Инвентаризация отпусков — это сверка заработанных и фактически использованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска по каждому рабочему году сотрудника. Остаток равен разнице между днями, заработанными за отпускной стаж по статье 121 ТК РФ, и днями, использованными по приказам и фактическим датам. Универсальной формулы на произвольную дату среза закон не даёт, а помесячное округление до 2,33 дня искажает итог. Обязательной формы акта для такой сверки нет: результат оформляют документом, утверждённым в компании. Накопленный долг гасят через график отпусков, разделение, перенос и денежную замену части отпуска сверх 28 календарных дней. Обычному работнику отпуск запрещено не предоставлять 2 года подряд, а работнику младше 18 лет и занятому во вредных или опасных условиях его предоставляют ежегодно.
Материал помогает пройти сверку по шагам: определить рабочие годы с учётом исключаемых периодов, найти источники расхождений и выбрать законный способ погасить остаток для каждой категории сотрудников. Отдельно показано, чем кадровая сверка дней отличается от инвентаризации резерва отпусков у бухгалтерии и почему сумма основных отпусков разных лет не даёт права на денежную замену. Штрафы по статье 5.27 КоАП, судебная практика 2025 года, образцы приказов и заявлений, тарифы на ведение учёта и ответы о новых правилах с 1 сентября 2026 года — во второй половине статьи.
Что проверяет инвентаризация отпусков и чем она отличается от бухгалтерской
Кадровая сверка отвечает на вопрос, сколько дней ежегодного оплачиваемого отпуска каждый сотрудник заработал и сколько использовал за каждый рабочий год. Бухгалтерия работает с деньгами: по ПБУ 8/2010, утверждённому приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н, оценивают оценочное обязательство по оплате отпусков, а по статье 324.1 НК РФ инвентаризируют налоговый резерв исходя из количества неиспользованных дней, среднедневных расходов и страховых взносов. Денежный резерв кадровый регистр дней не заменяет. Резерв считается от количества неиспользованных дней, поэтому неверный остаток в кадровом учёте даёт неверную сумму при инвентаризации счетов резерва.
Специальной процедуры для подсчёта отпускных дней действующие нормы не содержат. Общая инвентаризация активов и обязательств по статье 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» не тождественна кадровой сверке: обязательная комиссия, акт инвентаризации и инвентаризационная опись для остатков отпусков в нормах не предусмотрены. По частям 1, 2 и 4 статьи 9 402-ФЗ формы первичных документов определяет руководитель, а унифицированные формы из альбомов с 2013 года в общем случае не обязательны (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
Из этого следует порядок оформления: результат сверки и каждое исправление остатка фиксируют документом по форме, которую утвердил руководитель, с указанием причины исправления. Для государственных и муниципальных учреждений ПБУ 8/2010 не применяется, пункт 1 прямо их исключает: у бюджетных организаций свои правила бюджетного учёта, и требования коммерческого учёта на них автоматически не переносятся. Перед началом работы определите, кто ведёт регистр дней и с какими расчётными сведениями его сравнивают.
Рабочий год и отпускной стаж: с чего начинается расчёт остатка
Рабочий год отсчитывается от даты начала работы у конкретного работодателя. В отпускной стаж по статье 121 ТК РФ входят фактическая работа, периоды, когда за работником сохранялось место работы, вынужденный прогул после восстановления и до 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты за рабочий год. Отсутствие без уважительных причин и отпуск по уходу за ребёнком в стаж не входят. Каждый исключённый день удлиняет рабочий год и сдвигает дату его окончания: у сотрудника с долгим отпуском за свой счёт границы рабочих лет расходятся с годовщинами приёма уже на второй год.
Стаж для дополнительного отпуска за вредные или опасные условия считается отдельно, в него входит только фактическая работа во вредных условиях. Продолжительность определяют по каждому виду отпуска: основной по статье 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней, дополнительные по статье 116 положены за вредные условия, особый характер работы, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законом. Дополнительный отпуск за вредность по статье 117 составляет не менее 7 календарных дней.
Право использовать отпуск за первый рабочий год по статье 122 возникает после 6 месяцев непрерывной работы. По соглашению сторон отпуск дают раньше, а отдельным категориям работников — по заявлению до истечения 6 месяцев. За последующие годы отпуск предоставляют по очередности. Возможность уйти в отпуск авансом не означает, что дни заработаны: при сверке такой сотрудник может оказаться с отрицательным остатком, и его отражают так же явно, как положительный.
