каждого новичка лично, он делегирует наставничество своим успешным действующим сотрудникам. Это разгружает руководителя, развивает самих наставников — объясняя, человек систематизирует собственные знания — и работает как признание статуса. Мотивацию наставников закладывайте в положение отдельным пунктом, а не по остаточному принципу: без неё цепочка передачи знаний от опытных к новичкам рассыпается на второй-третий раз.»

Формы и шаблоны для адаптационного пакета

Комплект собран под задачу разработки положения: начните с плана адаптации, он определит структуру раздела об этапах.

Обучение внутри адаптации: правило 70/20/10 и форматы

Правило 70/20/10 описывает распределение источников развития взрослого работника: около 70 процентов приходится на опыт решения реальных задач, около 20 процентов — на обучение у других людей, то есть на наставника, разбор и обратную связь, около 10 процентов — на формальные программы, курсы и тренинги. Для положения об адаптации это означает простую вещь: если раздел об обучении состоит только из перечня курсов, вы описали десятую часть процесса.

Синхронное обучение идёт в реальном времени с преподавателем или наставником: очный инструктаж, показ операции на рабочем месте, вебинар с ответами на вопросы. Асинхронное человек проходит в удобное время: электронный курс, видеозапись, тест в LMS. Разделение важно закрепить в положении, потому что часть адаптационных процедур нельзя перевести в асинхронный формат: инструктаж по технике безопасности проводится очно, а стажировка по определению требует присутствия ответственного работника.

Матрица компетенций отдела и индивидуальный план развития попадают в положение как приложения. Матрица показывает, какие операции и допуски закрыты по участку и кем; ИПР на конкретную должность, например на начальника технологического отдела, собирается из разрывов этой матрицы, а не из общего списка тренингов. У компаний с корпоративными университетами норма нагрузки составляет 40 часов обучения на сотрудника в год при расходах около 1,3 процента фонда оплаты труда — это ориентир для планирования, а не обязательство.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работающее обучение внутри адаптации собирается без больших бюджетов. Заложите в регламент от 5 часов в неделю, иначе обучение всегда проиграет текучке. Дальше опросите самых продуктивных сотрудников: что они умеют такого, чего не хватает остальным — это и есть ядро программы. Материалы не создавайте заново, соберите и структурируйте то, что уже есть. И учтите, что запуск придётся курировать вручную минимум 1,5-2 недели, пока схема не заработает сама.»

Чем сертификат отличается от удостоверения

Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации по статье 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Их выдаёт организация с лицензией на образовательную деятельность по итогам освоения программы дополнительного профессионального образования, а сведения о выданных документах попадают в федеральную информационную систему ФИС ФРДО. Сертификат установленной формы документа об образовании не имеет: это подтверждение участия в мероприятии или прохождения внутренней программы.

Для адаптации это различие практическое. Если в положении написано «по итогам адаптационного обучения работнику выдаётся сертификат», а по должности требуется подтверждённая квалификация, комплект не закроется. Отдельно стоит контур охраны труда: результат проверки знаний требований охраны труда подтверждается протоколом и записью в реестре обученных лиц, а удостоверение выдаётся по решению работодателя и самостоятельным доказательством обучения не является.

Экологическая подготовка руководителей и специалистов

Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» относит к обязанным иметь подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Формулировка привязана не к названию должности, а к полномочию принимать решения, поэтому в положении об адаптации нужен не список должностей из штатного расписания, а критерий отнесения.

В эксплуатирующей компании под критерий обычно попадают руководитель организации, главный инженер, руководители производственных участков, эколог и лица, ответственные за обращение с отходами. Для последних действует отдельное требование: работники, допущенные к обращению с отходами I-IV классов опасности, должны иметь соответствующую профессиональную подготовку по Федеральному закону от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления». Для новичка на такой должности экологическая подготовка становится элементом допуска, а не темой развития, и в плане адаптации она стоит до самостоятельной работы, а не после испытательного срока.

Важный нюанс из практики: при переводе внутри компании экологическую подготовку забывают чаще, чем при приёме. Человек уже работает, инструктажи пройдены, реестр записей есть — и полномочие принимать решения по объекту с негативным воздействием он получает без подготовки. В положении это закрывается одной строкой: адаптационные процедуры при переводе на должность из перечня ответственных запускаются заново.

