Решение о проведении инвентаризации принимает руководитель организации: случаи, сроки, порядок и перечень объектов определяет сам экономический субъект, кроме обязательных инвентаризаций (часть 3 статьи 11 402-ФЗ). Коммерческая компания оформляет решение приказом в форме, утверждённой руководителем, например по образцу ИНВ-22, а госучреждение — электронным решением по форме 0510439, которое утверждает руководитель или уполномоченное лицо. В документе фиксируют основание, объекты, дату, по состоянию на которую идёт проверка, сроки и состав комиссии, куда не включают материально ответственных лиц за проверяемые ценности. Коммерческие организации с 1 апреля 2025 года применяют ФСБУ 28/2023, госучреждения — Общие требования к инвентаризации из СГС «Учётная политика», где комиссия не может быть меньше 3 человек.
Материал закрывает 8 обязательных случаев инвентаризации со сроками по каждому, реквизиты приказа и формы 0510439, правила подписи и ознакомления в электронном виде и порядок действий при смене материально ответственного лица. Отдельно показываем нарушения, из-за которых результаты признают недействительными, а недостачу не удаётся взыскать с работника. Во второй половине статьи — таблица типичных ошибок, чек-лист проверки приказа перед подписью, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Кто принимает решение о проведении инвентаризации и в какой форме его оформляют
Статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» делит инвентаризации на две группы. Случаи, сроки, порядок и перечень объектов определяет сам экономический субъект, а обязательное проведение устанавливают законодательство, федеральные и отраслевые стандарты. В коммерческой организации решение персонифицировано: по пункту 17 ФСБУ 28/2023 даты начала и окончания обязательной инвентаризации устанавливает руководитель, по пункту 9 он же утверждает квалификацию результатов — излишки, недостачи, пересортицу, основания для возмещения недостачи.
ФСБУ 28/2023 не устанавливает для коммерческих организаций обязательную форму приказа. Форму закрепляют в учётной политике, а за основу удобно взять ИНВ-22 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88: состав комиссии, объекты, даты начала и окончания, причина проверки, срок сдачи материалов в бухгалтерию. Для госсектора действует другое правило: решение оформляют по унифицированной форме 0510439 из приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н, и состав её реквизитов менять нельзя.
Подписать решение за руководителя может уполномоченное лицо. В форме 0510439 это заложено прямо в гриф «Утверждаю: руководитель учреждения (уполномоченное лицо)». В коммерческой компании полномочие подтверждают доверенностью или приказом о делегировании права подписи. Если уполномоченный работник подписывает электронный документ своей подписью физического лица, к документу прикладывают машиночитаемую доверенность.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда документ за организацию подписывает уполномоченный работник, машиночитаемая доверенность становится обязательной частью этого документа, а не приложением к процессу. Она хранится в одном комплекте с самим документом и файлом подписи. При увольнении такого работника первой отзывается доверенность. Спросите у поставщика своей системы, выгружает ли она документ целиком: файл, подпись и доверенность, а не только картинку на экране.»
Минфин разобрал применение правил для госсектора в методических рекомендациях к Общим требованиям к инвентаризации (письмо от 01.07.2024 № 02-06-06/61122): там описаны полномочия руководителя, состав комиссии, сроки годовой инвентаризации и связь с внутренним финансовым аудитом. Различия двух режимов сведены в таблицу.