Полезно знать: отпуск авансом создаёт будущую задолженность работника. Если он увольняется до окончания рабочего года, за который отпуск уже использован, возникает основание для удержания за неотработанные дни, и это одно из немногих оснований в закрытом перечне статьи 137 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
До подсчёта дней выпишите для каждого сотрудника дату приёма и все периоды, исключаемые из стажа, и по ним заново определите границы рабочих лет.
Почему остаток по 2,33 дня в месяц расходится с фактом
Цифра 2,33 — округлённое отображение дроби 28/12, а не точная доля. При помесячном начислении с округлением каждого месяца до 2,33 за несколько лет набегает расхождение с точным расчётом. Законодательной формулы помесячного начисления на произвольную дату среза нет. Для сверки сопоставляют дни, заработанные за учитываемый стаж, с днями, фактически использованными за соответствующие рабочие годы, и берут разницу.
Разъяснения про полные месяцы и половину месяца, которые встречаются в официальных ответах Минтруда по трудовым отношениям, относятся к компенсации при увольнении. Применять их к текущему срезу по действующим работникам без оговорки нельзя: универсальное правило для такого случая не подтверждено.
Вторая группа расхождений появляется, когда остаток считают по графику без проверки фактических дат. События, которые меняют остаток или границы рабочего года, сведены в таблицу.
| Событие | Как влияет на остаток | Что сверить | Норма |
|---|---|---|---|
| Отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 календарных дней за рабочий год | Дни сверх 14 исключаются из стажа, рабочий год удлиняется | Приказы об отпуске без оплаты | ст. 121 ТК РФ |
| Отсутствие без уважительных причин | Исключается из стажа, окончание рабочего года сдвигается | Табель учёта рабочего времени | ст. 121 ТК РФ |
| Отпуск по уходу за ребёнком | Исключается из стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска | Приказ о предоставлении и о выходе | ст. 121 ТК РФ |
| Вынужденный прогул после восстановления | Включается в стаж | Приказ о восстановлении на работе | ст. 121 ТК РФ |
| Работа во вредных условиях | Для дополнительного отпуска учитывается только фактическая работа в таких условиях | Табель, условия трудового договора | ст. 117, 121 ТК РФ |
| Нерабочий праздничный день внутри отпуска | В дни основного и дополнительного отпуска не включается, выходные включаются | Приказ и фактические даты отпуска | ст. 120 ТК РФ |
| Болезнь работника во время отпуска | Отпуск продлевается или переносится на срок, который определяет работодатель с учётом пожеланий работника | Сведения о нетрудоспособности, приказ о продлении или переносе | ст. 124 ТК РФ |
| Отзыв из отпуска | Неиспользованные дни по выбору работника предоставляются в текущем рабочем году или присоединяются к отпуску за следующий | Приказ об отзыве, фактические даты выхода | ст. 125 ТК РФ |
Ни одну строку таблицы нельзя закрыть по графику отпусков: для каждой нужен приказ, заявление или табель с фактическими датами. Первоначальный план показывает только намерение, а остаток меняется по факту.
Факт: праздники внутри отпуска сдвигают дату его окончания. Отпуск с 5 мая по 1 июня, на который приходятся 4 нерабочих праздничных дня, заканчивается 4 июня.
В сервисе Добыто график отсутствий показывает отпуска, больничные и командировки разными цветами, поэтому больничный, пришедшийся на отпуск, виден в календаре сотрудника без отдельного запроса. Перед подсчётом отметьте у каждого сотрудника все события из таблицы и найдите под каждое подтверждающий документ.
Как провести сверку остатков отпусков по каждому сотруднику
Сверку ведут по каждому сотруднику и по каждому рабочему году отдельно. Порядок ниже — практическая методика, этапы закон не устанавливает. При этом часть 1 статьи 9 402-ФЗ требует первичного документа на каждый факт хозяйственной жизни, поэтому каждое число в регистре дней опирается на приказ, заявление или табель.
Как проверить остаток дней отпуска: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите дату приёма и определите границы каждого рабочего года с учётом периодов, исключаемых из стажа по статье 121 ТК РФ.
- Шаг 2. Для каждого рабочего года установите продолжительность основного отпуска и всех дополнительных, на которые у сотрудника было право в этом году.
- Шаг 3. Сведите фактически использованные календарные дни по приказам и заявлениям с фактическими датами, без опоры на первоначальный график.
- Шаг 4. Учтите болезни во время отпуска, отзывы, перенесённые части и нерабочие праздничные дни внутри отпуска.
- Шаг 5. Посчитайте остаток как разницу заработанных и использованных дней по каждому рабочему году без помесячного округления до 2,33.
- Шаг 6. Сверьте итог с кадровыми регистрами и расчётными сведениями, по каждому расхождению зафиксируйте причину и документ-основание.
- Шаг 7. Оформите результат сверки документом по форме, утверждённой руководителем, и внесите исправления в учёт на его основании.
В практике Добыто отправная точка сверки — блок отсутствий в профиле сотрудника: в нём видно, сколько дней отпуска и отгулов доступно, какие запланированы и какие завершены, и из профиля же согласуется новое отсутствие. Сопоставление с расчётными сведениями 1С и разбор причин расхождений специалист по кадрам выполняет по шагам 5 и 6.
Важный нюанс из практики: микропредприятие само по себе от графика отпусков не освобождено. График могут не составлять микропредприятия, некоммерческие организации и ИП, которые отказались от локальных нормативных актов и закрепили условия в трудовом договоре с каждым сотрудником. Работники там уходят в отпуск по заявлению, и сверку проводят по заявлениям и приказам без графика.
Лайфхак: мобилизованных Роструд рекомендует не включать в график отпусков, так как трудовые отношения с ними приостановлены. Сделайте отметку в десятой графе: при сверке графика со штатным расписанием она сразу объясняет расхождение.
Как убрать накопленные долги по отпускам законными способами
Накопленный остаток приказом не списывают: дни остаются за работником, пока он их не использует или не получит компенсацию. Способов погасить долг 5, и у каждого свои условия и ограничения.
| Способ | Условие | Ограничение | Норма |
|---|---|---|---|
| Включение остатков в график на следующий год | График утверждают не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, для 2027 года — не позднее 17.12.2026 | Извещение под роспись не позднее чем за 2 недели до начала отпуска | ст. 123 ТК РФ |
| Разделение отпуска на части | Соглашение работника и работодателя | Одна часть не менее 14 календарных дней | ст. 125 ТК РФ |
| Перенос на следующий рабочий год | Исключительный случай и согласие работника | Использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года; работникам младше 18 лет и во вредных условиях отпуск предоставляют ежегодно | ст. 124 ТК РФ |
| Замена деньгами без увольнения | Письменное заявление работника | Только часть каждого отпуска сверх 28 календарных дней; запреты для беременных, работников младше 18 лет и для отпуска за вредность | ст. 126 ТК РФ |
| Компенсация при увольнении | Прекращение трудового договора | Компенсируются все неиспользованные отпуска; за задержку — не ниже 1/150 ключевой ставки за день | ст. 127, 236 ТК РФ |
Для действующего сотрудника реально гасят долг только первые 3 строки: денежная замена закрывает лишь дни сверх 28, а компенсация возможна только при увольнении.
График по статье 123 обязателен для обеих сторон и принимается с учётом мнения первичной профсоюзной организации, если она есть в компании. В него включают остатки прошлых лет и закрепляют конкретные даты: Роструд рекомендует указывать дату начала, а не месяц, так проще оформлять документы и выплату. Оплату отпуска по части 9 статьи 136 перечисляют не позднее чем за 3 календарных дня до начала.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Во многих компаниях график отпусков воспринимают как итог переговоров: собрали пожелания, состыковали, утвердили. По закону работодатель вправе сам поставить даты, и в споре о датах директивность графика служит аргументом работодателя. Злоупотреблять этим я не советую: опрос снимает напряжение и даёт людям планировать жизнь заранее. Опросите сотрудников, а при разногласиях опирайтесь на утверждённый график.»
Внимание: срок выплаты отпускных считается в календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, а деньги перечислены в пятницу, 3 полных дня не набираются, и срок формально нарушен.
Важный нюанс из практики: обязанности по графику встречные. Работодатель не вправе отказать в запланированном отпуске, а работник не вправе работать без отпуска даже за отпускные. Если сотрудник не хочет идти в отпуск в дату графика, работодатель издаёт приказ, извещает его за 2 недели и выплачивает отпускные за 3 дня до начала. Если извещение или выплата опоздали, работник вправе требовать переноса.
