Согласие на обработку персональных данных с 1 сентября 2025 года оформляется отдельным документом: включать его в трудовой договор, анкету или обязательство о неразглашении коммерческой тайны больше нельзя. Письменное согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, равнозначно бумажному с собственноручной подписью по части 4 статьи 9 152-ФЗ, поэтому весь штат можно пропустить через КЭДО без бумажного обхода. Для массового сбора нужно заранее решить, для каких целей согласие действительно требуется, каким видом подписи его подписывают и кто в цепочке оператор персональных данных, а кто обрабатывает их по поручению. От категории зависит объём работы: у работников согласие закрывает только цели за пределами трудового законодательства, у соискателей оно нужно на весь период решения о приёме, а данные тех, кому отказали, уничтожаются в течение 30 дней.
Разберём, в каких ситуациях согласие обязательно, какие реквизиты по статье 9 должны быть в документе и почему массовая регистрация сотрудников в сервисе через интеграцию требует согласия на передачу данных. Покажем, как развести согласие на переход на КЭДО и согласие на обработку данных, чтобы одно не блокировало другое. Пошаговая схема запуска, сценарная таблица по категориям сотрудников, штрафы по статье 13.11 КоАП, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда согласие на обработку персональных данных нужно, а когда работодатель обходится без него
Данные работника обрабатываются без согласия, пока их объём не выходит за перечни трудового законодательства и цели совпадают с целями ТК РФ. Такова позиция Роскомнадзора в разъяснениях по обработке данных работников, соискателей и лиц из кадрового резерва. Поэтому массовая кампания по сбору согласий строится не на всём кадровом учёте, а на целях, которые закон работодателю не поручает.
Сводка по типовым кадровым ситуациям собрана по разъяснениям Роскомнадзора и статьям 6, 9 и 10.1 152-ФЗ.
| Ситуация | Согласие | Условие или исключение |
|---|---|---|
| Кадровый учёт, расчёт зарплаты, передача сведений в СФР и налоговые органы | Не требуется | Объём данных не превышает установленные перечни, цели соответствуют трудовому законодательству |
| Данные близких родственников работника | Не требуется в объёме формы Т-2 | В остальных случаях нужно согласие самих родственников, кроме алиментов, допуска к гостайне, социальных выплат |
| Передача данных в банк для зарплатной карты | Не требуется в трёх случаях | Договор на карту заключён с работником и предусматривает передачу; у работодателя есть доверенность работника; форма оплаты закреплена в коллективном договоре |
| Передача данных сторонней организации для кадрового или бухгалтерского учёта | Требуется | Поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ |
| Запрос сведений о работнике от организации без полномочий | Требуется | Мотивированные запросы ГИТ, прокуратуры, правоохранительных органов исполняются без согласия |
| Публикация данных работника на сайте | Требуется отдельное согласие на распространение | Статья 10.1 152-ФЗ; без согласия — только когда публикацию требует закон |
| Соискатель передаёт данные работодателю | Требуется на период решения о приёме | Кроме резюме, размещённого соискателем в открытом доступе, и действий кадрового агентства по договору с соискателем |
| Включение в кадровый резерв | Требуется | Кроме действующих сотрудников, если условие есть в трудовом договоре |
| Запрос о кандидате к прежним работодателям | Требуется | Исключение — сообщение о приёме бывшего госслужащего по статье 64.1 ТК РФ |
Из таблицы видно, где сосредоточен реальный объём кампании: передача данных третьим лицам, включая сервис КЭДО, публикация на сайте и поток кандидатов. Прежде чем рассылать документы всему штату, выпишите свои цели обработки и отметьте напротив каждой основание — закон, договор или согласие.
Что должно быть в согласии после 1 сентября 2025 года
Часть 1 статьи 9 152-ФЗ требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным и оформлялось отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект. Требование об отдельном оформлении внёс Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ, норма действует с 1 сентября 2025 года. Разъяснения Роскомнадзора по кадровым данным ещё допускают закрепление согласия в тексте трудового договора, но эта часть разъяснений написана до поправки и новой редакции статьи 9 не соответствует.