| Параметр | Коммерческая организация | Госучреждение, орган власти |
|---|---|---|
| Норматив | ФСБУ 28/2023, приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н, применяется с 1 апреля 2025 года | Общие требования к инвентаризации — приложение к СГС «Учётная политика, оценочные значения и ошибки» (приказ Минфина от 30.12.2017 № 274н), применяются с 2024 года, не позднее 1 июля 2024 года |
| Кто принимает решение | Руководитель экономического субъекта; он же устанавливает сроки обязательной инвентаризации | Руководитель учреждения или уполномоченное лицо |
| Форма документа | Приказ (распоряжение) в форме из учётной политики; основа — ИНВ-22 | Решение о проведении инвентаризации, ф. 0510439, приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н |
| Носитель | Бумага или электронный документ с электронной подписью по правилам 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 | Электронный документ; в листе ознакомления есть графа «Электронная подпись» |
| Изменение решения | ФСБУ 28/2023 порядок изменения не регулирует | Изменение решения, ф. 0510447, допустимо только до начала инвентаризации |
| Годовая инвентаризация | На отчётную дату; основные средства, НМА, капвложения и запасы — не ранее 1 октября отчётного года | Не ранее 1 октября отчётного года; результаты отражают не позднее 31 декабря |
У коммерческой компании форма решения — вопрос учётной политики, у учреждения реквизитный состав задан формой 0510439, а свобода есть только в выборе объектов, сроков и комиссий. Проверьте, закреплены ли в учётной политике порядок инвентаризации и форма приказа; для госучреждений этот порядок, начиная с годовой инвентаризации за 2024 год, должен соответствовать пункту 32 Общих требований.
Когда решение об инвентаризации обязательно: 8 случаев и сроки по ФСБУ 28/2023
Пункт 15 ФСБУ 28/2023 перечисляет 8 ситуаций, в которых руководитель не выбирает, проводить ли инвентаризацию, а только фиксирует в приказе даты и объём проверки. Сверх этого перечня обязательность устанавливают отраслевые нормы: владельцы лицензий на оборот наркотических средств и психотропных веществ инвентаризируют их ежемесячно (статья 38 Федерального закона от 08.01.1998 № 3-ФЗ), драгоценные металлы и камни проверяют один раз в год по состоянию на 1 января (приказ Минфина от 09.12.2016 № 231н).
Официальный текст стандарта с перечнем объектов по каждому случаю опубликован на сайте Минфина в карточке ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Ниже случаи сведены с моментом проверки из пункта 16 и объёмом из пункта 18.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Случай (подпункт п. 15) | Когда проводить | Что проверяют |
|---|---|---|
| «а» Годовая бухгалтерская отчётность | По состоянию на отчётную дату; основные средства, НМА, капвложения, запасы — не ранее 1 октября отчётного года | Все объекты учёта |
| «б» Передача или возврат активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, отчуждение (кроме обычной деятельности) | Непосредственно перед передачей или отчуждением | Объекты, связанные со сделкой |
| «в» Смена работника, на которого возложена материальная ответственность | По состоянию на день приёмки-передачи дел | Ценности, вверенные этому работнику |
| «г» Смена бригадира, выбытие более 50% членов бригады, требование члена бригады | На день приёмки-передачи дел; по требованию члена бригады — сразу по предъявлению требования | Ценности коллектива (бригады) |
| «д» Утрата или порча активов | Непосредственно по установлению факта | Объекты, связанные с утратой или порчей |
| «е» Пожар, авария, стихийное бедствие, иная чрезвычайная ситуация | Непосредственно по окончании события, если проверка в этот срок возможна | Объекты, затронутые событием |
| «ж» Реорганизация, кроме преобразования | Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса | Все объекты учёта |
| «з» Ликвидация | Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса | Все объекты учёта |
«Все объекты учёта» в строках «а», «ж» и «з» по пункту 18 означают активы, обязательства, источники финансирования, забалансовые объекты и имущество, не учтённое организацией; на два последних составляют отдельные документы инвентаризации. При смене кладовщика проверяют ценности его склада, а не весь баланс: объём в случаях «б»-«е» ограничен объектами, связанными с событием.
Сроки по каждому случаю руководитель устанавливает в приказе с учётом пунктов 16 и 18 стандарта. Текст приказа Минфина от 13.01.2023 № 4н в официальной редакции можно сохранить и приложить к учётной политике как основание для формулировок приказа.
