Инвентаризация 2 раза в год обязательна не всем: ФСБУ 28/2023, утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н, требует сплошной проверки перед составлением годовой отчётности, то есть один раз в год. Вторая волна появляется из двух источников: обязательных случаев по пункту 15 стандарта (смена материально ответственного лица, утрата или порча активов, пожар, передача имущества в аренду) и решения самой компании, закреплённого в учётной политике по статье 11 402-ФЗ. Организации бюджетной сферы ФСБУ 28/2023 не применяют: периодичность им задаёт учётная политика с учётом требований учредителя. Различие для графика такое: полугодовая проверка в коммерческой компании — управленческое решение, а инвентаризация при смене МОЛ проводится на день приёмки-передачи дел независимо от графика.
Разберём, как связать бухгалтерский календарь с кадровой частью: с кем по приказу Минтруда России от 16.04.2025 № 251н можно заключать договоры о полной материальной ответственности, почему перезаключать старые договоры не требуется и какие документы инвентаризации закон разрешает подписывать электронной подписью. Покажем три дефекта процедуры, на которых рассыпается взыскание недостачи. Сроки удержания по статьям 247 и 248 ТК РФ, сценарная таблица по типам бизнеса, чек-лист подготовки, образцы кадровых документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Кому инвентаризация дважды в год обязательна, а кому нет
Прямой нормы «проводить инвентаризацию два раза в год» в российском законодательстве нет ни для коммерческих организаций, ни для малого бизнеса. Статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отдаёт случаи, сроки, порядок проведения и перечень объектов самому экономическому субъекту, за исключением обязательной инвентаризации. Обязательные случаи и сроки перечислены в разделе III ФСБУ 28/2023, и стандарт применяется с 1 апреля 2025 года.
Полугодовой цикл возникает тогда, когда к годовой проверке добавляется хотя бы один обязательный случай или когда компания сама закрепила вторую волну в учётной политике. Ниже — перечень случаев и сроков, по которым проверка назначается независимо от желания руководителя.
| Случай по пункту 15 ФСБУ 28/2023 | Срок проведения по пункту 16 |
|---|---|
| Составление годовой бухгалтерской отчётности | По состоянию на отчётную дату, кроме активов, проверенных не ранее 1 октября отчётного года |
| Смена работника, на которого возложена материальная ответственность | На день приёмки-передачи дел |
| Смена руководителя коллектива или выбытие более половины членов бригады | На день приёмки-передачи дел |
| Установление факта утраты или порчи активов | Непосредственно по факту установления |
| Пожар, авария, стихийное бедствие, чрезвычайная ситуация | По окончании события |
| Передача активов в аренду, управление, безвозмездное пользование или их отчуждение | Непосредственно перед передачей |
| Реорганизация организации, кроме преобразования | Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса |
| Ликвидация организации | Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
Из таблицы видно, где прячется вторая инвентаризация у компании, которая её не планировала: две смены кладовщика за год дают две внеплановые проверки на день приёмки-передачи дел, и обе они обязательны. Одновременно стандарт разрешает обратное послабление: иные основные средства инвентаризируются один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет, поэтому «дважды в год по всему балансу» почти всегда избыточно.
Для организаций бюджетной сферы ФСБУ 28/2023 не действует, а инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней подчиняется отдельным отраслевым правилам. Проверьте, к какой из трёх групп относится ваша организация, прежде чем переносить в приказ чужой график.
Когда вторая волна окупается, а когда это лишняя работа
Полугодовая инвентаризация имеет смысл там, где между двумя датами успевает смениться персонал и обернуться товар. Критерий простой: считайте не количество позиций, а количество событий, после которых учётные остатки перестают совпадать с фактом.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Розница и общепит с текучестью продавцов и поваров | Проверка при каждой смене МОЛ и полугодовая сверка запасов | Ежегодный пересчёт оборудования: допустим цикл в три года |
| Склад с бригадой и коллективной ответственностью | Проверка при выбытии более половины бригады и при смене её руководителя | Совпадение даты проверки с отчётной датой |
| Офис и ИТ-компания с ноутбуками у сотрудников | Разовые документы на выдачу техники конкретному работнику | Вторая сплошная инвентаризация: нет оборота запасов |
| Производство с ТМЦ в цехах | Полугодовая проверка сырья и незавершённого производства | Библиотечные и архивные фонды: цикл в пять лет |
| Организация бюджетной сферы | Требования учредителя и собственная учётная политика | Ссылки на ФСБУ 28/2023: стандарт к ней не применяется |
Когда вторая инвентаризация не нужна
Полугодовой график не даёт компании ни одного дополнительного права. Он не увеличивает сумму, которую можно удержать с работника, не заменяет письменное объяснение по статье 247 ТК РФ и не продлевает месячный срок на издание распоряжения по статье 248 ТК РФ. Если за полгода не менялись материально ответственные лица, не было фактов порчи и запасы почти не двигались, вторая сплошная проверка добавит бумаг и отвлечёт склад, но не изменит ни одного показателя отчётности. В такой ситуации разумнее закрепить в учётной политике выборочную проверку по группам активов и обязательную — по событиям из таблицы выше.
В практике Добыто вторая волна чаще всего возникает не по календарю, а по кадровому событию: компания планировала одну инвентаризацию, а получила три, потому что за год дважды сменился заведующий складом. Смотреть поэтому стоит не в бухгалтерский график, а в статистику текучести по материально ответственным должностям.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Договоры о полной материальной ответственности: что изменилось с 1 сентября 2025 года
Инвентаризация фиксирует недостачу, но взыскать её в полном размере позволяет только правильно оформленная материальная ответственность. С 1 сентября 2025 года действует приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н: он утвердил перечень должностей и работ для полной индивидуальной ответственности, перечень работ для коллективной (бригадной) ответственности и типовые формы обоих договоров. Приказ заменил постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 и действует до 1 сентября 2031 года. По разъяснению Минтруда перезаключать договоры, заключённые по прежнему постановлению, не нужно.
По статье 244 ТК РФ письменный договор о полной материальной ответственности заключается только с работниками, чьи должности или работы названы в перечне. Договор с бухгалтером, водителем-экспедитором без функции получения ценностей или офис-менеджером за пределами перечня недействителен: при недостаче такой работник отвечает в пределах среднего месячного заработка по статье 241 ТК РФ, и никакая инвентаризация это не изменит.
Факт: с 1 января 2026 года применяется классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, иначе должность в договоре о материальной ответственности перестанет совпадать со штатным расписанием.
Коллективная ответственность по статье 245 ТК РФ вводится, когда разграничить ответственность каждого работника невозможно: договор заключается со всей бригадой, а степень вины каждого определяется соглашением между работодателем и членами коллектива либо судом. Обратная сторона такого договора — его хрупкость: выбытие более половины членов бригады или смена руководителя коллектива запускают обязательную инвентаризацию по пункту 15 ФСБУ 28/2023.
Подпишите приказ или договор электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Важный нюанс из практики: договор о материальной ответственности в электронном виде подчиняется отдельному правилу статьи 22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — УКЭП или УНЭП, полученной через портал госуслуг. Корпоративная УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, для этого документа не подходит, хотя большинством других кадровых документов она закрывается.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у материально ответственных сотрудников эти даты не совпадают.»
Как спланировать две инвентаризации за год
График на год собирается от двух опорных точек: годовая проверка перед отчётностью и вторая волна в середине года. Всё остальное — внеплановые проверки по событиям, которые заранее в календарь не поставишь.
Как организовать инвентаризацию дважды в год: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Закрепите в учётной политике случаи, сроки, порядок проведения и перечень объектов для необязательных проверок. Обязательные случаи переписывать не нужно: они действуют в силу пункта 15 ФСБУ 28/2023.
- Шаг 2. Утвердите формы документов инвентаризации. Стандарт не устанавливает их состав и формы: организация определяет их сама и фиксирует приказом об утверждении локального нормативного акта.
- Шаг 3. Сверьте список материально ответственных лиц с перечнями из приказа Минтруда № 251н и со штатным расписанием. Расхождение в наименовании должности обнуляет договор.
- Шаг 4. Издайте приказ о проведении инвентаризации с составом комиссии, объектами, датами начала и окончания. Материально ответственных лиц в комиссию не включают.
- Шаг 5. Проведите пересчёт в присутствии материально ответственных лиц, оформите описи и акты, а при расхождениях — сличительные ведомости.
- Шаг 6. При недостаче создайте комиссию по статье 247 ТК РФ, истребуйте письменное объяснение работника и оформите результаты проверки.
- Шаг 7. Передайте комплект в архив на установленный срок хранения и сразу заложите вторую дату в график следующего года.
Лайфхак: перед раскаткой электронного оформления на всю компанию запустите пилотную группу на одном подразделении. Так проверяется не подпись в журнале ознакомления, а фактическая способность людей работать в системе, — именно её оценивает суд.
Что проверить до начала: чек-лист подготовки
- Утверждена ли учётная политика в части инвентаризации и назван ли в ней год начала применения ФСБУ 28/2023.
- Утверждены ли формы описей, актов и сличительных ведомостей и кем они подписываются.
- Совпадают ли должности материально ответственных лиц со штатным расписанием после перехода на ОК 016-2025.
- Есть ли действующие договоры о полной материальной ответственности со всеми, кому вверены ценности, и подписаны ли они обеими сторонами.
- Назначена ли комиссия приказом и есть ли замена на случай отсутствия её членов.
- Определено ли, какие документы оформляются на бумаге, а какие — в электронном виде с электронной подписью.
- Известен ли срок хранения комплекта и место, где он будет лежать.
В практике Добыто самая частая организационная ошибка на этом этапе — назначить комиссию один раз в начале года и не предусмотреть замену. Отпуск или больничный двух членов комиссии из десяти обесценивают всю проверку.
Образцы кадровых документов для инвентаризации и материальной ответственности
Комплект собран под кадровую часть процедуры: начните с приказа об утверждении локального нормативного акта, которым вводятся формы документов инвентаризации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Недостача: от описи до удержания из зарплаты
Сличительная ведомость сама по себе денег не возвращает. После неё начинается отдельная процедура по главе 39 ТК РФ, и сроки в ней жёсткие. По статье 247 ТК РФ работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения и в обязательном порядке истребовать от работника письменное объяснение; при отказе или уклонении составляется акт. По статье 248 ТК РФ взыскание суммы, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, и распоряжение издаётся не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Пропустили месяц или сумма больше среднего месячного заработка — остаётся только суд.
Удержание ограничено статьёй 138 ТК РФ: при каждой выплате заработной платы можно удержать не более 20 процентов. Обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба работодатель вправе в течение одного года со дня обнаружения ущерба (часть 4 статьи 392 ТК РФ). Пошаговый порядок с теми же нормами разбирает алгоритм взыскания ущерба с работника от государственной инспекции труда: полезно сверить с ним внутренний регламент до того, как понадобится им пользоваться.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре этапа: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд акты отменил из-за отсутствия в деле сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания документа, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а сама система зафиксировала, кто выдал подпись. Та же логика работает и по описям, подписанным материально ответственным лицом.
Ошибки, из-за которых инвентаризация не защищает работодателя
Проверка признаётся несостоявшейся не из-за арифметики, а из-за состава участников и процедуры. По ФСБУ 28/2023 результаты инвентаризации считаются недействительными, если в ней не участвует одна пятая и более членов комиссии. При комиссии из пяти человек это один отсутствующий.
Вторая ошибка — пересчёт без материально ответственного лица. МОЛ в состав комиссии не включают, но проверка фактического наличия основных средств, капитальных вложений, запасов и денежных документов проводится в обязательном присутствии материально ответственных лиц. Инвентаризация, проведённая в отсутствие кладовщика, в суде рассыпается вместе с суммой недостачи.
Третья ошибка — пропуск письменного объяснения. Истребование объяснения по части 2 статьи 247 ТК РФ обязательно, и нарушение порядка установления юридически значимых обстоятельств служит самостоятельным основанием для отказа во взыскании ущерба.
Сколько стоит ошибка
Цена дефектной инвентаризации складывается из трёх частей. Первая — невзысканная недостача: работодатель теряет всю сумму, а не разницу. Вторая — административная ответственность: по статье 15.11 КоАП РФ грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту грозит должностному лицу штрафом от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификацией на срок от одного года до двух лет. Третья — кадровая: если удержание произведено с нарушением статьи 138 или 248 ТК РФ, к этому добавляется нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где для юридического лица предусмотрен штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки описи и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Что из документов инвентаризации переводится в электронный вид
ФСБУ 28/2023 разрешает составлять документы инвентаризации на бумажном носителе и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью. Состав документов стандарт не устанавливает: описи, акты и сличительные ведомости организация утверждает сама. Отсюда практическое следствие: запрета на электронную опись нет, но и автоматической юридической силы у неё тоже нет.
Внимание: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена. Без такого соглашения равнозначности нет, и это теряют чаще всего.
Кадровая часть комплекта живёт по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, бухгалтерская — по 402-ФЗ и 63-ФЗ. Смешивать их нельзя: приказ о проведении инвентаризации и инвентаризационная опись не становятся кадровыми документами оттого, что их подписали в системе КЭДО. Мы при настройке разводим маршруты согласования по видам подписи заранее: кадровый маршрут для договоров о материальной ответственности и ознакомлений, отдельный — для документов бухгалтерского учёта. Переделывать маршрут после первой инвентаризации дороже, чем спроектировать его до неё.