Как разработать и утвердить положение об адаптации

Что проверить до начала разработки

1. Утверждены ли программы инструктажей и программы обучения по охране труда, на которые положение будет ссылаться.
2. Сформирован ли перечень работников, подлежащих обучению первой помощи и применению СИЗ.
3. Есть ли приказ о комиссии по проверке знаний требований охраны труда и действующий состав комиссии.
4. Кто из работников подпадает под критерий ответственных за решения с негативным воздействием на окружающую среду.
5. Сколько работников допущены к наставничеству по каждому участку и сколько новичков приходится на одного из них.
6. Какие адаптационные документы уже ведутся электронно, а какие обязаны остаться на бумаге.

Как разработать положение об адаптации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Опишите обязательный контур: процедуры, основания, сроки, ответственные, подтверждающие документы. Сроки берите из нормативных актов, а не из практики подразделения.
2. Шаг 2. Разделите работников на категории: новые, переведённые, вернувшиеся после перерыва, и определите для каждой свой набор процедур.
3. Шаг 3. Соберите корпоративную часть — план адаптации, материалы по компании и по должности, порядок обратной связи — и привяжите её к календарю испытательного срока.
4. Шаг 4. Закрепите наставничество: форму письменного согласия, содержание и срок работы в допсоглашении, порядок расчёта доплаты, отчётность наставника.
5. Шаг 5. Пропишите оценку итогов: кто подводит итог, по каким критериям, каким документом оформляется решение и что происходит при отрицательном результате.
6. Шаг 6. Согласуйте проект со специалистом по охране труда, кадровой службой и руководителями участков, снимите противоречия со сроками действующих ЛНА.
7. Шаг 7. Утвердите приказом, ознакомьте работников под подпись и включите положение в перечень ЛНА для ознакомления при приёме.

Раскатывать положение на всю компанию сразу не стоит. Мы закладываем пилотную группу на одном участке: за один цикл приёма видно, где сроки не сходятся с реальным графиком смен и где ответственный физически не успевает подписать документ.

Ошибки в положении и что они стоят

Первая ошибка — переписать в положение сроки «под себя». Формулировка «обучение по охране труда проводится в течение первого квартала работы» противоречит предельному сроку в 60 календарных дней. Допуск работника к обязанностям без обучения и проверки знаний требований охраны труда влечёт по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ штраф от 15 000 до 25 000 рублей на должностное лицо и от 110 000 до 130 000 рублей на организацию, причём считается он по каждому работнику.

Вторая ошибка — назначить наставника приказом без письменного согласия и без условия об оплате. Третья — описать в положении электронное подтверждение инструктажей. Четвёртая — сделать адаптацию обязанностью кадровой службы целиком: специалист по кадрам не может отвечать за стажировку на рабочем месте, у него нет для этого ни допуска, ни присутствия на участке.

Требования к адаптации не одинаковы для всех новичков. Сценарная таблица помогает не раздувать положение и не занижать требования там, где это опасно.

Когда отдельное положение об адаптации не нужно

Если в компании до 15 работников и приём случается раз в год, отдельный ЛНА создаёт больше работы, чем экономит: маршрут адаптации проще описать разделом в правилах внутреннего трудового распорядка. Не нужен отдельный документ и там, где вся численность сосредоточена на однотипных офисных должностях без стажировок и допусков. И наоборот: как только появляются рабочие места с вредными или опасными условиями, сменный график и наставники с доплатой, разрозненные приказы перестают складываться в процесс.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Наставничество нельзя выстраивать по случаю: кто свободен, тот и берёт новичка. Работает система, в которой заранее определено, кто кого ведёт и по какому плану. Без наставника новичку нужно кратно больше времени, чтобы освоиться, потому что новое место, новые люди и новые правила сваливаются одновременно и разбирать их приходится методом проб и ошибок. Пропишите в положении последовательность: сначала новичок наблюдает за работой наставника, потом работает сам под присмотром, затем присмотр снимается по мере роста самостоятельности.»