Льготные категории уходят в отпуск в удобное для них время, и отклонение от графика для них нарушением не считается. К ним относятся работники младше 18 лет, один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет, многодетные родители, если младшему ребёнку не исполнилось 14 лет, почётные доноры СССР и России и другие категории по ТК РФ и федеральным законам. В сервисе Добыто заявления, уведомления и приказы об отпуске оформляются и подписываются электронно, а сотрудник получает автоматическое извещение о предстоящем отпуске из графика.
Перенос на следующий рабочий год допустим в исключительном случае с согласия работника, и перенесённый отпуск используют не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен. Корректировку графика оформляют заявлением сотрудника и приказом руководителя. Алгоритма внесения изменений закон не содержит, поэтому порядок задаёт локальный нормативный акт.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие в законе алгоритма корректировки графика — не пробел, а свобода работодателя. Опишите порядок в локальном нормативном акте: кто подаёт заявление, в какой срок и кто согласует. Тогда каждый перенос перестаёт быть отдельной историей и проходит по одному понятному маршруту.»
Когда денежная замена отпуска не подходит
Без увольнения деньгами заменяют только часть ежегодного оплачиваемого отпуска сверх 28 календарных дней, по письменному заявлению работника. При суммировании разных рабочих лет речь идёт о части каждого отпуска сверх 28 дней. Если у сотрудника накопились только основные отпуска по 28 дней за несколько лет, заменить деньгами нечего: сумма основных отпусков разных лет превышения 28 дней не создаёт.
Эта логика изложена и в разъяснении Минтруда о ежегодных оплачиваемых отпусках: замена остаётся возможностью работодателя по заявлению работника и автоматически остаток не списывает.
Заменять деньгами запрещено отпуск беременных и работников младше 18 лет, а также дополнительный отпуск за вредные или опасные условия, кроме случаев, прямо установленных ТК РФ. Пока работа продолжается, минимальные 7 календарных дней такого отпуска не заменяются. Дни сверх 7 заменяют только при наличии отраслевого соглашения, коллективного договора и письменного согласия работника, оформленного отдельным соглашением к трудовому договору. Исключение из запретов — увольнение: по статье 127 компенсируют все неиспользованные отпуска.
Образцы графика, приказов и заявлений для погашения остатков отпуска
Комплект закрывает планирование, перенос и предоставление отпуска; начинать стоит с графика по форме Т-7, куда вносят остатки прошлых лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Заявление работника о переносе отпуска | Скачать |
| Приказ о переносе отпуска (свободная форма) | Скачать |
Чем грозит долг по отпускам: штрафы и судебная практика
Сам по себе остаток неиспользованных дней состава правонарушения не доказывает. Нарушением по статье 124 ТК РФ считается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска 2 года подряд, а работникам младше 18 лет и занятым во вредных или опасных условиях отпуск обязаны предоставлять каждый год.
ГИТ в Приморском крае в разъяснении о долгах по отпускам отмечает, что граничная продолжительность нереализованных отпусков законом не установлена, при этом запрет на непредоставление отдыха 2 года подряд сохраняется. Это позиция инспекции, а норма закреплена в статье 124.
По части 1 статьи 5.27 КоАП непредоставление ежегодного отпуска влечёт предупреждение или штраф: для должностного лица и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное аналогичное нарушение по части 2 должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, юрлицу — от 50 000 до 70 000 рублей. Задержка компенсации при увольнении — отдельный риск: по статье 236 ТК РФ работодатель платит не ниже 1/150 действующей ключевой ставки за каждый день задержки независимо от вины, а саму задержку выплат рассматривают по части 6 статьи 5.27 КоАП.
Ошибка в стаже обходится дороже штрафа. В апелляционном определении Московского городского суда от 15.12.2025 № 33-52071/2025 работнику взыскали 171 783,05 руб. компенсации за неиспользованный отпуск, 218 783,30 руб. за задержку выплат и 50 000 руб. морального вреда, а вынужденный прогул после незаконного увольнения суд учёл в отпускном стаже. Сумма за задержку оказалась больше самой компенсации.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «На производстве и с ключевыми специалистами сценарий повторяется: человек незаменим, отпуск переносят, потом переносят ещё раз, и выясняется, что он не отдыхал 2 года. Это уже нарушение, и обнаруживают его, как правило, при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию. Держите правило двух лет перед глазами при каждом переносе отпуска такого сотрудника.»
По итогам сверки выделите сотрудников, у которых последний ежегодный отпуск был больше года назад, и поставьте их в график на ближайшие даты.
