Бумага при полном переходе на УКЭП остаётся только там, где электронную форму прямо запрещает закон: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Перечень части 3 статьи 22.1 ТК РФ закрытый, дополнять его локальным актом нельзя. Остальные кадровые документы ведутся электронно без дублирования на бумаге. Различие, от которого зависит порядок работы делопроизводителя, проходит между видами подписи: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий работодатель подписывает только УКЭП, на остальных документах ему достаточно УНЭП.
Разберём закрытый перечень построчно, дадим таблицу допустимых подписей по видам документов и покажем, почему бумага копится там, где запрета нет: несобранные согласия, смешанные дела в номенклатуре, подписант без полномочий. Отдельно о том, что делать с уже накопленным бумажным архивом и по каким срокам хранения его разбирать. Порядок действий из семи шагов, чек-лист готовности, сценарии по численности, тарифы на 2026 год и ответы на вопросы про единицу измерения УКЭП и тип подписки идут во второй половине статьи.
Четыре группы документов, которые закон оставляет на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из кадрового электронного документооборота четыре группы документов, и логика у запрета одна: это документы, которые работник предъявляет за пределами компании, в суде, в СФР или при расследовании несчастного случая. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности ведутся по статьям 66 и 66.1 ТК РФ. Акт о несчастном случае на производстве оформляется по установленной форме и подписывается членами комиссии. Приказ об увольнении работник подписывает собственноручно. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично, тоже остаются бумажными.
Запрет распространяется на сам документ, а не на всю процедуру вокруг него. В таблице показано, что в тех же процессах спокойно живёт в электронном виде.
| Документ, который остаётся на бумаге | Норма | Что в той же процедуре ведётся электронно |
|---|---|---|
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | Часть 3 статьи 22.1, статьи 66 и 66.1 ТК РФ | Заявление о способе ведения сведений о трудовой деятельности, приказ о приёме, личная карточка |
| Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме | Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ | Приказ о создании комиссии по расследованию, приказы по итогам расследования |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ | Заявление об увольнении и его отзыв, соглашение о расторжении трудового договора, записка-расчёт |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ | Программы инструктажей, приказ об утверждении программ, приказ о назначении ответственного за охрану труда |
Из четырёх строк следует практический вывод для номенклатуры дел: ни одно дело по личному составу не остаётся полностью бумажным, кроме дела с трудовыми книжками. Даже дело по увольнению собирается из бумажного приказа и электронных заявления, соглашения и расчёта.
Факт: на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год. В бумажном обороте это примерно 2000 рублей в год на человека с учётом печати, логистики и хранения, и только четыре позиции из этого потока обязаны остаться на бумаге.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Делопроизводители часто читают перечень исключений расширительно и оставляют на бумаге весь блок по охране труда или всё увольнение целиком. Запрет касается конкретных документов: журнала и листа инструктажа, акта о несчастном случае, приказа об увольнении, трудовой книжки. Возьмите свою номенклатуру дел и отметьте эти четыре позиции: остальное вы имеете право вести только электронно, без второго бумажного комплекта.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и кто чем подписывает
Три вида подписи различает 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года. ПЭП подтверждает только то, что подпись сформировало конкретное лицо через коды, пароли или учётную запись, и не показывает, менялся ли документ после подписания. УНЭП создаётся криптографическими средствами, фиксирует любое изменение файла и выпускается либо в информационной системе работодателя, либо через Госуслуги. УКЭП отличается от УНЭП сертификатом: его выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и такая подпись равнозначна собственноручной без отдельного соглашения сторон. Разница между УНЭП и УКЭП не в стойкости криптографии, а в том, кто отвечает за выпуск сертификата и признаётся ли подпись по умолчанию.
Для кадрового документооборота допустимость подписи закреплена в статье 22.3 ТК РФ и зависит от вида документа.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв | работодатель документ не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Прочие кадровые документы: приказы, ЛНА, графики, заявления на отпуск, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
| Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда | собственноручная подпись на бумаге | собственноручная подпись на бумаге |
Работодателю ПЭП не подходит ни для одного кадрового документа. Работнику ПЭП доступна только на документах из последней содержательной строки и только при соглашении, где описаны правила идентификации подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Единица измерения УКЭП и тип подписки: как подпись попадает в счёт
Электронная подпись тарифицируется не документами и не подписаниями. Единица измерения у сертификата одна: один человек на срок действия сертификата, обычно 12 месяцев. Тип подписки при этом определяет не саму подпись, а набор доступных видов: на младших тарифах сервисов КЭДО сотрудникам выдают ПЭП и УНЭП, УКЭП появляется на старших. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Считайте бюджет от численности подписантов, а не от количества документов: 30 документов в год на человека или 3, стоимость сертификата не изменится.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя кадровые документы подписывает УКЭП уполномоченное лицо, а сотруднику УНЭП выпускается прямо в сервисе за два клика, он сам задаёт к ней пароль. Отсюда типичная ошибка в смете: закладывают УКЭП на весь штат и получают цифру, которая закрывает проект. Посчитайте отдельно подписантов со стороны работодателя и отдельно рядовых работников, у которых достаточно УНЭП.»
Почему бумага копится там, где закон её не требует
Запрет из статьи 22.1 ТК РФ объясняет только часть бумажного архива. Остальное накапливается из-за организационных пробелов, и каждый из них закрывается конкретным документом или настройкой.
- Не собраны согласия. Работник, у которого на 31 декабря 2021 года был трудовой стаж, переходит на КЭДО только по письменному согласию. Пока согласия нет, весь его комплект остаётся бумажным, и отказ не даёт оснований для санкций. Тем, кто принят позже и не имел стажа к этой дате, согласие не требуется, достаточно уведомления.
- Подпись не по норме. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя УНЭП вместо УКЭП, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Обнаружив это на аудите, кадровая служба печатает дубли задним числом.
- Нет локальных нормативных актов. Без положения о ведении КЭДО и приказа о введении не определены перечень электронных документов, виды подписей и сроки подписания. В этой ситуации делопроизводитель страхуется бумагой по каждому спорному документу.
- Смешанные дела в номенклатуре. Дело по увольнению состоит из бумажного приказа и электронных заявления, соглашения и записки-расчёта. Если в номенклатуре нет отметки о носителе, дело формируют целиком на бумаге, распечатывая электронные оригиналы.
- Запросы копий извне. Банк, суд или инспекция просят заверенную копию. По статье 22.3 ТК РФ работодатель обязан безвозмездно выдать работнику заверенную бумажную копию электронного документа в течение трёх рабочих дней с даты заявления. Выдача копии по требованию не означает необходимости хранить бумажный оригинал постоянно.
В практике Добыто первая и четвёртая причины дают основную массу бумаги: согласия собраны не у всех, а номенклатура дел не пересобрана под смешанный носитель.
Внимание: отказ работника от перехода на КЭДО не повод для увольнения, дисциплинарного взыскания или иных санкций. Такому сотруднику работодатель продолжает оформлять документы на бумаге, а остальной штат при этом ведёт электронно.
Важный нюанс из практики: бумажный приказ об увольнении не превращает всё увольнение в бумажную процедуру. Заявление, соглашение о расторжении и записка-расчёт остаются электронными оригиналами, а в номенклатуре дело помечается как смешанное с указанием, какая часть хранится на бумаге и какая в системе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Спорные ситуации по составу кадровых документов работодатель может проверить сам: у Роструда на портале онлайнинспекция.рф работают сервис самопроверки соблюдения трудового законодательства и раздел ответов дежурного инспектора.
Что делать с уже накопленным бумажным архивом
Статья 13 закона 125-ФЗ об архивном деле даёт организации право самостоятельно создавать архив и хранить документы. Порядок остаётся прежним: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их на хранение. Сроки хранения при переходе на электронную форму не меняются. Табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно.
Уже накопленную бумагу оцифровка задним числом не отменяет: скан бумажного оригинала не становится электронным оригиналом и не даёт права уничтожить исходник. Бумажный архив закрывается на своей дате и доживает свои сроки хранения, а новые дела формируются в электронном виде. Уничтожение возможно только по истечении срока хранения и по акту с экспертизой ценности.
Полезно знать: действующие правила организации хранения, утверждённые приказом Минкультуры № 526, предписывают хранить электронные документы на обособленных материальных носителях: файлы записываются на носитель, носитель помещается в контейнер с шифром и хранится в архивохранилище с соблюдением температуры и влажности.
При выборе системы для долговременного хранения опорных документов два. Приказ Росархива от 15 июня 2020 года утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый перечень того, что система обязана уметь. ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию обеспечения долговременной сохранности и раскладывает её на восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. По этим восьми пунктам удобно принимать систему у поставщика.
