Коммерческая тайна и гриф конфиденциально как правильно маркировать документы

Коммерческая тайна получает защиту закона только после того, как компания ввела режим по статье 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ: утвердила перечень сведений, ограничила и учитывает доступ, урегулировала отношения с работниками и контрагентами и нанесла гриф «Коммерческая тайна» с полным наименованием и местом нахождения обладателя. Гриф ставят в правом верхнем углу первого листа на границе верхнего поля по пункту 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2025, а виды пометок закрепляют в локальном нормативном акте. Главное различие — вид пометки: гриф «Коммерческая тайна» при введённом режиме даёт основание для увольнения и ответственности за разглашение, а надпись «Конфиденциально» сама по себе режим не создаёт.

Материал помогает проставить гриф так, чтобы он выдержал проверку и трудовой спор: какие реквизиты писать, как маркировать электронный документ до подписания, кого ознакомить под расписку и что работодатель доказывает в суде. Отдельно разобраны документы с персональными данными: с 01.09.2025 согласие на обработку по 152-ФЗ оформляется отдельно от других документов. Сценарная таблица по видам носителей, пошаговая инструкция, образцы приказа, листа ознакомления и согласия, штрафы и стоимость КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.

Когда гриф «Коммерческая тайна» имеет юридическую силу

Часть 2 статьи 10 98-ФЗ считает режим коммерческой тайны установленным только после того, как обладатель информации принял все меры из части 1 той же статьи. Гриф стоит в этом перечне последним, пятым пунктом. Документ с грифом, но без утверждённого перечня сведений или без ознакомления работников не находится под режимом, и опереться на такой гриф при увольнении или привлечении к ответственности нельзя.

Пять обязательных мер по части 1 статьи 10 98-ФЗ:

1. Определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну.
2. Ограничить доступ к этой информации: установить порядок обращения с ней и контролировать его соблюдение.
3. Вести учёт лиц, получивших доступ к информации, и лиц, которым она предоставлена или передана.
4. Урегулировать отношения по использованию информации с работниками на основании трудовых договоров и с контрагентами на основании гражданско-правовых договоров.
5. Нанести на материальные носители гриф «Коммерческая тайна» или включить его в состав реквизитов документов с указанием обладателя: для юридического лица — полное наименование и место нахождения, для индивидуального предпринимателя — фамилия, имя, отчество и место жительства.

По пункту 2 статьи 3 98-ФЗ коммерческой тайной считаются сведения, которые имеют коммерческую ценность из-за неизвестности третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного законного доступа и в отношении которых обладатель ввёл режим коммерческой тайны. Статус сведений возникает из режима, а не из надписи на листе. Текст закона с действующими формулировками статей 3, 10 и 11 можно сохранить в виде файла: Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» размещён на сайте Роспатента.

Порядок работы такой: сначала приказом утверждают перечень сведений и положение о режиме, затем знакомят с ними работников, и только после этого гриф на документе начинает работать. Проверьте по своим документам, есть ли приказ об утверждении перечня и подписи работников, допущенных к сведениям.

Когда гриф не защищает сведения

Статья 5 98-ФЗ запрещает вводить режим коммерческой тайны в отношении ряда сведений, в частности об условиях и оплате труда, о задолженности по заработной плате, о нарушениях закона и о состоянии окружающей среды. Гриф на документе с такими сведениями режима не создаёт.

Гриф не помогает и в других ситуациях:

• сведения уже стали известны третьим лицам или к ним есть свободный законный доступ: они не отвечают определению пункта 2 статьи 3 98-ФЗ;
• режим введён не полностью: нет перечня, учёта допущенных лиц или договорного регулирования с работниками и контрагентами;
• на документе стоит не гриф «Коммерческая тайна» с реквизитами обладателя, а другая пометка;
• сведения запрашивает государственный орган по мотивированному требованию в пределах своих полномочий: статья 6 98-ФЗ обязывает их предоставить, а на передаваемых документах гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя обязателен.