Когда закон требует письменной формы, часть 4 статьи 9 называет обязательные сведения. Состав одинаков для бумажного бланка и для электронного документа:
- Фамилия, имя, отчество, адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи и выдавший орган.
- Те же сведения о представителе и реквизиты доверенности, если согласие даёт представитель.
- Наименование или ФИО и адрес оператора, получающего согласие.
- Цель обработки.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
- Наименование или ФИО и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка ему поручена.
- Перечень действий с данными и общее описание способов обработки.
- Срок действия согласия и способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.
- Подпись субъекта.
При массовом сборе чаще всего пропускают пункт 6. Если данные сотрудников попадают в облачный сервис КЭДО, в зарплатный модуль у подрядчика или к аутсорсеру, эти организации называются в согласии, иначе поручение обработки остаётся без основания. Проверьте свой действующий бланк по этому пункту до запуска рассылки.
Коммерческая тайна живёт по другому закону. Ознакомление работника под подпись с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, требует статья 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ, и это обязательство касается сведений работодателя, а не данных самого работника. На приёме оба документа подписываются в один день, но по новой редакции статьи 9 согласие не может быть разделом соглашения о неразглашении: в пакете приёма это два самостоятельных файла.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите текст согласия под свою цель обработки
Конструктор формирует файл .docx с целями, сроком и оговоркой об отзыве. На каждую самостоятельную цель, например передачу данных аутсорсеру и включение в кадровый резерв, удобнее готовить отдельный бланк: так отзыв одного согласия не останавливает обработку по другому.
Каким видом электронной подписи подписывать согласие и как это связано с КЭДО
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ признаёт электронное согласие равнозначным бумажному, если документ подписан электронной подписью в соответствии с федеральным законом. Для УКЭП отдельных условий нет: она признаётся по умолчанию. ПЭП и УНЭП приравниваются к собственноручной подписи в случаях, прямо предусмотренных законом, или по соглашению участников электронного взаимодействия, и в таком соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи. Без соглашения или ЛНА о КЭДО, в котором этот порядок закреплён, согласие, подписанное кодом из SMS, становится спорным доказательством.
Внутри КЭДО работник подписывает документы ПЭП или УНЭП, работодатель — как правило, УКЭП. На согласие на обработку данных распространяется та же логика: достаточно подписи работника, если её вид и порядок проверки закреплены в ЛНА. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому масштаб кампании не упирается в закупку подписей.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При выборе первых процессов для электронного подписания главное не количество документов, а вид подписи. Отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами работник закрывает простой подписью: не нужно выдавать ключи, объяснять носители и пин-коды, поэтому организационно это самый дешёвый старт. Согласия на обработку данных логично запускать в том же первом контуре и проверить до старта, какой вид подписи закреплён за ними в вашем ЛНА.»
Согласие на переход на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и согласие на обработку персональных данных — разные документы с разными основаниями, и их путают при массовом запуске. Первое даёт работник, чтобы взаимодействовать с работодателем электронно, второе касается целей обработки данных. Согласие на переход не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имел трудового стажа. Работники со стажем, начатым раньше, вправе отказаться от КЭДО и остаться на бумаге.
Внимание: по разъяснениям Минтруда согласие работника на переход на КЭДО рекомендуется собирать в письменной бумажной форме. Попытки прописать в ЛНА иной порядок, например сбор согласий через электронную почту, ведомство пока не поддерживает, и в споре бумажное согласие надёжнее как доказательство.
Из этого следует порядок пакета на старте. Бумажное согласие на переход на КЭДО собирается один раз, а согласие на обработку данных и все следующие кадровые документы после этого подписываются уже в системе. Дистанционных работников статья 22.2 не касается: порядок обмена электронными документами с ними регулирует глава 49.1 ТК РФ, и условия взаимодействия можно закрепить в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе без отдельного согласия на КЭДО.
Что об этом думает ГИТ: в проверочных листах Роструд прямо указал, что трудовой договор, заключённый в электронной форме, нарушением не считается и приравнивается к бумажному. Контрольный орган подстраивает свою нормативную базу под электронный документооборот, поэтому риск при проверке смещается с формы документа на соблюдение порядка его оформления.
Для работников по трудовому договору перечень документов и виды подписи определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Самозанятые и исполнители по договорам ГПХ под эти нормы не подпадают: с ними заключается соглашение об электронном документообороте, а согласие на обработку данных подписывается на его основании.
Образцы согласий и документов для запуска КЭДО
Комплект закрывает стартовый пакет кампании, начинать стоит с образца согласия на обработку персональных данных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата электронной подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Как поставить сбор согласий на поток: схема для всего штата
Массовый сбор начинается с вопроса, кто регистрирует сотрудников в сервисе. Если работник проходит регистрацию сам, сервис собирает с него согласие от своего имени и самостоятельно отвечает за обработку этих данных. Если работодатель выгружает штат через интеграцию, это передача персональных данных: сервис обрабатывает их по поручению работодателя, а согласие на такую передачу собирает сам работодатель как оператор. По части 4 статьи 6 152-ФЗ лицо, обрабатывающее данные по поручению, согласие субъекта получать не обязано, а ответственность перед работником по части 5 той же статьи несёт оператор.
Факт: при массовой регистрации сотрудников через интеграцию сервис КЭДО всегда обрабатывает данные только по поручению работодателя. Согласие на передачу собирает оператор, то есть работодатель, и этот документ должен появиться у работника раньше, чем его данные уйдут в сервис.
Статус оператора влечёт ещё одну обязанность, о которой вспоминают поздно. С 1 сентября 2022 года, после вступления в силу 266-ФЗ, работодатели уведомляют Роскомнадзор об обработке персональных данных наравне с остальными операторами: прежнее исключение для трудовых отношений отменено. Если уведомления нет или в нём не указана передача данных сервису КЭДО, подайте его или изменения через электронную форму уведомления на портале персональных данных Роскомнадзора, где проверяется и наличие компании в реестре операторов.
Что решить до запуска рассылки
Прежде чем отправлять документы всему штату, закройте шесть вопросов:
- Составлен перечень целей, для которых нужно согласие, и по каждой цели готов отдельный бланк.
- Определено, кто регистрирует сотрудников в сервисе, и в согласии на передачу назван сервис как лицо, обрабатывающее данные по поручению.
- Подсчитано, сколько работников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года: их согласия на переход на КЭДО собираются отдельно, и часть из них может отказаться.
- Принято решение о моменте выдачи подписи: при приёме или после испытательного срока.
- В ЛНА о КЭДО описаны вид подписи для согласий и порядок идентификации работника при подписании.
- Проверено уведомление в Роскомнадзор и сведения о передаче данных третьим лицам в нём.
Порядок работы зависит от состава коллектива, поэтому одну и ту же рассылку нельзя запускать для всех категорий одновременно. Критичные и второстепенные моменты по категориям собраны в сценарную таблицу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Категория | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приняты после 31.12.2021, без стажа на эту дату | Согласие на передачу данных сервису до регистрации | Согласие на переход на КЭДО: не требуется |
| Работники со стажем, начатым до 2022 года | Письменное согласие на переход на КЭДО, план параллельного бумажного режима для отказавшихся | Порядок рассылки согласий на обработку данных внутри системы |
| Дистанционные работники | Условия электронного взаимодействия в трудовом договоре или ЛНА по главе 49.1 ТК РФ | Отдельное согласие на КЭДО: не требуется |
| Соискатели | Согласие на период решения о приёме, срок уничтожения данных при отказе | Вид подписи: для анкеты на сайте допустима отметка в поле формы |
| Самозанятые и исполнители по ГПХ | Соглашение об электронном документообороте с порядком проверки ПЭП или УНЭП | Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ: на них не распространяются |
Самая трудоёмкая строка — работники со стажем до 2022 года: для них бумажный этап неизбежен, и от их числа зависит длительность кампании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Чем моложе коллектив, тем проще переход: с тех, чей стаж начался после 2021 года, отдельное согласие на КЭДО не берут. Если людей со стажем до 2022 года много, закладывайте на сбор их согласий отдельное время и отдельные усилия. Отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно, и это должно быть частью плана с понятным сроком, а не постоянным состоянием кадровой службы.»
Как собрать согласия всего штата через КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите ЛНА о КЭДО и порядок электронного документооборота: перечень документов, категории работников, вид подписи для согласий, порядок идентификации подписанта.
- Шаг 2. Уведомите каждого работника о переходе на КЭДО и соберите письменные согласия на переход с тех, у кого стаж начался до 2022 года.
- Шаг 3. Подготовьте отдельные бланки согласий по каждой цели и назовите в них лиц, обрабатывающих данные по поручению, включая сервис КЭДО.
- Шаг 4. Получите согласие на передачу данных до выгрузки штата в сервис; при самостоятельной регистрации работника согласие собирает сервис.
- Шаг 5. Запустите пилотную группу, проверьте, что работники подписывают документы сами и система фиксирует время каждой подписи.
- Шаг 6. Разошлите согласия остальным подразделениям пакетом и сверьте статусы подписания по отчёту системы.
- Шаг 7. Для отказавшихся от КЭДО оформите согласия на бумаге и зафиксируйте срок, в течение которого сохраняется параллельный режим.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, способны ли работники подписывать документы сами, до того как ошибки настройки разойдутся по всему штату. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто устанавливается и настраивается за один день, и документы синхронизируются автоматически, поэтому бланки согласий не приходится переносить в систему вручную.
Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников в 12 городах с одним специалистом по кадрам переводила документы первого рабочего дня, включая согласия на обработку персональных данных и на фото- и видеосъёмку, в электронный вид. Компания перешла сразу всем штатом без пилота, провела вебинар для сотрудников, подготовила инструкции и подключила техподдержку для индивидуальных консультаций. Процесс занял не меньше 3 месяцев; позже сама команда рекомендовала идти по этапам: сначала пилотная группа, затем остальные подразделения.
Согласия кандидатов: как встроить их в воронку найма
Соискатель даёт согласие на период, пока работодатель решает вопрос о приёме, и при отказе его данные уничтожаются в течение 30 дней. Без согласия можно работать с резюме, которое кандидат сам разместил в открытом доступе в интернете, и с данными, переданными кадровым агентством по договору с соискателем. Резюме, пришедшее по электронной почте, требует подтверждения, что его отправил сам кандидат, например через приглашение на встречу. Резюме, по которому невозможно установить отправителя, уничтожается в день поступления.
Для потока кандидатов Роскомнадзор допускает анкету на сайте, где согласие подтверждается отметкой в поле формы, кроме случаев, когда запрашиваются сведения, для которых нужна письменная форма. После 1 сентября 2025 года такая отметка ставится отдельно от согласия с условиями сайта или пользовательским соглашением. Анкета должна сообщать срок её рассмотрения и принятия решения о приёме. Для кадрового резерва нужно своё согласие: отдельный документ или отдельная отметка в анкете, плюс ознакомление кандидата с условиями ведения резерва, сроком хранения данных и порядком исключения из него.
Лайфхак: не запрашивайте у кандидата данные для договора заранее. Оффер подписывается в приложении до выхода, а в первый рабочий день человек сначала подписывает согласие на обработку персональных данных, и только после этого специалист по кадрам разносит данные в подготовленные шаблоны трудового договора и приказа.
Момент выдачи электронной подписи влияет на то, какие документы приёма уйдут в электронный вид, включая согласие на обработку данных.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если подпись выдают только после испытательного срока, трудовой договор и весь пакет приёма остаются на бумаге навсегда. Выдача при приёме переводит весь комплект в электронный вид, но вы принимаете риск выдать ключи тем, кто не останется. Для компаний с низкой текучестью я склоняюсь к первому варианту, для тех, где испытание не проходит заметная часть людей, — ко второму. Третий путь — сервис государственных подписей: если у человека есть учётная запись на портале, выдавать ничего не нужно.»
Кейс из практики: федеральному медицинскому учреждению нужно было держать по всей стране резерв медицинских специалистов, готовых выехать на чрезвычайную ситуацию. До внедрения КЭДО около 200 человек оформляли за несколько дней, выстраивая обходные решения. После запуска у специалистов из резерва, а это около 800 человек, появились личные кабинеты, и к моменту мобилизации большая часть пакета документов на приём уже готова.
Во что обходится ошибка в согласии: штрафы и спорные документы
С 30 мая 2025 года статья 13.11 КоАП действует в редакции 420-ФЗ, и размеры штрафов за обработку без надлежащего согласия выросли в разы. Суммы ниже указаны за одно нарушение; каждый работник, чьи данные переданы без основания, — отдельный субъект, поэтому ошибка в шаблоне согласия тиражируется на весь штат.
| Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Обработка без надлежащего основания или несовместимая с целями сбора, ч. 1 ст. 13.11 | 50 000-100 000 руб. | 150 000-300 000 руб. |
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, или согласие с нарушением требований к составу сведений, ч. 2 ст. 13.11 | 100 000-300 000 руб. | 300 000-700 000 руб. |
| Повторное нарушение по ч. 2, ч. 2.1 ст. 13.11 | 300 000-500 000 руб. | 1 000 000-1 500 000 руб. |
Разница между частью 1 и частью 2 для юрлица — от 150 000 руб. по нижней границе, поэтому состав сведений в бланке проверяется так же тщательно, как наличие самого согласия.
Штраф — не единственная цена. Согласие, которое не выдерживает проверки, не работает и как доказательство в трудовом споре. На практике чаще всего встречаются пять ошибок:
- Согласие остаётся разделом трудового договора, анкеты или обязательства о неразглашении коммерческой тайны, хотя с 1 сентября 2025 года оно оформляется отдельно.
- В согласии не назван сервис КЭДО или аутсорсер, которому поручена обработка, и выгрузка штата в систему идёт без основания.
- Одним документом закрываются и обработка, и распространение, хотя статья 10.1 152-ФЗ требует отдельного согласия на распространение.
- Работник подписывает согласие ПЭП, а соглашения или ЛНА с порядком проверки подписи нет.
- Подпись выдаётся работнику в день первого значимого документа, и никто не проверяет, подписывает ли он сам.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: у него было Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он, а совпадение даты выдачи подписи с датой спорного документа читает не в пользу работодателя. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно способен пользоваться системой. Для согласий это та же защита: подписанное в первый же час после выдачи ключа согласие труднее отстоять, если работник позже заявит, что подписывал не он.
Когда массовый электронный сбор согласий не подходит
- Цель покрыта законом. Для кадрового учёта, отчётности в СФР и ФНС, командировок и ответов на мотивированные запросы ГИТ согласие не нужно, и рассылка по этим целям создаёт лишние документы.
- Работник со стажем до 2022 года отказался от КЭДО. Его согласия на обработку данных оформляются на бумаге, и принудить его к электронному режиму нельзя.
- Работник не может пользоваться системой. Подписание за него другим человеком разрушает доказательственную силу документа, поэтому такому сотруднику нужен бумажный экземпляр или обучение до подписания.
- Работник не даёт согласия. По части 1 статьи 9 152-ФЗ согласие даётся свободно, своей волей и в своём интересе; массовая рассылка с жёстким сроком и формулировками о последствиях отказа ставит это условие под сомнение, а обработка по этой цели без согласия не ведётся.
Стоимость КЭДО для массового сбора согласий: тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании до 25 человек, где согласия подписываются ПЭП или УНЭП, хватает тарифа «Старт»; выгрузка штата из 1С и хранение подписанных согласий в электронном архиве входят в «Бизнес». Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены в таблице приведены на дату публикации.
Выводы
Сбор согласий на обработку персональных данных становится массовым, когда кампания строится вокруг целей, не покрытых трудовым законодательством, а не вокруг всего кадрового учёта. С сентября 2025 года каждое согласие — самостоятельный документ с полным составом сведений по статье 9 152-ФЗ, где назван и сервис, обрабатывающий данные по поручению. Бумажный этап остаётся только для согласий на переход на КЭДО у работников со стажем до 2022 года и для тех, кто от электронного режима отказался; остальное подписывается в системе при описанном в ЛНА порядке идентификации.
Добыто закрывает эту схему на практике: согласия уходят сотрудникам пакетом с ПЭП или УНЭП, которые выпускаются без доплаты, статусы подписания видны в отчёте, а запуск проходит через пилотную группу до перевода всего штата.
Частые вопросы о согласии на обработку персональных данных
Что делать, если работник отозвал согласие?
Отзыв предусмотрен частью 2 статьи 9 152-ФЗ. После него оператор прекращает обработку по этой цели и уничтожает данные в срок до 30 дней с даты поступления отзыва по части 5 статьи 21, если нет другого основания обработки. Данные, которые нужны для исполнения трудового договора, налогового и бухгалтерского учёта, продолжают обрабатываться без согласия. Поэтому отдельные бланки по каждой цели удобнее: отзыв согласия на публикацию фото не затрагивает передачу данных в сервис КЭДО.
Нужно ли отдельное согласие, чтобы разместить фото и ФИО сотрудника на сайте компании?
Да, это распространение персональных данных, и по статье 10.1 152-ФЗ согласие на него оформляется отдельно от иных согласий на обработку. Работник вправе установить запреты и условия, например разрешить публикацию имени и должности без фото. Требования к содержанию такого согласия утверждены приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Исключение — сведения, публикацию которых требует закон, например данные о квалификации медицинских и педагогических работников.
Нужно ли согласие, чтобы выпустить сотруднику сертификат электронной подписи?
Если работодатель сам передаёт паспортные данные и СНИЛС работника в удостоверяющий центр, это передача данных третьему лицу, и согласие оформляется отдельным документом с названием удостоверяющего центра и целью — выпуск сертификата. Если работник обращается в удостоверяющий центр сам, согласие он даёт напрямую центру, и работодатель в этой цепочке оператором не выступает.
Нужно ли согласие уволенного работника, чтобы хранить его документы?
Нет, если хранение предусмотрено федеральным законом. Налоговые агенты хранят документы для исчисления и удержания налога 4 года по подпункту 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ, бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет. Личные дела затем передаются на архивное хранение на 75 лет, и на архивные документы действие 152-ФЗ не распространяется.
Требуется ли согласие работника, чтобы забронировать ему гостиницу и билеты в командировку?
Нет. Роскомнадзор относит передачу данных работника, связанную с выполнением должностных обязанностей, включая командирование, к случаям без согласия: гостиницы и перевозчики получают сведения по правилам оказания гостиничных услуг и нормам транспортной безопасности. Согласие понадобится, если данные передаются сверх этого, например турагенту для личной поездки работника.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор, если данные сотрудников ведутся только на бумаге?
Нет. После поправок 266-ФЗ, действующих с 1 сентября 2022 года, уведомление не подаётся, если оператор обрабатывает данные без средств автоматизации, а также в двух узких случаях: для государственных информационных систем в сфере безопасности и по законодательству о транспортной безопасности. Переход на КЭДО означает автоматизированную обработку, поэтому с запуском системы уведомление становится обязательным.