Стоимость перевода адаптационных документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: подписей, шаблонов, интеграции с учётной системой и архива.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой: у эксплуатирующей компании со сменным персоналом обычно решает не цена за сотрудника, а объём шаблонов и маршрутов согласования. Актуальные условия и состав функций по каждому уровню опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Обратите внимание на границу применимости: часть адаптационного пакета остаётся бумажной независимо от тарифа, поэтому расчёт экономии считайте по документам, которые действительно уходят в электронный вид, — трудовому договору, допсоглашениям, приказам, заявлениям, листам ознакомления с ЛНА.

Выводы

Положение об адаптации в эксплуатирующей компании работает как связка двух контуров. Обязательный задан нормативно: ознакомление с ЛНА до подписания договора, инструктажи, обучение в срок до 60 календарных дней, стажировка не менее 2 смен, протокол проверки знаний и запись в реестре обученных лиц. Корпоративный компания собирает сама, но и он держится на конкретике: план адаптации с документом-результатом на каждом шаге, наставничество по статье 351.8 ТК РФ с письменным согласием и доплатой, матрица компетенций как основа для ИПР.

Мы в Добыто ежедневно собираем такие маршруты: переводим кадровую часть адаптационного пакета в электронный вид, оставляя на бумаге то, что закон на бумаге и оставил, и настраиваем подписание так, чтобы новичок закрывал документы в первый день, а не догонял их неделю.

Частые вопросы об адаптации новых сотрудников

Нужно ли положение об адаптации, если есть положение об обучении персонала?

Это разные документы по предмету регулирования. Положение об обучении описывает планирование, бюджет и порядок направления на программы в течение всей работы, положение об адаптации — маршрут первых недель конкретного работника с привязкой к испытательному сроку по статье 70 ТК РФ и к допусковым процедурам. Их можно объединить в один ЛНА, но тогда адаптационный раздел должен содержать собственные сроки и ответственных, иначе процедуры допуска растворятся в общих формулировках об обучении.

Можно ли сократить стажировку, если новичок пришёл с такой же должности?

Продолжительность стажировки на рабочем месте не может быть меньше 2 смен, и предыдущий опыт этот минимум не отменяет: стажировка привязана к конкретному рабочему месту и оборудованию, а не к профессии в трудовой книжке. Работодатель вправе установить большую длительность и сам определяет, сколько стажирующихся закрепляется за одним ответственным работником, с учётом требований нормативных правовых актов по охране труда.

Распространяется ли положение об адаптации на самозанятых и исполнителей по договору ГПХ?

Нет. Локальные нормативные акты работодателя регулируют трудовые отношения, а исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый в трудовых отношениях не состоят. Распространение на них плана адаптации, наставничества и обязательных инструктажей — один из признаков, по которым проверяющие переквалифицируют договор ГПХ в трудовой. В положении такое ограничение лучше указать прямо в разделе о сфере действия.

Что делать, если работник отказался от наставничества?

Наставничество выполняется на основании письменного согласия работника, поэтому отказ правомерен и дисциплинарным проступком не является. Наставника назначают из числа согласившихся работников, а если по участку таких нет, задачу закрывают перераспределением: увеличивают длительность стажировки под ответственным работником либо привлекают наставника со смежного участка. Условие о доплате за наставничество вносится в трудовой договор или дополнительное соглашение до начала работы, а не задним числом.

Как считать срок адаптации, если работник заболел на испытательном сроке?

Периоды фактического отсутствия на работе, включая временную нетрудоспособность, в испытательный срок не засчитываются по статье 70 ТК РФ. Календарь адаптации в положении удобно привязывать не к дате приёма, а к фактически отработанным дням, тогда план не превращается в формальность при длительном больничном. Даты обязательных процедур при этом не сдвигаются: предельный срок обучения требованиям охраны труда считается от заключения трудового договора.

Обязательно ли выдавать удостоверение по итогам проверки знаний по охране труда?

Результат проверки знаний оформляется протоколом, сведения о работнике вносятся в реестр обученных лиц. Удостоверение выдаётся по решению работодателя и существует как дополнительный экземпляр для предъявления на объекте, самостоятельным доказательством обучения оно не служит. При проверке смотрят протокол и запись в реестре, поэтому в положении корректнее закрепить порядок оформления протоколов и передачи сведений, а не форму бланка удостоверения.