Согласие на обработку персональных данных оператор принимает отдельным документом: с 1 сентября 2025 года его нельзя встраивать в трудовой договор, анкету или заявление, так требует часть 1 статьи 9 152-ФЗ в редакции 156-ФЗ. Согласие оформляется письменно на бумаге или электронным документом с электронной подписью, содержит реквизиты из части 4 статьи 9, а доказывать факт его получения обязан сам оператор. Поэтому каждое согласие ставят на учёт с датой, целями, сроком и отметкой об отзыве. Для кадрового учёта, отчётности в Социальный фонд России и ФНС и исполнения трудового договора согласие работника не требуется: основание даёт закон. Оно нужно для передачи данных третьим лицам, проверки кандидата, кадрового резерва, а для публикации фото на сайте оформляется ещё одно, отдельное согласие на распространение по статье 10.1.
В материале — таблица ситуаций, где согласие нужно и где нет, состав реквизитов, порядок приёма на бумаге и в КЭДО и поля журнала учёта, по которым оператор подтвердит согласие при проверке Роскомнадзора. Отдельно разобраны отзыв согласия с 30-дневным сроком уничтожения данных, уведомление Роскомнадзора и граница между персональными данными и коммерческой тайной. Штрафы по статье 13.11 КоАП в редакции 2025 года, стоимость ведения согласий в КЭДО, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда работодателю нужно согласие работника и кандидата, а когда достаточно закона
Согласие субъекта — только одно из 11 оснований обработки, перечисленных в части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Работодатель, как оператор персональных данных, обрабатывает большую часть сведений о работнике по пункту 2 (исполнение обязанностей, возложенных законом) и пункту 5 (исполнение договора, стороной которого является работник). Согласие становится обязательным там, где закон или договор основания не дают: передача данных за пределы обязательных получателей, сбор сведений у третьих лиц, работа с кандидатом до заключения договора, публикация данных для неограниченного круга лиц.
Таблица показывает типовые кадровые ситуации и основание, на которое опирается оператор в каждой из них.
| Ситуация | Нужно ли согласие | Норма |
|---|---|---|
| Оформление приёма, личная карточка, ЕФС-1, налоговая отчётность | Нет | п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ |
| Начисление зарплаты, отпуска, учёт рабочего времени по трудовому договору | Нет | п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ |
| Передача данных работника третьей стороне, если это не предусмотрено ТК РФ или иным федеральным законом | Да, письменное | ст. 88 ТК РФ |
| Получение сведений о работнике у третьей стороны | Да, письменное, с предварительным уведомлением работника | п. 3 ст. 86 ТК РФ |
| Проверка кандидата службой безопасности или подрядчиком | Да, до начала проверки | ст. 9 152-ФЗ, п. 3 ст. 86 ТК РФ |
| Хранение резюме в кадровом резерве после отказа в приёме | Да | ст. 9 152-ФЗ |
| ФИО, фото и должность работника на сайте или в соцсетях компании | Да, отдельное согласие на распространение | ст. 10.1 152-ФЗ |
Из таблицы видно, что у действующего работника согласие закрывает узкий круг операций, а у кандидата — почти все. Если кадровая служба собирает согласие на всё подряд, включая отчётность в СФР, это не создаёт нового основания: после отзыва такого согласия оператор продолжает обработку по пунктам 2-11 части 1 статьи 6, что прямо разрешает часть 2 статьи 9 152-ФЗ.
Внимание: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата неправомерна. Согласие подписывается до того, как анкета уходит в службу безопасности или внешнему исполнителю.
Согласие действует только в пределах целей, которые в нём названы: часть 2 статьи 5 152-ФЗ ограничивает обработку достижением конкретных, заранее определённых целей. Согласие «на кадровый учёт» не покрывает передачу данных банку для зарплатной карты, если этот банк не предусмотрен трудовым или коллективным договором, и не покрывает публикацию фото. Сверьте перечень целей в своей форме согласия с реальными операциями кадровой службы: каждая операция из таблицы выше, где стоит «Да», должна иметь свою цель в тексте согласия.
Что должно быть в согласии и в какой форме его принимать с 1 сентября 2025 года
Часть 1 статьи 9 152-ФЗ требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, а с 1 сентября 2025 года — оформленным отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект. Пункт о согласии в тексте трудового договора, галочка в анкете или строка в заявлении о приёме больше не работают как самостоятельная форма. Согласия, полученные до 1 сентября 2025 года, переподписывать не требуется: 156-ФЗ обратной силы не имеет.
Обязательные реквизиты по части 4 статьи 9 152-ФЗ
Письменное согласие должно включать:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Фамилию, имя, отчество и адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о дате его выдачи и выдавшем органе.
- Те же сведения о представителе субъекта и реквизиты доверенности, если согласие даёт представитель.
- Наименование или ФИО и адрес оператора, получающего согласие.
- Цель обработки персональных данных.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
- Наименование или ФИО и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка ему поручена.
- Перечень действий с персональными данными и общее описание способов обработки.
- Срок действия согласия и способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.
- Подпись субъекта персональных данных.
Пункт 6 чаще всего пропускают компании, которые передают расчёт зарплаты на аутсорсинг или пользуются облачным кадровым сервисом: исполнитель по поручению должен быть назван в согласии. Срок в пункте 8 указывается конкретно — периодом или событием, например «на срок действия трудового договора» или «до окончания отбора на вакансию», а не формулой «бессрочно».
Бумажная и электронная форма согласия
Согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью по федеральному закону, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью — это тоже часть 4 статьи 9 152-ФЗ. Для простой электронной подписи действует дополнительное условие части 2 статьи 6 63-ФЗ: ПЭП приравнивается к собственноручной, только если это предусмотрено законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия. В КЭДО виды подписи для каждого документа закрепляются в ЛНА по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, и согласие на обработку персональных данных должно стоять в этом перечне отдельной строкой.
Согласие работника на переход на КЭДО и согласие на обработку персональных данных — два разных документа с разными основаниями. Первое относится к статье 22.2 ТК РФ и определяет способ взаимодействия с работодателем, второе относится к 152-ФЗ и определяет цели и объём обработки. Одно другое не заменяет, и объединять их в один бланк после 1 сентября 2025 года нельзя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Суды признают договоры займа и услуг, подписанные кодом из SMS, но эта практика к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Если в компании рассуждают так, что раз микрофинансовые организации подписывают кодом из SMS, то и согласия можно принимать так же, начните с проверки: разведены ли в вашем ЛНА перечень документов и виды подписи.»
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому согласие подписывается тем видом подписи, который указан в ЛНА для этого документа, без отдельной закупки ключей. Работник, у которого уже есть УНЭП в Госключе, подписывает документ из мобильного приложения.
Соберите согласие на обработку персональных данных под свои цели
Готовый файл остаётся проверить по списку реквизитов выше: особенно адрес оператора, лиц, обрабатывающих данные по поручению, и срок действия.
Согласие на распространение и согласие кандидата: отдельные документы со своими правилами
Персональные данные, которые оператор публикует для неограниченного круга лиц, требуют согласия на распространение, и по части 1 статьи 10.1 152-ФЗ оно оформляется отдельно от иных согласий. Общее согласие работника с пунктом «в том числе на размещение на сайте» распространение не легализует даже в том случае, если оно подписано до сентября 2025 года.
Согласие на распространение данных работника
Требования к содержанию такого согласия утверждены приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Субъект в нём сам определяет, какие категории данных можно публиковать, и вправе установить запреты и условия на их передачу. Молчание или бездействие работника согласием на распространение не считается (часть 8 статьи 10.1), поэтому схема «если не возражаете, фото появится на сайте» не работает. Согласие передаётся оператору напрямую или через информационную систему Роскомнадзора.
Отзыв здесь устроен жёстче, чем у обычного согласия: действие согласия на распространение прекращается с момента поступления оператору требования субъекта о прекращении передачи данных. Для страницы «Наша команда» это означает конкретную процедуру: у кадровой службы должен быть способ сразу снять фото и ФИО работника с сайта, а не ждать ближайшего обновления.
Согласие кандидата до проверки службой безопасности
Кандидат ещё не работник, у работодателя нет ни трудового договора, ни обязанностей по закону в отношении его данных. Поэтому проверка по базам, запросы к прежним работодателям и передача анкеты подрядчику идут только после письменного согласия. Согласие кандидата на проверку подписывается отдельно от согласия на рассмотрение резюме, потому что у этих операций разные цели и разный круг получателей.
Полезно знать: внешняя служба безопасности, которая проверяет кандидатов по заказу компании, сама является оператором персональных данных с уведомлением в Роскомнадзор. Согласие кандидата получает заказчик, а исполнитель начинает работу, только убедившись, что согласие есть; после сдачи отчёта исполнитель через определённый срок удаляет данные, и они остаются только у заказчика.
Из этого вытекает порядок для работодателя: в согласии кандидата называется исполнитель проверки как лицо, которому передаются данные, а копия подписанного согласия передаётся исполнителю вместе с анкетой. Если кандидату отказали, а согласия на включение в кадровый резерв нет, его данные уничтожают; если согласие на резерв есть, оно учитывается в журнале как отдельная запись со своим сроком.
Как учитывать полученные согласия: журнал, хранение и доказательство
Часть 3 статьи 9 152-ФЗ возлагает на оператора обязанность доказать, что согласие получено или что у обработки есть иное законное основание. Закон не утверждает обязательную форму журнала учёта согласий, но без него при проверке Роскомнадзора или в споре с работником доказательство собирается из разрозненных папок, и выясняется, что часть согласий истекла, а часть отозвана без отметки. Журнал ведут бумажным, в таблице или в системе КЭДО; значение имеет не носитель, а полнота полей.
Поля журнала выведены из реквизитов согласия и сроков, которые оператор обязан контролировать.
| Поле журнала | Что подтверждает | Норма |
|---|---|---|
| ФИО субъекта и категория: работник, кандидат, иное лицо | Чьи данные обрабатываются | п. 1 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ |
| Вид согласия: на обработку, на распространение, на проверку, на кадровый резерв | Какие правила отзыва применяются | ст. 9, ст. 10.1 152-ФЗ |
| Цели и перечень персональных данных | Границы допустимой обработки | ч. 2 ст. 5, пп. 4-5 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ |
| Дата подписания и способ: бумага, ПЭП, УНЭП, УКЭП | Соблюдение письменной формы | ч. 4 ст. 9 152-ФЗ, ст. 6 63-ФЗ |
| Лица, обрабатывающие данные по поручению, и получатели | Законность передачи | п. 6 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ |
| Срок действия согласия | Момент, когда основание прекращается | п. 8 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ |
| Место хранения подлинника или электронного документа | Возможность предъявить согласие | ч. 3 ст. 9 152-ФЗ |
| Дата отзыва и дата уничтожения данных | Соблюдение 30-дневного срока | ч. 5 ст. 21 152-ФЗ |
| Дата окончания хранения самого согласия | Законное уничтожение документа | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Последние две строки чаще всего пустуют: компании фиксируют получение согласия, но не фиксируют его прекращение. При проверке это выглядит как обработка без основания по всем отозванным и истёкшим согласиям.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как принять согласие и поставить его на учёт: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание операции по части 1 статьи 6 152-ФЗ. Если обработку разрешает закон или трудовой договор, согласие не оформляется; если нет — выберите вид согласия: на обработку, на распространение, на проверку, на кадровый резерв.
- Шаг 2. Подготовьте отдельный документ под конкретную цель со всеми реквизитами части 4 статьи 9. Согласие на распространение оформляется ещё одним документом по требованиям приказа Роскомнадзора № 18.
- Шаг 3. Установите личность подписанта и получите подпись: собственноручную на бумаге или электронную того вида, который закреплён в ЛНА о КЭДО. Кандидат подписывает согласие до передачи анкеты в службу безопасности.
- Шаг 4. В день получения внесите запись в журнал: вид, цели, перечень данных, дату, способ подписания, срок действия, получателей.
- Шаг 5. Поместите подлинник или электронный документ в хранилище с ограниченным доступом и укажите место хранения в журнале.
- Шаг 6. Контролируйте сроки: окончание срока действия, поступление отзыва с 30-дневным сроком уничтожения данных и окончание 3-летнего срока хранения самого согласия.
Сколько хранить согласие и чем подтвердить его подлинность
Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает для согласий на обработку персональных данных срок хранения 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иной срок не предусмотрен законодательством. Персональные данные после отзыва уничтожаются, а сам документ согласия остаётся в архиве как доказательство того, что до отзыва обработка была законной.
Факт: постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 различает электронный образ — копию документа, изготовленного на бумаге, и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Скан бумажного согласия с изображением собственноручной подписи — электронный образ, а не электронный документ.
Для учёта это означает простое правило: если согласие подписано на бумаге, подлинник хранится на бумаге, даже когда скан загружен в систему. Если согласие подписано электронной подписью, подлинником служит электронный документ вместе с файлом подписи, и распечатка без заверения остаётся копией.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
В практике Добыто перевод согласий в КЭДО начинается с пилотной группы: мы закладываем её перед раскаткой на всю компанию, чтобы проверить, что работники действительно способны подписывать документы в системе сами, а не через коллегу. Согласие, подписанное электронной подписью в системе, хранится вместе с файлом подписи, и дата подписания в журнале сверяется с ним, а не переписывается со слов.
Образцы согласий и правил обработки персональных данных
Комплект начинается с бланка согласия на обработку персональных данных, его стоит сверить с реквизитами части 4 статьи 9 до первого использования.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных, бланк (DOCX) | Скачать |
| Согласие кандидата на проверку службой безопасности (DOCX) | Скачать |
| Правила обработки персональных данных (PDF) | Скачать |
Отзыв согласия: сроки прекращения обработки и что остаётся у оператора
Субъект вправе отозвать согласие в любой момент (часть 2 статьи 9 152-ФЗ), а способ отзыва оператор обязан указать в самом согласии. Последствия отзыва зависят от вида согласия и от того, есть ли у операции другое основание.
| Что отзывает субъект | Когда прекращается обработка | Норма |
|---|---|---|
| Согласие на обработку, если других оснований нет | Прекратить обработку и уничтожить данные в срок не более 30 дней с даты поступления отзыва | ч. 5 ст. 21 152-ФЗ |
| Согласие на распространение | С момента поступления оператору требования субъекта | ст. 10.1 152-ФЗ |
| Согласие, когда у операции есть основание из пп. 2-11 ч. 1 ст. 6 | Обработка продолжается без согласия | ч. 2 ст. 9 152-ФЗ |
Для работника это означает, что отзыв согласия не останавливает кадровый учёт, расчёт зарплаты и отчётность: они опираются на закон и трудовой договор. Прекращаются только операции, для которых согласие было единственным основанием: передача данных третьим лицам сверх закона, публикация на сайте, хранение в кадровом резерве. Отзыв регистрируют в журнале в день поступления, а через 30 дней отмечают дату уничтожения данных или прекращения конкретной операции.
Уведомление Роскомнадзора, политика обработки и граница с коммерческой тайной
Оператор уведомляет Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала обработки (часть 1 статьи 22 152-ФЗ). С 1 сентября 2022 года исключение для обработки данных в рамках трудовых отношений из закона убрано, поэтому уведомление подаёт практически любой работодатель. Об изменении сведений оператор сообщает не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений, о прекращении обработки — в течение 10 рабочих дней. Подать уведомление о намерении, об изменении сведений или о прекращении обработки можно на бумаге, электронно с УКЭП или через ЕСИА: электронные формы уведомлений на портале персональных данных Роскомнадзора содержат все три вида и инструкцию по заполнению.