Перед тем как маркировать документ, сверьте его содержание со статьёй 5 и с утверждённым перечнем: если сведений нет в перечне, сначала дополните перечень приказом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

«Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»: какую пометку выбрать

Пункт 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2025 допускает разные надписи об ограничении доступа, в том числе «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально», но ставить их можно, если доступ к информации ограничен законодательством, а виды применяемых пометок организация закрепляет в своих ЛНА. ГОСТ Р 7.0.97-2025 действует с 18.08.2025: его ввёл приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 перечисляет виды сведений конфиденциального характера: персональные данные, служебные сведения, профессиональные тайны, коммерческую тайну, сведения о сущности изобретения до официальной публикации. Указ называет виды сведений, но режим для компании не вводит.

Таблица показывает, на что опирается каждая пометка и где заканчивается её действие.

Для коммерческой компании рабочий выбор сводится к двум вариантам: гриф «Коммерческая тайна» для сведений из утверждённого перечня и, если это прописано в ЛНА, пометка «Конфиденциально» для внутренних документов, на которые режим 98-ФЗ не распространяется. Откройте свой ЛНА о документообороте и проверьте, перечислены ли в нём применяемые виды пометок: без этого ГОСТ их применение не предусматривает.

Как проставить гриф на бумажном и электронном документе

Текст грифа задан пунктом 5 части 1 статьи 10 98-ФЗ: слова «Коммерческая тайна» и сведения об обладателе. Юридическое лицо указывает полное наименование и место нахождения, индивидуальный предприниматель — фамилию, имя, отчество и место жительства. Сокращённое наименование или один логотип компании это требование не закрывают.

Место реквизита определяет пункт 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2025: правый верхний угол первого листа, на границе верхнего поля. Пометку можно дополнить номером экземпляра, ГОСТ приводит пример «Экз. № 2». Номер экземпляра нужен там, где компания ведёт учёт выданных копий: по нему видно, какой экземпляр у какого работника или контрагента. В варианте для юрлица реквизит выглядит так: в первой строке «Коммерческая тайна», ниже — полное наименование организации и место нахождения, при необходимости строкой ниже «Экз. № 2».

Для электронного документа 98-ФЗ прямо допускает второй способ: включить гриф в состав реквизитов документа. Отдельного места реквизита в электронном файле ГОСТ не устанавливает, ориентир — первый лист отображаемого документа. Детальной процедуры маркировки для конкретной системы КЭДО стандарт тоже не даёт, поэтому порядок проставления грифа в электронных документах закрепляют в своём ЛНА. Гриф входит в содержимое файла, и его ставят до подписания: после подписания любое изменение файла не пройдёт проверку электронной подписи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем по электронному документу, — в каком режиме он создан. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Сценарная таблица собирает требования к грифу по видам носителей и ситуаций.

Состав грифа одинаков для бумаги и электронного файла, меняется только способ нанесения. Для электронного документа добавляется условие очерёдности: сначала гриф, затем подпись.

Гриф обозначает ограничение доступа, но сам доступ ограничивают технические и организационные меры. Электронный документ с коммерческой тайной или персональными данными шифруют так, чтобы открыть его могли только владельцы ключа доступа.

В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто есть кастомные шаблоны документов и электронный архив: гриф с реквизитами обладателя закладывают в шаблон, и он оказывается в документе до подписания.