Отдельно проверяется проверяемость подписи через годы. Сертификат подписи действует ограниченный срок, поэтому документ подписывается при действующем сертификате, к подписи добавляется метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх формируется усовершенствованный формат подписи. Без метки времени через 50 лет хранения подтвердить момент подписания будет нечем.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Вопрос «что делать со старым архивом» звучит на каждом внедрении, и ответ у него скучный: оставить как есть. Бумажные дела дохранивают свой срок в том виде, в каком сформированы, а всё, что подписано электронно, хранится в системе. Проверьте в договоре с поставщиком два пункта: возможность выгрузки дела вместе с файлами подписей и сохранение проверяемости подписи после истечения сертификата.»
В практике Добыто аудит номенклатуры дел идёт до настройки маршрутов подписания: без него компания получает электронные документы, которые некуда подшить.
Шаблоны локальных актов и согласий для перехода на КЭДО
Комплект закрывает организационную часть перехода, начинать разумно с положения о ведении КЭДО: оно определяет перечень электронных документов и виды подписей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Порядок сокращения бумажного документооборота
Сокращение бумаги начинается не с закупки системы, а с ревизии номенклатуры дел. До запуска стоит убедиться, что организационная часть закрыта.
Что проверить до старта: чек-лист готовности
- Утверждено ли положение о ведении КЭДО и издан ли приказ о введении, где перечислены электронные документы и виды подписей.
- Собраны ли письменные согласия работников, у которых был стаж на 31 декабря 2021 года, и есть ли список отказавшихся.
- Отмечены ли в номенклатуре дел четыре бумажные позиции и смешанные дела с указанием носителя.
- Определён ли подписант со стороны работодателя и оформлены ли его полномочия приказом.
- Какие подписи выданы: УКЭП подписанту, УНЭП или ПЭП работникам, и по каким документам каждая допустима.
- Как организованы хранение, выгрузка дела с файлами подписей и предоставление документов при проверке.
Как сократить бумажный архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите номенклатуру дел и разметьте каждое дело: полностью бумажное, полностью электронное, смешанное.
- Шаг 2. Сверьте бумажные позиции с частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. Всё, чего нет в закрытом перечне, переводится в электронную форму.
- Шаг 3. Примите положение о ведении КЭДО и приказ о введении, зафиксировав перечень электронных документов, виды подписей и сроки подписания.
- Шаг 4. Соберите согласия работников со стажем на 31 декабря 2021 года, остальных уведомьте. Отказавшихся ведите на бумаге отдельным списком.
- Шаг 5. Разведите подписи: УКЭП подписанту работодателя, УНЭП работникам для трудовых договоров и заявлений об увольнении, ПЭП для ознакомительных документов по соглашению.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на полном комплекте документов и проверьте на ней маршруты, уведомления и выгрузку подписанного дела.
- Шаг 7. Закройте бумажный архив датой перехода, оставьте его дохранивать сроки и переведите формирование новых дел в систему.
Лайфхак: первым документом на пилотной группе отправьте не трудовой договор, а что-то простое и общее для всех. Так проверяется, что у каждого участника выпущена подпись и работает уведомление, до того как в системе появятся документы со сроками.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и начинаем с подразделений, где сотрудники ежедневно работают за компьютером. Это снимает основную часть ошибок настройки до того, как в маршруты попадёт линейный персонал.
Кейс из практики: сеть с массовым наймом оформляла около 1500 человек в месяц и доставляла комплекты документов курьером, примерно 400 рублей за адрес по Москве. После перевода оформления в электронный вид доставка комплекта из процесса ушла, а кандидат получал документы на подписание сразу после принятия оффера, а не через несколько дней.
Когда сокращать бумагу не нужно
Перевод в электронный вид оправдан не в каждой ситуации. Компании из 8 человек в одном кабинете КЭДО экономит немного: подписание идёт очно за минуту, курьеров нет, а расходы на согласия и локальные акты те же, что у крупной организации. Не имеет смысла запускать переход за месяц до реорганизации или смены учётной системы: маршруты придётся перенастраивать. Отдельный случай, когда работники массово отказываются от КЭДО: их комплект всё равно останется бумажным, и параллельные потоки увеличат нагрузку на делопроизводителя вместо того, чтобы её снять.
Что критично для конкретной компании, зависит от сценария.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников в одном офисе, низкая текучесть | Локальные акты, согласия, УКЭП подписанта | Интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны |
| Распределённая сеть с массовым наймом | Скорость выпуска УНЭП работнику, маршруты подписания, интеграция с учётной системой | Индивидуальная настройка форм документов |
| Производство и линейный персонал без личных смартфонов | Способ идентификации, обучение, точки доступа на площадке | Мобильное приложение как основной канал |
| Частые проверки и трудовые споры | Выгрузка дела с файлами подписей, метки времени, форматы долговременного хранения | Скорость подписания |
Строка про линейный персонал закрывает самый частый сбой внедрения: сотруднику, который не пользуется смартфоном, электронный документ нечем подписать, и подразделение возвращается на бумагу целиком.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С производственными площадками и линейным персоналом переход идёт медленнее, чем с офисом, и дело не в технике. Бумагу человек держит в руках, а электронный оригинал нужно объяснить. Мы начинаем с лидеров мнений в подразделении и с головного офиса, а на площадку заходим, когда механика уже отработана и есть кому ответить на вопросы внутри смены.»
Стоимость перехода на КЭДО и цена бумажной ошибки
Стоимость зависит от численности подписантов, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Выпуск УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подписантов, выбранного тарифа и потребности в УКЭП: сотрудникам её оформляют не всем, а только тем, кто подписывает документы со стороны работодателя. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Во что обходится ошибка в виде подписи
Цена ошибки не равна стоимости переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем не той подписью, нарушает часть 1 статьи 22.3 ТК РФ, а нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. К этому добавляется трудозатратная часть: договоры переподписываются задним числом, дела пересобираются, а в споре работодатель приходит в суд с документом, действительность подписи на котором придётся доказывать. Обратная ошибка стоит дешевле в деньгах, но дороже во времени: печать бумажных дублей там, где закон их не требует, возвращает компанию к расходам на печать, логистику и площади под архив.
Выводы
Закрытый перечень бумажных документов состоит из четырёх позиций, и ни одна другая кадровая бумага не обязана существовать в физическом виде. Основной объём архива держится не на запрете, а на организационных пробелах: несобранные согласия, отсутствие положения о КЭДО, неразмеченная номенклатура и подписант без надлежащих полномочий. Разведение подписей по видам документов и разметка дел по носителю дают больший эффект, чем выбор конкретной системы. Уже накопленную бумагу оцифровка не отменяет: она дохранивает свои сроки, а новые дела формируются электронно.
Добыто занимается кадровым электронным документооборотом от разработки локальных актов и сбора согласий до настройки маршрутов подписания, выпуска подписей сотрудникам и электронного архива с сохранением проверяемости подписи на всём сроке хранения.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования в систему
Нет. Скан бумажного документа остаётся копией, электронным оригиналом он становится только тогда, когда документ создан и подписан электронной подписью изначально. Бумажные дела уничтожаются по общему правилу: после истечения срока хранения, по итогам экспертизы ценности и по акту о выделении к уничтожению. Для приказов по личному составу это 50 лет при закрытии делопроизводства после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних документов.
Нужна ли отдельная УКЭП каждому кадровику или хватает подписи директора
Подписывать кадровые документы со стороны работодателя может уполномоченное лицо, которому это право передано приказом. Такому сотруднику выпускается собственный сертификат УКЭП как физическому лицу, действующему от имени организации. Единоличный исполнительный орган при этом не обязан подписывать каждый приказ лично: разумнее оформить приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи, чтобы кадровая служба не останавливалась в отпуске директора.
Что означает «ЕИО с наличием ПЭП» в настройках учётных систем
ЕИО означает единоличный исполнительный орган, то есть директора или генерального директора. Наличие у него ПЭП относится к способу входа в систему и подтверждения действий внутри неё, а не к подписанию кадровых документов. Для документов работодателя ПЭП не подходит ни в одном случае: по статье 22.3 ТК РФ работодатель использует УКЭП или УНЭП, а на трудовых договорах и приказах о дисциплинарном взыскании только УКЭП.
Что делать, если работник отозвал согласие на КЭДО
Работника переводят на бумажное оформление начиная с даты отзыва. Документы, которые он подписал электронной подписью до отзыва, остаются действительными и продолжают храниться в системе, переподписывать их на бумаге не нужно. Отзыв согласия не даёт оснований для дисциплинарных мер, а компания продолжает вести КЭДО с остальным штатом.
Обязан ли работодатель выдать бумажную копию электронного кадрового документа
Да. По статье 22.3 ТК РФ работодатель безвозмездно выдаёт работнику заверенную надлежащим образом копию электронного документа на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копия выдаётся по конкретному документу, обязанности хранить бумажный дубль всего комплекта из этого не возникает.
Остаётся ли документ действительным после истечения срока сертификата подписи
Да, если подпись была действительна на момент подписания и этот момент подтверждается. Для этого к подписи добавляется метка времени, а при смене криптографических алгоритмов поверх формируется усовершенствованный формат подписи. Требование к системе долговременного хранения простое: она должна сохранять читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность документа и обеспечивать конвертацию, миграцию и безопасность на всём сроке хранения.