Стоимость учёта отпусков в КЭДО: тарифы на 2026 год
Отдельной цены за инвентаризацию отпусков нет: стоимость сервиса считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа и численности. Цены приведены на 15.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма зависит от численности: для тарифа «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, а условия «Корпорации» рассчитываются индивидуально. Актуальные условия и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Срок в 1 день относится к установке и настройке модуля 1С:ЗУП, документы после этого синхронизируются автоматически. Саму сверку остатков по рабочим годам этот срок не включает: её продолжительность зависит от численности и полноты приказов за прошлые годы. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Достоверный остаток отпуска складывается из трёх опор: правильно определённых рабочих лет, продолжительности каждого вида отпуска и фактически использованных дней по документам, а не по графику. Обязательной формы для сверки нет, зато каждое исправление требует документа-основания. Долг гасят графиком, разделением и переносом, денежная замена закрывает только дни сверх 28, а правило двух лет и ежегодный отпуск для несовершеннолетних и работников во вредных условиях определяют, кого ставить в график первым.
В Добыто мы ведём график отсутствий, счётчики отпусков в профиле сотрудника и электронное оформление заявлений, уведомлений и приказов, поэтому после сверки погашение остатков идёт по документам с подписью и датой, которые выдерживают проверку ГИТ.
Частые вопросы об остатках отпуска
Входят ли дни отпуска при чрезвычайной ситуации в остаток ежегодного отпуска?
Нет. С 01.09.2026 Федеральный закон от 09.04.2026 № 90-ФЗ закрепил в статьях 128 и 186.1 ТК РФ право работника, фактически проживающего в зоне природной или техногенной ЧС, при нарушении условий жизни и утрате имущества получить до 5 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты и 1 дополнительный оплачиваемый выходной. Эти дни учитываются отдельно от ежегодного оплачиваемого отпуска. По постановлению Правительства РФ от 28.05.2026 № 620 заявление подают не позднее 5 рабочих дней после установления обстоятельств, выходной предоставляют в течение 10 календарных дней, отпуск без оплаты — в течение 20 календарных дней со дня заявления.
Можно ли с сентября 2026 года отозвать из отпуска работника с вредными условиями труда?
Только в исключительных случаях. По Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ, действующему с 01.09.2026, такого работника отзывают для предотвращения катастрофы или производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, аварии, стихийного бедствия, если нужно привлечь именно его по трудовой функции. Обычная производственная необходимость основанием не служит. Часы такой работы оплачиваются не менее чем в двойном размере, порядок задают коллективный договор, соглашения, ЛНА или трудовой договор. Неиспользованная часть предоставляется в текущем рабочем году или присоединяется к отпуску за следующий.
Обязан ли работодатель выдать справку об остатке отпуска?
Отдельная обязательная форма такой справки статьёй 62 ТК РФ не установлена, и прямой нормы об обязанности создать её нет. По письменному заявлению работника работодатель выдаёт заверенные копии существующих документов, связанных с работой, бесплатно и не позднее 3 рабочих дней. Работник вправе запросить копии приказов об отпусках, по которым остаток можно пересчитать самостоятельно.
Как учитывать неполный месяц стажа при расчёте компенсации за отпуск?
Для компенсации при увольнении применяют пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утверждённых НКТ СССР 30.04.1930 № 169: остаток стажа менее половины месяца исключается, не менее половины округляется до полного месяца. Универсального правила округления самих дней закон не устанавливает. Применение этого порядка к текущей сверке действующих работников не подтверждено, поэтому выбранный метод расчёта на дату среза фиксируют в документе о сверке.
Сгорают ли отпуска, которые не использованы много лет?
Нет. Постановлением Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 № 38-П установлено, что давность окончания рабочего года сама по себе не лишает работника права на компенсацию. При увольнении по статье 127 ТК РФ компенсируют все неиспользованные отпуска, включая дни за прошлые рабочие годы, а за задержку выплаты начисляется не ниже 1/150 ключевой ставки за день по статье 236.
Чьи остатки включать в график отпусков после сверки?
В график включают всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией на день его составления: дистанционных работников, работников по срочному договору и тех, кто уже находится в отпуске с последующим увольнением. Исполнителей по договорам гражданско-правового характера не включают: ежегодный оплачиваемый отпуск по ТК РФ им не положен. Сотрудников, принятых после утверждения графика, в него не вносят, их отпуск оформляют по соглашению и заявлению.