Как проставить гриф «Коммерческая тайна»: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Утвердите приказом перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и положение о режиме. Сверьте перечень со статьёй 5 98-ФЗ: сведения об условиях и оплате труда, о задолженности по заработной плате, о нарушениях закона в него не включаются.
2. Шаг 2. Закрепите в ЛНА виды пометок об ограничении доступа, которые применяет организация, и порядок их проставления на бумажных и электронных документах.
3. Шаг 3. Определите круг работников, которым доступ нужен для работы, и ознакомьте их под расписку с перечнем, режимом и мерами ответственности за его нарушение.
4. Шаг 4. Включите условие о неразглашении охраняемой законом тайны в трудовые договоры этих работников, а в договоры с контрагентами — условия об использовании информации.
5. Шаг 5. Нанесите гриф в правом верхнем углу первого листа на границе верхнего поля: «Коммерческая тайна», полное наименование и место нахождения юридического лица, при учёте копий — номер экземпляра. В электронном документе внесите гриф в реквизиты до подписания.
6. Шаг 6. Заведите учёт лиц, получивших доступ к информации, и лиц, которым она предоставлена или передана, вместе с номерами выданных экземпляров.

Образцы приказа, листа ознакомления и согласия для режима конфиденциальности

Начните с приказа: им утверждают перечень сведений и положение о режиме, остальные документы оформляют после него.

Ознакомление работников с режимом: что работодатель доказывает в споре

Часть 1 статьи 11 98-ФЗ обязывает работодателя ознакомить работника, которому доступ к сведениям нужен для работы, под расписку с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, с установленным режимом и с мерами ответственности за его нарушение, а также создать условия для соблюдения режима. Часть 3 той же статьи возлагает на работника обязанности соблюдать режим, не разглашать сведения и не использовать их в личных целях без согласия обладателя.

Условие о неразглашении охраняемой законом тайны часть 4 статьи 57 ТК РФ относит к дополнительным условиям трудового договора: его можно включить в договор при приёме или дополнительным соглашением позже. Работнику, который уже работает, условие вводят по соглашению сторон, а ознакомление с перечнем и режимом проводят до допуска к сведениям.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Увольнение по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ за разглашение охраняемой законом тайны держится на доказательствах. По пункту 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 работодатель доказывает три обстоятельства:

• сведения относятся к охраняемой законом тайне, например к коммерческой, либо к персональным данным другого работника;
• сведения стали известны работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей;
• работник обязывался такие сведения не разглашать.

Под каждое обстоятельство нужен свой документ: под первое — приказ с перечнем и документ с грифом, под второе — должностная инструкция и учёт допуска, под третье — расписка об ознакомлении и трудовой договор с условием о неразглашении.

Ознакомление с ЛНА переводится в КЭДО, но электронная расписка весит в споре ровно столько, сколько процедура её получения. Для простой и неквалифицированной подписи работника нужны соглашение об электронном взаимодействии и ЛНА с правилами определения лица по его подписи.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Виды подписи различаются не столько степенью защиты, сколько основанием равнозначности. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что оба документа у вас подписаны до первого электронного ознакомления.»

Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Суд проверяет не только подпись, но и то, как работодатель установил личность подписанта.

Подтверждение ознакомления в мобильном приложении показывает работнику текст документа и даёт возможность отказаться от подписи.

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах. Выдачу подписи и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени: совпадение этих дат суд оценивает не в пользу работодателя.

Сверьте по списку допущенных работников: у каждого должны быть расписка об ознакомлении с перечнем и режимом и трудовой договор или дополнительное соглашение с условием о неразглашении.

Документы с персональными данными: согласие, оператор и Роскомнадзор

Работодатель, который обрабатывает данные работников и кандидатов, выступает оператором персональных данных. Статья 7 152-ФЗ обязывает оператора и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать и не распространять их без согласия субъекта, если федеральный закон не предусматривает иное. Эта обязанность действует без грифа и без режима коммерческой тайны: персональные данные защищены законом, а пометка «Конфиденциально» на анкете или личной карточке лишь напоминает о порядке доступа, закреплённом в ЛНА.

С 01.09.2025 часть 1 статьи 9 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ требует оформлять согласие на обработку персональных данных отдельно от иной информации и документов, которые субъект подтверждает или подписывает. Пункт о согласии внутри трудового договора, анкеты кандидата или заявления о приёме этому требованию не отвечает. Текст закона в редакции от 24.06.2025 удобно держать под рукой: Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» опубликован файлом на сайте Минобрнауки.

Часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ наказывает за обработку без письменного согласия в случаях, когда оно обязательно, и за нарушение требований к составу сведений в согласии: гражданам штраф от 10 000 до 15 000 рублей, должностным лицам — от 100 000 до 300 000 рублей, юридическим лицам — от 300 000 до 700 000 рублей. Повторное нарушение квалифицируется по части 2.1. Статус оператора, ведение реестра и подачу уведомления об обработке разъясняет раздел Роскомнадзора об операторах персональных данных.

Облачная система КЭДО добавляет к цепочке обработки третье лицо: кадровые документы уходят к провайдеру, а передача им персональных данных требует отдельного основания.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: в них сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работника. Выбор облачного решения поэтому означает и обязанность собрать согласия на передачу, и объяснить людям, кому именно вы их передаёте. Задайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным.»

Важный нюанс из практики: в ответ на вопрос о доступе к данным вендоры обычно называют не одну компанию, а три: самого провайдера, владельца инфраструктуры и удостоверяющий центр. Все три попадают в согласие работника на передачу данных третьим лицам. Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ.

Перед отправкой табличного файла контрагенту или в государственный орган его проверяют на скрытые данные: в листах, примечаниях и свойствах книги остаются персональные сведения, которые не видны на экране.

Откройте папку с согласиями работников: если согласие на обработку персональных данных встроено в трудовой договор или анкету, оформите его отдельным документом.

Ошибки при маркировке документов и их цена

Ошибка в грифе обходится дороже переоформления листа: пока режим не установлен, у работодателя нет основания ни для увольнения за разглашение, ни для привлечения к ответственности.

1. Штамп «Коммерческая тайна» без реквизитов обладателя. Компании заказывают короткий штамп или ставят надпись рядом с логотипом, чтобы не перепечатывать документы. Пункт 5 части 1 статьи 10 98-ФЗ требует указать полное наименование и место нахождения юридического лица, без них пятая мера не выполнена, и по части 2 статьи 10 режим не считается установленным.
2. Пометка «Конфиденциально» или «Для служебного пользования» вместо грифа 98-ФЗ. Её выбирают как привычную по делопроизводству. Для сведений из перечня коммерческой тайны такая пометка гриф не заменяет, и первое обстоятельство из пункта 43 Постановления Пленума № 2 работодатель подтвердить не сможет.
3. Гриф появился раньше ознакомления. Документы маркируют сразу, а расписки собирают позже или не собирают. Работник, который получил сведения до ознакомления, не обязывался их не разглашать, и третье обстоятельство из пункта 43 остаётся без доказательства.
4. Электронное ознакомление без описанного порядка идентификации. Расписки собирают в системе, но ЛНА не описывает, как работодатель устанавливает личность подписанта, и подпись выдаётся работнику в день первого ознакомления.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи. Проверьте, есть ли в ЛНА этот порядок и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на ней видно, кто из работников подписывает документы сам, а кому нужна помощь до первого юридически значимого действия.

Ответственность за разглашение при введённом режиме

Статья 13.14 КоАП РФ наказывает за разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим к ней доступ в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, если деяние не влечёт уголовной ответственности: гражданам штраф от 5 000 до 10 000 рублей, должностным лицам — от 40 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет, юридическим лицам — от 100 000 до 200 000 рублей.

С 05.07.2025 Федеральный закон от 24.06.2025 № 175-ФЗ ужесточил санкции статьи 183 УК РФ. По части 3 предусмотрено лишение свободы от 2 до 5 лет с дополнительным штрафом до 5 млн рублей, по части 4 при тяжких последствиях — от 3 до 7 лет со штрафом от 1 до 5 млн рублей. Все эти санкции применимы к сведениям, в отношении которых режим введён полностью, поэтому аудит грифов, перечня и расписок проводят до инцидента, а не после него.

