Согласие на обработку персональных данных работника нужно не для каждой кадровой операции: расчёт зарплаты, отчётность в СФР и ФНС, ведение личного дела и исполнение трудового договора идут без него, по статье 6 152-ФЗ и главе 14 ТК РФ. Письменное согласие требуется, когда данные передают третьим лицам, получают у третьей стороны, поручают обработку подрядчику или размещают в открытом доступе. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от других документов, поэтому пункт в трудовом договоре или анкете его не заменяет: это самостоятельный лист со своей подписью, который подшивают в личное дело. Для работника обработка по ТК РФ идёт на основании закона, а у соискателя согласие берут уже на этапе рассмотрения резюме и после отказа уничтожают его данные в течение 30 дней.
Покажем, для каких операций согласие нужно, а для каких избыточно, какие 9 реквизитов требует часть 4 статьи 9 152-ФЗ и почему согласие на распространение не объединяют с общим. Отдельно разберём подписание согласия электронной подписью в КЭДО, отзыв согласия и уведомление Роскомнадзора. Образцы для личного дела стоят сразу после первого раздела, а пошаговый порядок оформления, штрафы по статье 13.11 КоАП в редакции 2025 года, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите согласие под свою ситуацию: конструктор формирует файл .docx с целями обработки, сроком действия и оговоркой об отзыве по 152-ФЗ.
Когда согласие работника нужно, а когда работодателю хватает ТК РФ
Работодатель становится оператором персональных данных в момент, когда получает резюме кандидата или анкету работника. Статус оператора сам по себе согласия не требует: пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обработку, необходимую для выполнения обязанностей, возложенных законом, а пункт 5 той же части — обработку для исполнения договора, стороной которого является сам субъект. Трудовой договор и обязанности по ТК РФ, налоговому и пенсионному законодательству закрывают основной объём кадровой работы без отдельной подписи работника.
Согласие становится обязательным там, где работодатель выходит за пределы этих оснований. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев предупреждения угрозы жизни и здоровью и случаев, прямо установленных ТК РФ или другими федеральными законами. Пункт 3 статьи 86 ТК РФ требует заранее уведомить работника и получить письменное согласие, если его данные можно получить только у третьей стороны. Ситуации из кадровой практики удобнее разложить по основаниям.
| Ситуация | Нужно ли согласие | Основание | Как оформить |
|---|---|---|---|
| Заключение и исполнение трудового договора, расчёт зарплаты, ведение личного дела | Нет | Пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, глава 14 ТК РФ | Ознакомление под подпись с документами о порядке обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ) |
| Отчётность в СФР и ФНС, воинский учёт | Нет | П. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ (случаи, установленных федеральными законами) | Отдельный документ не нужен |
| Передача данных третьим лицам вне случаев, установленных законом: ответ на запрос банка или другого работодателя, корпоративные программы | Да, письменное | Ст. 88 ТК РФ | Отдельное согласие с указанием получателя и цели передачи |
| Получение сведений о работнике у третьей стороны | Да, письменное, с предварительным уведомлением | П. 3 ст. 86 ТК РФ | Уведомление работника и отдельное согласие до запроса |
| Поручение обработки подрядчику: аутсорсинговой бухгалтерии, облачному сервису кадрового учёта | Да, если иное не предусмотрено федеральным законом | Ч. 3 ст. 6 152-ФЗ | Наименование и адрес обработчика в тексте согласия (п. 6 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ) |
| ФИО, фото и должность на сайте компании, в соцсетях, на доске почёта | Да, отдельное согласие на распространение | Ст. 10.1 152-ФЗ | Самостоятельный бланк, не объединяется с другими согласиями |
| Рассмотрение резюме соискателя | Да, на период принятия решения о приёме; исключения — резюме через кадровое агентство по договору с соискателем и резюме, размещённое соискателем в открытом доступе | Разъяснения Роскомнадзора по обработке данных работников и соискателей | Согласие кандидата; после отказа данные уничтожаются в течение 30 дней |
| Проверка кандидата службой безопасности | Да, письменное | 152-ФЗ, п. 3 ст. 86 ТК РФ | Отдельное согласие на проверку до её начала |
Из таблицы видно, что в личном деле обычного работника согласие чаще всего закрывает две-три операции: передачу данных конкретным получателям, поручение обработки подрядчику и размещение сведений в открытом доступе. Согласие на обработку, которую и так требует закон, юридической нагрузки не несёт: по части 2 статьи 9 152-ФЗ после отзыва такого согласия оператор продолжает обработку на законном основании. Перед тем как готовить бланк, выпишите реальные операции с данными в вашей компании и отметьте, какие из них попадают в строки с ответом «да».
Образцы согласий и соглашений для личного дела работника
Шаблоны из библиотеки документов Добыто: начните с общего согласия на обработку персональных данных, остальные документы понадобятся при проверке кандидатов и переходе на КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных (образец, .docx) | Скачать |
| Согласие кандидата на проверку службой безопасности (.docx) | Скачать |
| Правила обработки персональных данных (пример документа, .pdf) | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО (.docx) | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП (.docx) | Скачать |
Почему с 1 сентября 2025 года согласие оформляют отдельным документом
Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ дополнил часть 1 статьи 9 152-ФЗ требованием: согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект. Норма вступила в силу 1 сентября 2025 года. До этой даты кадровики часто включали в трудовой договор раздел «Персональные данные», ставили в анкету строку «даю согласие на обработку» или добавляли такую фразу в заявление о приёме. Для документов, подписанных после 1 сентября 2025 года, такой пункт требованию части 1 статьи 9 не отвечает.
На практике слово «приложение» здесь означает самостоятельный документ со своими реквизитами и отдельной подписью работника, который хранится рядом с трудовым договором. В бумажном личном деле это отдельный лист в описи; в КЭДО — отдельный электронный документ со своей электронной подписью, а не вложение в файл договора. Для приложения важен не номер в договоре, а то, что работник подписывает именно согласие, а не договор, в котором согласие растворено среди других условий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второе требование той же части 1 статьи 9: согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Формулировки «в любых целях, не противоречащих законодательству» или «для целей, связанных с деятельностью работодателя» этому требованию не соответствуют. Каждая цель называется так, чтобы работник понимал, какие данные, кому и зачем уходят. По части 3 статьи 9 152-ФЗ доказывать получение согласия обязан оператор, поэтому текст, который нельзя проверить на конкретность, в споре с работником или при проверке Роскомнадзора работает против работодателя.
Полезно знать: заявление о согласии на переход на КЭДО, соглашение об использовании ПЭП и НЭП и согласие на обработку персональных данных — три разных документа с разным предметом. Подпись под одним из них не заменяет два других.
Отдельно от всех остальных оформляется согласие на обработку персональных данных, разрешённых для распространения. Часть 1 статьи 10.1 152-ФЗ прямо требует оформлять его отдельно от иных согласий: если компания публикует фото сотрудников на сайте, выкладывает поздравления с днём рождения в открытые каналы или размещает контакты менеджеров на странице «Команда», на это нужен свой бланк. В нём работник вправе установить запреты и условия для каждой категории данных. Проверьте личные дела: если согласие на распространение сейчас стоит абзацем внутри общего согласия, его нужно переоформить самостоятельным документом.
Что указать в согласии: 9 реквизитов по части 4 статьи 9 152-ФЗ
Письменное согласие действительно, если в нём есть все реквизиты, перечисленные в части 4 статьи 9 152-ФЗ. Пропуск любого из них даёт Роскомнадзору основание считать, что письменного согласия нет, даже если лист подписан.
- Фамилия, имя, отчество и адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи и выдавший орган.
- Фамилия, имя, отчество, адрес представителя, реквизиты его документа, удостоверяющего личность, и реквизиты доверенности или иного документа о полномочиях — если согласие подписывает представитель.
- Наименование или фамилия, имя, отчество и адрес оператора, то есть работодателя.
- Цель обработки персональных данных.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
- Наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка ему поручена.
- Перечень действий с персональными данными и общее описание способов обработки, которые использует оператор.
- Срок, в течение которого действует согласие, и способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.
- Подпись работника.
Самый частый пропуск в кадровых бланках — пункт 6. Работодатель передаёт расчёт зарплаты на аутсорсинг или переводит кадровый документооборот в облачный сервис, а в согласии обработчик не назван. Сервис КЭДО, который хранит документы работников на своих серверах, обрабатывает их данные по поручению работодателя, поэтому его наименование и адрес попадают в согласие так же, как данные аутсорсинговой бухгалтерии.
Цель, перечень данных и срок: как сформулировать без ошибок
Цель, перечень данных и срок проверяются вместе: перечень не может быть шире того, что нужно для названной цели. Для передачи сведений банку по запросу работника достаточно ФИО, должности, даты приёма и размера дохода; паспортные данные, семейное положение и сведения о детях в такой перечень не входят. Срок удобнее привязывать к событию, например «на срок действия трудового договора» или «до достижения цели обработки». Хранение личного дела после увольнения идёт на основании законодательства об архивном деле, а не согласия, поэтому продлевать срок согласия ради архива не требуется.
Способ отзыва указывается конкретно: письменное заявление на имя руководителя, электронный документ в КЭДО, адрес для почтовых отправлений. Формулировка «согласие может быть отозвано в порядке, установленном законодательством» не сообщает работнику, куда и как направить отзыв, и пункт 8 части 4 статьи 9 не закрывает.
Как оформить и подшить согласие к кадровым документам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте список операций, для которых закон требует согласия: передача данных третьим лицам, получение сведений у третьей стороны, поручение обработки подрядчику, распространение, проверка кандидата. Операции, которые идут по ТК РФ и налоговому законодательству, в согласие не включайте.
- Шаг 2. Разделите цели по документам. Общее согласие закрывает передачу и поручение обработки, согласие на распространение по статье 10.1 152-ФЗ оформляется отдельным бланком, согласие кандидата на проверку службой безопасности — отдельным документом до начала проверки.
- Шаг 3. Заполните все 9 реквизитов по части 4 статьи 9 152-ФЗ. Проверьте, что названы все обработчики: аутсорсинговая бухгалтерия, сервис КЭДО и другие подрядчики, которые получают данные работников по поручению работодателя.
- Шаг 4. Передайте согласие на подпись отдельно от трудового договора и анкеты: на бумаге — самостоятельным листом, в КЭДО — отдельным электронным документом, подписанным ПЭП на основании соглашения или УНЭП.
- Шаг 5. Ознакомьте работника под подпись с локальным нормативным актом о порядке обработки персональных данных, как требует пункт 8 статьи 86 ТК РФ. Ознакомление и согласие — разные действия, одно не заменяет другое.
- Шаг 6. Зарегистрируйте согласие, внесите его в опись личного дела и подшейте рядом с трудовым договором. В электронном архиве сохраните файл вместе с подписью и данными о дате подписания.
- Шаг 7. Проверьте, опубликована ли политика обработки персональных данных (ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ) и подано ли уведомление в Роскомнадзор по статье 22 152-ФЗ.
Согласие соискателя и проверка кандидата службой безопасности
Кандидат ещё не стал стороной трудового договора, поэтому основание «исполнение договора» на него не распространяется. Роскомнадзор в разъяснениях по обработке персональных данных работников и соискателей указывает: на обработку данных соискателя работодатель получает согласие на период принятия решения о приёме. Исключений два: резюме пришло от кадрового агентства, которое действует от имени соискателя по договору с ним, или соискатель сам разместил резюме в интернете в открытом доступе.
Сроки хранения резюме и анкет после отказа
Если кандидату отказали, сведения, которые он предоставил, уничтожаются в течение 30 дней. Исключение касается государственной гражданской службы, где порядок установлен специальным законодательством. Резюме в произвольной форме, по которому работодатель не может однозначно установить отправителя, по позиции Роскомнадзора уничтожается в день поступления. Для включения кандидата в кадровый резерв нужно его согласие: без него анкету после отказа хранить нельзя.
Отдельное согласие на проверку службой безопасности
Проверка кандидата по базам и запросам — это получение сведений о нём у третьих лиц, поэтому пункт 3 статьи 86 ТК РФ и 152-ФЗ требуют письменного согласия до её начала. Общее согласие соискателя на рассмотрение резюме такую проверку не покрывает: в нём другая цель и другой перечень данных. В согласии на проверку перечисляют источники и категории сведений: подлинность паспорта, исполнительные производства, судимость в пределах, которые допускает закон, прошлые места работы.
Внимание: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата службой безопасности неправомерна. Согласие на проверку подписывается до первого запроса, а не после получения результатов.
Кандидат, который отказывается подписать согласие на проверку, не может быть проверен по внешним источникам. Работодатель в этом случае принимает решение по документам, которые кандидат предъявил сам, а отказ в приёме обосновывает только деловыми качествами, как требует статья 64 ТК РФ. Если кандидата приняли, согласие на проверку остаётся в его личном деле вместе с остальными документами, оформленными до приёма.
Электронное согласие в КЭДО: какая подпись подходит
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ приравнивает согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с федеральным законом, к письменному согласию на бумаге. Бумажный лист для личного дела не нужен, если согласие подписано в системе КЭДО и хранится там с проверяемой подписью.
Вид подписи выбирают по правилам 63-ФЗ. УНЭП работника подходит для согласия без дополнительных условий. ПЭП равнозначна собственноручной подписи, только если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия (часть 2 статьи 6 63-ФЗ), поэтому до первого подписания работник подписывает соглашение об использовании ПЭП. Согласие на переход на КЭДО по статье 22.1 ТК РФ — третий, самостоятельный документ: оно касается формы документооборота, а не обработки персональных данных.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров. Согласие на обработку персональных данных уходит работнику отдельным документом по маршруту, а подписанный файл сохраняется в карточке сотрудника. По части 3 статьи 9 152-ФЗ оператор доказывает факт получения согласия, и электронная подпись с датой подписания закрывает этот вопрос надёжнее, чем бумажный лист без даты.
Для компаний на 1С:ЗУП мы подключаем готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Подписанное согласие попадает в учётную систему без повторного ввода, и кадровик видит его рядом с трудовым договором. Проверьте перед запуском, что текст согласия в шаблоне называет сервис КЭДО в числе лиц, обрабатывающих данные по поручению работодателя.
Отзыв согласия, хранение и уведомление Роскомнадзора
Работник вправе отозвать согласие в любой момент, и это прямо следует из части 2 статьи 9 152-ФЗ. После отзыва оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок не более 30 дней с даты поступления отзыва, если нет другого законного основания для обработки (часть 5 статьи 21 152-ФЗ). Отзыв не останавливает расчёт зарплаты, сдачу отчётности и ведение личного дела: эти операции идут по закону. Прекращаются только те операции, которые держались на согласии, например передача данных в корпоративную программу или публикация фото на сайте.
Подписанный отзыв хранится в личном деле вместе с первоначальным согласием: пара документов показывает, в какой период обработка шла законно. В ответ на отзыв кадровая служба фиксирует, какие операции прекращены и с какой даты, и уведомляет об этом подрядчиков, которым обработка была поручена.
Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных работников
С 1 сентября 2022 года Федеральный закон от 14.07.2022 № 266-ФЗ убрал из части 2 статьи 22 152-ФЗ исключение для обработки данных в соответствии с трудовым законодательством. Работодатель, который обрабатывает данные работников и кандидатов, направляет уведомление о намерении обрабатывать персональные данные до начала обработки. Подать его можно через форму уведомления на портале персональных данных Роскомнадзора: в ней указываются перечень действий с данными, способы обработки, меры по статьям 18.1 и 19 152-ФЗ, ответственный за организацию обработки и сведения о местонахождении баз данных. Сведения об ответственном по части 4 статьи 22 152-ФЗ становятся общедоступными.
Уведомление и согласие работника друг друга не заменяют. Уведомление сообщает регулятору, что компания работает с персональными данными, а согласие даёт основание для конкретной операции. При смене сервиса КЭДО или подрядчика по расчёту зарплаты сведения в уведомлении обновляют, а в согласиях работников меняют наименование обработчика.
Согласие на обработку персональных данных и коммерческая тайна
Персональные данные работников и коммерческая тайна — разные правовые режимы. Конфиденциальность персональных данных установлена статьёй 7 152-ФЗ и действует без дополнительных решений работодателя. Режим коммерческой тайны вводит сам работодатель по Федеральному закону от 29.07.2004 № 98-ФЗ: утверждает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и по статье 11 98-ФЗ знакомит с ним под подпись работников, которым нужен доступ к этим сведениям.
Кадровикам и бухгалтерам, которые работают с личными делами, нужны оба документа. Статья 88 ТК РФ обязывает работодателя предупредить лиц, получающих персональные данные работника, что данные используются только в тех целях, для которых сообщены, и требовать от них подтверждения соблюдения этого правила. Такое подтверждение обычно оформляют обязательством о неразглашении персональных данных, а ознакомление с режимом коммерческой тайны — отдельной подписью под перечнем сведений.
Типичные ошибки в согласиях и штрафы по статье 13.11 КоАП
Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ с 30 мая 2025 года повысил штрафы за нарушения в области персональных данных. Для кадровой службы опасны три состава статьи 13.11 КоАП: обработка без законного основания, обработка без письменного согласия там, где оно обязательно, и отсутствие уведомления в Роскомнадзор.
| Состав | Кадровая ситуация | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|---|
| Ч. 1 ст. 13.11 — обработка в случаях, не предусмотренных законом | Хранение резюме отказанных кандидатов дольше 30 дней без согласия на кадровый резерв | 50 000-100 000 руб. | 150 000-300 000 руб. |
| Ч. 2 ст. 13.11 — обработка без письменного согласия, когда оно обязательно | Передача данных третьим лицам, фото на сайте, проверка кандидата без согласия; согласие без обязательных реквизитов | 100 000-300 000 руб. | 300 000-700 000 руб. |
| Ч. 10 ст. 13.11 — непредставление уведомления в Роскомнадзор | Работодатель обрабатывает данные работников, уведомление по ст. 22 152-ФЗ не подано | 30 000-50 000 руб. | 100 000-300 000 руб. |
Штраф по части 2 назначается за каждый выявленный случай обработки без согласия, поэтому дефект в типовом бланке, который подписали все работники, становится проблемой всего кадрового архива, а не одного личного дела. Размеры штрафов проверяйте по действующей редакции статьи 13.11 КоАП на дату проверки.
Ошибки, которые повторяются в кадровых бланках
- Согласие пунктом трудового договора или анкеты. Так делают, чтобы работнику не пришлось подписывать ещё один лист. Для документов, подписанных после 1 сентября 2025 года, это нарушение части 1 статьи 9 152-ФЗ, а обработка по такому пункту квалифицируется как обработка без согласия по части 2 статьи 13.11 КоАП.
- Согласие на распространение внутри общего согласия. Экономят бумагу и время на ознакомление. Статья 10.1 152-ФЗ требует отдельного документа, и публикация фото или контактов сотрудника по общему согласию остаётся публикацией без согласия.
- Цель «в любых законных целях» и полный перечень данных. Бланк пишут один раз на все случаи. Такое согласие не отвечает требованию конкретности и не защищает работодателя, потому что по части 3 статьи 9 152-ФЗ доказывать законность обработки приходится ему.
- Не назван обработчик. Компания переходит на аутсорсинговую бухгалтерию или облачный КЭДО, а бланк согласия не обновляет. Передача данных подрядчику идёт без согласия, которого требует часть 3 статьи 6 152-ФЗ.
- Согласие на то, что и так разрешено законом. Кадровик берёт согласие на сдачу отчётности в СФР и ФНС. Вреда само по себе это не приносит, но создаёт у работника ожидание, что после отзыва отчётность по нему сдаваться не будет, и провоцирует конфликт.
Перед следующей проверкой сверьте типовой бланк с девятью реквизитами из части 4 статьи 9 и со списком фактических получателей данных: исправленный шаблон дешевле, чем штраф по каждому личному делу.
Стоимость КЭДО Добыто для оформления согласий и кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой. Цены указаны по странице тарифов на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» (интеграция с 1С) | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников | по запросу, через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
Итоговая сумма складывается из тарифа и числа сотрудников, которые подписывают документы в системе; при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Подключение сервиса занимает минуты, а сбор подписанных согласий и соглашений об использовании ПЭП идёт дольше и зависит от численности и того, как быстро работники заходят в систему.
Выводы
Большая часть кадровой обработки персональных данных опирается на ТК РФ и федеральные законы, поэтому согласие работника нужно для конкретных операций: передачи сведений третьим лицам, получения их у третьей стороны, поручения обработки подрядчику и публикации. С сентября 2025 года такое согласие живёт только отдельным документом со всеми реквизитами части 4 статьи 9 152-ФЗ, а согласие на распространение — ещё и отдельно от общего. У соискателей согласие берут до рассмотрения резюме и до проверки службой безопасности, а данные после отказа не хранят дольше 30 дней без согласия на кадровый резерв.
В Добыто согласие на обработку персональных данных, соглашение об использовании ПЭП и согласие на переход на КЭДО подписываются как самостоятельные электронные документы, а подписи сотрудникам выпускаются в составе тарифа. Так личное дело собирается в электронном виде без смешения документов с разным правовым предметом.
Частые вопросы о согласии на обработку персональных данных
Что делать, если работник отказывается подписать согласие?
Работодатель продолжает обработку, которая идёт по ТК РФ, налоговому и пенсионному законодательству: расчёт зарплаты, отчётность в СФР и ФНС, ведение личного дела. Не выполняются только операции, для которых закон требует согласия, например публикация фото на сайте или передача данных в корпоративную программу партнёра. Отказать в приёме из-за того, что кандидат не подписал согласие на распространение, нельзя: статья 64 ТК РФ допускает отказ только по деловым качествам. Факт отказа от подписания фиксируют актом, чтобы при проверке объяснить, почему согласия в личном деле нет.
Нужно ли согласие родственников работника, данные которых попадают в личное дело?
По позиции Роскомнадзора согласие близких родственников не требуется, если их данные обрабатываются в объёме унифицированной формы Т-2 или в случаях, установленных законодательством: удержание алиментов, оформление социальных выплат, допуск к государственной тайне. Если работодатель собирает о членах семьи больше, например для корпоративной страховки или детских подарков с поимённой рассылкой подрядчику, нужно согласие самих родственников, а за несовершеннолетних — их законных представителей.
Распространяются ли эти правила на исполнителей по договору ГПХ?
Статьи 86-88 ТК РФ касаются только работников по трудовому договору, на исполнителя по договору ГПХ и самозанятого они не распространяются. Для исполнителя действует 152-ФЗ напрямую: обработка для исполнения договора, стороной которого он является, идёт без согласия по пункту 5 части 1 статьи 6, а передача его данных третьим лицам сверх этой цели и публикация требуют согласия. Требование об отдельном оформлении согласия из части 1 статьи 9 действует и здесь.
Может ли согласие подписать представитель работника или кандидата?
Может. Пункт 2 части 4 статьи 9 152-ФЗ требует указать в таком согласии фамилию, имя, отчество и адрес представителя, реквизиты его документа, удостоверяющего личность, и реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия. Копию доверенности хранят вместе с согласием: без неё оператор не докажет, что согласие дано уполномоченным лицом.
Банк просит подтвердить доход работника по телефону. Можно ли ответить?
Без письменного согласия работника нельзя: статья 88 ТК РФ запрещает сообщать его персональные данные третьей стороне, в том числе в коммерческих целях, если это не предусмотрено федеральным законом. Работник может получить справку о доходах сам или дать отдельное согласие на передачу сведений конкретному банку с указанием перечня данных и срока. Устные подтверждения по телефону кадровая служба не даёт, потому что не может установить личность звонящего.
Нужно ли переоформлять согласия, если компания сменила сервис КЭДО или бухгалтерию на аутсорсе?
Да, если новый подрядчик обрабатывает данные работников по поручению работодателя. Пункт 6 части 4 статьи 9 152-ФЗ требует указать в согласии наименование и адрес обработчика, поэтому согласие со старым наименованием не покрывает передачу данных новому. Одновременно обновляют сведения в уведомлении Роскомнадзора и договор поручения обработки с новым подрядчиком.
