Инвентаризация с 1 апреля 2025 года проводится по ФСБУ 28/2023, который утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н, а Методические указания № 49 к этой дате утратили силу. Формы ИНВ-1 и ИНВ-3 перестали быть обязательными: состав документов инвентаризации и их бланки организация утверждает сама и закрепляет в учётной политике. Перечень обязательных случаев закрыт: годовая отчётность, передача и возврат активов, смена материально ответственного лица, смена руководителя коллектива или выбытие более половины его членов, утрата и порча активов, пожар и авария, реорганизация и ликвидация. Различие, от которого зависит весь порядок работы: коммерческие организации применяют ФСБУ 28/2023, а организации бюджетной сферы под него не подпадают и продолжают вести описи по своим формам 0504087 и 0504835.
Разберём, какие внутренние документы придётся переписать под стандарт, как считать кворум комиссии и какие расписки берутся с материально ответственного лица. Покажем, какой вид электронной подписи допустим для инвентаризационной описи и какой закон требует для договора о полной материальной ответственности, что поменял приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н и по каким причинам суды отказывают работодателю во взыскании недостачи. Пошаговый порядок проведения, сценарная таблица по типам компаний, действующая стоимость перевода документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что изменилось в правилах инвентаризации с 1 апреля 2025 года
ФСБУ 28/2023 заменил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Сами указания признаны утратившими силу приказом Минфина России от 27.04.2023 № 189. С 1 апреля 2025 года остальные акты по вопросам инвентаризации применяются в части, не противоречащей стандарту.
Революции в процедуре не произошло: стандарт собрал разрозненные требования в один документ и снял часть ограничений, которые мешали работать современными средствами. Практический результат для бухгалтерии и кадровой службы сводится к шести изменениям.
| Вопрос | Методические указания № 49 (до 01.04.2025) | ФСБУ 28/2023 (с 01.04.2025) |
|---|---|---|
| Формы документов | Ориентир на унифицированные формы ИНВ | Организация разрабатывает формы сама, унифицированные применяются добровольно |
| Кворум комиссии | Отсутствие любого члена комиссии — основание признать результаты недействительными | Результаты недействительны, если отсутствует 1/5 и более членов комиссии |
| Комиссия обязательна | Во всех случаях | Не требуется, если проверку ведёт аудиторская организация или в штате только руководитель и главный бухгалтер |
| Технические средства | Прямого разрешения нет | Допускается видео- и фотофиксация, в том числе при удалённом участии отдельных членов комиссии |
| Периодичность по основным средствам | Раз в три года по решению организации | Раз в три года, по библиотечным фондам — раз в пять лет |
| Кто применяет | Организации, включая бюджетную сферу с оговорками | Все экономические субъекты, кроме организаций бюджетной сферы; ИП — по решению |
Отсюда первое практическое следствие: учётная политика и положение об инвентаризации, в которых стоит ссылка на приказ № 49, требуют правки. Формы описей и актов утверждаются приложением к учётной политике, иначе комиссия работает на бланках, которых в компании юридически нет.
Когда инвентаризация обязательна и в какие сроки её проводить
Стандарт разделяет обязательную и добровольную инвентаризацию. Обязательные случаи перечислены в пункте 15 ФСБУ 28/2023, сроки привязаны к событию и указаны в пункте 16. Для кадровой службы здесь важны три строки: смена материально ответственного лица и два сюжета с коллективной материальной ответственностью.
| Случай | На какую дату проводится | Что проверяется |
|---|---|---|
| Составление годовой отчётности | На отчётную дату, допускаются результаты проверки, проведённой не ранее 1 октября отчётного года | Активы и обязательства, кроме тех, по которым установлена своя периодичность |
| Смена материально ответственного лица | На день приёмки-передачи дел | Только активы, которые были вверены этому работнику |
| Смена руководителя коллектива или выбытие более 50% его членов | На день соответствующего кадрового события | Активы, вверенные коллективу по договору о коллективной материальной ответственности |
| Требование одного или нескольких членов коллектива | Непосредственно по факту предъявления требования | Активы, вверенные коллективу |
| Установлен факт утраты или порчи активов | Непосредственно по установлении такого факта | Затронутые активы |
| Пожар, авария, стихийное бедствие | Непосредственно по окончании события | Активы в зоне события |
| Передача и возврат активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, продажа | На дату операции | Передаваемые активы |
| Реорганизация или ликвидация | Перед составлением соответствующей отчётности | Все активы и обязательства |
Смена материально ответственного лица проверяется выборочно: пересчитываются активы, вверенные конкретному работнику, а не весь склад. Если работник уходит в отпуск или на больничный с передачей ценностей другому лицу, основание для обязательной инвентаризации возникает по тому же пункту, потому что меняется тот, кому вверено имущество.
Факт: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных документов не требуется. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками обмена, и именно этот документ теряют чаще всего.
Документы инвентаризации: формы и подпись выбирает сама организация
Состав документов стандарт не навязывает, но задаёт требования к их содержанию. Инвентаризационная опись, акт инвентаризации и сличительная ведомость остаются рабочим комплектом; к ним применяются общие требования к первичным документам из раздела II ФСБУ 27/2021 и специальные требования пунктов 5, 6, 26, 28 и 30-35 ФСБУ 28/2023. В документе должны быть поля для сведений о фактическом наличии, для данных учёта и для расхождений: излишков, недостач, пересортицы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документы инвентаризации составляются на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Вид подписи организация выбирает сама из числа предусмотренных 63-ФЗ, если конкретный вид не установлен законом или иным нормативным актом: это правило пункта 17 ФСБУ 27/2021. Для внутренней описи, которую подписывают члены комиссии и работники организации, подойдёт и ПЭП, но при условии, что порядок её использования закреплён локальным актом и соглашением с работниками.
В практике Добыто первое, на чём спотыкаются при переводе описей в электронный вид, — отсутствие соглашения об использовании ПЭП и УНЭП. Положение о документообороте есть, маршруты настроены, а документа, который делает подпись работника равнозначной собственноручной, нет.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки описи и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Проверьте электронную подпись на инвентаризационной описи
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что проверить до начала инвентаризации
Подготовка занимает больше времени, чем сам пересчёт. До издания приказа о проведении проверьте пять позиций:
- Учётная политика. Есть ли в ней порядок проведения инвентаризации и приложение с формами описей, актов и сличительных ведомостей, нет ли ссылок на приказ № 49.
- Состав комиссии. Приказ о постоянно действующей комиссии, актуальность списка на дату проверки, компетенции для проверки финансовых активов и обязательств.
- Материально ответственные лица. Действующие договоры о полной материальной ответственности по каждому участку и соответствие должностей утверждённому перечню.
- Носитель подписи. Действующие сертификаты у всех членов комиссии и у материально ответственных лиц, если описи подписываются электронно.
- Хранение. Место хранения подписанных файлов и порядок выгрузки для проверяющих и для суда.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Комиссия, кворум и участие материально ответственных лиц
Количественный состав комиссии стандарт не устанавливает: организация определяет его сама. Ограничение одно и оно жёсткое: если при обязательной инвентаризации отсутствует 1/5 и более членов комиссии, это основание признать результаты недействительными. Для комиссии из пяти человек это означает, что отсутствие одного участника обесценивает работу всей группы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Комиссию можно не создавать в двух случаях: проверку проводит привлечённая аудиторская организация либо в штате организации нет никого, кроме руководителя и главного бухгалтера.
Материально ответственное лицо участвует в проверке вверенных ему активов: его присутствие обязательно при проверке основных средств, запасов и денежных документов. До начала пересчёта с него берут расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие активы оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Расписка фиксирует момент отсечения: всё, что найдено после, относится к периоду проверки.
Как провести инвентаризацию по ФСБУ 28/2023: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о проведении инвентаризации: объект проверки, дата, состав комиссии, сроки сдачи материалов в бухгалтерию.
- Шаг 2. Возьмите расписки с материально ответственных лиц о сдаче документов и об оприходовании и списании активов.
- Шаг 3. Проверьте фактическое наличие: пересчёт, взвешивание, обмер, осмотр. При удалённых объектах применяйте видео- и фотофиксацию с участием отдельных членов комиссии.
- Шаг 4. Занесите результаты в опись, подпишите её всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. Пропуск подписи одного члена комиссии — типовая причина, по которой опись потом не работает как доказательство.
- Шаг 5. Сопоставьте фактические данные с учётными в сличительной ведомости, выделите излишки, недостачи и пересортицу.
- Шаг 6. При недостаче истребуйте письменное объяснение работника: это прямая обязанность работодателя по статье 247 ТК РФ, и отказ от объяснения оформляется актом.
- Шаг 7. Отразите результаты в учёте в том периоде, к которому относится дата инвентаризации, и передайте комплект на хранение.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой электронной инвентаризации на всю компанию: на одном участке видно, где ломается маршрут подписания и кто из членов комиссии не может войти в систему.
Шаблоны документов для перевода инвентаризации и материальной ответственности в электронный вид
Комплект собран под задачу подготовки: начинать стоит с приказа об утверждении локального нормативного акта, он закрывает вопрос с формами и порядком.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Договоры о материальной ответственности: новые перечни и типовые формы
Результат инвентаризации превращается во взыскание только через кадровые документы. С 1 сентября 2025 года действует приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н: он утвердил перечень должностей и работ для полной индивидуальной материальной ответственности, перечень работ для коллективной ответственности и две типовые формы договоров. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 утратило силу, новые перечни рассчитаны до 1 сентября 2031 года. Заключать договор о полной материальной ответственности с работником, чья должность или работа в перечень не входит, неправомерно, и суд такой договор во внимание не примет.
Договор о полной материальной ответственности подписывается электронно, но вид подписи здесь выбирает не организация, а Трудовой кодекс. По статье 22.3 ТК РФ работодатель при заключении такого договора через свою информационную систему использует УКЭП. Работник подписывает УКЭП либо УНЭП, в том числе выданной в инфраструктуре электронного правительства. Простая электронная подпись для этого документа в информационной системе работодателя не подходит.
Практическая развилка: описи и акты инвентаризации работник может подписывать ПЭП, если это закреплено локальным актом и соглашением, а договор о полной материальной ответственности — нет. Два документа лежат в одном процессе и требуют разных подписей.
Обязанности сторон по материальной ответственности разобраны в консультациях Роструда: типовые ситуации с недостачей и удержаниями можно сверить в разделе «Дежурный инспектор» портала Онлайнинспекция.рф, где инспекторы отвечают на вопросы работников и работодателей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Аргумент вида «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» неверен. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Когда я встречаю такую логику, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.»
Смена материально ответственного лица: что делает кадровая служба
Увольнение или перевод материально ответственного лица запускает сразу три процесса: инвентаризацию вверенных активов на день приёмки-передачи дел, оформление передачи и закрытие доступов к электронной подписи. Последний пункт чаще всего выпадает из чек-листа.
Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия принадлежат организации и снимаются ею. Сначала отзывается машиночитаемая доверенность: это делается через личный кабинет самостоятельно и мгновенно. Сертификат отзывается вторым, через удостоверяющий центр: по статье 14 63-ФЗ у центра есть двенадцать часов на внесение записи в реестр, и действие сертификата прекращается с момента внесения.
Лайфхак: заявление на отзыв сертификата подписывайте в последний рабочий день, пока работник ещё на месте. Часть удостоверяющих центров требует личной явки владельца, и после конфликтного увольнения отозвать подпись становится нечем.
В практике Добыто пункт про отзыв доверенности в чек-листе увольнения встречается реже, чем пункт про сертификат, хотя по последствиям он важнее: с действующей доверенностью человек вправе получить новую подпись на себя как на физическое лицо и продолжать подписывать документы от имени компании.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При увольнении материально ответственного лица вопрос звучит не «сдал ли он свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если кладовщик два года подписывал документы ключом руководителя склада, отзывать надо и этот ключ тоже. Проверьте статус сертификата и доверенностей по серийному номеру в течение суток после увольнения.»
