Согласие законного представителя на обработку персональных данных как его принять

Согласие законного представителя на обработку персональных данных принимают, когда субъект не может дать его сам: за недееспособного подписывает опекун по части 6 статьи 9 152-ФЗ, за ребёнка до 14 лет — родитель, усыновитель или опекун. Полномочия представителя оператор проверяет сам, и доказательство получения согласия тоже собирает сам: бремя доказывания по части 3 статьи 9 лежит на нём. В письменное согласие вносят данные субъекта, ФИО, адрес и паспорт представителя и реквизиты документа о полномочиях, а с 1 сентября 2025 года согласие оформляют отдельно от других документов. Законный представитель подтверждает статус документом о родстве, усыновлении или назначении опекуном, представитель по доверенности — доверенностью, которая покрывает дачу согласия от имени субъекта.

Разберём, чьё согласие брать у работника 14-17 лет и почему согласие родителя на заключение трудового договора по статье 63 ТК РФ не заменяет согласие на обработку данных. Покажем, какие 9 реквизитов проверить в бланке, как принять электронное согласие от родителя, который не участвует в КЭДО, и чем скан отличается от электронного документа. Порядок проверки полномочий, штрафы по статье 13.11 КоАП РФ, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто вправе дать согласие за субъекта персональных данных

Представители бывают двух видов, и проверяют их по-разному. Законный представитель действует в силу закона: родители и усыновители за несовершеннолетних детей по статье 64 Семейного кодекса РФ, опекун за малолетнего или недееспособного, попечитель за подростка 14-17 лет, оставшегося без попечения родителей. Представитель по доверенности действует по воле самого субъекта, его полномочия определяет текст доверенности по статье 185 Гражданского кодекса РФ.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в части 1 статьи 9 допускает согласие, данное субъектом или его представителем, в любой форме, которая позволяет подтвердить факт получения. В той же норме сказано, что полномочия представителя на дачу согласия от имени субъекта проверяет оператор. Если закон требует письменной формы, в согласии должны стоять реквизиты доверенности или иного документа о полномочиях (пункт 2 части 4 статьи 9).

Кто подписывает согласие и какой документ подтверждает его право, зависит от статуса субъекта:

Строка 4 — единственная, где закон не называет подписанта прямо: часть 6 статьи 9 говорит только о недееспособном субъекте. У законного представителя проверяют основание статуса, у представителя по доверенности — объём и срок полномочий на дату подписания.

Отдельный случай — данные получают не от субъекта, а от третьего лица: родитель приносит документы совершеннолетнего сына, бывший работодатель передаёт сведения. Часть 8 статьи 9 152-ФЗ разрешает такое получение только при подтверждённом основании обработки. Для работников действует и пункт 3 статьи 86 ТК РФ: персональные данные получают у самого работника, а если их можно получить только у третьей стороны, работника уведомляют заранее и берут у него письменное согласие. Перед тем как подшить документ в личное дело, сверьте, кто указан подписантом и совпадает ли он с человеком, чьи данные обрабатываются.

Работник младше 18 лет: чьё согласие брать при приёме

Статья 63 ТК РФ задаёт четыре возрастных порога для заключения трудового договора. С 16 лет подросток заключает договор самостоятельно, если работа не вредит здоровью. С 15 лет — тоже самостоятельно, но только на лёгкую работу. С 14 лет нужно письменное согласие одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки. До 14 лет работа допустима в узком круге, по сути в творческих профессиях, с разрешения органа опеки, а трудовой договор от имени ребёнка подписывает родитель или опекун.

Согласие родителя по статье 63 ТК РФ — согласие на заключение трудового договора. В нём нет реквизитов по части 4 статьи 9 152-ФЗ: цели обработки, перечня данных, срока действия, способа отзыва. Согласие на обработку персональных данных — другой документ, и с 1 сентября 2025 года его оформляют отдельно от любых иных документов, которые подписывает субъект. Объединить их в один бланк нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На пороге 14 лет кадровику нужны два документа от двух разных субъектов: письменное согласие родителя и разрешение органа опеки. Одно не заменяет другое, родитель и опека — разные участники с разными полномочиями. Комплект собирайте по возрасту на дату приёма и отдельно спрашивайте о статусе подростка: от него тоже зависит набор документов.»

Для ребёнка до 14 лет вопроса о подписанте нет: он малолетний, сделки за него совершают родители, усыновители или опекун (статья 28 ГК РФ), и согласие на обработку данных даёт законный представитель. Для подростка 14-17 лет 152-ФЗ прямого ответа не содержит. По статье 26 ГК РФ дееспособность в этом возрасте частичная, и норма сформулирована так, что юристы читают её по-разному: одни считают достаточным согласие самого подростка, другие требуют подписи родителя. Оператор, на котором лежит обязанность доказать законность обработки, закрывает спор, если согласие подписывает подросток, а его законный представитель подписывает собственное согласие с реквизитами документа о полномочиях. Для работника 14-15 лет, чей родитель уже участвует в приёме по статье 63 ТК РФ, второй документ оформляется без лишних визитов.

Эмансипированный работник 16-17 лет подписывает все согласия сам: по статье 27 ГК РФ он полностью дееспособен. Проверьте возраст каждого несовершеннолетнего на дату подписания согласия и сверьте, чья подпись стоит в документе.

Что должно быть в согласии, которое подписывает представитель

Письменное согласие по части 4 статьи 9 152-ФЗ содержит 9 групп сведений, и в согласии от представителя обязателен пункт 2, который пропускают в типовых бланках. Письменная форма нужна не всегда, а в случаях, прямо названных законом: передача персональных данных работника третьей стороне по статье 88 ТК РФ, обработка специальных категорий данных по статье 10 152-ФЗ, биометрии по статье 11, распространение данных по статье 10.1. В остальных случаях форма свободная, но доказать получение согласия всё равно должен оператор, поэтому на практике согласие представителя берут письменно.

Что проверить в бланке, подписанном представителем:

1. ФИО и адрес субъекта, номер паспорта или иного основного документа, дата выдачи и выдавший орган.
2. ФИО и адрес представителя, номер его основного документа, дата выдачи и выдавший орган, реквизиты доверенности или иного документа о полномочиях: свидетельства о рождении, решения об усыновлении, акта о назначении опекуна или попечителя.
3. Наименование или ФИО и адрес оператора, который получает согласие.
4. Цель обработки.
5. Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
6. Наименование или ФИО и адрес лица, которому оператор поручает обработку, если поручение будет: кадровый аутсорсер, бухгалтерская компания, оператор КЭДО.
7. Перечень действий с данными и общее описание способов обработки.
8. Срок действия согласия и способ его отзыва.
9. Подпись. В согласии от представителя подписывает представитель.

Согласие без пункта 2 формально подписано, но не показывает, откуда у подписанта право действовать за субъекта. Часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ наказывает не только обработку без письменного согласия, но и обработку с нарушением требований к составу сведений в согласии.

С 1 сентября 2025 года действует поправка Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ: согласие оформляют отдельно от иной информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект. Абзац о согласии внутри анкеты, заявления о приёме или согласия родителя на заключение трудового договора этому требованию не отвечает.

Согласие на распространение данных, например на публикацию фотографии работника на сайте компании, по статье 10.1 152-ФЗ оформляют отдельно от других согласий на обработку. Его содержание определяет приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Такое согласие можно получить непосредственно от субъекта или через информационную систему Роскомнадзора: форма и рекомендации размещены на портале персональных данных Роскомнадзора. Если за работника младше 14 лет или за недееспособного согласие на распространение даёт законный представитель, реквизиты его полномочий указывают так же, как в общем согласии.

Соберите основу согласия и дополните её данными представителя

Конструктор формирует согласие с целями, сроком и оговоркой об отзыве. Перед подписанием проверьте, что в файле есть блок представителя по пункту 2 части 4 статьи 9, и при необходимости впишите его.

Как проверить полномочия представителя перед приёмом согласия

Проверка складывается из трёх сверок: личность подписанта, основание его статуса и действие этого основания на дату подписания. Паспорт представителя сверяют с данными в согласии, документ о полномочиях смотрят в оригинале и снимают копию в дело.

У законного представителя основание статуса — документ, связывающий его с субъектом. Для родителя это свидетельство о рождении ребёнка, для усыновителя — решение об усыновлении, для опекуна и попечителя — акт органа опеки о назначении. Для недееспособного взрослого дополнительно нужно решение суда о признании недееспособным: без него у опекуна нет подопечного, от имени которого он подписывает.

Представитель по доверенности подтверждает полномочия самой доверенностью. В ней должно быть право действовать от имени субъекта в отношениях с оператором или прямо право давать согласие на обработку персональных данных. Срок доверенности на дату подписания и способ её подписания проверяют отдельно.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Полномочия представителя подтверждаются по своим правилам, и его подпись на самом документе их не заменяет. Приложенный скан доверенности не показывает, действует ли она и кем подписана. Перед тем как принять документ от представителя, проверьте две вещи: действует ли доверенность на дату подписания и в каком виде она подписана.»

Если несовершеннолетний работник говорит, что эмансипирован, подтверждением служат только решение органа опеки о его эмансипации или решение суда, вступившее в законную силу. По судебному пути статус возникает со дня вступления решения в силу, а не со дня вынесения.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В документе об эмансипации проверяю три вещи: кем он выдан, в отношении кого и вступил ли он в силу, если это решение суда. Третьего варианта подтверждения нет. Справка от родителей, нотариальное согласие или заявление самого подростка эмансипацию не подтверждают, и принимать их вместо решения нельзя.»

Как принять согласие законного представителя: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание обработки. Если данные нужны для исполнения обязанностей по трудовому договору и закону, согласие может не понадобиться; если закон требует письменного согласия, переходите к следующему шагу.
2. Шаг 2. Установите подписанта по статусу субъекта: сам субъект, законный представитель, представитель по доверенности или наследник.
3. Шаг 3. Сверьте паспорт представителя: ФИО, серию и номер, дату выдачи, выдавший орган, адрес.
4. Шаг 4. Проверьте оригинал документа о полномочиях: свидетельство о рождении, решение об усыновлении, акт о назначении опекуна, доверенность. Для доверенности — срок действия и объём полномочий на дату подписания, для судебного решения — дату вступления в силу.
5. Шаг 5. Заполните согласие отдельным документом по 9 пунктам части 4 статьи 9 152-ФЗ, включая реквизиты документа о полномочиях.
6. Шаг 6. Получите подпись представителя: собственноручную на бумаге или электронную подпись, которая делает электронный документ равнозначным бумажному.
7. Шаг 7. Приобщите к делу согласие, копию документа о полномочиях и отметку о дате получения. Если согласие на распространение нужно, оформите его вторым отдельным документом.

Согласие представителя в электронном виде: какая подпись подходит

По части 4 статьи 9 152-ФЗ согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с федеральным законом, равнозначно бумажному согласию с собственноручной подписью. Какая подпись подходит, определяет статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: УКЭП признаётся равнозначной собственноручной без дополнительных условий, а ПЭП и УНЭП — только в случаях, установленных законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Почему родитель не подписывает согласие внутри КЭДО работника

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют электронный документооборот между работодателем и работником. Родитель, опекун или представитель по доверенности работником не является: на него не распространяются ни ЛНА о КЭДО, ни согласие работника на переход к электронному документообороту. Подпись, выданная работнику для кадровых документов, у представителя отсутствует.

Принять от представителя электронное согласие можно тремя способами: он подписывает документ своей УКЭП; он подписывает соглашение с оператором об использовании ПЭП или УНЭП и затем подписывает согласие этой подписью; он подписывает согласие на бумаге. Первый способ не требует дополнительных документов, второй требует отдельного соглашения до подписания согласия. Для самого работника вопрос решается проще: в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник получает через партнёров-удостоверяющие центры.

Скан и фото бумажного согласия: что они доказывают

Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл два понятия. Электронный образ — электронная копия документа, изготовленного на бумаге. Электронный документ — документ, изначально созданный в электронной форме. Фото согласия, присланное родителем в мессенджере, — электронный образ: копия бумажного согласия, а не согласие в форме электронного документа по части 4 статьи 9. Суд вправе истребовать подлинник, и при сомнении в подлинности назначается экспертиза, поэтому бумажный оригинал получите и храните в деле.

Идентификация подписанта в электронной системе

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, работодатель его уволил. В компании было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания, согласие работника получено. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил акты: в деле не было сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении работник выиграл спор. Решили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, за работника, не умевшего пользоваться системой, подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система работодателя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что документ сформирован в системе от имени человека, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у оператора порядок идентификации подписанта и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, проигрыш возможен и при технически исправной подписи, поэтому пропишите его до того, как начнёте принимать согласия в электронном виде.»

Для несовершеннолетних работников этот риск выше: подросток может впервые работать с электронной подписью. В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводим во времени и отдельно проверяем, что работник способен пользоваться системой. Перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу: она показывает, где работники не справляются с подписанием сами.

Шаблоны согласия, соглашения об электронной подписи и ЛНА по персональным данным

Начните с шаблона согласия на обработку персональных данных и дополните его блоком представителя, остальные документы закрывают порядок электронного подписания и правила обработки.

Хранение, отзыв и совершеннолетие: что происходит с согласием после подписания

Доказательство получения согласия оператор хранит всё время, пока обрабатывает данные: по части 3 статьи 9 152-ФЗ при проверке или споре его предъявляет оператор. В деле должны лежать согласие, копия документа о полномочиях представителя и отметка о дате получения. Для электронного согласия — файл документа с подписью и сведения о том, как установлена личность подписанта.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Посмотрите, какие согласия у вас существуют только в электронном виде, и заранее определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Согласие может быть отозвано (часть 2 статьи 9). Законный представитель отзывает его за субъекта так же, как давал, — в пределах своих полномочий. После отзыва оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок не более 30 дней с даты поступления отзыва по части 5 статьи 21 152-ФЗ, если нет другого основания обработки: пунктов 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 или части 2 статьи 11. Для работника таким основанием обычно служит исполнение трудового договора и обязанностей работодателя по закону, поэтому отзыв согласия родителя не останавливает начисление зарплаты и сдачу отчётности, но прекращает обработку для целей, для которых было нужно именно согласие.

С 18 лет гражданин полностью дееспособен (статья 21 ГК РФ), и полномочия родителя как законного представителя прекращаются. О судьбе согласия, данного родителем до совершеннолетия, 152-ФЗ ничего не говорит. Чтобы не спорить о силе старого документа, при совершеннолетии работника берут у него собственное согласие на те цели, для которых согласие нужно.

Важный нюанс из практики: типовой сценарий эмансипации обратный ожидаемому. Работодатель принимает 16-летнего по общим правилам, а через некоторое время работник приносит решение об эмансипации, полученное на основании этого же трудового договора. Копию приобщают к делу, согласия родителей на будущее больше не нужны, новые согласия работник подписывает сам. Трудовые гарантии по возрасту сохраняются до 18 лет: сокращённое рабочее время от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю по статье 92 ТК РФ, запрет испытания, отпуск 31 календарный день.

Ошибки при приёме согласия от представителя и их цена

Часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ в редакции Федерального закона от 12.12.2023 № 589-ФЗ устанавливает штраф за обработку без письменного согласия там, где оно обязательно, и за согласие с неполным составом сведений: для граждан — от 10 000 до 15 000 рублей, для должностных лиц — от 100 000 до 300 000 рублей, для юридических лиц — от 300 000 до 700 000 рублей. Повторное нарушение по части 2.1 обходится юрлицу от 1 000 000 до 1 500 000 рублей, ИП — от 500 000 до 1 000 000 рублей, должностному лицу — от 300 000 до 500 000 рублей. Ошибки, которые чаще всего приводят к этим составам:

• В согласии нет данных представителя и реквизитов документа о полномочиях. Бланк взяли типовой, рассчитанный на подпись самого субъекта. Это нарушение требований к составу сведений по пункту 2 части 4 статьи 9 152-ФЗ.
• Согласие вписано в другой документ: в анкету, заявление или согласие родителя на заключение трудового договора. С 1 сентября 2025 года согласие оформляют отдельно, и один общий бланк этому требованию не отвечает.
• Доверенность истекла или не покрывает дачу согласия. Документ подписан лицом без полномочий, и согласия субъекта у оператора фактически нет.
• Вместо подлинника в деле скан или фото. Это электронный образ, который не подтверждает письменное согласие по части 4 статьи 9 без бумажного оригинала.
• Согласие на распространение включено в общее согласие. Статья 10.1 152-ФЗ требует оформлять его отдельно от других согласий.

Штраф — не единственное последствие. Пока согласие не переоформлено, обработку для целей, требующих согласия, продолжать нельзя: публикацию на сайте снимают, передачу данных третьей стороне по статье 88 ТК РФ останавливают. Проверьте по этому списку согласия несовершеннолетних работников и подопечных в личных делах.

Когда согласие представителя не нужно

Согласие законного представителя не требуется, если субъект полностью дееспособен и подписывает сам, в том числе эмансипированный работник 16-17 лет. Не нужно оно и там, где обработка идёт без согласия вовсе, на основании пунктов 2-11 части 1 статьи 6 152-ФЗ: исполнение трудового договора, обязанности работодателя по ТК РФ и налоговому законодательству. Оформлять согласие представителя в этих случаях избыточно, а текст согласия, продублировавший законное основание, при отзыве создаёт путаницу с тем, какую обработку остановить.

Стоимость КЭДО для работы с согласиями и кадровыми документами в 2026 году

Стоимость зависит от тарифа и числа сотрудников, а электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Цены действуют на дату публикации.

Итоговая сумма определяется численностью штата и тем, нужны ли работникам УКЭП и интеграция с 1С. Условия каждого тарифа и порядок пересчёта при смене тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Принимая согласие от представителя, оператор отвечает за три вещи: верно определённого подписанта, проверенный документ о его полномочиях и полный состав сведений, включая реквизиты этого документа. Для подростков 14-17 лет закон прямого ответа не даёт, и два согласия — подростка и родителя — снимают вопрос о доказательствах. Электронное согласие от родителя работает, если он подписывает его своей УКЭП или по отдельному соглашению об использовании ПЭП и УНЭП, а скан и фото остаются копиями.

В Добыто согласия на обработку персональных данных, соглашения об электронной подписи и кадровые документы работников подписываются и хранятся в одной системе вместе с данными о подписанте и дате подписания. Это упрощает проверку, если Роскомнадзор или суд запросят доказательства получения согласия.

Частые вопросы о согласии законного представителя

Может ли согласие за ребёнка подписать бабушка или отчим?

Законными представителями несовершеннолетнего являются родители, усыновители, опекуны и попечители (статья 64 СК РФ, статьи 31-33 ГК РФ). Бабушка или отчим без статуса опекуна или усыновителя законными представителями не являются. Если такое лицо подписывает согласие, в документе по пункту 2 части 4 статьи 9 152-ФЗ должны стоять реквизиты документа о полномочиях, и оператор проверяет этот документ так же, как доверенность.

Нужно ли согласие обоих родителей?

152-ФЗ требует согласия законного представителя, и родители имеют равные права в отношении ребёнка (статья 61 СК РФ), поэтому достаточно подписи одного из них. Для заключения трудового договора с 14-летним статья 63 ТК РФ тоже требует согласия одного из родителей. Согласие обоих родителей закон требует для другой процедуры — объявления подростка полностью дееспособным через орган опеки по статье 27 ГК РФ.

Что делать, если родитель прислал согласие фотографией в мессенджере?

Фото бумажного согласия — электронный образ, то есть копия, а не электронный документ с электронной подписью, который часть 4 статьи 9 152-ФЗ признаёт равнозначным бумажному. Такое фото можно использовать как подтверждение, что согласие подписано, но в деле должен лежать бумажный оригинал. Альтернатива — согласие в электронном виде, подписанное УКЭП родителя, например через Госключ.

Кто даёт согласие на обработку данных умершего работника?

По части 7 статьи 9 152-ФЗ согласие дают наследники субъекта, если сам субъект не дал его при жизни. Если согласие было получено у работника при жизни, новое не требуется в пределах целей и срока, указанных в нём. Выплата родственникам причитающейся заработной платы и обработка данных для исполнения обязанностей по закону идут на законном основании без согласия наследников.

Нужно ли согласие работника на обработку данных его детей?

Если данные ребёнка нужны для исполнения обязанностей работодателя по закону — стандартного налогового вычета по НК РФ, дополнительных гарантий и отпусков по ТК РФ, — основанием служит пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ, отдельное согласие не требуется. Для иных целей, например оформления ДМС на ребёнка или публикации детских фотографий с корпоративного мероприятия, согласие даёт работник как законный представитель ребёнка, а на публикацию — отдельным согласием на распространение по статье 10.1.

Можно ли принять согласие от опекуна, если решение суда о недееспособности ещё не вступило в силу?

До вступления решения суда в законную силу гражданин остаётся дееспособным, опека над ним не установлена, и опекун ещё не является его законным представителем. Согласие в этот период даёт сам гражданин. После вступления решения в силу и назначения опекуна органом опеки согласие по части 6 статьи 9 152-ФЗ подписывает опекун с указанием реквизитов акта о назначении.