Электронное подписание трудового договора разрешено статьями 22.1-22.3 ТК РФ, но комплект подписей у сторон разный. Работодатель подписывает трудовой договор только усиленной квалифицированной электронной подписью, работник — УКЭП или УНЭП, в том числе бесплатной, выпущенной в приложении Госключ. Простая электронная подпись для трудового договора не подходит, единственное исключение — подписание через платформу «Работа в России». До первого найма нужны локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомление работника и его письменное согласие. Главное различие в порядке: с дистанционным работником взаимодействие идёт по главе 49.1 ТК РФ и письменное согласие на КЭДО не собирают, с остальными — по статье 22.2 ТК РФ, и без согласия перевод на электронные документы незаконен.
Разберём, чем УНЭП отличается от УКЭП и от ПЭП, когда нужно соглашение о порядке проверки подписи и почему кадровик не вправе подписать договор подписью организации. Покажем, какие четыре пункта инспектор ищет в положении о КЭДО и какие документы закон оставляет на бумаге при любом уровне автоматизации. Во второй половине статьи — сценарная таблица по формам занятости, требования приказа Минтруда № 578н к формату файла, цена ошибки в штрафах по статье 5.27 КоАП и тарифы на подключение на 2026 год.
Какой подписью подписывают трудовой договор в 2026 году
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первой — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним и приказ о применении дисциплинарного взыскания: работодатель подписывает их только УКЭП. Во второй — всё остальное, где работодатель вправе выбрать УКЭП или УНЭП. У работника выбор шире: трудовой договор он подписывает УКЭП или УНЭП, а прочие документы — ещё и простой электронной подписью, если это предусмотрено соглашением сторон.
Проверять комплект подписей нужно по каждому документу отдельно, а не по системе в целом. Ниже — разбивка по документам, которые оформляются при приёме на работу.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | Ознакомление в системе | ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление об увольнении, его отзыв, согласие на перевод | Не подписывает | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Остальные кадровые документы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон | ст. 22.3 ТК РФ |
| Трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда | Бумага | Бумага | ст. 22.1 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод для настройки системы: одной подписи работодателя на весь поток не хватит, если в компании подписывают кадровик и руководитель разного уровня. Маршрут для трудового договора настраивается отдельно от маршрута для заявлений и уведомлений.
Факт: на 15 апреля 2026 года в приложении Госключ активировано более 41,2 млн сертификатов, подписано около 50,4 млн документов, из них УНЭП — примерно 37,3 млн. В кадровом электронном документообороте технологию используют более 1000 организаций.
УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет исход спора
Обе подписи усиленные и обе создаются криптографическим преобразованием документа, поэтому изменение файла после подписания видно при проверке. Различие в другом. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, к её сертификату закон предъявляет отдельные требования, и она признаётся равнозначной собственноручной подписи по 63-ФЗ без дополнительных договорённостей. УНЭП равнозначна собственноручной подписи в двух случаях: когда стороны заключили об этом соглашение либо когда её использование прямо предусмотрено федеральным законом. Для кадрового ЭДО второй случай закрыт статьёй 22.3 ТК РФ, а для УНЭП, выпущенной через инфраструктуру электронного правительства, дополнительное соглашение не требуется.
ПЭП отличается принципиально: она не содержит криптографической защиты содержимого и подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды, логины и пароли. Проверить по ней неизменность документа невозможно, поэтому для трудового договора она не применяется. Исключение одно: при подписании через платформу «Работа в России» работник вправе использовать ПЭП, ключ которой получен при личной явке по правилам работы с государственными услугами.
