Сведения коммерческой тайны оформляют через конкретный перечень, утвержденный локальным нормативным актом, порядок доступа и подтверждение ознакомления работников. Самой пометки «коммерческая тайна» недостаточно: работодатель должен определить состав сведений, правила работы с ними, круг допущенных лиц и меры контроля. Для работника доступ к такой информации должен быть связан с трудовыми обязанностями, а обязанность не разглашать ее закрепляют в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
В статье показано, как отделить охраняемые сведения от персональных данных, выбрать форму перечня и провести ознакомление так, чтобы документы подтверждали весь режим, а не только подпись сотрудника. Отдельно разобраны ограничения статьи 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», связь с 152-ФЗ и электронная фиксация в КЭДО. Образцы приказа, листа ознакомления, правил обработки персональных данных и согласия собраны во второй половине материала.
Что считается коммерческой тайной и когда перечень имеет силу
Коммерческая тайна — это сведения любого характера, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность из-за неизвестности третьим лицам, не находятся в свободном законном доступе и охраняются введенным обладателем режимом коммерческой тайны. Такое определение закреплено в статье 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Работодатель получает защиту не в момент, когда руководитель назвал документ секретным, а после принятия предусмотренных законом мер. В их числе — определение перечня сведений, ограничение доступа, установление порядка обращения с информацией и контроля, учет лиц, получивших доступ, регулирование отношений с работниками и контрагентами, а также нанесение грифа на материальные носители. Если один из элементов отсутствует, работодателю сложнее доказать, что действовал именно режим коммерческой тайны.
В разъяснениях Роструда о коммерческой тайне отдельно разобраны требования к перечню, ознакомлению и трудовому договору. Этот документ удобно использовать как дополнительную проверку локального пакета перед запуском доступа.
Какие сведения можно включить в перечень
Закон допускает сведения производственного, технического, экономического, организационного и иного характера, а также данные о способах осуществления профессиональной деятельности. В перечне лучше называть не весь массив документов компании, а конкретные категории и признаки, по которым работник и ответственное лицо смогут определить режим конкретного файла.
- технологические и производственные сведения, доступ к которым нужен отдельным подразделениям;
- экономические сведения, связанные с расчетами, планированием и условиями работы с контрагентами;
- организационные сведения и внутренние правила, раскрытие которых создает коммерческий риск;
- данные о способах профессиональной деятельности, если они имеют коммерческую ценность и не доступны третьим лицам законным образом.
Формулировка «вся информация компании» не показывает, что именно охраняется и кому нужен доступ. Рабочий вариант перечня содержит наименование категории, краткое описание, подразделение или должности с доступом, вид носителя и ссылку на документ, где установлен порядок обращения.
Какие сведения нельзя объявить коммерческой тайной
Статья 5 98-ФЗ исключает из режима ряд сведений. В перечень нельзя включать, в частности:
- сведения из учредительных документов и документов о государственной регистрации, а также из документов, дающих право вести предпринимательскую деятельность;
- данные о составе имущества государственных и муниципальных унитарных предприятий, государственных и муниципальных учреждений и использовании бюджетных средств;
- сведения о загрязнении окружающей среды, пожарной, санитарно-эпидемиологической, радиационной безопасности и других факторах, влияющих на безопасность производства и граждан;
- данные о численности и составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, производственном травматизме и наличии вакансий;
- сведения о задолженности работодателя по выплате заработной платы и социальным выплатам, нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности;
- иные сведения, раскрытие которых обязательно по федеральному закону.
Перед утверждением списка каждую категорию проверяют на два условия: информация действительно имеет коммерческую ценность из-за неизвестности третьим лицам, а закон не требует ее раскрывать. Проверка сразу убирает из проекта перечня сведения, которые нельзя защищать выбранным режимом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: образец согласия на обработку персональных данных из подготовленного комплекта является вспомогательным документом и не заменяет оформление режима коммерческой тайны.
Как составить список охраняемых сведений
Перечень составляют от реальных рабочих процессов: сначала определяют, какие данные создаются и используются, затем оценивают их коммерческую ценность и только после этого закрепляют категории в локальном нормативном акте.
Предварительная диагностика перед подготовкой проекта
- Определите владельца информации. В документе должно быть понятно, какая организация устанавливает режим и отвечает за правила обращения со сведениями.
- Соберите источники информации. Проверьте документы, базы, отчеты, технические материалы и рабочие файлы, с которыми фактически работают подразделения.
- Разделите сведения по доступу. Зафиксируйте, кому информация нужна для трудовых обязанностей, а кому доступ не требуется.
- Исключите открытые и обязательные к раскрытию данные. Для каждой категории проверьте ограничения статьи 5 98-ФЗ.
- Определите способ маркировки и учета. Свяжите категорию из перечня с грифом, реестром доступа и правилом хранения.
Если подготовку начать с шаблонной фразы о полной конфиденциальности, перечень не покажет границы доступа. В результате работник не сможет понять, какие сведения ему запрещено передавать, а работодатель не получит понятного доказательства, что режим был доведен до конкретного человека.
Для проверки проекта удобно свести категории в рабочую таблицу. Она показывает, где заканчивается содержание перечня и начинаются организационные меры, которые оформляют отдельными документами.
| Элемент проекта | Что фиксировать | Что проверить |
|---|---|---|
| Категория сведений | Вид информации и ее описание | Есть ли коммерческая ценность и неизвестность третьим лицам |
| Носитель | Бумажный документ, электронный файл, база или иной носитель | Наносится ли гриф и действует ли правило для электронных копий |
| Круг доступа | Подразделения и должности, которым сведения нужны для работы | Не включены ли лица без рабочей необходимости |
| Порядок обращения | Правила выдачи, копирования, передачи, хранения и возврата | Есть ли ответственное лицо и способ контроля |
| Основание доступа | Трудовая функция или договорная задача | Закреплены ли обязанности и факт ознакомления |
Таблица помогает не смешивать сам перечень с режимом: категория отвечает на вопрос «что охраняем», а порядок обращения — «как с этим работать». Эти два уровня должны быть связаны, но не заменять друг друга.
Как оформить перечень: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подготовьте проект перечня с отдельными строками для каждой категории сведений и укажите владельца информации.
- Шаг 2. Проверьте каждую строку на коммерческую ценность, отсутствие свободного законного доступа и ограничения статьи 5 98-ФЗ.
- Шаг 3. Для каждой категории определите должности и подразделения, которым доступ необходим для исполнения трудовых обязанностей.
- Шаг 4. Свяжите перечень с положением о коммерческой тайне: установите правила доступа, копирования, передачи, хранения и контроля.
- Шаг 5. Утвердите локальный нормативный акт приказом и организуйте ознакомление работников, которым доступ нужен по работе.
После утверждения перечень не оставляют статичным приложением. При появлении новой категории, изменении доступа или прекращении коммерческой ценности обновляют локальный пакет и фиксируют, какая редакция действует для конкретного работника.
Какими документами закрепить режим коммерческой тайны
Режим обычно оформляют пакетом документов, потому что один приказ не подтверждает ни содержание сведений, ни правила доступа, ни ознакомление работников.
- Положение о коммерческой тайне. В нем описывают режим, порядок обращения с информацией, контроль и ответственность.
- Перечень сведений. Он содержит конкретные категории информации, которые обладают коммерческой ценностью и охраняются работодателем.
- Приказ об утверждении. Приказ вводит локальный нормативный акт и определяет дату начала действия утвержденной редакции.
- Трудовой договор или дополнительное соглашение. Статья 57 ТК РФ относит неразглашение охраняемой законом тайны к дополнительным условиям трудового договора.
- Лист ознакомления или электронная запись. Документ подтверждает, что работник получил доступ к перечню, режиму и мерам ответственности.
Кадровый документ должен показывать не только фамилию и подпись, но и название редакции, дату, должность работника и документы, с которыми его ознакомили. Для электронного процесса фиксируют событие подписания, подписанный файл и маршрут, по которому документ был направлен.
Шаблоны для оформления режима и ознакомления
Первым проверьте лист ознакомления: он помогает зафиксировать связь работника с положением о коммерческой тайне и перечнем сведений. Приказ и правила обработки персональных данных используют как отдельные элементы пакета, не объединяя разные правовые режимы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Лайфхак: лист ознакомления можно использовать как основу для фиксации ознакомления работников с положением о коммерческой тайне и перечнем сведений.
В тарифе Бизнес Добыто предусмотрены кастомные шаблоны и электронный архив. Для кадрового процесса это позволяет хранить утвержденную редакцию перечня и подтверждения ознакомления в одном электронном контуре, если компания переводит такие действия в КЭДО.
Как ознакомить работников с перечнем и режимом
Статья 11 98-ФЗ связывает доступ работника к коммерческой тайне с тремя действиями работодателя: ознакомлением под расписку с перечнем сведений, ознакомлением с установленным режимом и мерами ответственности, а также созданием условий для соблюдения режима.
Ознакомление проводят только для тех работников, которым доступ к информации необходим для исполнения трудовых обязанностей. Общая рассылка положения всей компании без определения круга доступа не заменяет процедуру: в документах должно быть видно, почему конкретная должность получает доступ и к каким категориям.
В трудовом договоре или дополнительном соглашении закрепляют обязанность соблюдать режим коммерческой тайны и не разглашать охраняемые сведения. Формулировку связывают с должностными обязанностями, перечнем и локальным нормативным актом. Для контрагента аналогичные правила устанавливают в гражданско-правовом договоре и передают только тот объем информации, который нужен для договорной задачи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что зафиксировать в листе ознакомления
- фамилию, имя, отчество и должность работника;
- название и редакцию положения о коммерческой тайне;
- название перечня сведений и дату его утверждения;
- отметку об ознакомлении с мерами ответственности;
- дату и подпись работника либо электронную подпись с данными о подписанном документе.
Если работнику открывают новый раздел информации, это должно отражаться в учете доступа. Когда категория исключается или изменяется, в кадровом и информационном контуре сохраняют действующую редакцию и историю изменений.
Электронное ознакомление в КЭДО
В электронном процессе кадровый специалист создает или загружает документ, система направляет его по маршруту, работник читает и подписывает, а подтверждение уходит в электронный архив. Такой маршрут не отменяет содержание 98-ФЗ: электронная запись должна подтверждать тот же набор действий, который требуется при бумажном ознакомлении.
В Добыто электронный архив предусмотрен тарифом Бизнес, а кастомные шаблоны позволяют адаптировать кадровые документы под локальный пакет работодателя. Для перечня коммерческой тайны это означает, что в системе можно работать с утвержденной формой документа, но юридическую проверку состава сведений и условий доступа все равно проводит работодатель.
Коммерческая тайна и персональные данные: что оформлять отдельно
Одна информация может одновременно содержать персональные данные и коммерчески ценные сведения, но режимы защиты не сливаются. Коммерческая тайна отвечает на вопрос, какие сведения ограничены для третьих лиц и как с ними обращаться. 152-ФЗ регулирует обработку персональных данных, цели, состав данных, права субъекта и обязанности оператора персональных данных.
Согласие на обработку персональных данных не является универсальным пропуском к коммерческой тайне. Оно оформляется для тех операций с персональными данными, где нужно согласие субъекта и нет другого законного основания. В трудовых отношениях работодатель обрабатывает часть данных для исполнения требований трудового законодательства и договора, а дополнительные цели проверяют отдельно.
Персональные данные работников, включая сведения о зарплате и условиях труда, нельзя объявить коммерческой тайной только ради ограничения доступа: статья 5 98-ФЗ исключает из режима сведения о системе оплаты и условиях труда. При этом такие данные остаются персональными данными и требуют соблюдения 152-ФЗ.
Если в клиентской базе есть ФИО, телефоны или иные идентификаторы, в отношении массива могут одновременно действовать правила коммерческой тайны и правила обработки персональных данных. В перечне описывают коммерчески ценную категорию, а в политике обработки персональных данных и внутренних процедурах фиксируют цели, состав и порядок работы с персональными данными.
Что проверить работодателю как оператору персональных данных
- Определить, какие данные и для какой цели обрабатываются.
- Разделить обработку по трудовым, договорным и дополнительным целям.
- Проверить, нужно ли согласие субъекта для конкретной операции.
- Сопоставить локальные правила обработки персональных данных с режимом коммерческой тайны.
- Проверить исполнение обязанностей оператора, включая требования статьи 22 152-ФЗ об уведомлении Роскомнадзора с учетом предусмотренных законом исключений.
Подписанный бланк согласия не заменяет правила доступа, учет допущенных лиц и перечень коммерческой тайны. Поэтому документы о персональных данных хранят в отдельном контуре локального пакета и не используют как единственное доказательство ознакомления с режимом.
Если компания использует КЭДО Добыто, электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а требования к конкретному кадровому документу нужно определить до запуска маршрута. Вид подписи, состав документа и условия доступа проверяют отдельно.
Ошибки в перечне и границы защиты
Ошибки в режиме обычно появляются не в подписи работника, а раньше: работодатель включает в список все внутренние сведения, не связывает категории с должностями или не устанавливает порядок доступа.
Когда режим коммерческой тайны не подходит
- информация уже находится в свободном законном доступе и не имеет ценности из-за неизвестности третьим лицам;
- сведения прямо исключены статьей 5 98-ФЗ, включая данные об условиях труда, оплате, задолженности по зарплате и обязательному раскрытию;
- организация не готова определить допущенных лиц, правила обращения, учет и контроль;
- работодатель хочет закрыть доступ к информации только общей формулировкой без перечня и локального порядка.
В этих случаях режим либо не возникает, либо его применение трудно обосновать. Работодатель сначала определяет, какие сведения действительно нуждаются в ограничении, а затем принимает решение о составе локального пакета.
Цена ошибки для работодателя
Если перечень не утвержден или работника не ознакомили с ним и режимом, одного факта утечки недостаточно, чтобы автоматически взыскать с сотрудника ущерб как за разглашение коммерческой тайны. Работодателю придется доказывать содержание обязанности, законность ограничения доступа, факт ознакомления и связь между нарушением и прямым действительным ущербом.
Неполный пакет увеличивает и операционные расходы: приходится повторно утверждать редакции, проводить ознакомление, восстанавливать историю доступа и собирать доказательства по каждому работнику. Поэтому стоимость ошибки состоит не только в утраченной информации, но и в невозможности использовать заранее подготовленный режим в трудовом споре.
Что происходит после увольнения
Если режим в отношении информации продолжает действовать, обязанность сохраняется и после прекращения трудового договора. Работодатель вправе требовать возмещения убытков, причиненных разглашением сведений в период действия режима коммерческой тайны. Для этого должны сохраняться перечень, условия доступа, подтверждение ознакомления и документы, устанавливающие продолжение режима.
Локальный пакет должен иметь понятную историю редакций и срок хранения. В КЭДО подтверждение ознакомления хранят вместе с документом, который подписал работник, и данными о маршруте. Срок архива определяют по правилам хранения конкретного кадрового документа и локальным требованиям организации.
Стоимость оформления и электронного ознакомления в КЭДО
Итоговая стоимость зависит от численности сотрудников, набора электронных подписей, шаблонов, интеграции и требований к архиву. Ниже приведены тарифные условия Добыто КЭДО, которые подходят для электронного подписания локальных актов и подтверждений ознакомления.
| Услуга | Стоимость | Условия и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт» | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников |
| Тариф «Бизнес» | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников: 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация» | по запросу | SLA 99,9%, выделенный сервер, API |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | срок не указан |
| Интеграция с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, а «Бизнес» включает неограниченное количество сотрудников, кастомные шаблоны и электронный архив. Полные условия и состав функций размещены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Рабочий перечень коммерческой тайны описывает конкретные категории сведений, круг доступа и связь с локальным нормативным актом. Для полноценного режима нужны утверждение, правила обращения, учет допущенных лиц и ознакомление работника с перечнем, ответственностью и условиями доступа. Согласие на обработку персональных данных оформляют по правилам 152-ФЗ и не используют вместо документов о коммерческой тайне.
Добыто КЭДО подходит для электронного маршрута локальных актов: в тарифах предусмотрены шаблоны, подписи сотрудников и архив, а работодатель самостоятельно определяет содержание перечня и правовые основания доступа.
Частые вопросы
Можно ли включить в перечень персональные данные клиентов?
Можно описать клиентскую базу как коммерчески ценную категорию, если она отвечает условиям 98-ФЗ и доступ к ней ограничен. При этом ФИО, телефоны, адреса и другие идентификаторы остаются персональными данными: для них отдельно определяют цели обработки, правовое основание и меры защиты по 152-ФЗ.
Нужно ли знакомить с перечнем всех работников компании?
Нет, ознакомление проводят для работников, которым доступ к информации необходим для исполнения трудовых обязанностей. В листе или электронной записи указывают конкретную должность и редакцию документов, с которыми человек ознакомлен.
Можно ли оформить перечень одним приложением к приказу?
Перечень может быть приложением к приказу или положению, но он должен быть связан с правилами доступа, учета и контроля. Один файл без локального порядка и подтверждения ознакомления не показывает, что режим коммерческой тайны был установлен полностью.
Нужно ли повторно знакомить работника при изменении списка?
При изменении категорий, круга доступа или правил обращения фиксируют новую редакцию и ознакомление работников, которых изменение касается. В кадровом архиве сохраняют дату действия редакции и подтверждение, с каким текстом был ознакомлен конкретный человек.
Что делать, если работнику нужен только отдельный раздел информации?
В перечне и учете доступа указывают соответствующую категорию, а в системе или ином порядке обращения ограничивают доступ до необходимого объема. Работнику не передают весь массив, если для трудовой функции достаточно отдельного раздела.
Сохраняется ли обязанность после увольнения?
Да, если режим в отношении информации продолжает действовать. Работодатель может требовать возмещения убытков от разглашения, произошедшего в период действия режима, если сохранились документы о перечне, доступе, ознакомлении и обязанности соблюдать конфиденциальность.
