УНЭП и УКЭП различаются тем, чем подтверждается доверие к сертификату: УНЭП выпускает информационная система работодателя или приложение Госключ, УКЭП — аккредитованный удостоверяющий центр на сертифицированных средствах подписи, и только она по 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон. ПЭП отличается от обеих сильнее: она фиксирует факт подписания, но не позволяет проверить, менялся ли документ после. Для бухгалтера решающим оказывается различие между двумя контурами обмена: в ЭДО с контрагентами и ФНС сотрудник подписывает УКЭП физического лица и прикладывает машиночитаемую доверенность, а в кадровом ЭДО работник подписывает как сторона трудового договора — УКЭП, УНЭП или ПЭП, и доверенность там не нужна.
Разберём, какие кадровые документы статья 22.3 ТК РФ разрешает подписывать только УКЭП работодателя, где достаточно УНЭП и почему УКЭП главного бухгалтера, полученная под отчётность, кадровый контур не закрывает. Покажем, чем электронный оригинал отличается от распечатки со штампом и что смотреть в файле подписи, когда документ запросила инспекция. Таблица допустимости подписей по видам кадровых документов, чек-лист подготовки, сценарии для компаний разного размера и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Проверьте подпись на документе, который уже лежит у вас: сервис покажет, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Бухгалтерский ЭДО и кадровый: два контура с разными правилами
Электронный документооборот с контрагентами и налоговой строится на 63-ФЗ, требованиях Налогового кодекса к формату счетов-фактур и регламенте оператора ЭДО. Кадровый электронный документооборот строится на статьях 22.1-22.3 ТК РФ, которые появились с принятием 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года. Совпадает только технология подписания: криптографическое преобразование файла и проверка сертификата. Всё остальное — участники, состав подписей, основания для обмена, сроки хранения — расходится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Разница видна, если разложить оба контура по одним и тем же параметрам.
| Параметр | ЭДО с контрагентами и ФНС | Кадровый ЭДО (КЭДО) |
|---|---|---|
| Основание для обмена | 63-ФЗ, соглашение с оператором ЭДО, договор с контрагентом | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, ЛНА работодателя, согласие работника |
| Кто вторая сторона | Юридическое лицо, ИП, самозанятый, государственный орган | Работник как физическое лицо и сторона трудового договора |
| Подпись со стороны компании | УКЭП руководителя из УЦ ФНС либо УКЭП физлица сотрудника | УКЭП работодателя, для части документов допускается УНЭП |
| Подпись со стороны получателя | УКЭП, вид подписи задан законом или регламентом системы | УКЭП, УНЭП или ПЭП в зависимости от вида документа |
| Доверенность | Машиночитаемая доверенность обязательна, если подписывает не руководитель | Работник подписывает за себя, МЧД не применяется |
| Согласие второй стороны | Выражается присоединением к регламенту оператора или условием договора | Отдельное письменное согласие работника, отказ не влечёт санкций |
| Кто проверяет документы | ФНС, контрагент, аудитор | ГИТ и Роструд, суд по трудовому спору, работник |
| Сроки хранения | По правилам для первичных учётных документов | 5 лет для табелей и графиков отпусков, 50 или 75 лет по личному составу |
Подключённый оператор ЭДО не даёт компании права вести кадровые документы в электронном виде, а введённый приказом КЭДО не заменяет обмен счетами-фактурами. Это два независимых проекта, у которых пересекается только инфраструктура подписи.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем виды подписи различаются по 63-ФЗ
Закон 63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи, и объединяет их одно свойство: любая из них должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, и они не декоративные.
Простая электронная подпись — это код, пароль или иной набор данных, который подтверждает факт подписания. Никаких вычислений с текстом документа при этом не происходит, поэтому по ПЭП нельзя проверить целостность файла: если одна из сторон изменит текст после подписания, доверенным способом это не определить. Юридическую значимость ПЭП получает только тогда, когда правила её применения описаны в законе, подзаконном акте или соглашении участников, и когда в системе установлен порядок определения лица, подписавшего документ.
Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическим преобразованием. Сначала вычисляется хеш документа, затем хеш подписывается ключом. При проверке получатель считает хеш заново и сверяет: совпало — документ не менялся, не совпало — подпись невалидна. УНЭП подтверждает и авторство, и неизменность, но признаётся сторонами по соглашению, а не по закону.
Усиленная квалифицированная подпись включает всё то же самое плюс два условия: квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, и средства подписи, прошедшие оценку соответствия. Документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью в силу закона, и отдельное соглашение для этого не нужно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Частое заблуждение бухгалтера, который впервые смотрит на кадровый контур: раз УКЭП сильнее всех, ей можно подписать всё, а раз ПЭП дешевле всех, ей можно закрыть весь документооборот. В законе прямо указано, какие типы документов подписываются квалифицированной подписью, какие достаточно подписать неквалифицированной, а где допустима простая. Сверяйте вид подписи по конкретному документу, а не по принципу большей защищённости.»
Почему у электронной подписи нет тарифа, подписки и единиц измерения
Запросы вида «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» появляются из-за путаницы между подписью и услугой. У электронной подписи нет ни подписки, ни единиц измерения. Есть вид подписи по 63-ФЗ, есть сертификат ключа проверки с конкретным сроком действия и есть плата за выпуск сертификата в удостоверяющем центре. Максимальный срок действия ключа определяется формуляром средства электронной подписи, а конкретный срок сертификата назначает удостоверяющий центр по своему регламенту, опубликованному на сайте.
Практическое следствие для бухгалтера: когда в счёте или в системе видите «тип подписи», речь о ПЭП, УНЭП или УКЭП, а когда видите период — о сроке действия сертификата, который придётся продлевать. Регламент удостоверяющего центра стоит прочитать до заключения договора: там указан порядок выпуска, отзыва и разбора конфликтных ситуаций.
В практике Добыто вопрос о подписке на УКЭП чаще всего приходит именно из бухгалтерии: там привыкли к ежегодному продлению сертификата под отчётность и переносят эту логику на кадровый контур, где подписи работникам выпускаются по другой схеме.
Факт: сертификаты электронной подписи с реквизитами организации на рядового сотрудника больше не выпускаются. С 1 сентября 2023 года сотрудник получает УКЭП на себя как на физическое лицо и прикладывает машиночитаемую доверенность, а переходный период для ранее выданных сертификатов закончился 31 августа 2024 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какой подписью подписывают кадровые документы по статье 22.3 ТК РФ
Кадровый контур устроен асимметрично: требования к подписи работодателя и работника различаются, а по части документов закон закрывает выбор полностью. Ниже сведена допустимость подписей по видам документов.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказы по основной деятельности, заявления, служебные записки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Ознакомление с ЛНА, графиком отпусков, табелем | УКЭП или УНЭП | Допускается ПЭП, система фиксирует факт получения |
| Расчётный листок по статье 136 ТК РФ | Выдаётся через личный кабинет работника | Подпись не требуется, фиксируется факт получения |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктаже по охране труда, трудовая книжка | Только бумага | Только собственноручная подпись |
Нижняя строка таблицы объясняет, почему полностью безбумажной кадровая служба не станет даже после внедрения системы: четыре группы документов закон оставил на бумаге, и электронный дубликат их не заменяет.
Работник получает сертификат УНЭП или УКЭП двумя путями: в информационной системе работодателя либо в приложении Госключ. Сертификат УНЭП там доступен всем, у кого есть подтверждённая учётная запись Госуслуг с внесённым номером телефона, а для УКЭП дополнительно понадобятся загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC. Условия выпуска и перечень действий описаны на странице сервиса Госключ на портале Госуслуг.
Почему УКЭП бухгалтера не закрывает кадровые документы
Рассуждение «у меня есть квалифицированная подпись, значит я подпишу и кадровые приказы» не работает по двум причинам. Первая: УКЭП, полученная главным бухгалтером как физическим лицом, действует от имени организации только вместе с машиночитаемой доверенностью, подписанной УКЭП руководителя. Вторая: в кадровом ЭДО работник ставит подпись за себя, а не за компанию, и доверенность здесь не применяется вообще — работник не представитель работодателя, он вторая сторона трудового договора.
МЧД — это XML-файл, который читает не человек, а алгоритм. В нём указываются доверитель, представитель, срок и полномочия, причём полномочия кодируются по классификатору из Единой системы нормативной и справочной информации. Компания может подать свой перечень полномочий в Минцифры: на рассмотрение отводится 10 дней, а при положительном решении ещё три рабочих дня на присвоение кодов и включение в классификатор. Создать и загрузить доверенность можно через распределённый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС, но доверенности, созданные в налоговом сервисе, рассчитаны на налоговые правоотношения.
Передоверие МЧД проходит через нотариуса: понадобятся паспорт нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ, нотариус подписывает новую доверенность своей УКЭП и выгружает её в информационную систему. Процедура упирается в техническую оснащённость конкретной нотариальной конторы, и в небольших городах это отдельная задача.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «УКЭП руководителя выпускает удостоверяющий центр ФНС, и для организации это бесплатно. Подписи сотрудников — бухгалтера, который сдаёт отчётность, или специалиста, который работает с контрагентами, — выпускают коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры, и это уже сертификаты физических лиц с ежегодным продлением. Прежде чем закладывать бюджет на кадровый проект, посчитайте отдельно, сколько сертификатов нужно бухгалтерии, и отдельно — сколько подписей нужно работникам: это разные наборы.»
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в семи городах и 12 000 перевозчиков, около 5000 рейсов в месяц, обязана подписывать договор и заявку до момента выполнения заказа. Схема с квалифицированной подписью не масштабировалась: на выдачу сертификата уходил минимум день, а перевозчику из любой точки страны требовалось приехать в удостоверяющий центр в одном конкретном городе при удалённости филиалов до 1200 километров. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись выпуск сертификата и подписание первого документа занимают 5-10 минут.
Что оформить до запуска: подготовка, которой нет в бухгалтерском ЭДО
Обмен с контрагентом начинается после подключения к оператору. Кадровый контур так не запускается: до первого подписанного приказа нужен комплект внутренних документов, и проверять его будет ГИТ, а не оператор связи.
Проверьте до старта пять позиций: принят ли локальный нормативный акт о введении КЭДО с указанием информационной системы, категорий работников и перечня документов; издан ли приказ о введении электронного документооборота и назначен ли ответственный; уведомлены ли работники в форме, закреплённой в ЛНА; собраны ли письменные согласия у тех, кто принят до 1 января 2022 года; определены ли виды подписи по каждому маршруту. Требования к содержанию ЛНА изложены в Трудовом кодексе, а форму уведомления работодатель определяет сам.
Согласие на переход безопаснее собирать на бумаге. Закон требует письменного согласия, а работник на момент его подписания ещё не согласился на электронный обмен, поэтому электронная форма такого согласия остаётся спорной. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие до этого трудового стажа, переводятся на КЭДО без отдельного согласия: достаточно уведомления.
Полезно знать: отказ работника от перехода на КЭДО не даёт оснований для увольнения или иных санкций. Для отказавшихся кадровые документы продолжают вести на бумаге, а работодатель несёт расходы на получение и использование электронной подписи работником.
Как развести бухгалтерский и кадровый контур в одной компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте реестр действующих сертификатов: чей, где выпущен, до какой даты, для каких систем используется. Отдельно отметьте сертификат руководителя из УЦ ФНС.
- Шаг 2. Разделите документопоток на два перечня: документы с контрагентами и госорганами и кадровые документы по статье 22.1 ТК РФ. Пересечений между ними не будет.
- Шаг 3. Для контура с контрагентами закройте вопрос МЧД: выпустите доверенности на сотрудников с полномочиями по классификатору и проверьте срок их действия.
- Шаг 4. Для кадрового контура утвердите ЛНА и приказ, уведомите работников и соберите согласия, зафиксируйте в ЛНА вид подписи для каждой группы документов.
- Шаг 5. Настройте маршруты подписания так, чтобы система не давала отправить документ подписью, которая для него не подходит. Запрет на смену вида подписи закрывает основную часть ошибок пользователей.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении и одном виде документа, соберите вопросы и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, где сотрудники спотыкаются на выпуске подписи, и это дешевле исправлять до подключения тысячи человек.
Шаблоны и регламенты для двух контуров подписи
Комплект собран под задачу разграничения подписей: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, оно закрывает вопрос юридической значимости неквалифицированных подписей внутри компании.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
Хранение и проверка подписи: где ломается юридическая значимость
Распечатка со штампом «документ подписан электронной подписью» юридической значимостью не обладает. Значимость есть у электронного оригинала вместе с файлом подписи, который можно проверить. Бумажная копия со штампом годится только для ознакомления с содержанием, и при выездной проверке предъявлять нужно электронный оригинал, а не распечатку.
С 1 марта 2023 года действуют требования к составу электронного кадрового документа: основной файл в формате PDF, приложения, отдельные файлы электронной подписи, машиночитаемая доверенность, если она использовалась, и описание электронного документа по единой логике. Описание нужно для машинной обработки: по нему система понимает, что за документ перед ней, без участия человека.
Второй узел — долговременное хранение. Сертификат подписи имеет ограниченный срок действия, а трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет. Чтобы подпись проверялась спустя годы, применяются усовершенствованные форматы с меткой времени и доказательствами статуса сертификата, а также перештамповка при приближении срока. Учётная система под такие процедуры не рассчитана: это функция системы хранения электронных документов. Нормативную рамку задают 125-ФЗ об архивном деле, приказ Минкультуры № 526 о правилах организации хранения, приказ Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения и ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов.
Внимание: удалить подписанный электронный документ нельзя, его можно только аннулировать — подписав документ об аннулировании. Планируя структуру архива, закладывайте процедуру аннулирования, а не удаление файлов.
Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов и приравнивает кадровый документ в электронном виде к бумажному, поэтому отказ инспектора принимать электронный оригинал неправомерен. Претензии при проверках возникают не к форме документа, а к виду подписи и к тому, оформлены ли ЛНА, уведомления и согласия.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда инспекция или суд запрашивают кадровый документ, показывать нужно электронный оригинал с файлом подписи, а не PDF со штампом. Проверьте заранее, что система умеет выгружать документ комплектом: сам файл, отсоединённая подпись, метка времени. Если выгрузка отдаёт только картинку с визуализацией штампа, доказательством в споре такой файл не будет.»
Что критично для разных компаний, а что вторично
Требования к системе выглядят одинаково у всех, пока не появится конкретный сценарий. Ниже разложено, на что смотреть в первую очередь и что можно отложить.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Комплект ЛНА и согласий, простой выпуск УНЭП для работника | API, кастомные маршруты, выделенный сервер |
| Филиалы и удалённые сотрудники | Подписание со смартфона, маршруты по подразделениям, уведомления push и SMS | Единый интерфейс с контуром контрагентов |
| Много исполнителей по ГПХ и самозанятых | Подписание с физлицами вне штата, шаблоны актов, скорость выпуска подписи | Кадровые маршруты согласования и графики отпусков |
| Сотрудники за пределами России | Способ верификации личности и выпуск УНЭП без визита в удостоверяющий центр | УКЭП: за границей её выпустить нельзя, удостоверяющие центры работают только в России |
| Тысячи сотрудников | Работа под нагрузкой при массовом ознакомлении с ЛНА, роли и делегирование подписи | Интеграция с мессенджерами |
| Работники без смартфонов | Подписание по SMS или на служебном планшете с одноразовой подписью | Мобильное приложение под брендом компании |
Отдельно стоит проверять два требования, которые обычно не попадают в техническое задание: способность системы обрабатывать одновременное обращение всех сотрудников при рассылке ЛНА и порядок выгрузки документов из архива через десятилетия. Оба всплывают уже после запуска, когда менять решение дорого.
Когда отдельный кадровый контур не нужен
Если в компании до пяти человек, все работают в одном офисе и кадровый оборот сводится к нескольким приказам в год, экономия от КЭДО не покроет затрат на ЛНА, согласия и выпуск подписей. То же касается ситуации, когда основной объём кадровой работы приходится на документы, которые закон оставил на бумаге: приказы об увольнении, инструктажи по охране труда, акты о несчастных случаях.
Не даст эффекта и внедрение, ограниченное подписанием документов на портале «Работа в России» простой электронной подписью. Работнику придётся отдельно авторизоваться на портале с компьютера, мобильного приложения у портала нет, а обеспечение юридической значимости документа с ПЭП на длительном сроке остаётся открытым вопросом. Обязанности использовать портал для подписания у работодателя нет.
Лайфхак: начинайте перевод не со всего документооборота, а с одного документа. В компании на 250 с лишним сотрудников перевод только заявлений на отпуск позволил подключить основную часть штата за 3-4 недели: чтобы уйти в отпуск, работнику нужно было подписать заявление в системе.
Цена ошибки при выборе вида подписи
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя простой электронной подписью вместо квалифицированной, ГИТ не признаёт: это штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП, а в трудовом споре такой документ не работает как доказательство. Восстановить ситуацию задним числом нельзя: переподписать документ прошлой датой невозможно, а дата подписания фиксируется в самой подписи.
Вторая по частоте ошибка — подписание документов УКЭП руководителя, когда токеном пользуются другие сотрудники. Ключ подписи должен существовать в единственном экземпляре и находиться в единоличном владении: именно на этом строится невозможность отказаться от авторства. Как только токеном пользуется несколько человек, компания теряет главный аргумент в споре о том, кто подписал документ.
Третья — применение ПЭП без регламента. Простая подпись работает, только если в организации утверждён порядок её применения и правила определения лица, подписавшего документ. Без этого набор символов остаётся набором символов. В практике Добыто именно этот пункт чаще всего оказывается незакрытым у компаний, которые ведут КЭДО больше года.
Четвёртая — хранение подписанных документов только в учётной системе. Учётная система не рассчитана на перештамповку и архивные процедуры, поэтому через несколько лет проверить подпись по такому файлу не получится.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Проверку комплекта мы закладываем до запуска, а не после первой претензии: сверяем ЛНА, перечень документов, вид подписи по каждому маршруту и способ выгрузки из архива. Один несогласованный пункт в приказе о введении КЭДО обходится дороже, чем весь этап подготовки. Начните с того, что откройте свой приказ и сверьте перечень документов с фактическими маршрутами в системе.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной заявки |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API относятся к тарифу «Корпорация». Действующие условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Перейти с тарифа на тариф можно в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельной строкой стоит заложить сертификаты УКЭП для тех сотрудников, которые работают с контрагентами и госорганами: этот расход относится к бухгалтерскому контуру и от тарифа КЭДО не зависит.
Выводы
Бухгалтерский и кадровый электронный документооборот совпадают только в технологии подписи. В обмене с контрагентами и ФНС сотрудник действует как представитель компании и подписывает УКЭП физического лица с машиночитаемой доверенностью. В кадровом контуре работник подписывает за себя, доверенность не нужна, а требования к виду подписи заданы статьёй 22.3 ТК РФ: для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий договора со стороны работодателя допустима только УКЭП. Юридическую значимость документа определяет не штамп на распечатке, а электронный оригинал с проверяемым файлом подписи и корректно организованное долговременное хранение.
Сервис Добыто закрывает именно кадровый контур: выпуск подписей работникам, маршруты с закреплённым видом подписи для каждой группы документов, интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Бухгалтерская часть при этом остаётся на своём операторе ЭДО, и разделение зон ответственности между двумя контурами снимает большую часть вопросов при проверке.
Частые вопросы
Можно ли одной УНЭП из Госключа подписывать и кадровые документы, и акты с контрагентами?
УНЭП из Госключа выпускается на физическое лицо, поэтому в кадровом контуре она работает: сотрудник подписывает документы за себя. В отношениях с контрагентом та же подпись признаётся только при наличии соглашения сторон о признании неквалифицированных подписей, и подписывает при этом физическое лицо, а не организация. От имени юрлица потребуется УКЭП плюс машиночитаемая доверенность. Кроме того, подпись из Госключа применяется на площадках, интегрированных с сервисом, а не в любой произвольной системе.
Что означает «ЕИО» в настройках систем ЭДО и может ли ЕИО подписывать простой электронной подписью?
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации, действующий без доверенности. Его квалифицированный сертификат выпускает удостоверяющий центр ФНС бесплатно, и именно этой подписью руководитель подписывает документы от имени компании во внешнем обороте и кадровые документы из закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись руководителя допустима только внутри информационной системы по правилам её оператора и только для документов, где закон не требует усиленной подписи.
Действителен ли документ, если срок сертификата истёк уже после подписания?
Подписывать документ можно до окончания срока действия ключа подписи. Проверить подпись позже получится, если в неё включены метка времени и доказательства статуса сертификата на момент подписания. Для документов с долгим сроком хранения применяют усовершенствованные форматы подписи и перештамповку: без них через несколько лет проверка выдаст отрицательный результат, хотя на момент подписания всё было корректно.
Нужно ли согласие работника, если компания уже несколько лет ведёт ЭДО с контрагентами?
Да. Присоединение к регламенту оператора ЭДО и согласие работника на кадровый электронный документооборот — разные основания из разных законов. Согласие требуется от тех, кто принят до 1 января 2022 года и имел трудовой стаж; для принятых позже и не имевших стажа достаточно уведомления. Отказ работника от КЭДО не является дисциплинарным проступком и не влечёт последствий для него.
Можно ли вести кадровые документы в той же системе, где бухгалтерия обменивается документами с контрагентами?
Технически это возможно, если система обеспечивает три обязательные функции по статье 22.1 ТК РФ: подписание электронного документа, его хранение в течение установленных сроков и фиксацию факта получения сторонами. На практике мешает другое: разграничение ролей и маршрутов между кадровым и внешним контуром, а также архивные процедуры. Учётная система не рассчитана на перештамповку и долговременное хранение, поэтому кадровый архив обычно выносят в отдельный контур.
Обязательна ли интеграция кадровой системы с порталом Госуслуг?
Обязательного требования интегрировать систему работодателя с порталом госуслуг нет. Оно возникает в одном случае: документы подписываются простой электронной подписью и работник подал заявление о размещении его документов на портале. В остальных ситуациях обязанности перенаправлять кадровые документы в личный кабинет работника на портале у работодателя не появляется.