| Вид подписи | Где получает работник | Годится для трудового договора | Что нужно для признания |
|---|---|---|---|
| ПЭП в системе работодателя (логин, пароль, код из СМС) | Информационная система работодателя | Нет | Соглашение сторон с порядком проверки подписи |
| ПЭП ЕСИА (подтверждённая учётная запись Госуслуг) | Госуслуги, ключ получен при личной явке | Только через платформу «Работа в России» | Правила использования ПЭП при обращении за госуслугами |
| УНЭП в информационной системе работодателя | Удостоверяющий центр или сервис КЭДО, выпуск в пару кликов | Да | Соглашение сторон, в котором описан порядок проверки подписи |
| УНЭП через Госключ | Приложение Госключ или Госуслуги, бесплатно | Да | Отдельное соглашение не требуется |
| УКЭП физического лица | Аккредитованный удостоверяющий центр либо Госключ по загранпаспорту с чипом или биометрии | Да | Признаётся равнозначной собственноручной по 63-ФЗ |
Для выпуска УНЭП в Госключе работнику нужны подтверждённая учётная запись ЕСИА и российский номер телефона. Для УКЭП требования жёстче: загранпаспорт нового образца с чипом и телефон с NFC, подтверждённая биометрия в ЕБС, действующий сертификат УКЭП либо очная идентификация в банке или МФЦ. Порядок выпуска и перечень способов идентификации описаны на странице Госключа на портале Госуслуг. В сервисе Добыто УНЭП сотруднику выпускается из личного кабинета за пару минут, а маршрут трудового договора со стороны работодателя закрыт на УКЭП: подписать его подписью другого вида система не даст.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если работник подписывает УНЭП, выпущенную в информационной системе работодателя, соглашение об использовании подписи обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки этой подписи. При УКЭП соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной в силу закона. Проверьте текст своего соглашения по одному критерию: есть ли в нём процедура, по которой сторона может убедиться, что документ подписан именно этим лицом и не менялся после подписания.»
Чем подписывает работодатель: УКЭП, руководитель и машиночитаемая доверенность
Подписи организации как отдельной сущности не существует. С 1 сентября 2023 года закончился переходный период, и сертификаты на сотрудника компании больше не выпускают. Остались два законных варианта: документ подписывает руководитель юридического лица своей квалифицированной подписью, полученной в удостоверяющем центре ФНС, либо документ подписывает сотрудник квалифицированной подписью физического лица с приложением машиночитаемой доверенности от руководителя.
Отсюда практическая развилка для кадровой службы. Если трудовые договоры визирует директор, достаточно одной УКЭП из УЦ ФНС. Если договоры подписывает руководитель HR-отдела или кадровик, ему нужна УКЭП физического лица из аккредитованного удостоверяющего центра плюс МЧД с полномочием на подписание кадровых документов. МЧД — это XML-файл, который проверяют алгоритмы, а не человек, поэтому полномочие в нём кодируется по классификатору. Компания вправе направить перечень своих полномочий в Минцифры: заявление рассматривают в течение 10 дней, при положительном решении коды присваивают в течение трёх рабочих дней.
Внимание: подпись с реквизитами вида «ООО и должность сотрудника» в сертификате сегодня не выпускается. Если такой сертификат ещё используется в кадровом контуре, документ подписан ненадлежащим лицом, и заменить МЧД доверенностью на бумаге нельзя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «До первого электронного найма мы всегда сверяем три вещи: кто по приказу подписывает трудовые договоры, чья подпись физически стоит в системе и есть ли у этого человека действующая машиночитаемая доверенность. Расхождение всплывает не в момент подписания, а через год, когда договор нужен в суде. Откройте сертификат подписанта и посмотрите, на кого он выпущен: если на физическое лицо без МЧД в комплекте, документ придётся переподписывать.»
Проверьте, чем подписан присланный вам трудовой договор
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что подготовить до первого электронного найма
Порядок введения КЭДО задаёт статья 22.2 ТК РФ. Локальный нормативный акт должен содержать четыре обязательных блока: сведения об используемой информационной системе, порядок доступа к ней при необходимости, перечень электронных документов и категорий работников, сроки уведомления работников и дату введения электронного документооборота. Дата введения не может быть раньше дня истечения срока уведомления, и на этом пункте чаще всего ломается конструкция: приказ подписан вчера, а первый договор подписывают сегодня.