Стоимость КЭДО для документов с грифом и ознакомления под расписку

Стоимость сервиса Добыто зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и нужных функций: кастомных шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива.

Для режима коммерческой тайны в электронном виде обычно нужны кастомные шаблоны с грифом и электронный архив, а они входят в тариф «Бизнес»; для компании до 25 человек с типовыми документами достаточно тарифа «Старт». Условия по своей численности и пересчёт при смене тарифа сверяйте на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны на дату публикации.

Выводы

Надпись на листе сама по себе сведения не защищает: гриф «Коммерческая тайна» работает только в связке с утверждённым перечнем, ограничением и учётом доступа, договорными условиями и распиской работника. Реквизит содержит полное наименование и место нахождения обладателя, стоит в правом верхнем углу первого листа, а в электронном документе вносится в реквизиты до подписания. Документы с персональными данными защищены 152-ФЗ без всякого грифа, но согласие на их обработку теперь оформляется отдельным документом.

В Добыто мы выстраиваем электронное ознакомление с ЛНА, согласия и хранение кадровых документов так, чтобы каждая расписка выдерживала проверку идентификации подписанта в споре.

Частые вопросы о грифе и конфиденциальных документах

Сколько действует обязанность работника не разглашать коммерческую тайну после увольнения?

По части 3 статьи 11 98-ФЗ работник не разглашает сведения и не использует их в личных целях без согласия обладателя в течение всего срока действия режима коммерческой тайны, в том числе после прекращения трудового договора. При увольнении он обязан передать работодателю все материальные носители с такой информацией, которые у него остались. Возврат носителей фиксируют актом в день расчёта.

Можно ли взыскать с работника полный ущерб от разглашения?

Пункт 7 части 1 статьи 243 ТК РФ допускает полную материальную ответственность за разглашение охраняемой законом тайны в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Автоматического взыскания нет: работодатель доказывает основание ответственности, размер прямого действительного ущерба и то, что сведения относились к тайне при введённом режиме.

Распространяется ли режим коммерческой тайны на исполнителя по договору ГПХ?

Статья 11 98-ФЗ и увольнение по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ касаются только работников по трудовому договору. С исполнителем по ГПХ и с самозанятым отношения по использованию информации регулируют условиями гражданско-правового договора: это отдельная мера по пункту 4 части 1 статьи 10 98-ФЗ. Документы, которые передаются исполнителю, маркируют тем же грифом с указанием обладателя.

Какие штрафы грозят компании за утечку персональных данных в 2026 году?

С 30.05.2025 действуют части 12-18 статьи 13.11 КоАП РФ, введённые Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ. За утечку данных от 1 000 до 10 000 субъектов юридическому лицу грозит штраф от 3 до 5 млн рублей, от 10 000 до 100 000 субъектов — от 5 до 10 млн рублей, свыше 100 000 субъектов — от 10 до 15 млн рублей. Повторная утечка влечёт оборотный штраф от 1 до 3% выручки, но не менее 20 млн и не более 500 млн рублей. За утечку специальных категорий данных штраф для юридического лица составляет от 10 до 15 млн рублей, биометрических — от 15 до 20 млн рублей.

Что изменил ГОСТ Р 7.0.97-2025 в оформлении грифа по сравнению с редакцией 2016 года?

Место реквизита и базовое правило остались прежними: правый верхний угол первого листа на границе верхнего поля. Название реквизита расширено с «Гриф ограничения доступа» до «Гриф (пометка) об ограничении доступа». Формулировка о номере экземпляра изменилась: в 2016 году гриф «может дополняться» номером экземпляра, в 2025 году речь идёт о пометке, «дополняемой номером экземпляра». Виды применяемых пометок по-прежнему закрепляются в ЛНА организации.

Является ли распечатка электронного документа с грифом оригиналом?

Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, даже если гриф на первом листе виден полностью. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела.