Хранение документов в кадровой службе держится на двух сроках и одном инструменте поиска. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет: так установлено статьёй 22.1 закона 125-ФЗ об архивном деле. Копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт работнику не позднее 3 рабочих дней с письменного заявления по статье 62 ТК РФ, а государственный архив отвечает на запрос в течение 30 дней и вправе продлить срок ещё на 30. Скорость поиска даёт не память кадровика, а номенклатура дел с описями на бумаге и классификатор типов с фильтрами в электронном архиве. Пока организация действует, документ запрашивают у работодателя; после ликвидации за архивной справкой идут в государственный или муниципальный архив.
Разберём четыре ситуации, в каждой из которых документ лежит в другом месте и запрашивается иначе, пять условий быстрого поиска и сроки хранения по приказу Росархива № 236. Покажем, почему распечатка электронного документа остаётся копией и какие четыре документа нельзя держать только в электронном виде. Работодателю материал даёт чек-лист готовности архива к проверке и расчёт цены потерянного документа. Таблица сроков, образцы описи и приказов для скачивания, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто обязан выдать документ и за какой срок
Работник пишет заявление, работодатель в течение 3 рабочих дней выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой, бесплатно. Статья 62 ТК РФ перечисляет их примерно: копии приказов о приёме на работу, о переводах, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и о периоде работы. Перечень открытый, поэтому отказ со ссылкой на то, что конкретный документ в статье не назван, неправомерен. В день увольнения комплект выдаётся без заявления: трудовая книжка или форма СТД-Р, если работник перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности.
При введённом кадровом электронном документообороте срок тот же. По статье 22.3 ТК РФ работник подаёт заявление через систему работодателя или через портал «Работа в России», и документы приходят ему либо электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью работодателя, либо заверенной бумажной копией — способ работник указывает в заявлении.
Четыре ситуации различаются не сроком ответа, а тем, где документ физически находится и какой инструмент его достаёт.
| Ситуация | Где лежит документ | Чем запрашивать | Срок |
|---|---|---|---|
| Документ текущего или прошлого года, организация работает | Дело текущего делопроизводства в кадровой службе по номенклатуре дел | Письменное заявление работодателю по статье 62 ТК РФ | 3 рабочих дня |
| Документ прошлых лет, дело уже сдано в архив организации | Архив организации, дело находится по описи и индексу | Заявление работодателю, внутри — запрос в архив по описи | 3 рабочих дня |
| Документ оформлен и подписан в КЭДО | Личный кабинет работника и электронный архив системы | Заявление через систему или портал «Работа в России», статья 22.3 ТК РФ | 3 рабочих дня |
| Организация ликвидирована | Государственный или муниципальный архив, куда документы переданы по части 10 статьи 23 125-ФЗ | Запрос на архивную справку в профильный архив субъекта, в Москве — Главархив Москвы | 30 дней, продление ещё до 30 дней |
| Нужен приказ об увольнении, акт о несчастном случае или подтверждение инструктажа | Только бумажное дело: эти документы в электронном виде не существуют | Заявление работодателю, при ликвидации — запрос в архив | 3 рабочих дня или 30 дней |
Разница в сроках между третьей и четвёртой строкой — десятикратная, и зависит она не от сложности запроса, а от того, жива организация или нет. Работнику, у которого компания ещё действует, выгоднее запросить комплект сейчас, а не через пять лет после ликвидации.
Почему документ не находится: пять условий быстрого поиска
Электронный архив обеспечивает не только сохранность, но и поиск, идентификацию и восстановление документа. Чтобы это работало, нужны пять вещей: определённая структура архива, правила индексирования, настроенная система поиска, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Выпадение любого пункта превращает архив в склад: файлы лежат, но достать конкретный приказ за 2019 год никто не может.
Факт: критерий исправного архива простой — любой сотрудник организации может в кратчайшие сроки найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Если для этого нужно звонить конкретному кадровику, архива нет, есть его личная память.
На бумаге индексирование — это номенклатура дел. Закон 125-ФЗ в пункте 2 статьи 13 даёт организации право самостоятельно создать архив, и дальше механика такая: в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. Документ ищется по связке «год — индекс дела — позиция во внутренней описи». Если номенклатура не утверждалась или дела сшивались как попало, поиск по описи невозможен, остаётся перелистывание.
В электронном виде ту же роль играет классификатор типов документов и маршрут согласования. В сервисе Добыто КЭДО документ после исполнения уходит во вкладку «Архив», где его открывают сотрудники с доступом к электронному архиву, а найти его можно фильтрами по типу, сотруднику, дате создания и статусу или поиском по таблице. Разница с бумагой не в красивом интерфейсе, а в том, что индексирование происходит в момент создания документа, а не при сдаче дел в конце года.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что архив у вас держится на одном человеке, отдельный архивариус для исправления ситуации не нужен: достаточно утверждённой номенклатуры дел, приказа об ответственном и заведённых типов документов в системе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы заводим типы документов и маршруты до того, как в систему попадут первые файлы. Заранее заданный классификатор — это и есть скорость поиска: документ достаётся фильтром по типу, сотруднику и дате, а не просмотром всей таблицы. Проверьте у себя, разведены ли документы по типам или всё сложено одной плоской папкой с названиями вида «скан_1.pdf».»
Важный нюанс из практики: в одном федеральном медицинском учреждении кадровый резерв специалистов по всей стране насчитывает около 800 человек, и при чрезвычайных ситуациях их оформляют экстренно — после землетрясения в Турции за несколько дней оформили около 200 человек. До перехода на электронный кадровый документооборот это делалось в обход нормального процесса, потому что комплект документов собирался вручную. Эффект от цифровизации там описывают одной фразой: руководитель оценивает состояние дел со своего рабочего места, не отвлекаясь на поиск документов и привлечение секретарей.
Как найти кадровый документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид документа и год. От года зависит, лежит дело в текущем делопроизводстве или уже сдано в архив; от вида — в каком деле его искать.
- Шаг 2. Проверьте, в каком режиме документ создавался. Подписанный от руки и отсканированный документ — это электронный образ, оригинал у него бумажный. Подписанный электронной подписью — электронный документ, бумажного оригинала у него нет.
- Шаг 3. Для бумажного дела возьмите номенклатуру дел за нужный год, найдите индекс дела по виду документа, затем позицию во внутренней описи дела.
- Шаг 4. Для электронного документа отфильтруйте архив по типу документа и сотруднику, затем сузьте по дате создания и статусу. Поиск по номеру приказа работает только если номер вносился в карточку документа.
- Шаг 5. Проверьте подпись на найденном файле: действовал ли сертификат на момент подписания и есть ли метка времени. Без этой проверки вы не знаете, что держите в руках — документ или файл.
- Шаг 6. Зафиксируйте выдачу. Для работника — заверенная копия или электронный документ с подписью работодателя, для проверки — выгрузка с журналом действий по документу.
Проверьте электронную подпись на документе, который достали из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Сколько лет документ обязан храниться
Сроки заданы двумя документами. Статья 22.1 закона 125-ФЗ делит документы по личному составу по дате завершения делопроизводства: до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Конкретные позиции расписаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: он действует с 18 февраля 2020 года и устанавливает сроки временного хранения 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50 и 75 лет. Для приказов по личному составу в Перечне предусмотрено три разных срока, поэтому «приказы хранятся 50 лет» — неточность: приказ о предоставлении ежегодного отпуска и приказ о приёме на работу живут в архиве разное время. Полный текст закона об архивном деле выложен на сайте Федерального архивного агентства, там же публикуются правила организации хранения.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | 50 лет; 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003 | статья 22.1 125-ФЗ |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 или 75 лет по той же дате-водоразделу | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Личное дело работника | 50 или 75 лет, после истечения срока — экспертиза ценности документов | статья 22.1 125-ФЗ |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | 50 или 75 лет | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; 50 или 75 лет при вредных и опасных условиях труда | статья 402 Перечня |
| График отпусков | 3 года после окончания действия | статья 453 Перечня |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва | статья 441 Перечня |
| Штатное расписание | постоянно по месту разработки и утверждения | Перечень, приказ Росархива № 236 |
Из таблицы следует практический вывод для работника: справку о стаже за 2005 год работодатель обязан дать из приказов, которые у него ещё лежат, а вот табель за тот же год уже мог быть законно уничтожен. Для работодателя важнее обратная сторона: уничтожение документа до истечения срока и хранение документа сверх срока — оба случая нарушения, второй ещё и противоречит статье 5 закона 152-ФЗ, которая запрещает хранить персональные данные дольше, чем требует цель обработки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: при переходе на КЭДО бумажный архив оставляют как есть. Переводить старые дела в электронный вид не требуется: электронно хранится то, что создано и подписано в системе, а сданные дела продолжают лежать по описям.
Образцы документов, которые чаще всего ищут в архиве и запрашивают при проверке
Начните с описи документов личного дела: без неё нельзя подтвердить состав дела, которое сдаётся в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО с порядком хранения электронных документов | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП для настройки доступа к архиву | Скачать |
Электронный архив: как документ доживает до пятидесятого года
Сертификат электронной подписи действует около года, а трудовой договор хранится 50 лет. Через десять лет после подписания проверка покажет, что сертификат истёк, и без дополнительных реквизитов подтвердить момент подписания будет нечем. Поэтому для архивного хранения подпись достраивают: к ней добавляют метку времени, фиксирующую, что документ подписан при действующем сертификате, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой. Такая конструкция сохраняет проверяемость документа после передачи в архив.
Требования к долговременной сохранности собраны в ГОСТ Р 57762-2017. Стратегия сохранности включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Набор неочевидный: половина пунктов относится не к хранению файла, а к тому, сможете ли вы его открыть и понять через десятилетия, когда формат устареет. Отдельный ориентир — типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Формально они написаны для архивов государственных органов, но в качестве чек-листа при выборе системы работают и для коммерческой компании. В Добыто подписанный документ остаётся доступным для скачивания вместе с подписью, поэтому выгрузка для проверки или для суда не требует отдельной процедуры.
Важный нюанс из практики: кадровые документы в крупных компаниях проходят процедуру регистрации в журнале и относятся к делу, то есть попадают в классическое делопроизводство. Если система КЭДО этого не умеет, документы приходится передавать интеграцией в другую систему и регистрировать там, а дальше вести в ней же перештамповку и архивное хранение. Учётные системы для этого не предназначены, поэтому возврат подписанных документов в кадровую учётную систему обычно заканчивается задвоением базы без выигрыша в поиске.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что нельзя увести в электронный архив
Четыре вида документов в электронный вид не переводятся ни при каком режиме: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальное при введённом КЭДО существует только электронно, без дублирования на бумаге.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полного увольнения внутри КЭДО не существует: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление с ним всё равно уходят в бумажное дело.
Второе ограничение касается состава работников. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие в электронном виде, и без согласия применять к нему электронные документы и электронную подпись нельзя. Значит, по части сотрудников архив остаётся бумажным, и в номенклатуре дел на это закладывают отдельные дела. Отказ от КЭДО не основание для увольнения или других санкций.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда электронный архив задачу не решает
Система хранения не помогает в трёх ситуациях. Первая: документы за прошлые годы уже сданы в бумажный архив по описям — сканирование даст электронные образы, но оригиналами они не станут, и для суда это по-прежнему копии. Вторая: равнозначность подписи не обеспечена. Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет независимо от того, как аккуратно устроено хранение. Третья: спор идёт не о документе, а о процедуре. Технически исправная подпись не спасает, если в локальном акте не описан порядок идентификации работника при подписании.
Цена потерянного документа
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Суммы небольшие, и именно поэтому архив обычно не считают зоной риска. Реальные потери лежат в другом месте.
В трудовом споре по электронным документам работодатель доказывает четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ. Порядок важен: сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается из-за ненайденного согласия или неподтверждённого ознакомления, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации подписанта. При новом рассмотрении работника восстановили: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, а система всё это зафиксировала. Документы и локальные акты были в порядке — проиграли на обстоятельствах выдачи подписи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журнал действий в системе надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Он не выборочный: покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.»
Что проверить в архиве до запроса работника или проверки
Этот чек-лист закрывает подготовку: по нему видно, найдёте вы документ за час или за неделю.
- Номенклатура дел на текущий год утверждена и дела за прошлый год сформированы и переданы в архив.
- Описи дел существуют, в личных делах есть внутренняя опись документов, иначе состав дела ничем не подтверждается.
- Приказом назначен ответственный за архив и за трудовые книжки, а права доступа к электронному архиву разведены по ролям.
- Согласия работников на КЭДО и листы ознакомления с локальным актом лежат отдельным делом и находятся за минуты: в споре их запрашивают первыми.
- Документы с истёкшим сроком хранения выделены к уничтожению актом, а не лежат в архиве бессрочно: хранение сверх цели противоречит 152-ФЗ.
- Проверена целостность электронного архива: файлы открываются, подписи проверяются, метки времени на месте.
- Выгрузка журнала действий по документу работает: при споре понадобится подтверждение отправки, доставки и подписания.
В практике Добыто мы проходим этот список на пилотной группе до раскатки на всю компанию: ошибки в правах доступа и в типах документов дешевле ловить на одном подразделении.
Стоимость электронного архива и тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: электронный архив и интеграция с 1С входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | по мере подключения сотрудников |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для руководителя и кадровой службы | по запросу, через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту удостоверяющего центра |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании численностью меньше 50 человек счёт считается от минимальной оплаты, а не от фактического числа сотрудников. Действующие условия, состав функций по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что цены не содержат скрытых платежей, а подписи для сотрудников входят в тариф.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Поиск документа определяется тремя вещами: знанием, где дело лежит физически, наличием индекса, по которому оно находится, и сохранённой проверяемостью подписи, если документ электронный. Сроки заданы жёстко: 50 или 75 лет для документов по личному составу по статье 22.1 125-ФЗ, 3 рабочих дня на выдачу копий работнику по статье 62 ТК РФ, до 30 дней плюс продление на запрос в государственный архив. Четыре вида документов остаются на бумаге при любом режиме, а распечатка электронного документа подлинником не становится.
Мы в Добыто подключаем КЭДО так, чтобы хранение настраивалось вместе с типами документов, маршрутами и правами доступа: тогда архив сразу получается искомым, а не превращается в набор папок, который разбирают перед проверкой. Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а пилотная группа перед раскаткой снимает основную часть ошибок настройки.
Частые вопросы о хранении и поиске кадровых документов
Можно ли уничтожить личное дело уволенного работника раньше 50 лет
Нет. Срок считается не от увольнения, а от завершения делопроизводства по делу: после 1 января 2003 года — 50 лет, до этой даты — 75 лет, это статья 22.1 125-ФЗ. По истечении срока дела организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, проходят экспертизу ценности документов, и только после неё часть дел выделяется к уничтожению актом. Досрочное уничтожение попадает под статью 13.20 КоАП РФ, а в трудовом споре оставляет работодателя без доказательств.
Как получить архивную справку, если организация ликвидирована
Документы по личному составу при ликвидации передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив, для негосударственных организаций — по договору с архивом, основание в статье 23 125-ФЗ. Запрос подаётся в профильный архив субъекта, в Москве документы ликвидированных организаций принимает Главархив Москвы. Срок исполнения запроса — не более 30 дней со дня регистрации, в исключительных случаях руководитель архива продлевает его не более чем на 30 дней с письменным объяснением задержки. В запросе указывают период работы, наименование организации на тот момент и должность: без этого поиск по описям растягивается.
График отпусков хранится 3 года или 5 лет
3 года после окончания действия — по статье 453 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236. Срок 5 лет, который часто называют для графика, относится к табелю учёта рабочего времени по статье 402 того же Перечня, а при вредных и опасных условиях труда табель хранится 50 или 75 лет. Путаница возникает из-за того, что оба документа лежат в одной папке учёта рабочего времени.
Можно ли хранить кадровые документы только в виде сканов
Скан подписанного от руки документа — электронный образ, его оригинал бумажный, и уничтожать бумагу после сканирования нельзя. Электронный документ существует без бумажного оригинала только тогда, когда он изначально создан в электронной форме и подписан электронной подписью, а в компании введён КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Смешение этих двух режимов — самая частая причина, по которой в суде не принимают то, что компания считала оригиналом.
Кто отвечает за архив, если в компании нет архивариуса
Закон 125-ФЗ в пункте 2 статьи 13 даёт организации право создать архив и организовать хранение самостоятельно, но не требует отдельной должности. Ответственного назначают приказом, обязанности закрепляют в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, а распределение фиксируют матрицей ответственности. В электронной системе к этому добавляется разграничение прав: доступ к архиву выдаётся по роли, а не всем кадровым специалистам сразу.
Где хранить заключения по медосмотрам из приказа 29н
Порядок предварительных и периодических медосмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, и один экземпляр заключения по результатам осмотра направляется работодателю. Это сведения о состоянии здоровья, то есть специальная категория персональных данных по 152-ФЗ, поэтому доступ к ним ограничивают отдельно от остальных документов работника, а срок хранения сверяют по Перечню Росархива № 236 для документов о медицинских осмотрах.
