Согласие на обработку персональных данных в письменной форме — это отдельный документ с реквизитами из части 4 статьи 9 152-ФЗ, а его электронный аналог имеет ту же силу, если подписан электронной подписью по 63-ФЗ. С 1 сентября 2025 года согласие нельзя включать в трудовой договор, анкету или другой подписываемый документ: оно оформляется отдельно. Для данных, которые нужны по ТК РФ и трудовому договору, согласие работника не требуется. Оно нужно при передаче сведений третьим лицам, при получении их у третьей стороны, для проверки кандидата и для публикации данных. Если согласие подписано простой электронной подписью, нужны соглашение с правилами идентификации и обязанность хранить ключ в тайне. С УКЭП такое соглашение не нужно.
Ниже разобраны случаи, когда согласие нужно, а когда работодатель обрабатывает данные по закону. Показано, какую подпись выбрать для электронного согласия и как его отделить от согласия на КЭДО. Отдельно описано, почему одна отметка в чекбоксе не заменяет подпись. Во второй половине статьи — штрафы по статье 13.11 КоАП в редакции 2025 года, сроки отзыва и хранения, образцы документов и тарифы на 2026 год.
Соберите согласие с целями, сроком действия и порядком отзыва в конструкторе и скачайте готовый файл .docx для подписания.
Когда работодателю нужно письменное согласие, а когда хватает ТК РФ
Работодатель обрабатывает персональные данные работника без согласия, если это нужно для исполнения закона и трудового договора: при оформлении приёма, ведении личного дела, начислении зарплаты, подаче отчётности. Ошибка в обратную сторону тоже встречается: компания собирает согласие на всё подряд, хотя для части операций основание уже дано законом. Избыточное согласие не нарушает закон само по себе. Но если работник его отзовёт, у работодателя должно остаться законное основание для обработки, а не только подпись под бланком.
Письменное согласие нужно там, где данные выходят за рамки трудового договора или покидают компанию.
| Ситуация | Нужно ли письменное согласие | Основание |
|---|---|---|
| Приём на работу, личное дело, зарплата, отчётность | Нет, обработка идёт для исполнения закона и трудового договора | 152-ФЗ, ТК РФ |
| Сведения о работнике можно получить только у третьей стороны | Да, работника заранее уведомляют и получают письменное согласие | Статья 86 ТК РФ |
| Передача данных работника третьим лицам | Да, как общее правило; исключения прямо установлены законом | Статья 88 ТК РФ |
| Резюме, которое кандидат сам разместил в открытом доступе, или действия кадрового агентства по договору с кандидатом | Нет | Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012 |
| Данные соискателя в остальных случаях | Да, на период, пока принимается решение о приёме | Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012 |
| Проверка кандидата службой безопасности | Да, без подписанного согласия проверка неправомерна | 152-ФЗ |
| Публикация данных для неограниченного круга лиц: сайт, внешний справочник | Да, отдельное согласие на распространение | Статья 10.1 152-ФЗ |
Для кадровика из таблицы следует простое правило. Согласие оформляют на конкретную операцию, которую ТК РФ не покрывает: проверку, передачу, публикацию. Бланк «на всё» для этого не подходит. Перечень таких операций в компании стоит составить заранее, и под каждую должна быть своя формулировка цели в согласии.
Внимание: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата службой безопасности неправомерна. Согласие получают до первого запроса, а не после того, как заключение уже готово.
Что должно быть в письменном согласии по части 4 статьи 9 152-ФЗ
Состав сведений в письменном согласии закрытый, и Роскомнадзор проверяет его по пунктам. По Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в редакции от 24.06.2025 в согласие включают:
- Фамилию, имя, отчество, адрес субъекта, номер документа, удостоверяющего личность, сведения о дате его выдачи и выдавшем органе.
- Наименование или ФИО и адрес оператора, который получает согласие.
- Цель обработки персональных данных.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
- Наименование или ФИО и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка ему поручена.
- Перечень действий с данными и общее описание способов обработки.
- Срок, в течение которого действует согласие, и способ его отзыва.
- Подпись субъекта персональных данных.
Если согласие даёт представитель, к этому списку добавляются его данные и реквизиты доверенности или иного документа о полномочиях.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 1 сентября 2025 года действует ещё одно требование, введённое Федеральным законом от 24.06.2025 № 156-ФЗ: согласие оформляют отдельно от других документов, которые субъект подтверждает или подписывает. Пункт о согласии в тексте трудового договора, строка в анкете или абзац в заявлении о приёме больше не считаются надлежащим согласием. Для работодателя это значит, что согласие становится отдельной позицией в маршруте подписания нового сотрудника, а не приложением к договору.
Кадровики чаще всего ошибаются в цели и перечне данных. Формулировка «для целей трудовых отношений» не говорит, зачем оператору нужна передача сведений в конкретную организацию. Перечень с окончанием «и иные данные» не закрывает требование о перечне. Проверить готовый бланк можно сверкой с восемью пунктами выше: если какой-то пункт отсутствует или описан общими словами, Роскомнадзор квалифицирует это как нарушение требований к составу сведений.
Электронный аналог согласия: какая подпись делает его равнозначным бумаге
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ приравнивает согласие в форме электронного документа к письменному согласию на бумаге, если оно подписано электронной подписью в соответствии с федеральным законом. Отсылка ведёт к 63-ФЗ, и вид подписи определяет, что работодателю нужно подготовить заранее. По части 2 статьи 6 63-ФЗ документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному только в случаях, предусмотренных законом, нормативным актом или соглашением участников электронного взаимодействия. Для ПЭП такое соглашение должно соответствовать статье 9 63-ФЗ: в нём описывают правила идентификации подписанта и обязанность хранить ключ в тайне.
| Способ подписания согласия | Когда равнозначен письменному согласию | Что подготовить работодателю |
|---|---|---|
| ПЭП (код, пароль, вход в личный кабинет) | Если это предусмотрено соглашением участников, которое соответствует статье 9 63-ФЗ | Соглашение об использовании ПЭП с правилами идентификации и обязанностью хранить ключ в тайне |
| УНЭП | Если это предусмотрено законом, нормативным актом или соглашением участников | Соглашение о видах подписи, выпуск сертификата сотруднику |
| УКЭП | Равнозначна собственноручной подписи без отдельного соглашения | Проверку действительности сертификата на дату подписания |
| Отметка в чекбоксе без подписи | Сама по себе недостаточна, если не действуют правила ПЭП по статье 9 63-ФЗ | Переводить сбор согласия в подписание документа |
Для большинства компаний рабочий вариант — ПЭП или УНЭП внутри системы КЭДО при подписанном соглашении о видах подписи. УКЭП снимает вопрос о соглашении, но работнику её нужно получать отдельно. Если сотрудник подписывает согласие кодом из SMS, а соглашения об использовании ПЭП в компании нет, такое согласие держится только на доверии сторон: доказать его подписание будет нечем.
Отдельный вопрос — доказательства. Электронный документ признаётся письменным доказательством по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ. В спорах по трудовым документам суды проверяют не столько подпись, сколько процедуру: как работник был идентифицирован, когда ему выдали подпись и сам ли он подписывал.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, мало, чтобы выиграть спор. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте этот порядок не описан, при технически исправной подписи спор проигрывается. Откройте своё Положение о КЭДО и найдите раздел об идентификации до того, как отправлять сотрудникам согласия на подпись.»
Полезно знать: суды признают документы с ПЭП через код из SMS в спорах о займах, лизинге и услугах, но на кадровые документы эта практика не переносится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи.
Согласие на обработку персональных данных и согласие на КЭДО — два разных документа
Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия работника на переход к электронному кадровому документообороту. Если работник согласия не дал, это считается отказом, и документы с ним оформляют на бумаге. Согласие на КЭДО не нужно от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имел трудового стажа. Согласие на обработку персональных данных — другое волеизъявление с другой целью и основанием в статье 9 152-ФЗ. Одно другое не заменяет, и с 1 сентября 2025 года объединить их в одном бланке нельзя.
Вид подписи для кадровых документов задаёт статья 22.3 ТК РФ. В информационной системе работодателя работник подписывает документы УКЭП или УНЭП. Для трудового договора, заявления об увольнении и согласия на перевод установлены УКЭП и УНЭП определённых видов. Для иных документов работник может использовать ПЭП, если соглашение сторон устанавливает идентификацию подписанта и конфиденциальность ключа. Согласие на обработку персональных данных к перечню части 4 статьи 22.3 не относится, поэтому для него подходит ПЭП при оформленном соглашении. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Согласие на обработку данных в этот список не входит.
В практике Добыто согласие на обработку персональных данных и согласие на КЭДО ставятся в маршрут нового сотрудника разными документами с разными текстами. При отзыве одного согласия второе продолжает действовать, и в архиве их не путают.
Когда электронное согласие не подойдёт
- Работник отказался от КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. С ним документы оформляют на бумаге, и согласие на обработку данных он подписывает собственноручно.
- В компании нет соглашения об использовании ПЭП с правилами идентификации, а у работника нет УКЭП. Согласие, подписанное кодом, в этом случае не равнозначно бумажному.
- Работник фактически не умеет работать в системе, и за него подписывает другой человек. Такое согласие не выдержит проверки, даже если подпись технически исправна.
- Согласие на распространение данных собирают в одном документе с другими согласиями. Статья 10.1 152-ФЗ требует оформлять его отдельно.
Как перевести согласие на обработку персональных данных в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень операций, для которых ТК РФ не даёт основания: передача третьим лицам, получение сведений у третьей стороны, проверка кандидата, публикация данных. Под каждую операцию сформулируйте цель обработки.
- Шаг 2. Подготовьте согласие отдельным документом с восемью обязательными пунктами по части 4 статьи 9 152-ФЗ. Согласие на распространение оформите отдельно по требованиям приказа Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18.
- Шаг 3. Утвердите Положение о КЭДО и подпишите с работниками соглашение о видах электронной подписи: порядок идентификации, обязанность хранить ключ в тайне, перечень документов для ПЭП.
- Шаг 4. Получите письменное согласие на переход к КЭДО от тех, для кого оно требуется по статье 22.2 ТК РФ. Отказавшихся оставьте на бумажном оформлении.
- Шаг 5. Выдайте работнику подпись заранее, а не в день подписания первого документа, и убедитесь, что он сам работает в системе.
- Шаг 6. Отправьте согласие по маршруту подписания и проверьте, что система фиксирует дату, время и способ идентификации подписанта.
- Шаг 7. Настройте учёт срока действия и отзыва: после отзыва согласие хранится 3 года, данные без иного основания уничтожаются в течение 30 дней.
Дату выдачи подписи суд оценивает так же внимательно, как саму подпись. Если подпись выдана в день, когда подписан спорный документ, это обстоятельство читается не в пользу работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой подписания документа суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по журналу своей системы, что у новых сотрудников эти даты не совпадают.»
Кейс из практики: сервисная компания на 235 сотрудников, из которых только четверть работала в офисе, переводила кадровые документы в электронный вид. Раньше документы о приёме печатали и отправляли удалённым сотрудникам курьером, и оформление растягивалось до 3-5 дней. Компания заранее подготовила все согласия и инструкцию, открыла отдельный чат для вопросов и дала сотрудникам 2 дня на подключение. От первого объявления до запуска прошло 2 недели, все 235 сотрудников подключились без единого вопроса в чате. Срок оформления сократился до полудня, только на курьерах за первые месяцы сэкономили 60 000 рублей.
Шаблоны согласий, соглашений и ЛНА для электронного документооборота
В комплект входят бланки для перевода согласия в электронный вид; начните с шаблона согласия на обработку персональных данных, затем подготовьте соглашение о видах подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие кандидата на проверку службой безопасности | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Отзыв согласия, сроки хранения и передача данных третьим лицам
После отзыва согласия оператор прекращает обработку, которая на нём основана. Если данные больше не нужны и иного законного основания нет, их уничтожают в течение 30 дней. Отзыв не останавливает обработку по ТК РФ: личное дело, сведения для отчётности и расчёта зарплаты работодатель ведёт дальше, потому что основание для них дал закон, а не согласие. Поэтому в тексте согласия цель формулируют так, чтобы по ней было видно, какую именно обработку отзыв прекращает.
Само согласие хранится 3 года после окончания срока действия или отзыва по статье 441 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для электронного согласия срок тот же. Хранить нужно сам подписанный документ вместе с подписью и сведениями о подписании. Распечатка без них — копия, а не оригинал.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу. Прежде чем отказываться от бумажного архива согласий, определите, какие из них существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Передача данных работника третьим лицам по статье 88 ТК РФ требует письменного согласия как общего правила, исключения прямо установлены законом. Если обработку поручают другой организации, её наименование и адрес указывают в согласии по части 4 статьи 9 152-ФЗ. С 26 июля 2026 года действует изменение статьи 12 152-ФЗ, внесённое Федеральным законом № 265-ФЗ: страну включают в перечень государств с адекватной защитой персональных данных, если её регулирование и меры защиты соответствуют Конвенции Совета Европы. Если получатель данных находится за рубежом, перед передачей нужно проверить, входит ли страна в этот перечень.
Согласие на распространение по статье 10.1 152-ФЗ работает по своим правилам. Субъект может установить запреты и условия, молчание или бездействие согласием не считаются, а по требованию субъекта передачу данных прекращают. Форма такого согласия подчиняется приказу Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18, он действует до 1 сентября 2027 года. Субъект может передать согласие оператору напрямую или через информационную систему Роскомнадзора в порядке приказа от 21.06.2021 № 106.
Оператор персональных данных: уведомление Роскомнадзора и штрафы за дефекты согласия
Работодатель, который обрабатывает данные работников, — оператор персональных данных. По статье 22 152-ФЗ оператор уведомляет Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала обработки. Исключения ограничены, в том числе для обработки исключительно без средств автоматизации. Компания, которая ведёт кадровый учёт в 1С или системе КЭДО, под это исключение не подпадает. Уведомление подают через форму уведомления о намерении обрабатывать персональные данные на Портале персональных данных Роскомнадзора. Там же можно проверить, есть ли компания в реестре операторов.
С 30 мая 2025 года статья 13.11 КоАП РФ действует в редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ. Ошибки в согласии и утечка данных теперь наказываются отдельно.
| Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, или с нарушением состава сведений в согласии (ч. 2) | 100 000-300 000 руб. | 300 000-700 000 руб. |
| Неуведомление или несвоевременное уведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать данные (ч. 10) | 30 000-50 000 руб. | 100 000-300 000 руб. |
| Неуведомление Роскомнадзора об утечке, повлёкшей нарушение прав субъектов (ч. 11) | 400 000-800 000 руб. | 1-3 млн руб. |
| Утечка данных 1 000-10 000 субъектов (ч. 12) | 200 000-400 000 руб. | 3-5 млн руб. |
| Утечка данных 10 000-100 000 субъектов (ч. 13) | 300 000-500 000 руб. | 5-10 млн руб. |
| Утечка данных свыше 100 000 субъектов (ч. 14) | 400 000-600 000 руб. | 10-15 млн руб. |
| Повторная утечка | — | 1-3% выручки, от 20 до 500 млн руб. |
Для типичного работодателя самый вероятный состав — часть 2: согласие на проверку кандидата или передачу данных без цели, перечня данных или способа отзыва. Санкция по этой части для юридического лица — до 700 000 рублей. Сверка шаблона с частью 4 статьи 9 152-ФЗ занимает меньше времени, чем переоформление согласий по всему штату. В сервисе Добыто конструктор согласия собирает документ с целями, сроком действия и оговоркой об отзыве, так что пункты, на которых чаще всего возникает состав части 2, в шаблоне уже заполнены.
Лайфхак: перед раскаткой КЭДО на всю компанию запустите пилотную группу. На ней видно, способны ли работники сами пользоваться системой, а суд оценивает именно фактическую способность, а не подпись в журнале ознакомления.
Коммерческая тайна и согласие на обработку персональных данных
Режим коммерческой тайны устанавливает Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», и с персональными данными его смешивать нельзя. По статье 11 98-ФЗ работодатель под расписку знакомит работника, которому нужен доступ к коммерческой тайне, с перечнем такой информации, режимом её охраны и ответственностью за разглашение. Работник обязан не разглашать коммерческую тайну, пока действует режим, в том числе после увольнения.
Обязательство о неразглашении касается информации компании, согласие на обработку персональных данных — сведений о самом работнике. Это разные документы с разными основаниями, и с 1 сентября 2025 года согласие нельзя размещать в одном тексте с обязательством о неразглашении. В КЭДО оба документа можно отправить работнику в одном маршруте, но отдельными файлами с отдельными подписями. В Добыто так и устроен маршрут нового сотрудника: согласие на обработку данных, согласие на КЭДО и обязательство о неразглашении приходят ему разными документами, и у каждого своя отметка о подписании.
Стоимость перевода согласий и кадровых документов в КЭДО Добыто
Стоимость зависит от численности штата, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для согласий на обработку персональных данных хватает ПЭП и УНЭП, которые есть уже в тарифе «Старт». УКЭП и интеграция с 1С:ЗУП нужны компаниям, где кадровый учёт ведётся в 1С, а часть документов подписывается квалифицированной подписью. Тариф можно повысить или понизить в любое время, условия по каждому из них собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Письменное согласие нужно не на всякую обработку данных работника, а на операции, для которых ТК РФ основания не даёт: передачу сведений, их получение у третьих лиц, проверку кандидата, публикацию. С сентября 2025 года согласие оформляется отдельным документом с полным набором реквизитов из 152-ФЗ. Электронная форма имеет ту же силу, если вид подписи подкреплён соглашением, а порядок идентификации описан в локальном акте и соблюдается на практике.
Добыто ведёт согласия, соглашения о подписи и кадровые документы в одной системе: шаблон согласия собирается в конструкторе, подпись для сотрудника выпускается в рамках тарифа, а дата и способ подписания сохраняются в архиве на случай проверки Роскомнадзора или спора.
Частые вопросы о согласии на обработку персональных данных
Нужно ли согласие, если кандидат сам прислал резюме на почту компании?
Исключение из разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 касается резюме, которое кандидат разместил в интернете в открытом доступе, и случаев, когда от его имени по договору действует кадровое агентство. Письмо на корпоративную почту к этим случаям автоматически не приравнивается: Роскомнадзор требует дополнительно подтвердить, что резюме отправил сам соискатель. Если подтвердить нельзя, безопаснее получить согласие на период решения о приёме.
Можно ли оставить резюме отклонённого кандидата в кадровом резерве?
Только с его согласия. По разъяснениям Роскомнадзора данные лиц, включённых в кадровый резерв, обрабатываются исключительно на основании согласия. Без него данные кандидата после решения об отказе в приёме хранить в базе не на чем, и при отсутствии иного основания их уничтожают.
Можно ли разместить фото и должность сотрудника на сайте компании?
Публикация для неограниченного круга лиц — это распространение, и для неё нужно отдельное согласие по статье 10.1 152-ФЗ. Его нельзя объединять с другими согласиями, а молчание или бездействие сотрудника согласием не считается ни при каких обстоятельствах. Форма должна включать сведения из приказа Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18: адреса информационных ресурсов, цели, категории данных, условия и запреты, если сотрудник их установил, и срок действия.
Работник отказался от КЭДО. Может ли он подписать согласие на обработку данных электронно?
По статье 22.2 ТК РФ отсутствие согласия на переход к КЭДО означает отказ, и кадровые документы с таким работником оформляются на бумаге. Согласие на обработку персональных данных в этом случае тоже оформляют на бумаге с собственноручной подписью. Вариант с УКЭП работника юридически возможен, но в маршрут КЭДО такой работник не входит.
Распечатка электронного согласия — это оригинал?
Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Оригиналом остаётся файл с электронной подписью.
Может ли суд потребовать бумажный оригинал электронного согласия?
Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи. Для документа, изначально созданного в электронной форме, подлинник — это сам электронный документ с подписью. Поэтому в архиве хранят файл согласия вместе с подписью и сведениями о том, кто, когда и каким способом его подписал.