У госучреждений перечень обязательных случаев закреплён в пункте 31 Общих требований к инвентаризации, годовая инвентаризация стоит в нём отдельным подпунктом «з». Минфин отдельно называет обязательной инвентаризацию объектов, по которым внутренний финансовый аудит выявил признаки, влияющие на достоверность бюджетной отчётности. Если повод для проверки совпадает с одной из строк таблицы, дата «по состоянию на» уже задана стандартом, и в приказе её остаётся только указать.
Что включить в приказ о проведении инвентаризации и как его подписать
Комиссия проверяет ровно то, что названо в приказе, в названные даты и в названном составе. Объект, пропущенный в перечне, остаётся непроверенным, а размытая формулировка вроде «инвентаризация склада» не позволяет потом привязать недостачу к конкретному материально ответственному лицу.
Обязательные реквизиты приказа об инвентаризации
- Основание. Годовая отчётность, смена материально ответственного лица, выявленная утрата или другой случай из пункта 15 ФСБУ 28/2023; для проверки по решению организации — ссылка на учётную политику.
- Перечень объектов. Группы активов и обязательств, место хранения и материально ответственное лицо по каждой группе; для расчётов — контрагенты или счета учёта.
- Дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация. Для обязательных случаев её задаёт пункт 16 стандарта.
- Даты начала и окончания. Если проверка длится несколько дней, приказ предусматривает ограничение доступа в помещения в отсутствие комиссии: опечатывание, сигнализацию или видеонаблюдение (пункт 29).
- Состав комиссии. Председатель и члены с должностями, при нескольких комиссиях — распределение объектов между ними (пункт 19).
- Способ выявления наличия. Подсчёт, взвешивание, обмер, осмотр для материальных ценностей; проверка документов и расчётов для денег на счетах, финансовых вложений, дебиторской задолженности и обязательств (пункт 4).
- Срок сдачи материалов в бухгалтерию и порядок представления результатов руководителю, который утверждает их квалификацию (пункт 9).
По итогам комиссия оформляет инвентаризационные описи, акты инвентаризации и сличительные ведомости (пункт 5). Коммерческая организация может взять за основу ИНВ-3 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-17 для расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, ИНВ-19 для сличительной ведомости. Учреждения работают по формам приказов Минфина № 52н и № 61н, итоговый документ — Акт о результатах инвентаризации ф. 0510463.
Решение по форме 0510439 в госучреждении
Форма 0510439 в редакции приказа Минфина от 30.10.2023 № 174н состоит из трёх страниц. На первой — основания (случаи, цели) проведения, акты, определяющие порядок инвентаризации, раздел 1 с группами объектов, кодами счетов, ответственными лицами, датой «по состоянию на», датами начала и окончания, номером комиссии и местом проверки, раздел 2 с составом комиссии: вид (постоянно действующая или временная), статус члена, ФИО и должность. Вторая страница — лист согласования, третья — лист ознакомления. Документ формирует ответственный исполнитель, утверждает руководитель учреждения. Изменения, внесённые в приказ № 61н приказом Минфина от 30.09.2024 № 144н, учреждения применяют с 1 января 2026 года.
Одним решением можно назначить проверку разных групп объектов разными комиссиями и в разные сроки (пункт 12 Общих требований). Дата «по состоянию на» не может предшествовать дате решения; исключение — проверка методами подтверждения, выверки и расчётов. На основании утверждённого решения бухгалтерия передаёт комиссии инвентаризационные описи не позднее начала дня инвентаризации или в конце предыдущего рабочего дня.
Как оформить приказ о проведении инвентаризации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание: годовая отчётность, один из обязательных случаев пункта 15 ФСБУ 28/2023 или проверка по учётной политике. От основания зависят дата «по состоянию на» и объём проверки.
- Шаг 2. Составьте перечень объектов по местам хранения и материально ответственным лицам, для расчётов — по счетам учёта и контрагентам.
- Шаг 3. Установите три даты: по состоянию на которую проводится проверка, начала и окончания. Для годовой инвентаризации основных средств, НМА, капвложений и запасов дата не ранее 1 октября отчётного года.
- Шаг 4. Назначьте председателя и членов комиссии. Сверьте состав с перечнем материально ответственных лиц и с графиком отпусков и командировок на даты проверки.
- Шаг 5. Оформите приказ по форме из учётной политики или решение по ф. 0510439, проведите его по листу согласования и передайте на подпись руководителю или уполномоченному лицу.
- Шаг 6. Ознакомьте с документом членов комиссии и материально ответственных лиц до начала проверки.
- Шаг 7. Передайте комиссии последние приходные и расходные документы. Председатель визирует их отметкой «до инвентаризации на (дата)», материально ответственные лица дают расписки о сдаче всех документов (пункты 26 и 27).
Какой электронной подписью подписывать приказ и ознакомление
Документы инвентаризации составляют, хранят и исправляют по правилам для первичных учётных документов 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 (пункт 6 ФСБУ 28/2023), поэтому приказ можно оформить электронным документом. Руководитель подписывает его от имени организации, как правило, квалифицированной подписью, которая у него уже есть. Члены комиссии и материально ответственные лица подтверждают ознакомление своими подписями, а вид подписи и порядок её признания закрепляют в локальном акте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работодатель подписывает документ как организация, и требования к его подписи строже. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи. Поэтому в одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Прежде чем запускать маршрут, выпишите, кто и какой подписью подписывает каждый документ, и закрепите это в локальном акте.»
Факт: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет.
Важный нюанс из практики: работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО. Если среди членов комиссии или материально ответственных лиц есть отказавшиеся, их ознакомление с приказом ведут на бумаге параллельно с электронным маршрутом, и это закладывают в график до начала инвентаризации.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Перед маршрутом проверьте, что у каждого участника есть подпись нужного вида и подписанное соглашение о её использовании.
Подпишите приказ об инвентаризации электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Шаблоны приказов, соглашения и акта для электронного оформления инвентаризации
Комплект закрывает подготовку к электронному маршруту: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, без которого ознакомление членов комиссии простой подписью не имеет силы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта (для положения об инвентаризационной комиссии) | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
Инвентаризационная комиссия: состав, запреты и ознакомление с приказом
В комиссии из 5 человек достаточно отсутствия одного, чтобы результаты обязательной инвентаризации признали недействительными: пункт 21 ФСБУ 28/2023 связывает недействительность с отсутствием одной пятой и более членов. Поэтому состав сверяют с графиком отпусков и командировок ещё на этапе приказа. Пункт 20 запрещает включать в комиссию лиц, на которых возложена материальная ответственность за проверяемые этой комиссией объекты. При большом объёме работ создают несколько комиссий, распределение обязанностей и порядок взаимодействия между ними устанавливает руководитель (пункт 19).
Для госучреждений требования жёстче. Комиссия не может быть меньше 3 человек: председатель, его заместитель и другие члены, из которых решением о создании определяют секретаря. Лицо, ведущее бухгалтерский учёт, включают в комиссию при инвентаризации денег на счетах и электронных денежных средств, иных финансовых активов, обязательств по оплате труда и платежам в бюджет. Менять состав в период проведения запрещено даже при болезни, отпуске или командировке члена комиссии; проверка продолжается, если соблюдён кворум из положения о комиссии, например 2/3 утверждённого состава. Если в учреждении не больше 3 работников, в комиссию по согласованию с учредителем включают его представителей с правом голоса.
Приказ, подписанный до начала проверки, фиксирует состав и сроки. В Добыто приказ проходит маршрут согласования и подписания, а в разделе «Документы» видно, кто из участников уже подписал, кто согласовал и у кого документ ещё требует действия.
Как ознакомить комиссию и материально ответственных лиц с приказом
Материально ответственное лицо обязательно присутствует при проверке основных средств, запасов, наличных денег и денежных документов, а определять фактическое наличие с его слов или по данным учёта запрещено (пункт 23). До начала проверки оно даёт расписку, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или комиссии, а ценности оприходованы и списаны (пункт 27). Ознакомление с приказом заранее фиксирует дату, с которой работник знает о проверке. В форме 0510439 для этого предусмотрен лист ознакомления с графой для электронной подписи.
Работнику обособленного склада не обязательно выдавать ключ. Неквалифицированную подпись в сервисе государственных подписей выпускают при наличии учётной записи на портале госуслуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта; приложение мобильное, поэтому нужен смартфон.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через систему КЭДО кассационный суд отменил решения в пользу работодателя, хотя положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника были оформлены. В деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и это зафиксировала система работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые действия с ней: материально ответственному лицу подпись выдают заранее, а не в день инвентаризации.
Полезно знать: штамп с номером сертификата на странице PDF — это визуализация, а не сама подпись. Электронная подпись прикреплена к документу отдельно, и штампа может не быть вовсе, при этом документ остаётся подписанным.
Когда инвентаризационную комиссию можно не создавать
Пункт 22 ФСБУ 28/2023 допускает обязательную инвентаризацию без комиссии в 3 случаях: в организации работают только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) или только руководитель; организация заключила договор на проведение инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором; инвентаризацию проводит ревизионная комиссия, если её создание предусмотрено уставом и на неё возложены эти полномочия. Требования и полномочия комиссии тогда исполняет лицо, на которое приказом возложено проведение инвентаризации, поэтому сам приказ остаётся обязательным. Для госучреждений такого исключения нет: при малой численности состав добирают представителями учредителя.
Смена материально ответственного лица и договор о полной материальной ответственности
Полная материальная ответственность возникает из письменного договора: по статье 244 ТК РФ его заключают с работниками старше 18 лет, которые непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни должностей и типовые формы договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Без такого договора работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (статья 241 ТК РФ), а при бригадной работе договор о коллективной ответственности заключают по статье 245.
При смене работника с материальной ответственностью инвентаризацию проводят по состоянию на день приёмки-передачи дел, а в описи расписываются и сдающий, и принимающий ценности (подпункт «д» пункта 31 ФСБУ 28/2023). Если материально ответственное лицо увольняется, проверку назначают на период, пока оно работает: его присутствие обязательно. Приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ оформляют только на бумаге, даже если остальные документы, включая приказ об инвентаризации, компания ведёт в КЭДО.
Выявленная недостача запускает процедуру статьи 247 ТК РФ: работодатель проводит проверку для установления размера и причин ущерба, истребует у работника письменное объяснение, а при отказе составляет акт. Сумму, не превышающую среднего месячного заработка, удерживают по распоряжению работодателя не позднее 1 месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248); в остальных случаях взыскание идёт через суд, куда работодатель вправе обратиться в течение 1 года со дня обнаружения ущерба (статья 392).
В суде доказывание лежит на работодателе. Пленум Верховного Суда в постановлении от 16.11.2006 № 52 перечислил, что он обязан доказать: противоправность поведения и вину работника, причинную связь, наличие прямого действительного ущерба, его размер и соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. Если правомерность договора и недостача доказаны, отсутствие вины доказывает уже работник. При коллективной ответственности суд учитывает время, которое каждый член бригады проработал от последней инвентаризации до обнаружения ущерба.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронный документ суд принимает как письменное доказательство, электронная форма сама по себе нарушением не является. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, соответствует ли вид подписи каждому документу маршрута.»
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение в споре, её заверяют: оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Если вы материально ответственное лицо, у вас есть инструменты защиты на самой инвентаризации. Ошибку в описи заявляют комиссии немедленно, до открытия склада или кладовой, и комиссия обязана её проверить и исправить при подтверждении (пункт 30). Исправления в описи удостоверяют подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица (пункт 34), а документ с фактическим наличием комиссия предоставляет по вашему требованию (пункт 31).
Ошибки в решении об инвентаризации и во что они обходятся
Стоимость утраченных активов относят на виновных лиц только при наличии оснований для возмещения; без них она уходит в расходы организации (подпункт «б» пункта 12 ФСБУ 28/2023). Основания для возмещения складываются из приказа, состава комиссии и описи, поэтому дефект в любом из этих документов переводит недостачу из требования к работнику в расходы компании.
| Ошибка | Норма | Последствие |
|---|---|---|
| В комиссию включено материально ответственное лицо за проверяемые ценности | П. 20 ФСБУ 28/2023 | Нарушен прямой запрет стандарта; размер недостачи, который обязан доказать работодатель, становится спорным |
| На проверке отсутствует одна пятая и более членов комиссии | П. 21 ФСБУ 28/2023 | Результаты обязательной инвентаризации признают недействительными |
| Наличие записано со слов материально ответственного лица или по данным учёта | П. 23 ФСБУ 28/2023 | Фактическое наличие не установлено, сопоставлять с регистрами учёта нечего |
| Инвентаризацию при смене материально ответственного лица провели после его увольнения | Подп. «в» п. 16, п. 23, подп. «д» п. 31 ФСБУ 28/2023 | В описи нет подписи сдающего ценности, проверка прошла без обязательного присутствия |
| Госучреждение меняет состав комиссии или решение после начала проверки | П. 9 Общих требований к инвентаризации, ф. 0510447 | Изменения допустимы только до начала инвентаризации, состав в период проведения менять запрещено |
| Распоряжение об удержании издано позже месячного срока | Ст. 248 ТК РФ | Удержать ущерб в пределах среднего месячного заработка по распоряжению нельзя, взыскание только через суд |
| Годовая инвентаризация не проведена, отчётность расходится с фактом | Ст. 15.11 КоАП РФ | При искажении показателя отчётности не менее чем на 10% — штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 руб. |
Три из семи ошибок — состав комиссии, её явка и дата проверки при смене материально ответственного лица — закладываются на этапе приказа, до первого пересчёта. Перед переводом всех складов на электронные маршруты мы закладываем пилотную группу: ошибки настройки проявляются на одном подразделении и не переносятся на всю компанию.
Чек-лист проверки приказа перед подписью
- Основание названо и совпадает с одним из случаев пункта 15 ФСБУ 28/2023 или с учётной политикой.
- Дата «по состоянию на» соответствует пункту 16: для смены материально ответственного лица — день приёмки-передачи дел, для годовой — отчётная дата или не ранее 1 октября для основных средств, НМА, капвложений и запасов.
- Перечень объектов соответствует основанию: при годовой инвентаризации, реорганизации и ликвидации в него входят забалансовые объекты и неучтённое имущество.
- В составе комиссии нет материально ответственных лиц за проверяемые ценности; в госучреждении — не меньше 3 человек и лицо, ведущее учёт, если проверяются деньги на счетах или расчёты.
- Члены комиссии не в отпуске и не в командировке на даты проверки: при отсутствии одной пятой состава результаты признают недействительными.
- Подписант — руководитель или лицо с подтверждёнными полномочиями; при электронной подписи работника приложена машиночитаемая доверенность.
- У всех, кто знакомится с приказом электронно, есть подпись нужного вида и подписанное соглашение о её использовании; для отказавшихся от КЭДО подготовлен бумажный экземпляр.
- Материально ответственные лица предупреждены о расписке о сдаче первичных документов, а доступ в помещения на время многодневной проверки ограничен.
Стоимость электронного подписания приказов и ознакомления в КЭДО на 2026 год
Стоимость зависит от числа сотрудников, которых подключают к маршрутам подписания и ознакомления, и от набора подписей и интеграций. Цены приведены по странице тарифов на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудника через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании с несколькими складами и материально ответственными лицами на каждом итог определяет численность подключённых сотрудников: на тарифе «Бизнес» оплата считается минимум за 50 человек. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; действующие условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Инвентаризацию назначает руководитель, но в 8 ситуациях из ФСБУ 28/2023 он решает только, когда и в каком объёме проверять, а не проводить ли проверку. Коммерческой компании форму приказа задаёт учётная политика, учреждению — реквизиты формы 0510439 и Общие требования с комиссией от 3 человек. Результат выдерживает спор о недостаче, если в комиссии нет материально ответственных лиц за проверяемые ценности, на проверке присутствует больше четырёх пятых состава и сам работник, а при электронном оформлении у каждого подписанта есть подпись нужного вида, соглашение и подтверждённая личность.
Добыто переводит согласование и подписание приказов и ознакомление членов комиссии и материально ответственных лиц в электронный маршрут со статусом по каждому участнику, поэтому до начала инвентаризации видно, кто ознакомлен с приказом, а у кого документ ещё ждёт подписи.
Частые вопросы о решении о проведении инвентаризации
Можно ли заменить пересчёт фото- или видеофиксацией?
Да, но только для отдельных видов активов. Подпункт «а» пункта 4 ФСБУ 28/2023 допускает альтернативные способы, в том числе видео- и фотофиксацию, когда подсчёт, взвешивание, обмер или осмотр невозможны или излишне затратны. Для госсектора Минфин дополнительно называет фиксацию работы объекта на дату инвентаризации (передача сигнала, работа указателей и светофоров) и выверку с государственными реестрами. Выбранный способ закрепляют в порядке проведения инвентаризации и указывают в приказе.
Как часто проверять основные средства и библиотечный фонд?
При годовой инвентаризации коммерческая организация вправе проверять основные средства один раз в 3 года, библиотечные фонды — один раз в 5 лет (подпункт «а» пункта 15 ФСБУ 28/2023). В госучреждениях библиотечный фонд включают в годовую инвентаризацию не реже одного раза в 5 лет, иное движимое имущество, для которого ежегодная проверка не предусмотрена, — не реже одного раза в 3 года. Недвижимость учреждения проверяют ежегодно, в том числе выверкой с ЕГРН.
Сколько хранить приказ об инвентаризации и описи?
Документы инвентаризации хранят по правилам для первичных учётных документов (пункт 6 ФСБУ 28/2023). По статье 29 402-ФЗ первичные учётные документы, регистры и отчётность хранят не меньше 5 лет после отчётного года. Электронные документы хранят вместе с файлами подписей и, если документ подписан по доверенности, с машиночитаемой доверенностью.
Что делать, если материально ответственное лицо отказывается подписать опись?
Пункт 31 ФСБУ 28/2023 требует в конце описи расписку материально ответственного лица о проверке в его присутствии и об отсутствии претензий к комиссии, но порядок действий при отказе стандарт не описывает. Комиссия фиксирует отказ актом с подписями членов и приобщает его к документам инвентаризации. Отказ дать письменное объяснение о причинах недостачи оформляют отдельным актом по статье 247 ТК РФ: без объяснения или акта об отказе процедура взыскания ущерба не соблюдена.
Обязательна ли инвентаризация при смене генерального директора?
Нет, в пункте 15 ФСБУ 28/2023 такого случая нет: стандарт называет смену руководителя коллектива (бригадира) при бригадной материальной ответственности. Инвентаризацию при смене директора проводят по решению организации, если это предусмотрено учётной политикой. Сам руководитель организации несёт полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб в силу статьи 277 ТК РФ, независимо от условий трудового договора (пункт 9 постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52).
Как госучреждение отражает недостачу, пока виновный не установлен?
По недостаче проводят служебное разбирательство. До установления виновного сумму отражают по дебету счёта 020900000 «Расчёты по ущербу и иным доходам» и кредиту счёта 040140172 «Доходы от операций с активами» за ответственным лицом, за которым числились ценности. Излишки, собственность на которые подтвердить нельзя, принимают на забалансовый счёт 02 «Материальные ценности на хранении» по Акту о приёме-передаче ф. 0510448. Сами описи и акты о результатах инвентаризации основанием для проводок не служат.
