Отчет по инвентаризации что включить и кому передать после завершения

Отчёт по инвентаризации составляют из нескольких документов: инвентаризационных описей, актов инвентаризации, сличительных ведомостей и квалификации результатов, которую утверждает руководитель (пп. 5 и 9 ФСБУ 28/2023). К ним прикладывают расписку материально ответственного лица (МОЛ), его объяснения о пересортице и пояснения, почему недостачу не отнесли на виновных. Готовый комплект идёт руководителю, затем в бухгалтерию: расхождения отражают в периоде, к которому относится дата инвентаризации. Материалы о недостаче с основанием для возмещения передают на проверку по статье 247 ТК РФ, а весь пакет хранят не меньше 5 лет после отчётного года. Коммерческая организация оформляет отчёт по ФСБУ 28/2023 на формах, утверждённых руководителем, бюджетное учреждение — по приказу Минфина № 256н на формах 0510463-0510468 и отражает результаты в периоде завершения инвентаризации.

Материал разбирает обязательные реквизиты описи, квалификацию излишка, недостачи и пересортицы и сроки для каждого получателя отчёта. Отдельно показано, какие документы нужны, чтобы взыскать недостачу с работника, и когда удержание из зарплаты по распоряжению работодателя уже невозможно. Таблица адресатов и чек-лист перед передачей в бухгалтерию стоят в середине материала, а формы бюджетных учреждений, хранение электронных описей, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

## Какие документы образуют отчёт по инвентаризации и какие нормы действуют в 2026 году

Отдельной формы под названием «отчёт по инвентаризации» законодательство не устанавливает. Пункт 5 ФСБУ 28/2023 называет документами инвентаризации инвентаризационные описи, акты инвентаризации и сличительные ведомости и разрешает документы, которые объединяют показатели нескольких из них. Единой обязательной формы нет: по ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте формы документов утверждает руководитель.

Стандарт [ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»](https://minfin.gov.ru/ru/document?id_4=301717) утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н и обязателен с 1 апреля 2025 года. Он распространяется на все экономические субъекты, кроме организаций бюджетной сферы. С той же даты утратили силу Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49): их отменил приказ Минфина от 27.04.2023 № 189. Если приказ о проведении инвентаризации или учётная политика организации до сих пор ссылаются на указания № 49, основанием в них назван утративший силу документ.

Статья 11 402-ФЗ определяет инвентаризацию как сопоставление фактического наличия с регистрами бухгалтерского учёта. По ч. 3 ст. 11 случаи, сроки и правила проведения устанавливает сам экономический субъект. Исключение — обязательные случаи из законодательства и стандартов. Состав отчёта сверх минимума ФСБУ 28/2023 организация определяет своими внутренними документами.

Унифицированные формы для коммерческих организаций необязательны с 1 января 2013 года (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ, информация Минфина № ПЗ-10/2012). Формы ИНВ-3, ИНВ-17, ИНВ-19 и ИНВ-22 из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88 применяют, если руководитель их утвердил. Форма, которую организация разработала сама, должна содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Проверьте, какие формы описи, акта и сличительной ведомости утверждены на дату инвентаризации: утверждённая форма задаёт графы, которые заполняет комиссия.

## Что включить в отчёт по инвентаризации: состав пакета и подписи

Минимальный состав пакета складывается из пп. 5, 9, 23, 31 и 35 ФСБУ 28/2023. Часть документов составляют до начала проверки, часть — после подсчёта.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Первой по времени в пакете идёт расписка МОЛ, последней — квалификация результатов. Пока руководитель её не утвердил, бухгалтерия не знает, по какому правилу пп. 12 и 14 отражать каждое расхождение.

### Обязательные реквизиты инвентаризационной описи

Пункт 31 ФСБУ 28/2023 перечисляет, что должно быть в документе о фактическом наличии запасов:

— наименования активов и сведения, по которым их можно идентифицировать;
— количество и единицы учёта;
— отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов;
— расписка МОЛ о том, что проверка прошла в его присутствии, претензий к комиссии нет, а активы приняты на хранение или в использование;
— подписи членов комиссии и МОЛ;
— при смене МОЛ — подписи сдающего и принимающего.

Фактическое наличие запасов устанавливают в обязательном присутствии МОЛ. Вписывать количество со слов работника или из регистров учёта нельзя (п. 27). По требованию МОЛ комиссия выдаёт ему документ о фактическом наличии. В комиссию не включают лиц, материально ответственных за проверяемые объекты. Если отсутствовали 1/5 состава комиссии и более, результаты обязательной инвентаризации недействительны (пп. 19-21). Подписи членов комиссии на описи показывают, кто участвовал в проверке.

> **Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:** *»Требования к финансовым документам строже, чем к кадровым. Это первичные документы учёта: по ним видно, на что потрачены средства организации, и они проходят аудит. Описи и сличительные ведомости относятся к этой группе. Собирая отчёт по инвентаризации, проверяйте каждую подпись и каждую графу так, как их будет смотреть аудитор.»*

### Как собрать отчёт по инвентаризации: пошаговая инструкция

1. **Шаг 1.** До начала инвентаризации получите от МОЛ расписку: первичные документы сданы, поступившие активы оприходованы, выбывшие списаны.
2. **Шаг 2.** Проведите подсчёт в присутствии МОЛ. В комиссии не должно быть лиц, отвечающих за проверяемые объекты, а отсутствовать может меньше 1/5 её состава.
3. **Шаг 3.** Заполните опись по реквизитам п. 31 и соберите подписи членов комиссии и МОЛ. При смене МОЛ опись подписывают сдающий и принимающий.
4. **Шаг 4.** Сопоставьте фактическое наличие с регистрами учёта. Расхождения отразите в сличительной ведомости или в объединённом документе по утверждённой форме.
5. **Шаг 5.** Получите объяснения МОЛ о пересортице. Подготовьте пояснения по недостаче, которую не относят на виновных.
6. **Шаг 6.** Комиссия квалифицирует результаты по категориям п. 9, руководитель утверждает квалификацию.
7. **Шаг 7.** Передайте пакет в бухгалтерию и укажите период, в котором отражаются расхождения.
8. **Шаг 8.** Материалы о недостаче с основанием для возмещения направьте на проверку по ст. 247 ТК РФ, весь комплект сдайте в архив.

## Квалификация результатов: какое решение по инвентаризации утверждает руководитель

Квалификацию результатов готовят лица, которые проводили инвентаризацию, а утверждает руководитель экономического субъекта (п. 9 ФСБУ 28/2023). Комиссия отвечает на 5 вопросов:

— есть ли излишки;
— какие активы утрачены или испорчены и укладывается ли недостача в нормы естественной убыли;
— можно ли использовать или продать повреждённое имущество;
— есть ли пересортица;
— есть ли основания для возмещения.

Отдельной категории «ошибка учёта» в перечне п. 9 нет.

Отражение каждого результата в учёте задают пп. 12 и 14 ФСБУ 28/2023:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал в MAX Канал в Telegram

Сам ФСБУ 28/2023 номеров счетов не называет. Счета 94 и 91 взяты из Плана счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Нормы естественной убыли применяют только к фактической недостаче, которая осталась после зачёта пересортицы. Комиссия сначала зачитывает пересортицу и только потом сравнивает остаток с нормами. Перед подписью руководителя сверьте, что каждое расхождение в квалификации отнесено к категории п. 9 и по каждой недостаче указано основание для возмещения или его отсутствие.

## Кому передать отчёт по инвентаризации и в какие сроки

Пакет документов проходит по цепочке получателей, и у каждого свой срок или условие:

Годовую инвентаризацию проводят на отчётную дату (п. 16 ФСБУ 28/2023). Исключение — проверка, которую провели не ранее 1 октября. Для неё действует правило о периоде окончания из строки бухгалтерии.

> **Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции:** *»Пункт 2 статьи 13 закона «Об архивном деле» 125-ФЗ даёт организации право самой создать архив и организовать хранение документов. На практике в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив. Отчёт по инвентаризации проходит тот же путь. Заранее проверьте, есть ли в номенклатуре отдельные дела под документы инвентаризации и под материалы о недостачах.»*

### Чек-лист перед передачей отчёта в бухгалтерию

— Расписка МОЛ получена до начала проверки.
— В комиссии нет лиц, материально ответственных за проверяемые активы.
— На проверке отсутствовало меньше 1/5 состава комиссии.
— В описи нет позиций, внесённых со слов МОЛ или из регистров учёта.
— В описи есть отметка о проверке цен, таксировки и итогов, расписка МОЛ и все подписи.
— Пересортица зачтена до применения норм естественной убыли.
— Приложены объяснения МОЛ о пересортице и пояснения по недостаче, которую не относят на виновных.
— Квалификация результатов утверждена руководителем.
— Указан отчётный период, в котором бухгалтерия отражает расхождения.

## Недостача и материальная ответственность: какие документы нужны для взыскания

Отчёт по инвентаризации фиксирует факт и размер недостачи. Чтобы возместить ущерб за счёт работника, работодатель до решения о возмещении обязан провести проверку размера ущерба и причин его возникновения (ст. 247 ТК РФ). Истребовать у работника письменное объяснение обязательно. Если работник отказался или уклонился, составляют акт. Работник вправе знакомиться со всеми материалами проверки.

Бремя доказывания в споре лежит на работодателе. По п. 4 [постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52](https://www.vsrf.ru/documents/all/8221) он доказывает:

— отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность;
— противоправность поведения работника и его вину;
— причинную связь между поведением и ущербом;
— наличие и размер прямого ущерба;
— соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Описи, сличительные ведомости и утверждённая квалификация подтверждают наличие и размер ущерба. Вину и причинную связь подтверждают материалы проверки по ст. 247.

Размер взыскания ограничен. По общему правилу ст. 241 ТК РФ работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка. Полная материальная ответственность наступает только в случаях, установленных ТК РФ или федеральными законами (ст. 242-243). Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключают на определённых работах и должностях (ст. 244), коллективную (бригадную) ответственность вводят по ст. 245.

С 1 сентября 2025 года перечни таких должностей и работ и типовые формы договоров утверждает приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. В нём 4 приложения: перечень для индивидуальной ответственности, перечень работ для коллективной и 2 типовые формы договоров. Постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85 с этой даты утратило силу.

Распоряжение о взыскании суммы, которая не превышает среднего месячного заработка, работодатель издаёт не позднее 1 месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ). Если месяц истёк или сумма больше среднего заработка, а работник не согласен возместить её добровольно, взыскание идёт через суд.

**Важный нюанс из практики:** объяснение работника, акт об отказе дать объяснение и распоряжение о взыскании относятся к документам по трудовым отношениям. Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не устанавливает, как их хранить. Материалы проверки ущерба сдают в архив вместе с документами о недостаче и хранят по сроку, который задаёт архивный перечень.

В КЭДО Добыто кадровый документ проходит один маршрут. Кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление. Работник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. По такому маршруту работнику, который участвует в КЭДО, направляют запрос письменного объяснения и знакомят его с распоряжением о взыскании.

Маршрут запроса объяснения работнику по недостаче в КЭДО — Запрос объяснения по ст. 247 ТК РФ проходит путь от кадровика до подписи работника и электронного архива.

### Ошибки в отчёте, из-за которых недостачу не удаётся взыскать

— **В комиссию включено МОЛ по своим объектам.** Так делают, когда в подразделении не хватает людей. Нарушен п. 20 ФСБУ 28/2023, и выводы комиссии работник может оспорить.
— **На подсчёте отсутствовали 1/5 состава комиссии и более.** Результаты обязательной инвентаризации недействительны (п. 21), и размер ущерба остаётся без подтверждения.
— **Количество внесено со слов МОЛ или из регистров.** Пункт 27 это запрещает, поэтому опись не подтверждает фактическое наличие.
— **У работника не истребовали письменное объяснение.** Проверка по ст. 247 не завершена, и решение о возмещении принято с нарушением.
— **Договор о полной ответственности заключён на должности вне перечня приказа № 251н.** Работодатель не докажет соблюдение правил заключения договора (п. 4 постановления Пленума № 52), и взыскание ограничивается пределом ст. 241, кроме случаев ст. 242-243.
— **Пропущен месяц на распоряжение по ст. 248.** Удержать сумму без согласия работника можно только через суд.

Для должностного лица дефекты учёта могут обойтись штрафом по ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ: 5 000-10 000 руб. за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту. За повторное нарушение по ч. 2 грозит штраф 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-2 года. Состав грубого нарушения раскрыт в примечании 1 к статье, и под него подпадает не каждый недочёт инвентаризации.

## Отчёт по инвентаризации в бюджетных учреждениях: формы 0510463-0510468

ФСБУ 28/2023 на бюджетную сферу не распространяется. Учреждения госсектора работают по ФСБУ госсектора «Концептуальные основы», утверждённому приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н. Пункт 79 связывает инвентаризацию с достоверностью учёта. Пункт 80 требует закрепить правила и сроки её проведения в учётной политике. Пункт 82 предписывает отражать результаты в периоде, в котором инвентаризация завершена. У коммерческой организации базовое правило другое: период определяется датой инвентаризации.

Формы описей, которые применяются с 1 января 2025 года, ввёл [приказ Минфина от 30.10.2023 № 174н](https://www.publication.pravo.gov.ru/document/0001202312200019). Акт о результатах инвентаризации 0510463 с 1 января 2024 года заменил форму 0504835 (приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н).

Приказ № 52н целиком не отменён. Применять ли формы 0504087 и 0504092, зависит от документооборота учреждения и его перехода на электронные формы. Обобщают результаты в акте 0510463. Сверьте перечень форм в учётной политике учреждения на 2026 год с этой таблицей и с редакцией формы 0510463 по приказу № 144н.

## Электронный отчёт по инвентаризации: подпись и юридическая сила

Часть 5 ст. 9 402-ФЗ разрешает оформить первичный учётный документ как электронный документ, подписанный электронной подписью. Пункт 6 ФСБУ 28/2023 не устанавливает собственных правил составления, хранения и исправления документов инвентаризации. Он отсылает к 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот», утверждённому приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н.

При электронном оформлении описи заранее определяют, какой вид подписи ставит каждый подписант: член комиссии, сдающее и принимающее МОЛ, руководитель. ПЭП, УНЭП и УКЭП по 63-ФЗ об электронной подписи формируются по-разному, имеют разную юридическую силу и не взаимозаменяемы.

Виды электронной подписи для подписантов электронной описи по 63-ФЗ — ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются способом формирования и юридической силой, поэтому вид подписи для каждого подписанта описи выбирают отдельно.

**Важный нюанс из практики:** требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот. Электронная опись подчиняется тем же правилам состава архива и сроков хранения, что и бумажная. Формат хранения при этом должен сохранять возможность проверить подпись.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.

> **Лайфхак:** при выборе системы для электронных описей сверяйтесь с приказом Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. По нему видно, что должна уметь система, чтобы электронный документ сохранял **юридическую силу**.

## Сколько хранить документы инвентаризации и как организовать архив

Первичные документы и регистры бухгалтерского учёта хранят по правилам архивного дела, но не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ). Часть 2 той же статьи распространяет требование на электронные документы и на средства проверки электронной подписи. Сроки для документов инвентаризации конкретизирует Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Материалы о недостаче имеет смысл формировать в отдельное дело: срок их хранения отсчитывают от возмещения ущерба. Отчётный год для них точкой отсчёта не служит.

> **Полезно знать:** в законе «Об архивном деле» 125-ФЗ понятия «электронный документ» нет. По правилам организации хранения, утверждённым приказом Минкультуры № 526, электронные документы хранят **на материальных носителях**: записанные диски маркируют шифром и размещают в архиве с соблюдением температуры и влажности.

> **Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:** *»Электронный архив обеспечивает сохранность документов, их поиск, идентификацию и восстановление. Любой сотрудник организации должен в короткий срок найти нужную опись и проверить её подлинность и актуальность. Для этого определите структуру архива, установите правила индексирования, наладьте поиск, разграничьте доступ и регулярно проверяйте целостность файлов. Параметры архива организация определяет сама, в рамках требований законодательства.»*

В КЭДО Добыто подписанный документ уходит в электронный архив и хранится там до 50 лет. Электронный архив входит в тариф «Бизнес». Проверяемость подписи на длинном сроке обеспечивает схема архивного хранения: документ подписывают при действующем сертификате и добавляют метку времени. При смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную.

Схема архивного хранения подписи на электронных документах инвентаризации — Метка времени и усовершенствованная подпись сохраняют проверяемость электронной описи на весь срок хранения: 5 лет и 10 лет для материалов о недостачах.

Сверьте сроки в номенклатуре дел со ст. 321 и 287 Перечня № 236. Для электронных документов проверьте, хранится ли вместе с ними всё, что нужно для проверки подписи.

## Стоимость КЭДО для кадровых документов по итогам инвентаризации

Стоимость КЭДО считают за сотрудника в месяц. Она зависит от тарифа и численности, цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав и условия каждого тарифа опубликованы на странице [тарифов ДОБЫТО КЭДО](https://dobyto.ru/tarify-dobyto-kedo/).

## Выводы

Комплект по итогам инвентаризации собирают из нескольких документов, состав которых задают пункты 5, 9, 31 и 35 ФСБУ 28/2023. Для бюджетных учреждений состав задают приказы № 256н, 61н и 174н. Центральный документ пакета — утверждённая руководителем квалификация: по ней бухгалтерия выбирает правило отражения, а материалы о недостаче уходят на проверку по ст. 247 ТК РФ. Короткий срок у взыскания: распоряжение об удержании издают в течение месяца с окончательного установления размера ущерба.

Кадровая часть этой работы — запрос объяснения, ознакомление с материалами проверки, распоряжение о взыскании — в Добыто проходит электронный маршрут подписания. После подписания документы хранятся в электронном архиве вместе с остальными документами работника.

## Частые вопросы об отчёте по инвентаризации

### Можно ли провести инвентаризацию без комиссии?

Можно. Пункт 22 ФСБУ 28/2023 разрешает не создавать комиссию, в частности, когда в организации работают только руководитель и бухгалтер или когда инвентаризацию проводит аудитор либо ревизионная комиссия. Функции комиссии тогда выполняют лица, которым поручена инвентаризация. В остальных случаях для обязательной инвентаризации комиссию создают (п. 19).

### Можно ли составлять отчёт о результатах по форме ИНВ-26?

Нельзя опираться на неё как на действующую унифицированную форму. ИНВ-26 отменена с 1 января 2001 года постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26. Результаты оформляют по форме, которую утвердил руководитель организации.

### В каких случаях инвентаризация обязательна, кроме годовой отчётности?

Пункт 15 ФСБУ 28/2023 называет 7 таких случаев:

— передача, возврат или отчуждение активов;
— смена МОЛ;
— смена бригадира или выбытие более 50% работников бригады;
— установление факта утраты или порчи активов;
— пожар, авария, стихийное бедствие или иная чрезвычайная ситуация;
— реорганизация, кроме преобразования;
— ликвидация.

Для каждого из этих случаев создают комиссию и оформляют полный пакет документов, как при годовой инвентаризации.

### Сколько дней у работника на письменное объяснение по недостаче?

Статья 247 ТК РФ отдельного срока на объяснение не устанавливает, в том числе срока в 2 рабочих дня. Обязательно само истребование объяснения: если работник отказался или уклонился, работодатель составляет акт. Срок ответа в запросе работодатель планирует с учётом ст. 248: распоряжение о взыскании издают не позднее 1 месяца со дня окончательного установления размера ущерба.

### Что делать, если месяц на распоряжение об удержании пропущен?

По ст. 248 ТК РФ после истечения 1 месяца удержать сумму по распоряжению работодателя нельзя, если работник не согласен возместить её добровольно. Остаётся суд. Обратиться в суд работодатель вправе в течение 1 года со дня обнаружения ущерба (ч. 4 ст. 392 ТК РФ). В суде он доказывает размер ущерба, вину и причинную связь, поэтому к иску прикладывают документы инвентаризации и материалы проверки.

### Сколько хранить документы о недостаче, если возбуждено уголовное дело?

По ст. 287 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, документы о недостачах, присвоениях и растратах хранят 10 лет после возмещения ущерба. При возбуждении уголовного дела их хранят до принятия решения по делу. Дело с такими материалами не уничтожают, пока по уголовному делу нет решения.

### Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с несовершеннолетним?

Нельзя. По ст. 244 ТК РФ такой договор заключают только с совершеннолетними работниками на работах и должностях из перечня, утверждённого приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Без договора ответственность работника ограничена средним месячным заработком (ст. 241). Исключение — случаи полной ответственности, прямо названные в ст. 242-243 ТК РФ.

Отчет по инвентаризации что включить и кому передать после завершения

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО