Как сформировать МЧД сразу на группу сотрудников без ручной работы

Сформировать МЧД сразу на группу сотрудников можно двумя путями: выпустить одну доверенность с несколькими представителями или серию персональных доверенностей по общему шаблону с пакетной подписью руководителя. Первый путь опирается на пункт 5 статьи 185 ГК РФ и прямо подтверждён ФНС для налогового формата 5.03. Для единого формата 003 поддержку нескольких представителей проверяют в каждой системе-получателе. Официальный сервис ФНС на дату публикации импорт списка сотрудников не описывает: повторный ввод снимают помощник 1С, сервисы с массовой подписью и API-интеграция с реестром ФНС. Формат выбирают по месту подписания. Для одной налоговой отчётности подходит 5.03, для налоговой и документов контрагентам — единая МЧД 003, а для системы маркировки доверенность оформляют в её личном кабинете.

Материал помогает выбрать между групповой и персональными доверенностями. Он показывает, какие четыре реквизита сотрудника обязательны по приказу Минцифры № 1001 с 1 февраля 2026 года, и объясняет, почему отзыв групповой МЧД затрагивает всех представителей сразу. Сценарная таблица распределяет доверенности по системам, где сотрудники подписывают документы от имени компании. Отдельный блок называет случаи, когда одна МЧД на группу добавляет работу. Во второй половине статьи — пошаговый порядок выпуска, чек-лист подготовки, порядок отзыва при увольнении, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Кому нужна МЧД, а кому достаточно сертификата руководителя

Руководитель, который действует от имени организации без доверенности, подписывает документы по сертификату руководителя из удостоверяющего центра налоговой службы. МЧД на себя ему не нужна. Не нужна она и индивидуальному предпринимателю, который подписывает собственные документы. Доверенность подтверждает полномочия представителя перед третьими лицами. По пункту 2 части 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» сотрудник подписывает электронный документ своей УКЭП физического лица. Приложенную к документу МЧД подписывает УКЭП руководитель или другой подписант, которого допускает закон.

Общий переход к связке «личная УКЭП представителя плюс МЧД» завершился 1 сентября 2023 года по Федеральному закону от 19.12.2022 № 536-ФЗ. До этой даты действовали переходные положения для сертификатов, полученных в коммерческих удостоверяющих центрах. В закупках действует отдельная дата: Казначейство указывает, что в ЕИС представитель организации, кроме руководителя, с 1 сентября 2024 года подписывает документы исключительно на основании МЧД. Там же отмечено, что функционал ЕИС позволяет использовать и иной машиночитаемый документ, подтверждающий полномочия.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Вопрос, нужна ли директору доверенность, задают раз за разом, потому что сертификат руководителя и сертификат сотрудника путают. Директору и предпринимателю, который подписывает свои документы, МЧД не нужна: они работают по сертификату, полученному в удостоверяющем центре налоговой службы. Перед выпуском доверенностей на группу сверьте список и исключите из него тех, кто действует от имени компании без доверенности.»

Цена ошибки: подпись директора на компьютере бухгалтера

Без МЧД компании решают вопрос с подписантами способами, которые распространены и при этом незаконны:

• бухгалтер хранит подпись директора и подписывает ею отчётность, что нарушает требования законодательства об электронной подписи;
• бухгалтер ведёт несколько организаций и держит у себя подписи всех директоров: токены теряются, такое хранение небезопасно;
• бухгалтер каждый раз просит директора подписать документ или передаёт ему токен: работа замедляется, и появляется риск подписать несогласованный документ.

Контроль над ключом подписи — обязанность её владельца по статье 10 63-ФЗ. Передача токена бухгалтеру эту обязанность с руководителя не снимает. С МЧД бухгалтер работает одной подписью физического лица, к которой прикреплены полномочия от каждой организации.

Важный нюанс из практики: в одном из разобранных случаев бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получила штрафы, а разбирательство затянулось. До выпуска МЧД на группу выясните, у кого в компании сейчас находятся токены руководителя, и замените эту схему доверенностями.

Одна МЧД на несколько сотрудников или серия доверенностей: что разрешают ГК РФ и форматы

Пункт 5 статьи 185 ГК РФ разрешает выдать одну доверенность нескольким представителям. Если в доверенности не сказано, что представители действуют совместно, каждый из них обладает всеми указанными полномочиями и действует самостоятельно. Норма не различает бумажную и электронную доверенность, поэтому юридически групповая МЧД возможна. Остаётся проверить, поддерживают ли её формат и система, в которой сотрудники будут подписывать документы.

Для налоговой доверенности версии 5.03, утверждённой приказом ФНС России от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@, ФНС прямо подтвердила возможность предоставить полномочия нескольким представителям в одной МЧД. В налоговом контуре это сокращает число документов на группу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для единой МЧД формата 003 отдельного разъяснения ФНС о нескольких представителях нет. Подтверждение есть на стороне Росстата: его система работает с форматом 003, а в официальной инструкции по оформлению доверенности предусмотрена кнопка «Добавить представителя». Это подтверждает техническую возможность в сценарии Росстата. Примут ли такую доверенность оператор ЭДО, электронная площадка или другая государственная система, из инструкции не следует.

Различия форматов при выпуске доверенности на группу:

Если сотрудники работают только с налоговой отчётностью, групповая МЧД 5.03 остаётся вариантом с прямым подтверждением ФНС. Для документов контрагентам нужна форма 003. До выпуска одной доверенности на группу запросите у оператора каждой системы-получателя подтверждение, что система принимает нескольких представителей.

Когда одна МЧД на группу не подходит

• Состав группы меняется. Доверитель подаёт заявление об отмене на доверенность целиком. Если уволился один сотрудник, отзывают всю МЧД, а остальным представителям выпускают новую. Уходящий сотрудник может и сам отказаться от полномочий, но тогда последствия для остальных зависят от того, действуют они совместно или каждый самостоятельно.
• Сотрудникам нужны разные полномочия. По пункту 5 статьи 185 ГК РФ каждый представитель получает все полномочия, указанные в доверенности. Общая МЧД даст сотрудникам разных подразделений одинаковый набор прав.
• Система-получатель не подтвердила приём нескольких представителей. Для формата 003 такая поддержка подтверждена только в сценарии Росстата.
• Сотрудники работают в системе маркировки. Доверенность для неё формируют исключительно в личном кабинете системы, на конкретного сотрудника, и применяется она только там.

В этих случаях лучше выпустить серию персональных доверенностей с пакетной подписью руководителя. Результат тот же, а одно кадровое изменение не лишает полномочий всю группу.

Сколько доверенностей нужно одному сотруднику: распределение по системам

Каждая площадка, где применяют МЧД, устанавливает свои правила работы с ней. Универсальной доверенности на все системы на дату публикации нет. УФНС по Пермскому краю в разъяснении о форматах МЧД от 15.09.2026 отмечает, что разные системы и ведомства предъявляют к доверенностям свои требования. Сколько доверенностей нужно одному человеку, зависит от числа сценариев, в которых он подписывает документы от имени компании. Часть полномочий при этом можно объединить в одной МЧД.

Как распределяются доверенности по типовым сценариям работы сотрудника:

Массовый выпуск планируют в таком порядке: сначала перечень систем, затем матрица «сотрудник — система — полномочия», и только после этого подготовка доверенностей. В практике Добыто подготовку начинаем с перечня систем, потому что доверенностей в компании потенциально столько, сколько пар «сотрудник — система».

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Раньше полномочия сотрудника зашивали в сертификат подписи вместе с данными организации, и из сертификата нельзя было понять, что именно им разрешено подписывать. Теперь у сотрудника один сертификат с данными физического лица и отдельная доверенность от руководителя каждой организации, за которую он подписывает. Было много сертификатов, стал один сертификат и несколько доверенностей. При выпуске на группу считайте сценарии работы: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей.»

Что умеет официальный сервис ФНС и где остаётся ручной ввод

Бесплатный сервис ФНС для создания и проверки МЧД работает с тремя типами документа: единой формой, передоверием и налоговой доверенностью. В описании ФНС от 19.05.2026 перечислены функции сервиса:

• создание доверенности;
• просмотр статуса и подробных сведений о МЧД;
• создание заявления об отмене доверенности или об отказе от полномочий;
• отправка доверенности или заявления в реестр;
• проверка XML-файла сторонней доверенности по форматам ФНС.

По инструкции ФНС от 17.07.2026 доверенность создают так. Указывают сведения о доверителе и представителе, выбирают полномочия из классификатора или вводят их вручную, проверяют данные и нажимают «Сформировать XML». Готовый файл подписывают УКЭП руководителя и загружают в реестр вместе с файлом отсоединённой подписи.

Импорт таблицы сотрудников, пакетное создание списка МЧД и массовая регистрация в опубликованных описаниях сервиса ФНС не упоминаются. Чтобы не вводить данные повторно, ФНС предусматривает сохранение черновика в XML: работу продолжают, загрузив этот файл. Каждая доверенность при этом проходит заполнение отдельно. Для разового выпуска на нескольких человек сервиса достаточно. При регулярном выпуске на подразделения каждое изменение состава группы снова потребует ручного ввода.

Как сформировать МЧД на группу сотрудников без ручного ввода

Ручная работа при массовом выпуске складывается из трёх операций: повторный ввод данных доверителя и сотрудников, подпись каждой доверенности руководителем и загрузка каждой пары файлов в реестр. Готовые решения автоматизируют разные этапы. Выбор начинают с того, на каком этапе компания теряет время.

Помощник создания МЧД в программах 1С

В программах 1С помощник создания МЧД формирует сразу несколько доверенностей для разных госорганов и регистрирует их, повторно используя введённые данные доверителя и представителя. Сценарий рассчитан на несколько МЧД одного представителя для разных ведомств. Выпуск по списку сотрудников в описании помощника не упоминается. В 1С:ЗУП 3.1 доверенности для КЭДО находятся в разделе «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)».

Для КЭДО на тарифе «Бизнес» Добыто предоставляет готовый модуль для 1С:ЗУП. Он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Массовая подпись руководителем и автоматическая регистрация

В специализированных сервисах МЧД руководитель может выбрать сразу несколько подготовленных доверенностей и подписать их одним действием. После подписи сервис сам отправляет их на регистрацию. Роли в такой схеме разделены: администратор готовит черновики по шаблону или из импортированных данных сотрудников, руководитель подписывает пакет. Массовое создание и пакетная подпись — разные функции, и у конкретного сервиса может быть только одна из них. Перед подключением проверьте две вещи: формирует ли сервис отдельный XML на каждого представителя и регистрирует ли он каждую доверенность в реестре.

На Госуслугах похожая схема описана для доступа сотрудников к услугам организации на портале. Уполномоченный сотрудник создаёт черновики доверенностей на сотрудников и отправляет их руководителю, а подписывает руководитель. Общие правила собраны в справке Госуслуг о машиночитаемых доверенностях. Выпуск одной МЧД на группу и пакетную генерацию этот сценарий не подтверждает.

API-интеграция с реестром ФНС

Если полномочия сотрудников уже ведутся во внутренней системе компании, ручную регистрацию снимает API. Кейс банка опубликован 2 июля 2026 года. После интеграции с API сервиса доверенностей все полномочия и внутренняя логика остались в собственной системе банка. Банк отказался от ручной регистрации в ФНС, передача МЧД в реестр стала автоматической, а выпуск МЧД единого формата сократился до 15 минут.

Критерий выбора зависит от узкого места. Если доверенности нужны для госорганов и учёт ведётся в 1С, ввод сокращает помощник 1С. Если задерживается подпись руководителя, нужен сервис с массовой подписью и автоматической отправкой на регистрацию. Если полномочия уже хранятся во внутренней системе, оправдана API-интеграция. Сервис ФНС остаётся вариантом для разового выпуска и для проверки чужих доверенностей.

Данные сотрудников и полномочия: что подготовить до массового выпуска

С 1 февраля 2026 года действуют изменения, внесённые приказом Минцифры России от 05.11.2025 № 1001. В сведениях о представителе обязательны фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС и ИНН. Данные документа, удостоверяющего личность, можно привести дополнительно. Если полномочие выбрано из классификатора, в МЧД указывают и его идентификатор, и наименование. Для массового выпуска таблица сотрудников должна содержать эти реквизиты по каждому человеку: без СНИЛС или ИНН доверенность не будет соответствовать требованиям формата.

Классификатор полномочий утверждён приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856, требования к формам доверенностей — приказами № 857 и № 858. Полномочия указывают текстом или кодом из классификатора. По разъяснению ФНС, коды из справочника позволяют автоматизировать проверку МЧД. Какой вариант нужен, определяет система-получатель: она может требовать как текст, так и код.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Труднее всего компаниям даётся вопрос, какими полномочиями наделить сотрудника. С текстовыми формулировками проще, потому что ориентиром служат требования системы. С кодами из классификатора сложнее, поэтому сначала откройте правила системы, в которой сотрудник будет применять МЧД, и подбирайте коды под них.»

В практике Добыто часто спрашивают, нужно ли переделывать доверенности после перевыпуска подписи сотрудника. Доверенность не ссылается на сертификат: система сверяет данные физического лица из сертификата с данными в МЧД. Если данные лица не изменились, после перевыпуска подписи доверенность продолжает работать.

Чек-лист перед выпуском МЧД на группу сотрудников

Перед формированием первой доверенности проверьте по группе:

• перечень систем, где каждый сотрудник подписывает документы от имени компании, и формат, который принимает каждая система: 5.03, 003 или доверенность из личного кабинета;
• матрицу «сотрудник — система — полномочия»;
• ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН каждого представителя, паспортные данные — при необходимости;
• полномочия в форме, которую требует система: идентификатор и наименование из классификатора или текст;
• решение по способу выдачи: одна доверенность на группу или персональные, а для групповой — действуют представители совместно или каждый самостоятельно;
• срок действия каждой доверенности;
• действующую УКЭП руководителя для подписи и личную УКЭП физического лица у каждого представителя;
• ответственного за реестр выданных доверенностей и за их отзыв при увольнении.

Образец МЧД и структура XML-файла доверенности

Шаблон в формате DOCX показывает структуру XML машиночитаемой доверенности: по нему удобно сверить поля перед сборкой таблицы сотрудников.

Подписание и регистрация МЧД: порядок выпуска на группу

МЧД — это файл в формате XML. Благодаря заданной структуре площадки и системы считывают сведения из него автоматически. К XML всегда прилагается электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом. Это конструкция отсоединённой подписи: в программе «Инструменты КриптоПро» при подписании отмечают «Создать отсоединённую подпись» и получают второй файл рядом с XML.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Доверенность всегда идёт парой файлов: XML с полномочиями и файл подписи руководителя. Механика та же, что у отсоединённой подписи при подаче документов в суд, и сотрудникам её достаточно объяснить один раз на понятном примере. При массовом выпуске проверьте, что у каждой доверенности в пакете есть свой файл подписи.»

Как выпустить МЧД на группу сотрудников: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте перечень систем, где сотрудники подписывают документы от имени компании, и определите формат для каждой: 5.03 для налоговых органов, единая форма 003 для налоговой и контрагентов, личный кабинет системы — для маркировки и закупок по 44-ФЗ.
2. Шаг 2. Решите, выпускаете вы одну доверенность с несколькими представителями или отдельную на каждого. Для групповой доверенности получите подтверждение, что система-получатель её принимает, и укажите, действуют представители совместно или каждый самостоятельно.
3. Шаг 3. Соберите по каждому сотруднику ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Полномочия оформите кодом и наименованием из классификатора или текстом, как требует система.
4. Шаг 4. Сформируйте XML. В сервисе ФНС каждую доверенность создают отдельно, в 1С или специализированном сервисе — пакетом черновиков.
5. Шаг 5. Подпишите каждую доверенность УКЭП руководителя или другого лица, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Файл подписи сохраните отдельно от XML.
6. Шаг 6. Зарегистрируйте доверенности: загрузите XML и файл подписи в реестр ФНС либо дождитесь автоматической отправки после массовой подписи в сервисе.
7. Шаг 7. После регистрации загрузите доверенность в целевую систему, если она этого требует. Проверьте статус МЧД в реестре по уникальному номеру и внесите доверенность в реестр выданных доверенностей компании.

Важный нюанс из практики: для системы учёта алкоголя полный цикл состоит из 4 шагов. Доверенность формируют в сервисе ФНС по единой форме, подписывают квалифицированной подписью руководителя и регистрируют вместе с файлом подписи в реестре ФНС. Только потом её загружают в систему учёта: выбирают роль доступа, указывают место деятельности и генерируют сертификат доступа. Нарушать порядок нельзя, потому что незарегистрированную доверенность целевая система не примет.

Проверка статуса МЧД после регистрации

В реестре ФНС можно открыть карточку МЧД и проверить её статус, включая срок действия. Для поиска достаточно уникального номера доверенности. Порядок проверки описан в инструкции ФНС по работе с МЧД в реестре. Срок проверяется и в доверенностях контрагентов: если срок МЧД представителя истёк, программа обнаружит это и не даст подписать документ.

Отзыв МЧД и отказ от полномочий при увольнении сотрудника

Отменить МЧД вправе доверитель. Порядок отмены установлен разделом III Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223. Заявление об отмене формируют в информационной системе, где хранится доверенность, либо подают туда из другой системы. Если МЧД хранится в ЕСИА, заявление подают через личный кабинет доверителя на Госуслугах, для реестра ФНС — через его сервис отмены. Сведения об отмене размещаются в системе не позднее 12 часов с момента получения заявления. Это срок публикации сведений в системе хранения, а не срок любых других действий с доверенностью.

Представитель вправе отказаться от полномочий. Для МЧД в реестре ФНС он формирует заявление, подписывает его своей УКЭП и отправляет в реестр. По подпункту 3 пункта 1 статьи 188 ГК РФ отказ представителя прекращает доверенность. Если представителей несколько, последствия для остальных зависят от того, действуют они совместно или каждый самостоятельно.

Важный нюанс из практики: в системе маркировки доверенность отзывают только в личном кабинете системы. Сотрудник сам отозвать её не может, это делает руководитель организации. Поэтому при увольнении для каждой доверенности сначала определяют, где она хранится, и уже от этого зависит, кто и как её отзывает.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Без учёта выданных доверенностей при увольнении сотрудника невозможно вспомнить, что и в каких системах отзывать. У одного человека их бывает несколько, потому что каждая приёмная система устанавливает свои правила. Ведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам и включите отзыв МЧД в перечень действий при увольнении.»

Стоимость КЭДО с электронными подписями сотрудников: тарифы 2026 года

Цена КЭДО зависит от тарифа и числа сотрудников. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из ставки за сотрудника в месяц и минимального объёма оплаты: по тарифу «Бизнес» это 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав каждого тарифа и порядок смены описаны на странице тарифов КЭДО Добыто. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Отдельной позиции за выпуск МЧД на странице тарифов нет. Тариф можно повысить или понизить в любое время, если численность сотрудников, подписывающих кадровые документы, изменилась.

Выводы

Гражданский кодекс разрешает выдать одну доверенность группе представителей, но форматы поддерживают её по-разному. Для налоговой версии 5.03 несколько представителей подтверждены ФНС, а для единой формы 003 приём групповой доверенности зависит от системы-получателя. Серия персональных МЧД с пакетной подписью руководителя гибче при увольнениях и разных полномочиях. Ручной ввод сокращают 1С, сервисы с массовой подписью и API, поскольку импорта списка сотрудников в опубликованных описаниях сервиса ФНС нет. Подготовку начинают с перечня систем и реквизитов по приказу № 1001, а заканчивают реестром выданных доверенностей, без которого отзыв при увольнении не проконтролировать.

В КЭДО Добыто электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а интеграция с 1С:ЗУП настраивается за один день. Подписание кадровых документов работает внутри компании, а доверенности для внешних систем выпускаются по правилам каждой из них.

Частые вопросы о МЧД на группу сотрудников

Перестают ли действовать электронные доверенности, выданные до перехода налоговой на единую форму 003?

Нет. С 1 марта 2025 года налоговые органы начали приём единой МЧД версии 003, и ФНС разъяснила, что ранее оформленные электронные доверенности с этой даты действие не прекращают. Основания — статья 17.5 63-ФЗ и приказ ФНС России от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. Новые доверенности на группу оформляют уже по действующим форматам с учётом изменений приказа Минцифры № 1001 от 1 февраля 2026 года.

Изменятся ли правила работы с МЧД в 2027 году?

Федеральный закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ вводит новые редакции статей 17.2 и 17.5 63-ФЗ, но они вступают в силу только 1 сентября 2027 года. На дату публикации действуют прежние редакции: представитель подписывает документ своей УКЭП, а его полномочия подтверждает МЧД, подписанная руководителем. Если срок действия выпускаемых сейчас доверенностей заходит за 1 сентября 2027 года, сверьте их с текстом новой редакции до выпуска.

Как указать МЧД в налоговой отчётности?

Если отчётность подписывает представитель по МЧД, в XML-файле указывают GUID доверенности. В поле реквизитов доверенности вносят 36-значный идентификатор без названия и даты документа, отдельный ИСОП для единой МЧД не требуется. Порядок разъяснён в письме ФНС от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@. При выпуске на группу идентификатор у каждой МЧД свой, поэтому в учётной таблице его хранят рядом с данными представителя.

Где хранить МЧД, если система работает не с реестром ФНС?

Реестр ФНС — распределённое хранилище МЧД, но Правила, утверждённые постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223, допускают и другие информационные системы хранения. Это подтверждает письмо Минцифры от 02.05.2024 № П15-257362. Если оператор системы не разместил свою форму доверенности, по части 1 статьи 17.5 63-ФЗ применяется форма, размещённая уполномоченным федеральным органом на Госуслугах. Требования к хранению и форме уточняют у оператора системы, где сотрудники будут подписывать документы.

Может ли МЧД на сотрудников подписать не директор?

Электронную доверенность от имени организации подписывает УКЭП руководитель либо иной подписант, которого допускает 63-ФЗ. В системе маркировки доверенность на сотрудника вправе подписать руководитель организации или доверенное лицо, которое уже зарегистрировано в системе и имеет право передачи полномочий. Для передачи полномочий в сервисе ФНС предусмотрен отдельный тип документа — передоверие. Такие полномочия существуют, пока действует родительская доверенность.

Нужно ли перевыпускать подпись бухгалтера, если он перестаёт вести одну из организаций?

Нет. Бухгалтер работает одной УКЭП физического лица, а полномочия от каждой организации подтверждаются отдельной МЧД. Когда работа с одной из компаний прекращается, эта организация отзывает свою доверенность, а ключ подписи остаётся прежним. Доверенности остальных организаций продолжают действовать, и выпускать для них новые не нужно.