Если компания начинает собирать согласия под новую цель, например запускает проверку кандидатов через подрядчика, это изменение сведений в реестре операторов. Проверьте, что цели в вашем уведомлении совпадают с целями в формах согласий и в журнале.
Статья 18.1 152-ФЗ обязывает оператора принять документ, определяющий политику обработки персональных данных, и обеспечить к нему неограниченный доступ, а при сборе данных через интернет — опубликовать его на сайте. Работников знакомят под подпись с документами, устанавливающими порядок обработки их персональных данных, это пункт 8 статьи 86 ТК РФ.
Персональные данные и коммерческая тайна
Режим коммерческой тайны по Федеральному закону от 29.07.2004 № 98-ФЗ вводит сам обладатель информации для сведений, имеющих коммерческую ценность. Персональные данные работников защищаются в режиме конфиденциальности по статье 7 152-ФЗ независимо от того, введён ли в компании режим коммерческой тайны. Гриф «коммерческая тайна» на кадровых документах не заменяет согласия там, где оно требуется, и не ограничивает право работника на доступ к своим данным по статье 89 ТК РФ. Работники, которые получают доступ к персональным данным коллег и кандидатов, подписывают обязательство о неразглашении, а их перечень закрепляется в правилах обработки.
Ошибки при приёме и учёте согласий и цена ошибки
Большая часть нарушений возникает не из-за отсутствия согласия как такового, а из-за его формы и учёта. Типовой набор, который мы видим при аудите кадровых документов:
- Согласие пунктом в трудовом договоре или анкете, подписанное после 1 сентября 2025 года. Так делают, чтобы не плодить бумаги, но такое согласие не соответствует части 1 статьи 9, и обработка по нему квалифицируется как обработка без согласия.
- Одно согласие на всё, включая публикацию фото. Распространение требует отдельного документа по статье 10.1, общее согласие его не покрывает.
- В согласии не назван исполнитель по поручению: аутсорсинг расчёта зарплаты, внешняя служба безопасности, облачный сервис. Передача таким лицам остаётся без основания.
- Нет отметок об отзыве и истечении срока. Данные продолжают обрабатываться после того, как основание прекратилось.
- Скан вместо подлинника. Бумажный подлинник уничтожен после сканирования, и доказательство сводится к электронному образу.
Штрафы по статье 13.11 КоАП выросли с 30 мая 2025 года после вступления в силу Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ.
| Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Обработка без законных оснований или несовместимая с целями сбора, ч. 1 | 50 000-100 000 руб. | 150 000-300 000 руб. |
| То же повторно в течение года, ч. 1.1 | 100 000-200 000 руб. | 300 000-500 000 руб. |
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, ч. 2 | 100 000-300 000 руб. | 300 000-700 000 руб. |
| То же повторно в течение года, ч. 2.1 | 300 000-500 000 руб. | 1 000 000-1 500 000 руб. |
| Неопубликование или необеспечение доступа к политике обработки, ч. 3 | 6 000-12 000 руб. | 30 000-60 000 руб. |
| Непредоставление субъекту информации об обработке его данных, ч. 4 | 8 000-12 000 руб. | 40 000-80 000 руб. |
Согласие, оформленное внутри трудового договора, превращает каждую запись о работнике, принятом после 1 сентября 2025 года, в потенциальный состав части 2, а повторное нарушение в течение года переводит компанию в диапазон от 1 000 000 руб. Исправление обходится дешевле: отдельный бланк, переподписание у работников, принятых после этой даты, и запись в журнале.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, у работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и согласие работника. Кассационный суд отменил решение в пользу работодателя, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, и фактически подписывал другой человек. Для согласий действует тот же механизм: документ в системе без описанного порядка идентификации подписанта доказывает меньше, чем кажется.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи, поэтому проверьте этот раздел ЛНА о КЭДО до того, как переводить согласия в электронный вид.»
Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выпуска подписи и даты подписания ключевого документа суд оценивает не в пользу работодателя. Сверьте в своей системе, не совпадают ли у новых работников дата выпуска подписи и дата подписания согласия вместе с другими документами первого дня.
Стоимость КЭДО для приёма и учёта согласий на обработку персональных данных
Стоимость зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены — на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для компании до 25 человек, которой достаточно ПЭП и УНЭП для согласий и кадровых документов, подходит тариф «Старт»; при интеграции с 1С и необходимости хранить согласия в электронном архиве расчёт идёт по тарифу «Бизнес». Условия, минимальная оплата и порядок перехода между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работодателю согласие нужно не на всё: кадровый учёт и отчётность держатся на законе и трудовом договоре, а согласие закрывает передачу третьим лицам, проверку кандидатов, резерв и публикацию. С сентября 2025 года каждое такое согласие — самостоятельный документ, а публикация данных требует ещё одного, по статье 10.1. Защитить компанию при проверке может только учёт: журнал, где у каждого согласия есть цель, способ подписания, срок, место хранения подлинника, дата отзыва и дата уничтожения данных.
В Добыто согласия подписываются работниками ПЭП или УНЭП в том же контуре, что и остальные кадровые документы, а порядок идентификации и выдачи подписи мы выстраиваем так, чтобы подписанный документ выдерживал спор.
Частые вопросы о согласии на обработку персональных данных
Нужно ли согласие родственников работника, сведения о которых внесены в личную карточку?
Сведения о близких родственниках в объёме унифицированной формы Т-2 и для предоставления работнику гарантий, установленных законом, обрабатываются без их согласия: основание даёт трудовое законодательство. Если данные родственника нужны для иной цели, например для оформления на него добровольного медицинского страхования, согласие по статье 9 152-ФЗ даёт сам родственник, а не работник за него.
Что делать, если работник отказывается подписывать согласие?
Принудить к подписанию нельзя: по части 1 статьи 9 152-ФЗ согласие даётся свободно, своей волей и в своём интересе. Обработка на законных основаниях, то есть кадровый учёт, зарплата и отчётность, продолжается. Операции, для которых согласие было единственным основанием, не выполняются: фото не публикуется, данные не передаются третьим лицам сверх закона, а отказ фиксируется в журнале с датой.
Нужно ли новое согласие, если компания меняет цель обработки?
Да. Часть 2 статьи 5 152-ФЗ не допускает обработку, несовместимую с целями сбора, поэтому новая цель требует нового согласия или иного основания из части 1 статьи 6. Параллельно оператор до 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений, направляет в Роскомнадзор уведомление об изменении сведений.
Можно ли хранить согласия только в электронном виде?
Можно, если согласие изначально подписано электронной подписью: такой документ равнозначен бумажному по части 4 статьи 9 152-ФЗ. Хранится электронный документ вместе с файлом подписи 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва. Бумажное согласие после сканирования уничтожать нельзя: скан остаётся электронным образом, и подлинником считается бумага.
Кто в компании отвечает за учёт согласий?
Оператор — юридическое лицо назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, по статье 22.1 152-ФЗ, и сведения о нём указываются в уведомлении Роскомнадзора. Ведение журнала согласий обычно поручают кадровой службе, но контроль сроков отзыва и уничтожения данных остаётся за ответственным лицом, и это закрепляется в правилах обработки персональных данных.
Действует ли согласие, подписанное до 1 сентября 2025 года в составе трудового договора?
Да, переподписывать такие согласия не требуется: изменения части 1 статьи 9, внесённые 156-ФЗ, обратной силы не имеют. Требование об отдельном документе распространяется на согласия, которые оператор получает с 1 сентября 2025 года. Если по старому согласию появляется новая цель или новый получатель данных, оформляется новое согласие уже отдельным документом.
