Инвентаризация в небольшой компании без остановки работы допустима: ФСБУ 28/2023 не требует закрывать офис или склад целиком. Он требует пересчитать активы по каждому месту хранения и каждому материально ответственному лицу в его присутствии, а движение до начала подсчёта отсечь визой председателя комиссии на последних приходных и расходных документах. К годовой отчётности основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения и запасы можно проверить в любой день, начиная с 1 октября отчётного года. Основные средства разрешено проверять раз в 3 года, а товары в неповреждённой упаковке поставщика — по документам с пересчётом упаковок и выборочной проверкой части товара в натуре. Порядок зависит от повода: к годовой отчётности участки проверяют по графику с октября по декабрь, а при смене материально ответственного лица — на день приёмки-передачи дел и только его участок.
Ниже разобрано, как собрать комиссию в небольшом штате и почему в комиссии из 5 человек отсутствие одного члена даёт основание признать результаты недействительными. Показаны законные способы сократить подсчёт и их границы, а также что обязательно должно быть в инвентаризационной описи, сличительной ведомости и акте, в том числе в электронном виде. Порядок взыскания недостачи по статьям 247 и 248 ТК РФ, пошаговая инструкция, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда проведение инвентаризации обязательно и в какой срок
Перечень обязательных случаев закреплён в пункте 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённого приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Стандарт применяется с 1 апреля 2025 года. С этой же даты не применяются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина № 49 в 1995 году, поэтому ссылаться на них в приказах и учётной политике уже нельзя. Всё, что в перечень не входит, считается добровольной инвентаризацией: её случаи, сроки, порядок и перечень объектов компания определяет сама по части 3 статьи 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Таблица показывает, когда проводить обязательную инвентаризацию и какие объекты проверять по пунктам 15, 16 и 18 стандарта.
| Случай | Когда проводить | Что проверять |
|---|---|---|
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | На отчётную дату; основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения и запасы можно проверить не ранее 1 октября отчётного года | Активы, обязательства, источники финансирования, забалансовые объекты, неучтённое имущество и обязательства |
| Смена материально ответственного лица | По состоянию на день приёмки-передачи дел | Только объекты, непосредственно связанные со случаем |
| Смена бригадира или выбытие из бригады более 50% членов при коллективной материальной ответственности | По состоянию на день приёмки-передачи дел | Объекты, вверенные бригаде |
| Требование одного или нескольких членов бригады | Непосредственно по факту предъявления требования | Объекты, вверенные бригаде |
| Установлен факт утраты или порчи активов | Непосредственно по установлению факта | Объекты, связанные с утратой или порчей |
| Пожар, авария, стихийное бедствие, иная чрезвычайная ситуация | Непосредственно по окончании события, если есть возможность провести инвентаризацию в этот срок | Объекты, затронутые событием |
| Передача (возврат) активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, отчуждение, кроме обычной деятельности | Непосредственно перед передачей или отчуждением | Передаваемые активы |
| Реорганизация, кроме преобразования | Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса | Все объекты, как при годовой инвентаризации |
| Ликвидация | Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса | Все объекты, как при годовой инвентаризации |
Сплошная проверка всего имущества обязательна в трёх случаях: годовая отчётность, реорганизация и ликвидация. При увольнении кладовщика пересчитывают его склад, а не весь офис и не расчёты с контрагентами. Даже годовая проверка не обязана быть ежегодной для всех объектов: пункт 15 даёт право проверять основные средства раз в 3 года, библиотечные фонды — раз в 5 лет.
ФСБУ 28/2023 не распространяется на организации бюджетной сферы: инвентаризация бюджетных учреждений идёт по отраслевым правилам бюджетного учёта, и приёмы из этой статьи на них напрямую не переносятся. Сроки начала и окончания каждой обязательной инвентаризации устанавливает руководитель (пункт 17), поэтому первым документом процедуры остаётся приказ. Формулировки пунктов о сроках и объектах можно сверить с полным текстом ФСБУ 28/2023 на официальном сайте Минфина России: на этой странице опубликована действующая редакция стандарта.
Инвентаризационная комиссия в небольшом штате: состав и исключения
Если в штате только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) или только руководитель, комиссию для обязательной инвентаризации можно не создавать: пункт 22 ФСБУ 28/2023 разрешает это прямо. Ещё два исключения — договор на проведение инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором и ревизионная комиссия, если её создание и полномочия на инвентаризацию предусмотрены уставом. Без комиссии требования стандарта выполняет лицо, на которое приказом возложено проведение инвентаризации.
Во всех остальных случаях комиссию создают, и в небольшой компании её состав ограничивают два правила. Первое: в комиссию нельзя включать материально ответственное лицо за объекты, которые она проверяет (пункт 20). Кладовщик не может считать собственный склад, но может войти в комиссию, которая проверяет кассу. Второе: отсутствие одной пятой и более членов комиссии при обязательной инвентаризации даёт основание признать её результаты недействительными (пункт 21).
В комиссии из 3 человек отсутствие одного — это треть состава, в комиссии из 5 — ровно одна пятая. В обоих случаях достаточно одного больничного, чтобы результаты оспорили. Только при составе от 6 человек отсутствие одного члена остаётся ниже порога. Поэтому перед каждым днём подсчёта сверяйте состав с графиком отпусков, а если кто-то выбывает, меняйте состав приказом до начала работы, а не задним числом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Материально ответственное лицо в комиссию не входит, но присутствует при подсчёте обязательно: пункт 23 запрещает определять фактическое наличие со слов материально ответственного лица или по данным учёта. При большом объёме работ можно создать несколько комиссий, а распределение обязанностей между ними устанавливает руководитель (пункт 19). В небольшой компании это позволяет проверять склад и офисное имущество в разные дни разными составами, не отвлекая одних и тех же людей от работы.
Приказ о проведении инвентаризации фиксирует состав комиссии, председателя, объекты, даты начала и окончания по каждому участку. Члены комиссии и материально ответственные лица должны с ним ознакомиться до первого дня подсчёта. В сервисе Добыто приказ уходит участникам по маршруту согласования, а статус подписания по каждому видно в разделе документов, поэтому до начала подсчёта легко проверить, кто ещё не ознакомился.
Подпишите приказ об инвентаризации электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Как провести инвентаризацию, не закрывая склад и офис
Стандарт не требует прекращать отгрузки и продажи по всей компании. Требования другие: подсчёт идёт по каждому месту хранения и каждому материально ответственному лицу, движение до начала подсчёта отсекается документально, а если участок проверяют несколько дней, доступ к нему без комиссии ограничивают. Из этого складываются три рабочих приёма.
Разнести годовую проверку по датам с 1 октября
Для годовой отчётности основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения и запасы можно проверить не на 31 декабря, а в любой день с 1 октября отчётного года (подпункт «а» пункта 16). Результаты такой проверки допускается зарегистрировать в том отчётном периоде, в котором она закончена, но не позднее последнего календарного дня года (подпункт «б» пункта 10). На практике это позволяет считать в октябре склад, в ноябре офисную технику, а в декабре оставить только проверку расчётов.
Расчёты с контрагентами, обязательства и остальные объекты проверяют на отчётную дату, а результаты регистрируют последним календарным днём года (подпункт «в» пункта 10). Инвентаризация счетов и расчётов работу не останавливает: по дебиторской задолженности, деньгам на счетах, финансовым вложениям и обязательствам фактическое наличие устанавливают проверкой документов и расчётами (подпункт «б» пункта 4), без выхода на склад.
Считать по участкам и материально ответственным лицам
Пункт 23 требует проводить инвентаризацию основных средств, запасов, наличных денег и денежных документов по местонахождению активов и каждому материально ответственному лицу. Пока комиссия считает одну секцию склада, остальные работают. До начала подсчёта комиссия получает последние приходные и расходные документы и отчёты о движении активов, а председатель визирует их с отметкой «до инвентаризации на (дата)» (пункт 26). Материально ответственные лица дают расписки, что все документы о движении сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, всё вверенное оприходовано, а выбывшее списано (пункт 27). Такие же расписки дают подотчётные лица и те, кто получил доверенности на получение активов.
Если участок проверяют несколько дней, в отсутствие комиссии доступ к нему ограничивают: помещение опечатывают, ставят сигнализацию или видеонаблюдение (пункт 29). Проще всего начинать подсчёт утром и закрывать участок к концу смены, чтобы опечатывать его не пришлось.
Лайфхак: неквалифицированную электронную подпись через сервис государственных подписей можно получить при наличии учётной записи на портале госуслуг. Выдавать сотруднику ключ не нужно: документ приходит ему в мобильное приложение, где его можно прочитать, подписать или отказаться от подписания.
Сократить объём подсчёта законными способами
ФСБУ 28/2023 допускает несколько способов определить фактическое наличие без поштучного пересчёта. У каждого есть условие, без которого способ применять нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Способ | Пункт ФСБУ 28/2023 | Условие и ограничение |
|---|---|---|
| Определение запасов по документам | Пункт 24 | Только для запасов в неповреждённой упаковке поставщика; пересчёт количества упаковок обязателен, часть активов проверяют в натуре на выборочной основе |
| Обмеры и технические расчёты | Пункт 25 | Только для навалочных запасов, по весу или объёму |
| Видео- и фотофиксация и другие альтернативные способы | Подпункт «а» пункта 4 | Когда подсчёт, взвешивание, обмер или осмотр невозможны или излишне затратны; способ должен обеспечивать цель инвентаризации |
| Проверка документов и расчёты | Подпункт «б» пункта 4 | Нематериальные активы, деньги на счетах, финансовые вложения, дебиторская задолженность, обязательства, источники финансирования |
| Проверка основных средств раз в 3 года | Подпункт «а» пункта 15 | Касается только годовой инвентаризации; библиотечные фонды — раз в 5 лет; остальные объекты проверяют ежегодно |
| Несколько комиссий одновременно | Пункт 19 | При большом объёме работ; распределение обязанностей и порядок взаимодействия устанавливает руководитель |
| Раздельный перевес весовых товаров | Пункт 28 | Член комиссии и материально ответственное лицо ведут записи раздельно и сверяют их в конце рабочего дня или по окончании перевеса |
Для магазина или небольшого склада с товаром в заводских коробках самый заметный выигрыш даёт пункт 24: пересчитываются коробки, а вскрывается только выборка. Если упаковка повреждена или товар хранится россыпью, этот способ не работает, и участок считают поштучно. Видеофиксация не заменяет подсчёт по желанию компании: её применяют, когда обычный способ невозможен или излишне затратен, и это обоснование стоит записать в приказе.
Как провести инвентаризацию без остановки работы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите повод: годовая отчётность, смена материально ответственного лица, утрата или порча, передача активов. От повода зависят дата и перечень объектов.
- Шаг 2. Разбейте объекты на участки по местам хранения и материально ответственным лицам и составьте график подсчёта. Для годовой инвентаризации основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов первая дата — не ранее 1 октября отчётного года.
- Шаг 3. Издайте приказ: состав комиссии без материально ответственных лиц проверяемого участка, председатель, объекты, даты начала и окончания. Ознакомьте с ним членов комиссии и материально ответственных лиц.
- Шаг 4. Перед подсчётом каждого участка получите последние приходные и расходные документы, завизируйте их отметкой «до инвентаризации на (дата)» и возьмите расписки материально ответственных лиц.
- Шаг 5. Проведите подсчёт в присутствии материально ответственного лица. Товары в неповреждённой упаковке поставщика определите по документам с пересчётом упаковок и выборочной проверкой в натуре.
- Шаг 6. Если подсчёт участка занимает больше одного дня, ограничьте к нему доступ без комиссии: опечатайте помещение, включите сигнализацию или видеонаблюдение.
- Шаг 7. Сформируйте опись, сличительную ведомость по расхождениям и акт, подпишите их всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, передайте руководителю для квалификации результатов.
Инвентаризационная опись, сличительная ведомость и акт инвентаризации: что обязательно в документах
Пункт 5 ФСБУ 28/2023 называет три вида документов инвентаризации: инвентаризационные описи с фактическим наличием, сличительные ведомости с расхождениями и акты инвентаризации. Допускается объединять фактическое наличие и результаты в одном документе. Обязательных унифицированных бланков нет: формы ИНВ-3, ИНВ-19 и другие из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 можно использовать как основу, но формы документов утверждает руководитель компании. Составляют, хранят и исправляют документы инвентаризации по правилам для первичных учётных документов и регистров из 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 (пункт 6).
Опись запасов и аналогичных активов по пункту 31 должна содержать:
- наименования активов, идентифицирующие их сведения, количество по номенклатуре в единицах измерения, принятых в учёте;
- на каждой странице — количество порядковых номеров и общее количество активов в натуральных единицах прописью, в каких бы единицах они ни были показаны;
- на последней странице — отметку о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов с подписями проверявших;
- в конце документа — расписку материально ответственного лица: проверка шла в его присутствии, претензий к комиссии нет, перечисленные активы приняты на хранение или в пользование;
- при смене материально ответственных лиц — подписи принявшего и сдавшего актив;
- подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица.
В бумажной описи незаполненных строк быть не должно, свободные строки на последней странице прочёркивают (пункт 33). Исправление ошибки в описи удостоверяют подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица (пункт 34). К документам приобщают акты обмеров, технические расчёты, документы о перевесе, объяснения о пересортице и объяснения, почему недостача от пересортицы не отнесена на виновных (пункт 35). По требованию материально ответственного лица комиссия обязана предоставить ему опись.
Документы инвентаризации можно вести в электронном виде: первичный учётный документ по части 5 статьи 9 402-ФЗ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Для небольшой компании это снимает главную задержку: не нужно собирать всех членов комиссии в одном месте для подписания описи в последний день. Вид подписи при этом выбирается осознанно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием, по которому электронный документ приравнивается к бумажному. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена. Выбирая простую подпись, вы берёте на себя обязанность иметь такое соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что эти документы у вас есть, до того как комиссия подпишет первую опись.»
Полезно знать: в одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов. Работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже; работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи. Это законно.
Если опись ведут в табличном файле, подписать её усиленной подписью можно прямо в редакторе через надстройку криптопровайдера. В Добыто подписанный комплект: приказ, расписки, описи и акт — сохраняется в электронном архиве, и при проверке его выгружают целиком, а не собирают по папкам.
Материальная ответственность и недостача: порядок после инвентаризации
Недостачу отражают в учёте только после квалификации результатов: её утверждает руководитель по представлению комиссии (пункт 9 ФСБУ 28/2023). Руководитель решает, что считать излишком, что недостачей в пределах или сверх норм естественной убыли, что пересортицей и есть ли основания требовать возмещения. Недостачу оценивают по балансовой стоимости (пункт 11). При наличии оснований для возмещения её относят на виновных лиц, при отсутствии — на расходы компании (подпункт «б» пункта 12).
Сколько можно взыскать с работника, определяет не опись, а договор. Без письменного договора о полной материальной ответственности работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка (статья 241 ТК РФ). Полная ответственность за недостачу вверенных ценностей наступает по пункту 2 части 1 статьи 243 ТК РФ, если такой договор заключён. Договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности заключают только с работниками от 18 лет, которые непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество (статьи 244 и 245 ТК РФ). Перечни должностей и типовые формы договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85: если должности в перечне нет, договор о полной материальной ответственности с ней не работает.
Порядок взыскания задан статьями 247 и 248 ТК РФ, а сроки в них короткие.
| Ситуация | Что критично | Срок и норма |
|---|---|---|
| Недостача выявлена, решение о возмещении ещё не принято | Проверка размера ущерба и причин; письменное объяснение работника обязательно; работник вправе знакомиться с материалами проверки | Если объяснение не дано в течение 2 рабочих дней после требования, составляют акт (статья 247 ТК РФ) |
| Ущерб не превышает среднего месячного заработка | Распоряжение работодателя о взыскании | Не позднее 1 месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ); удержание из каждой выплаты не более 20% (статья 138 ТК РФ) |
| Ущерб больше среднего заработка или месяц пропущен, а работник не согласен возмещать добровольно | Взыскание только через суд | 1 год со дня обнаружения ущерба (часть 4 статьи 392 ТК РФ) |
| Работник согласен возместить добровольно | Письменное обязательство с конкретными сроками платежей при рассрочке | Статья 248 ТК РФ |
Месячный срок по статье 248 отсчитывается от окончательного установления размера ущерба, а не от даты описи. Поэтому объяснение запрашивают в день подписания сличительной ведомости, а распоряжение готовят сразу после утверждения результатов. Материальная ответственность исключается, если работодатель не обеспечил надлежащие условия хранения вверенного имущества (статья 239 ТК РФ). Неограниченный доступ на склад между днями подсчёта даёт работнику именно этот довод.
Договор о материальной ответственности — кадровый документ, и при КЭДО его можно заключить в электронном виде. Переводить его лучше не первым.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Начинать перевод на электронные документы удобнее с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами: там работнику достаточно простой подписи, и не нужно выдавать ключи и объяснять про пин-коды. Трудовые договоры, дополнительные соглашения и договоры о материальной ответственности идут вторым этапом, когда организационные вопросы с подписью уже решены. Выпишите свои кадровые процессы и по каждому отметьте, кто подписывает и какой вид подписи нужен.»
Важный нюанс из практики: некоторые компании выдают работнику электронную подпись только после испытательного срока. Тогда всё, что оформляется при приёме, включая договор о полной материальной ответственности, остаётся на бумаге. Это решение принимают осознанно: при низкой текучести подпись разумнее выдавать при приёме, а там, где испытание не проходит заметная часть людей, — после него. Третий вариант — сервис государственных подписей, где выдавать ничего не нужно.
Внимание: если процесс переведён в электронный вид и сотрудник на это согласился, документы по этому процессу в бумаге уже не оформляют. По переведённым процессам меняется способ оформления, запасной бумажный вариант не сохраняется, и откатиться по конкретному документу нельзя.
Ошибки, из-за которых результаты инвентаризации не удаётся использовать
Все ошибки ниже бьют по одному результату: недостачу не удаётся отнести на виновного, и по подпункту «б» пункта 12 ФСБУ 28/2023 она уходит в расходы компании.
- Материально ответственное лицо в комиссии своего участка. Так делают, когда в штате не хватает людей. Пункт 20 это прямо запрещает, и результаты такой проверки оспорить проще всего.
- Подсчёт со слов материально ответственного лица или по данным учёта. Так экономят время на поштучном пересчёте. Пункт 23 запрещает оба способа; для ускорения есть пункт 24 с его условиями.
- Отсутствие одного члена комиссии из 3 или 5. Это одна пятая и более, основание признать результаты недействительными по пункту 21.
- Нет договора о полной материальной ответственности или должности нет в перечне из постановления № 85. Взыскать можно не больше среднего месячного заработка (статья 241 ТК РФ).
- Не запрошено объяснение или не составлен акт об отказе. Порядок статьи 247 ТК РФ нарушен, и работник вправе обжаловать взыскание.
- Пропущен месяц со дня установления размера ущерба. Удержать по распоряжению уже нельзя, остаётся суд.
Важный нюанс из практики: если опись, объяснение или договор о материальной ответственности подписаны электронно, в споре суд проверяет процедуру, а не только подпись. В деле об увольнении, которое прошло районный суд, апелляцию и Девятый кассационный суд общей юрисдикции, у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. Работник всё равно выиграл при новом рассмотрении: подпись выдали ему в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для спора недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, умеет ли работник на деле пользоваться системой.»
Когда без остановки участка не обойтись
Разнести проверку по датам можно только при годовой инвентаризации. При смене материально ответственного лица дата задана событием: день приёмки-передачи дел. Участок уходящего сотрудника считают на эту дату целиком, и отгрузки с него до подписания описи новым и прежним материально ответственным лицом смешивают зоны ответственности. То же при утрате или порче активов и после чрезвычайной ситуации: инвентаризацию проводят непосредственно по установлению факта или по окончании события. Товар россыпью или в повреждённой упаковке выборочно не считают, это поштучный подсчёт.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе потребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронной описи остаётся копией, и её заверяют. Посмотрите, какие документы инвентаризации у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость электронного оформления инвентаризационных и кадровых документов на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, которые подписывают документы, и от того, нужна ли усиленная квалифицированная подпись, интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Компании, где документы подписывают до 25 сотрудников, укладываются в тариф «Старт». Если руководителю нужна УКЭП, а подписанные описи и акты должны храниться в архиве, нужен тариф «Бизнес» с минимальной оплатой 30 000 ₽ в год. Итоговую сумму по вашей численности и условия перехода между тарифами можно проверить на странице тарифов КЭДО Добыто: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Остановка работы при инвентаризации возникает из привычки считать всё в один день, а не из требований ФСБУ 28/2023. Годовую проверку основных средств и запасов разносят по участкам и датам с 1 октября, а основные средства проверяют раз в 3 года. Товар в целой упаковке поставщика определяют по документам с выборочным пересчётом, расчёты сверяют по документам. Жёсткие точки остаются: материально ответственное лицо присутствует при подсчёте и не входит в комиссию, одна пятая отсутствующих обнуляет результат, а взыскание недостачи держится на договоре о полной материальной ответственности и сроках статей 247 и 248 ТК РФ.
В практике Добыто приказ об инвентаризации, расписки материально ответственных лиц, описи, акты и договоры о материальной ответственности проходят маршрут подписания в электронном виде и хранятся одним комплектом. Небольшой компании это даёт главное для инвентаризации без остановки: комиссии не нужно собираться в одном кабинете, чтобы подписать документы.
Частые вопросы об инвентаризации
Обязан ли ИП на упрощённой системе проводить инвентаризацию?
ИП, который ведёт учёт доходов и расходов по правилам Налогового кодекса, вправе не вести бухгалтерский учёт (пункт 1 части 2 статьи 6 402-ФЗ), поэтому ФСБУ 28/2023 для него не обязателен. Но при недостаче у работника ИП как работодатель обязан провести проверку размера ущерба и причин по статье 247 ТК РФ. Опись, составленная в присутствии работника и подписанная им, остаётся основным доказательством размера ущерба.
Что делать, если материально ответственное лицо нашло ошибку в описи после подсчёта?
Заявить комиссии немедленно, в частности до открытия склада, кладовой или секции (пункт 30 ФСБУ 28/2023). Комиссия проверяет заявление и при подтверждении исправляет опись. Исправление удостоверяют подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица (пункт 34). Заявление после того, как участок снова открыли и по нему пошло движение, проверить уже сложнее.
Можно ли зачесть недостачу излишками при пересортице?
Только в исключительных случаях и при четырёх условиях одновременно: один и тот же период, одно и то же материально ответственное лицо, активы одного и того же наименования и тождественные количества (пункт 13 ФСБУ 28/2023). Если недостающие активы дороже излишков, разницу относят на виновных лиц или на расходы. Объяснения материально ответственного лица о пересортице приобщают к документам инвентаризации.
Как списать недостачу в пределах норм естественной убыли?
Нормы убыли применяют только при фактической недостаче и только после зачёта пересортицы, причём по тому наименованию, по которому недостача осталась (пункт 14 ФСБУ 28/2023). Убыль в пределах норм относят на затраты производства или расходы на продажу. Всё, что сверх норм, квалифицируют как обычную недостачу: на виновных при наличии оснований или на расходы.
Можно ли для годовой отчётности провести инвентаризацию запасов в сентябре?
Нет. Исключение для основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов действует, если инвентаризация проведена не ранее 1 октября отчётного года (подпункт «а» пункта 16 ФСБУ 28/2023). Сентябрьская проверка остаётся добровольной, и к годовой отчётности её придётся повторить. Особое правило есть только для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей: запасы там можно проверять в период их наименьших остатков.
Нужно ли включать в инвентаризацию арендованное имущество и товары на ответственном хранении?
Да, при годовой инвентаризации, реорганизации и ликвидации проверяют и объекты, которые не учитываются в составе активов, но отражаются на забалансовых счетах: имущество других лиц, в том числе арендованное и принятое на хранение (подпункт «г» пункта 18 ФСБУ 28/2023). На них, как и на выявленное неучтённое имущество, составляют отдельные документы инвентаризации (пункт 32).