Сколько хранить комплект
Документы об инвентаризации активов и обязательств — протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, описи, акты и ведомости — хранятся 5 лет по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Договор о материальной ответственности хранится 5 лет после увольнения работника. Электронная форма сроки не сокращает: система хранения должна пережить эти 5 лет вместе с возможностью проверить подпись.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива описей, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость электронного оформления инвентаризационных документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и от того, требуется ли интеграция с учётной системой. Цены и условия ниже приведены по тарифам ДОБЫТО КЭДО и действительны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается по фактической численности и по тому, какие виды подписи нужны материально ответственным сотрудникам: для договоров о полной материальной ответственности потребуется УКЭП, для остальных документов достаточно подписей, входящих в тариф. Актуальные условия и состав каждого пакета — на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Повысить или понизить тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Обязательной проверкой остаётся одна: перед составлением годовой отчётности. Вторая волна рождается либо из событий — смены материально ответственного лица, порчи активов, передачи имущества, — либо из решения компании, записанного в учётной политике. Кадровая часть при этом весит не меньше бухгалтерской: без договора по перечням приказа Минтруда № 251н, без присутствия МОЛ при пересчёте и без письменного объяснения по статье 247 ТК РФ недостача останется на балансе работодателя.
Мы в Добыто подключаем компании к электронному оформлению приказов, ознакомлений и договоров о материальной ответственности, разводя по видам подписи то, что закон требует разводить. Для инвентаризации это означает, что комплект документов собирается к нужной дате и хранится ровно столько, сколько предписывает перечень Росархива.
Частые вопросы
Можно ли включить материально ответственное лицо в состав инвентаризационной комиссии?
Нет. В состав комиссии включаются должностные лица, кроме материально ответственных. При этом проверка фактического наличия основных средств, капитальных вложений, запасов и денежных документов проводится в обязательном присутствии материально ответственных лиц. Формально это не запрет на участие в подсчёте, а запрет на членство в комиссии: кладовщик показывает и подписывает, но не проверяет сам себя.
Что делать, если один член комиссии заболел в день инвентаризации?
Издать приказ об изменении состава комиссии до начала проверки. Если в инвентаризации не участвует одна пятая и более членов комиссии, её результаты считаются недействительными. При комиссии из пяти человек критичен уже один отсутствующий, поэтому запасной состав лучше утвердить заранее.
Нужно ли перезаключать договоры о материальной ответственности из-за приказа № 251н?
Нет. По разъяснению Минтруда договоры, заключённые по постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85, перезаключать не требуется. Пересмотреть договор нужно по другому поводу: если после перехода на классификатор ОК 016-2025 изменилось наименование должности или работник перешёл на другую работу, не входящую в перечень.
Обязательна ли инвентаризация при уходе кладовщика в длительный отпуск?
Обязательный случай по пункту 15 ФСБУ 28/2023 — смена работника, на которого возложена материальная ответственность. Если на время отпуска ценности передаются другому работнику по акту приёмки-передачи дел, это и есть смена МОЛ, и проверка проводится по состоянию на день передачи. Если ценности никому не передаются и склад опечатан, обязательного основания нет.
Можно ли удержать недостачу из зарплаты без согласия работника?
Можно, если одновременно выполнены три условия: работник является материально ответственным лицом, сумма ущерба не превышает его среднего месячного заработка, а распоряжение издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Удержание при каждой выплате ограничено 20 процентами по статье 138 ТК РФ. Сверх среднего месячного заработка или с пропуском месячного срока сумма взыскивается только через суд, на обращение в который отводится год со дня обнаружения ущерба.
Нужно ли инвентаризировать имущество, которое числится за балансом?
Да, стандарт распространяется на активы и обязательства организации, включая объекты забалансового учёта: арендованное имущество, ценности на ответственном хранении, бланки строгой отчётности. Такие объекты входят в перечень объектов инвентаризации, который организация закрепляет в учётной политике.
Обязана ли микрокомпания на упрощённом учёте проводить инвентаризацию?
Да. Освобождения от инвентаризации для субъектов малого предпринимательства нет: обязанность следует из статьи 11 402-ФЗ и распространяется на всех экономических субъектов, кроме организаций бюджетной сферы, для которых действуют свои правила. Упрощение возможно в другом: инвентаризация иных основных средств проводится один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.