Цена ошибки: почему суд не взыскивает недостачу
Нарушение порядка проведения инвентаризации становится основанием для отказа в иске даже тогда, когда работник не оспаривал результаты, согласился с суммой и дал письменное обязательство возместить ущерб. Недостача считается подтверждённой, только если в ходе проверки выполнены все необходимые мероприятия и результаты оформлены документально. Бремя доказывания лежит на работодателе.
Типовой набор дефектов, из-за которых опись перестаёт работать: отсутствие подписи одного из членов комиссии, проведение проверки без материально ответственного лица, расписки, взятые после пересчёта, отсутствие письменного объяснения работника по статье 247 ТК РФ, договор о полной материальной ответственности с должностью вне утверждённого перечня. Добавляется статья 239 ТК РФ: материальная ответственность исключается, если работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения имущества.
Экономика ошибки складывается из трёх частей. Первая — невзысканная недостача: по статье 248 ТК РФ сумма в пределах среднего месячного заработка удерживается по распоряжению работодателя, но распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба; пропустили месяц — остаётся только суд. Вторая — искажение отчётности: занижение налога или искажение денежного показателя отчётности не менее чем на 10% образует грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, штраф по статье 15.11 КоАП РФ составляет от 5 000 до 10 000 рублей на должностное лицо, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Третья — кадровые составы по статье 5.27 КоАП РФ, если договоры и ознакомление оформлены с нарушениями.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд смотрит не на формат документа, а на процедуру. Электронный документ признан письменным доказательством, и фраза «электронную опись суд не примет» просто неверна. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»
Когда переводить инвентаризацию в электронный вид не стоит
Электронная форма не универсальна. Не переводите комплект целиком, если в организации есть активы, по которым спор уже идёт или ожидается: суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Не начинайте с участка, где у работников нет действующих сертификатов и нет возможности их выпустить в ближайшие недели: комиссия соберётся, а подписать опись будет нечем. Организациям бюджетной сферы порядок задают свои нормативные акты и формы 0504087 и 0504835, и на них правила ФСБУ 28/2023 не переносятся.
Полезно знать: по правилам организации хранения, утверждённым приказом Минкультуры № 526, электронные документы хранятся на материальных носителях с физическим шифром и отдельными условиями хранения. Требования к системам хранения описаны в приказе Росархива от 15.06.2020, а стратегия долговременной сохранности — в ГОСТ Р 57762-2017.
Сценарии: что критично для разных организаций
Универсальный порядок под стандарт написать можно, но набор рисков у розничной сети и у производственной площадки разный. Таблица показывает, на чём концентрироваться в каждом сценарии.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Розничная сеть с высокой текучестью кассиров и кладовщиков | Договоры о коллективной ответственности по новой типовой форме, инвентаризация при выбытии более 50% членов коллектива, скорость выпуска подписи новому работнику | Периодичность по основным средствам |
| Производство с крупным парком оборудования | Решение о проверке основных средств раз в три года, закреплённое в учётной политике, компетенции членов комиссии | Выбор между ПЭП и УНЭП для внутренних описей |
| Распределённая компания с удалёнными подразделениями | Порядок видео- и фотофиксации, кворум при удалённом участии, маршрут подписания описи | Бумажный экземпляр описи для каждого участка |
| Малое предприятие, где в штате руководитель и главный бухгалтер | Формы документов в учётной политике, годовая инвентаризация не ранее 1 октября | Приказ о постоянно действующей комиссии: создавать её не требуется |
| Организация бюджетной сферы | Формы 0504087 и 0504835, обновление ссылок в учётной политике на утратившие силу указания | Разработка собственных форм описей: ФСБУ 28/2023 на бюджетную сферу не распространяется |
Строка про малое предприятие показательна: обязанность проводить инвентаризацию сохраняется, обязанность формировать комиссию — нет.
Стоимость перевода документов инвентаризации в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и необходимости интеграции с учётной системой. Данные приведены по действующим тарифам на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск на всех тарифах |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма определяется численностью подключённых сотрудников и выбранным набором подписей: УКЭП выпускается через партнёров-удостоверяющих центров и в абонентскую плату не входит. Полные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в поддержку и электронный архив.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с одного участка, а расширить охват после первой инвентаризации в электронном виде.
Выводы
ФСБУ 28/2023 не изменил суть процедуры, но переложил ответственность за формы и порядок на саму организацию: бланки описей и актов, состав комиссии, вид электронной подписи и правила фиксации теперь закрепляются внутренними документами. Перечень обязательных случаев закрыт, сроки привязаны к событию, а кворум комиссии стал считаемой величиной. Кадровая часть при этом живёт по своим правилам: перечни должностей и типовые формы договоров обновлены с 1 сентября 2025 года, а вид подписи для договора о полной материальной ответственности задаёт Трудовой кодекс, а не учётная политика.
Мы в Добыто ведём кадровые документы, которые сопровождают инвентаризацию: договоры о материальной ответственности, приказы, ознакомление с локальными актами и соглашения об использовании подписи. Это та часть комплекта, на которой чаще всего рассыпается взыскание недостачи, хотя сама опись оформлена аккуратно.
Частые вопросы
Можно ли продолжать использовать формы ИНВ-1 и ИНВ-3 после перехода на стандарт
Да, унифицированные формы применяются добровольно. Условие одно: они должны быть утверждены как приложение к учётной политике и дополнены полями, которых требует ФСБУ 28/2023, — сведениями о фактическом наличии, данными учёта и расхождениями. Если бланк применяется просто по привычке, без утверждения, у организации формально нет утверждённой формы документа инвентаризации.
Нужно ли перезаключать договоры о материальной ответственности из-за новых перечней
Перечни и типовые формы обновлены приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н и действуют с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года. Проверять нужно прежде всего соответствие должности перечню: договор с работником, чья должность или работа в перечень не входит, неправомерен независимо от даты заключения. Практический порядок — сверить штатное расписание с перечнем и переоформить те договоры, где обнаружено расхождение.
Что делать, если один член комиссии заболел в день инвентаризации
Считайте долю отсутствующих. Результаты обязательной инвентаризации признаются недействительными, если отсутствует 1/5 и более членов комиссии: в комиссии из пяти человек это один участник, из десяти — двое. При болезни единственный корректный ход — приказом изменить состав комиссии до начала проверки, а не подписывать опись задним числом.
Обязательно ли проводить инвентаризацию при уходе материально ответственного лица в отпуск
Обязанность возникает не от факта отпуска, а от передачи вверенных активов другому лицу: меняется тот, кому имущество вверено. Если ценности на время отсутствия передаются замещающему работнику, инвентаризация проводится на день приёмки-передачи дел и охватывает только вверенные активы. Если участок закрывается и доступ к нему не передаётся, основание для обязательной проверки не возникает.
Можно ли провести инвентаризацию удалённого склада по видеосвязи
Стандарт допускает видео- и фотофиксацию, в том числе при удалённом участии отдельных членов комиссии. Порядок применения технических средств закрепляется во внутреннем документе: какие объекты допускают такую проверку, как ведётся запись, где она хранится и как связывается с описью. Без описанного порядка запись остаётся файлом без доказательственной ценности.
Сколько хранить документы инвентаризации в электронном виде
Сроки хранения определяются перечнями документов со сроками хранения и внутренней номенклатурой дел, которая утверждается на каждый год. Отдельно закрепляется порядок работы с электронными файлами: структура архива, правила индексирования, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Право создать собственный архив и организовать хранение даёт статья 13 125-ФЗ.
Применяется ли ФСБУ 28/2023 к индивидуальным предпринимателям
Предприниматель, который не ведёт бухгалтерский учёт, стандарт применять не обязан. Если ИП ведёт учёт добровольно или по требованию контрагентов и банков, правила ФСБУ 28/2023 распространяются на него наравне с организациями, включая обязательные случаи и требования к документам. Организации бюджетной сферы стандарт не применяют в любом случае.
