Согласие на обработку персональных данных в кадровых процессах нужно не для всего. Сведения для трудового договора, расчёта зарплаты и отчётности работодатель обрабатывает на основании статьи 6 152-ФЗ и главы 14 ТК РФ. Письменное согласие обязательно, когда данные передаются третьей стороне (статья 88 ТК РФ), запрашиваются у третьих лиц (статья 86 ТК РФ), публикуются для неограниченного круга лиц (статья 10.1 152-ФЗ) или проверяются службой безопасности. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельным документом, а не пунктом трудового договора или анкеты. Для кадрового учёта хватает основания из закона, а для передачи данных вендору облачного КЭДО или удостоверяющему центру нужно согласие, где каждый получатель назван по наименованию и адресу.
Покажем, какие 9 сведений закон требует включить в письменное согласие, как собрать его через КЭДО с ПЭП или УНЭП и что происходит, когда работник отзывает согласие частично. Работодатель получит пошаговый порядок оформления и перечень типовых ошибок, работник — список того, что проверить перед подписью. Штрафы по статье 13.11 КоАП, порядок уведомления Роскомнадзора, тарифы на сбор согласий на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сформируйте согласие на обработку персональных данных в формате .docx: конструктор подставит цели обработки, срок действия и порядок отзыва по 152-ФЗ.
Когда согласие работника нужно, а когда хватает закона
Статья 86 ТК РФ разрешает работодателю обрабатывать персональные данные работника исключительно в определённых целях: соблюдение законов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества работы, сохранность имущества. Для этих целей отдельное согласие не требуется. Основание даёт статья 6 152-ФЗ: обработка допустима без согласия, если она нужна для исполнения договора, стороной которого является сам гражданин, или для исполнения обязанностей, возложенных на оператора законом.
Согласие становится обязательным там, где обработка выходит за эти цели или в ней появляется новый участник. В таблице собраны типовые кадровые ситуации.
| Ситуация | Нужно ли согласие | Основание |
|---|---|---|
| Приём на работу, трудовой договор, личная карточка, расчёт зарплаты, отчётность в СФР и ФНС | Нет | Статья 6 152-ФЗ, статья 86 ТК РФ |
| Передача кадровых документов облачному сервису КЭДО, владельцу серверов, удостоверяющему центру | Да, письменное, с перечнем получателей | Статья 88 ТК РФ, часть 3 статьи 6 и пункт 6 части 4 статьи 9 152-ФЗ |
| Получение сведений о работнике у третьей стороны | Да, письменное, с предварительным уведомлением работника | Статья 86 ТК РФ |
| Публикация ФИО, фото, должности на сайте или в открытом каталоге сотрудников | Да, отдельное согласие на распространение | Статья 10.1 152-ФЗ |
| Кандидат откликнулся резюме, размещённым на сайте вакансий | По разъяснению Роскомнадзора 2014 года — нет; разъяснение выпущено до поправок в 152-ФЗ 2021 года | Разъяснение Роскомнадзора |
| Кандидат пришёл через кадровое агентство | Согласие собирает агентство, когда берёт кандидата в работу | Разъяснение Роскомнадзора |
| Кандидата привели лично, резюме в открытом доступе нет | Да | Статья 9 152-ФЗ |
| Проверка кандидата службой безопасности | Да, письменное, до начала проверки | Статья 86 ТК РФ, статья 9 152-ФЗ |
Одна и та же анкета не требует согласия, пока лежит в отделе кадров, и требует его с момента, когда копия уходит в облачный сервис. Поэтому перечень получателей данных составляют до выбора системы КЭДО, а не после подключения.
Кандидаты: резюме, рекомендации и проверка службой безопасности
Разъяснение Роскомнадзора 2014 года исходит из логики: размещая резюме на сайте вакансий, человек сам открыл сведения неограниченному кругу лиц, а кадровое агентство получает согласие при постановке кандидата в работу. Когда кандидата приводят по знакомству и документы передают из рук в руки, согласие берёт работодатель. Разъяснение не отменено, но выпущено до поправок 2021 года и до новой редакции части 1 статьи 9, поэтому его сверяют с действующей нормой, а не применяют автоматически.
Для проверки службой безопасности резюме на сайте основанием не служит. Проверка предполагает сведения, полученные не от самого кандидата, а статья 86 ТК РФ для таких случаев требует заранее уведомить человека и получить письменное согласие. Отказ подписать согласие на проверку означает, что проверка не проводится, а не то, что её проводят без документа.
Важный нюанс из практики: кандидату нередко пишут «пришлите сканы паспорта, СНИЛС и диплома на почту» ещё до того, как он что-либо подписал. Корректный порядок обратный: согласие подписывается нулевым шагом, до открытия анкеты или личного кабинета, и только после этого кадровая служба запрашивает документы и вносит данные в шаблоны. В первый рабочий день у кадровика уже всё подготовлено, данные переносятся после того, как он увидел оригиналы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы согласий и сопутствующих документов для кадровой службы
Комплект закрывает оформление согласий от отклика кандидата до перехода на КЭДО; начните с шаблона согласия на обработку персональных данных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие кандидата на проверку службой безопасности | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Что должно быть в согласии: 9 реквизитов по статье 9 152-ФЗ
С 1 сентября 2025 года действует новая редакция части 1 статьи 9 152-ФЗ, внесённая Федеральным законом от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным и оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает гражданин. Строка «даю согласие на обработку персональных данных» внутри трудового договора, анкеты или заявления о приёме этому требованию не отвечает.
Часть 4 статьи 9 перечисляет сведения, которые письменное согласие включает «в частности». Это минимальный набор, сокращать его нельзя:
- Фамилия, имя, отчество, адрес работника или кандидата, номер основного документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи и выдавший орган.
- Те же сведения о представителе и реквизиты доверенности, если согласие подписывает представитель.
- Наименование или ФИО и адрес оператора, который получает согласие.
- Цель обработки персональных данных.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
- Наименование или ФИО и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка ему поручена.
- Перечень действий с персональными данными и общее описание способов обработки.
- Срок действия согласия и способ его отзыва.
- Подпись субъекта персональных данных.
Часть 3 статьи 9 возлагает на оператора обязанность доказать, что согласие получено. Нарушение требований к составу сведений наказывается по той же части 2 статьи 13.11 КоАП, что и обработка без письменного согласия, поэтому неполный бланк защищает работодателя не больше, чем его отсутствие. Проверьте свой шаблон по девяти пунктам и отдельно по пункту 6: если данные хранятся у вендора КЭДО, его наименование и адрес в согласии обязательны.
Лайфхак: 152-ФЗ не ограничивает число согласий, и они накладываются друг на друга. Сначала берут согласие на кадровый учёт, затем отдельное короткое согласие на сведения о семье и детях, затем согласие на передачу третьим лицам. Каждое следующее не повторяет предыдущее, а работник может отозвать одно из них, не трогая остальные.
Что проверить работнику перед подписью
Работник подписывает согласие один раз, а работодатель пользуется им годами. Перед подписью стоит проверить пять вещей:
- Согласие оформлено отдельным документом, а не абзацем в трудовом договоре или анкете.
- Цель сформулирована конкретно, а перечень данных ей соответствует: сведения о личном автомобиле или супруге для кадрового учёта обычно не нужны.
- Получатели названы по наименованию и адресу, а не формулой «третьим лицам».
- Указаны срок действия и способ отзыва.
- Согласие на публикацию данных на сайте, если оно нужно, оформлено отдельно от согласия на обработку.
Если какой-то пункт отсутствует, это нарушение со стороны оператора. Вы вправе запросить исправленный бланк до подписания и сохранить у себя копию подписанного документа.
Третьи лица: облачный КЭДО, удостоверяющий центр, распространение
Часть 3 статьи 6 152-ФЗ разрешает оператору поручить обработку другому лицу с согласия субъекта, а статья 88 ТК РФ запрещает сообщать данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, прямо указанных в законе. Для кадровой службы это означает конкретный список: в облачной системе КЭДО данные получает провайдер сервиса, при аренде серверов — владелец инфраструктуры, при выпуске подписи в стороннем удостоверяющем центре — этот центр. Все они указываются в согласии.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы содержат чувствительные сведения: о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и выбор облачного решения превращается в обязанность собрать согласия на передачу и объяснить людям, кому именно уходят их данные. Задайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ. Нужна не фраза «данные хранятся защищённо», а список лиц, и обычно в нём три компании: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Когда сервис обрабатывает данные по поручению работодателя, например при массовой регистрации сотрудников через интеграцию, согласие на передачу собирает работодатель как оператор. Если человек регистрируется в сервисе сам как физическое лицо, согласие у него берёт сервис по собственному пользовательскому соглашению. Порядок регистрации сотрудников фиксируют в договоре с вендором до запуска.
Внимание: формулировка «третьим лицам» без названий не покрывает передачу вендору КЭДО, удостоверяющему центру или ФНС. Если получатели не указаны явно, передачу рассматривают как распространение неопределённому кругу лиц. Уже подписанное согласие без нужных получателей не исправляют, а берут новое согласие на передачу.
Коммерческая тайна и персональные данные: два разных документа
В первый рабочий день новый сотрудник часто подписывает пачку документов: трудовой договор, лист ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных, согласие на фото- и видеосъёмку, обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Последние два документа работают в разные стороны. Согласие на обработку персональных данных — разрешение работника работодателю совершать действия с его сведениями. Обязательство о неразглашении — обязанность работника охранять сведения работодателя. После 1 сентября 2025 года объединять их в один бланк нельзя: согласие должно быть оформлено отдельно от других документов.
Режим хранения у этих массивов при этом общий. Персональные данные и коммерческую тайну удобнее держать в системе с разграничением доступа: трудовой договор доступен специалисту по кадрам и самому работнику, а не всему отделу. В сервисе Добыто подписанный документ уходит во вкладку «Архив», и открыть его могут только сотрудники, которым выдан доступ к электронному архиву.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа одинаково работает и для бумажного архива, и для системы КЭДО. Проверьте, кто в вашей компании может открыть любой трудовой договор, и есть ли журнал обращений к документам.»
Согласие на распространение по статье 10.1 152-ФЗ
Публикация ФИО, фото и должности на сайте компании, в открытом каталоге экспертов или в рассылке для клиентов — распространение персональных данных. Статья 10.1 требует оформить на него согласие отдельно от иных согласий на обработку, а требования к его содержанию по части 9 статьи 9 устанавливает Роскомнадзор. Работник вправе ограничить круг сведений и условия их публикации. Проверьте, на каких страницах сайта и в каких рассылках есть данные сотрудников, и соберите по ним отдельные согласия до публикации, а не после.
Электронное согласие в КЭДО: какая подпись подходит
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ признаёт согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с федеральным законом, равнозначным бумажному согласию с собственноручной подписью. Вид подписи определяет, что ещё нужно оформить. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена по части 2 статьи 6 63-ФЗ, и это правило действует для любого подписанта: работника, кандидата, исполнителя по договору ГПХ. Исключение — Госключ: для его использования отдельное соглашение не заключается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С кандидатом, который ещё не стал работником, соглашение об электронном взаимодействии подписывают до согласия и до трудового договора: иначе нечем подтвердить, что ПЭП или УНЭП признаются сторонами. Для УНЭП работника локальный акт указывает, какой удостоверяющий центр выпускает подпись.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются не столько степенью защиты, сколько основанием равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и в спорах ломается именно здесь. Выбирая простую подпись для согласий и заявлений, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи.»
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Эти центры и есть те третьи лица, которых называют в согласии на обработку персональных данных.
Согласие на переход на КЭДО и согласие на обработку персональных данных — разные документы по разным законам: первое регулирует статья 22.1 ТК РФ, второе — статья 9 152-ФЗ. По разъяснениям Минтруда, на которые ссылаются практики, согласие на переход на КЭДО рекомендуется собирать в письменном бумажном виде, хотя трудовой договор и согласие на обработку персональных данных можно подписать электронно. С дистанционными работниками обмен электронными документами регулируется главой о дистанционной работе и ЛНА об удалённой работе, отдельное письменное согласие на КЭДО с ними не требуется.
Как оформить согласие работника на обработку персональных данных: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите цели обработки и под каждую цель составьте перечень данных. Сведения, которые к кадровому учёту не относятся, например о личном автомобиле работника, не собирайте.
- Шаг 2. Выпишите всех получателей данных: провайдера системы КЭДО, владельца серверов, удостоверяющий центр. Для лица, которому поручена обработка, нужны наименование и адрес.
- Шаг 3. Оформите согласие отдельным документом с девятью сведениями из части 4 статьи 9 152-ФЗ. Согласие на распространение по статье 10.1 оформите отдельно.
- Шаг 4. До первого подписания заключите соглашение об использовании ПЭП или УНЭП. Для УКЭП и Госключа соглашение не требуется.
- Шаг 5. Направьте согласие на подпись до запроса документов и заполнения анкеты. С кандидатом — до того, как он пришлёт сканы.
- Шаг 6. Сохраните подписанный файл вместе с файлом подписи и сведениями о её выдаче: доказывать получение согласия по части 3 статьи 9 придётся оператору.
Как доказать, что согласие подписал сам работник
Электронное согласие работает как доказательство, пока можно показать, кто и при каких обстоятельствах его подписал. Суды проверяют по КЭДО положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, соглашение об УНЭП, порядок и дату выдачи подписи, идентификацию при подписании, фиксацию действий в системе и фактическую способность работника ею пользоваться.
Кейс из практики: работодатель внедрил КЭДО по всем правилам: утвердил положение, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, а письменное согласие работника получил за день до перехода. Работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему. Первая инстанция и апелляция поддержали работодателя, кассация отменила решения: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт о документах. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек вообще им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Поэтому мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно смотрим, умеет ли человек работать в системе. Проверьте, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»
В сервисе Добыто подписанный документ сохраняется в электронном виде вместе с электронной подписью, и его можно выгрузить на своё устройство, а маршрут показывает статус каждого участника. Для согласия это означает, что в комплекте хранения есть сам документ и подпись, а не картинка на экране.
Отзыв согласия: что работодатель вправе продолжать обрабатывать
Часть 2 статьи 9 152-ФЗ позволяет отозвать согласие в любой момент, но оператор продолжает обработку без согласия, если у него есть другие основания: пункты 2-11 части 1 статьи 6, часть 2 статьи 10, часть 2 статьи 11. Трудовой договор содержит ФИО, паспортные данные, адрес, СНИЛС и ИНН, и работодатель обязан его хранить, поэтому эти сведения после отзыва не удаляются. Сведения, которые к кадровому учёту не относятся, например о личной машине или о членах семьи, если они не нужны для предоставления гарантий, подлежат удалению.
Если сохранять данные для целей обработки больше не требуется, оператор по части 5 статьи 21 152-ФЗ прекращает обработку и уничтожает данные в срок, не превышающий 30 дней с даты поступления отзыва. При послойной схеме согласий работник отзывает только одно из них, например на передачу сведений о детях или на передачу третьим лицам, и остальные продолжают действовать.
Полезно знать: согласие на обработку персональных данных отзывается по механизму 152-ФЗ, а для согласия на переход на КЭДО такого механизма в ТК РФ нет. Практики ссылаются на письмо ведомства, по которому согласие на КЭДО отозвать нельзя.
Отзыв согласия на передачу данных провайдеру облачного КЭДО может потребовать перевода документов этого работника на бумагу: положение о КЭДО позволяет установить случаи, когда документы ведутся в бумажном виде. Зафиксируйте дату поступления отзыва во входящих, от неё считается 30-дневный срок.
Уведомление Роскомнадзора и штрафы по статье 13.11 КоАП
Часть 1 статьи 22 152-ФЗ обязывает оператора уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала обработки. Исключения для кадровых данных утратили силу с 1 сентября 2022 года, и без уведомления работодатель вправе обрабатывать данные, только если делает это исключительно без средств автоматизации. Кадровый учёт в 1С или в системе КЭДО под это исключение не подпадает. Роскомнадзор вносит сведения в реестр операторов в течение 30 дней с даты поступления уведомления.
Об изменении сведений оператор сообщает не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений, а о прекращении обработки — в течение 10 рабочих дней. Подключение облачного КЭДО или нового удостоверяющего центра меняет перечень лиц и сведения о месте нахождения базы данных, поэтому после запуска системы уведомление обновляют. Проверить, внесена ли компания в реестр, можно через поиск по реестру операторов на Портале персональных данных Роскомнадзора.
Размеры штрафов по статье 13.11 КоАП в редакции на дату публикации:
| Нарушение | Часть ст. 13.11 | Должностные лица | Юридические лица |
|---|---|---|---|
| Обработка в случаях, не предусмотренных законом, или несовместимая с целями сбора | 1 | 50 000-100 000 ₽ | 150 000-300 000 ₽ |
| То же повторно | 1.1 | 100 000-200 000 ₽ | 300 000-500 000 ₽ |
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, или с нарушением требований к составу сведений в согласии | 2 | 100 000-300 000 ₽ | 300 000-700 000 ₽ |
| То же повторно | 2.1 | 300 000-500 000 ₽ | 1 000 000-1 500 000 ₽ (ИП — 500 000-1 000 000 ₽) |
| Не опубликован документ о политике оператора в отношении обработки персональных данных | 3 | 6 000-12 000 ₽ | 30 000-60 000 ₽ |
| Не направлено или несвоевременно направлено уведомление о намерении обрабатывать персональные данные | 10 | 30 000-50 000 ₽ (только в госорганах и НКО) | 100 000-300 000 ₽ |
Часть 2 охватывает сразу два случая: согласия нет вовсе и согласие есть, но в нём не хватает обязательных сведений. Для коммерческой компании ошибка в шаблоне согласия, растиражированном на весь штат, — это риск штрафа от 300 000 до 700 000 ₽ по одному делу и от 1 000 000 до 1 500 000 ₽ при повторном нарушении, плюс повторный сбор согласий со всеми работниками. Сверьте шаблон с частью 4 статьи 9 до ближайшей кампании по сбору согласий, а не после проверки.
Типовые ошибки при сборе согласий
Большинство нарушений связано не с отсутствием бланка, а с тем, как его составили и когда дали на подпись.
- Согласие строкой в трудовом договоре или анкете. Так делают, чтобы подписывать один документ вместо двух. С 1 сентября 2025 года это противоречит части 1 статьи 9 152-ФЗ, и согласие придётся собирать заново отдельным документом.
- «Третьим лицам» без названий. Список не заполняют, потому что вендоры и удостоверяющие центры меняются. При подключении облачного КЭДО или смене удостоверяющего центра это оборачивается новым согласием со всем штатом.
- Сканы документов до согласия. Кандидата просят прислать паспорт и СНИЛС на почту ради скорости. Если согласие обязательно, например кандидата привели лично, данные обрабатываются без основания.
- Лишние сведения. В анкету включают всё, что может пригодиться, от личного автомобиля до места работы супруга. Обработка сведений, несовместимых с целями сбора, подпадает под часть 1 статьи 13.11 КоАП.
- Доступ всего отдела к кадровому массиву. Права не разграничивают, чтобы не настраивать роли. Это типовое нарушение и для бумажного архива, и для системы КЭДО.
- ПЭП без соглашения. Простую подпись выбирают как вариант без хлопот. Без соглашения между участниками обмена она не равнозначна собственноручной, и доказать получение согласия будет нечем.
Стоимость сбора согласий в КЭДО Добыто: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С; выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников в цену тарифа уже включён.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от числа сотрудников, которых переводят на электронное подписание согласий и кадровых документов, и от того, нужна ли работодателю УКЭП и интеграция с 1С:ЗУП. Условия каждого тарифа и состав функций указаны на странице тарифов КЭДО Добыто.
Тариф меняют в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать можно с пилотной группы и расширять подключение по мере сбора согласий.
Выводы
Для кадрового учёта работодателю хватает оснований из 152-ФЗ и ТК РФ, а письменное согласие работника требуется там, где данные уходят за пределы этих целей: к провайдеру системы, в удостоверяющий центр, на сайт, в проверку службы безопасности. Согласие оформляется отдельным документом с девятью обязательными сведениями и поимённым списком получателей, может подписываться электронно при соблюдении условий признания подписи и отзывается частями, не затрагивая документы, которые закон обязывает хранить. Уведомление Роскомнадзора обновляется при каждом изменении круга лиц и места хранения данных.
В Добыто согласия, соглашения об электронной подписи и кадровые документы проходят по маршрутам с бесплатными ПЭП и УНЭП для сотрудников и хранятся в архиве с разграничением доступа, поэтому связку «согласие — подпись — доказательство» кадровая служба собирает в одной системе.
Частые вопросы о согласии на обработку персональных данных
Нужно ли новое согласие, если компания сменила провайдера КЭДО или удостоверяющий центр?
Да, если нового получателя нет в действующем согласии. Пункт 6 части 4 статьи 9 152-ФЗ требует указывать наименование и адрес лица, которому поручена обработка, поэтому берут дополнительное согласие на передачу данных новому получателю. Повторять в нём цели и перечень данных из первого согласия не нужно: согласия накладываются друг на друга, а прежние продолжают действовать.
Можно ли подписать согласие через Госключ?
Можно. Неквалифицированную подпись в Госключе получают при наличии учётной записи на портале государственных услуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Соглашение об электронном взаимодействии для Госключа не требуется, но нужен смартфон: работнику приходит уведомление, он видит текст документа и может подписать его или отказаться. Подписанный документ возвращается в систему работодателя, подпись можно проверить и выгрузить.
Кто подписывает согласие, если за человека действует представитель?
Представитель, при этом оператор по части 1 статьи 9 152-ФЗ обязан проверить его полномочия. В согласие включают ФИО, адрес и данные документа, удостоверяющего личность представителя, а также реквизиты доверенности или иного документа о полномочиях. За недееспособного гражданина согласие даёт законный представитель по части 6 статьи 9.
Нужно ли согласие от исполнителя по договору ГПХ или самозанятого?
Для исполнения договора, стороной которого является сам исполнитель, согласие не требуется: основание даёт статья 6 152-ФЗ. Согласие на переход на КЭДО с исполнителем не оформляют, это инструмент трудовых отношений. Но если исполнитель подписывает договор и акты УНЭП, соглашение об использовании подписи нужно так же, как с работником, а передача его данных третьим лицам требует согласия.
Что происходит с данными уволенного работника в электронном архиве?
Документы, которые закон обязывает хранить, остаются в архиве, и ответственность за них несёт работодатель, даже если файлы лежат на серверах вендора. В части систем уволенному оставляют доступ к личному кабинету на 6 месяцев только для скачивания документов, без права подписывать и создавать новые. Сведения, не связанные с обязательным хранением, после достижения цели обработки уничтожают.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор, если кадры ведутся только на бумаге?
Нет, пункт 8 части 2 статьи 22 152-ФЗ освобождает от уведомления оператора, который обрабатывает персональные данные исключительно без средств автоматизации. Достаточно одного автоматизированного процесса, например расчёта зарплаты в учётной программе, чтобы исключение перестало действовать. За неподачу уведомления юридическому лицу грозит штраф от 100 000 до 300 000 ₽ по части 10 статьи 13.11 КоАП.