Согласие на переход берётся письменно. Оно не требуется от лиц, которые приняты или принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж. Отсутствие согласия или отсутствие у человека электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения — это прямая норма части 8 статьи 22.2 ТК РФ. Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель, часть 12 той же статьи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что об этом думает ГИТ: формулировку о письменном согласии инспекторы и Минтруд читают буквально, поэтому сбор согласий через опросные формы и электронную почту до подписания соглашения об ЭДО остаётся зоной риска. В практике Добыто мы собираем первое согласие на бумаге или подписываем его подписью, которая у работника уже есть, и только потом переводим человека в электронный контур.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая частая правка, которую мы вносим в чужой комплект документов, касается даты. В положении о КЭДО указан срок уведомления работников, а дата введения электронного документооборота стоит раньше момента, когда этот срок истекает. Сверьте три даты подряд: дату приказа, дату окончания срока уведомления и дату первого подписанного электронного договора — они должны идти именно в таком порядке.»
Как подготовиться к первому электронному найму: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите перечень документов и категории работников, которые уходят в электронный вид, и зафиксируйте информационную систему, в которой это происходит.
- Шаг 2. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о его введении. Проверьте наличие всех четырёх обязательных блоков и срок уведомления.
- Шаг 3. Назначьте ответственного за КЭДО и оформите делегирование права подписи. Для подписанта, который не является руководителем, выпустите МЧД.
- Шаг 4. Получите УКЭП: руководителю — в удостоверяющем центре ФНС, кадровику — УКЭП физического лица в аккредитованном УЦ.
- Шаг 5. Выберите вид подписи работника и способ её выпуска. Если это УНЭП в вашей системе, подготовьте соглашение с порядком проверки подписи; если Госключ, соглашение не требуется.
- Шаг 6. Уведомите работников в срок, установленный ЛНА, соберите письменные согласия и отдельно посчитайте тех, у кого согласие по закону не запрашивается.
- Шаг 7. Проведите пробные подписания на пилотной группе, проверьте выгрузку подписанного документа вместе с файлом подписи и только после этого запускайте найм.
Лайфхак: готовый коннектор к учётной системе устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев. Дату первого электронного найма считайте от этого срока, а не от даты подписания договора с сервисом.
Что проверить в самой системе до подписания первого договора
Юридическая обвязка не спасёт, если система не умеет доказывать факты. Проверяются пять вещей: аутентификация работника через ЕСИА или Госуслуги, передача персональных данных по защищённому каналу, фиксация факта получения документа работником, срок и способ хранения подписанных файлов с возможностью выгрузки, разграничение ролей и маршрутов согласования. Отдельно проверяется юридическая конструкция обработки персональных данных: если работников в сервисе регистрирует работодатель, сервис обрабатывает данные по поручению оператора, и это поручение должно быть в договоре по 152-ФЗ. Если работник регистрируется сам, согласие на обработку собирает сервис.
Важный нюанс из практики: обучение линейных сотрудников выпуску подписи и подписанию обычно укладывается в один-два вебинара, а вот кадровой службе нужен отдельный блок — поиск подписанных документов, работа с маршрутами и выгрузка комплекта для проверки. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов.
Образцы документов для перехода на КЭДО и первого электронного найма
Комплект собран по порядку внедрения: начните с положения о ведении КЭДО, остальное подстраивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
Как выглядит электронный трудовой договор и где он хранится
С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н с едиными требованиями к составу и форматам кадровых документов, которые оформляются в электронном виде без дублирования на бумаге. Документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений при их наличии, электронной подписи и описания состава документа. Если документ подписывает уполномоченный представитель, к комплекту прикладывается машиночитаемая доверенность. Файл в PDF без соблюдения профиля PDF/A-1A формально требованиям не соответствует, и это первое, что стоит проверить в настройках шаблона до первого найма.
Работник вправе запросить документ на бумаге. Работодатель обязан безвозмездно выдать заверенную копию электронного документа в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Для дистанционного работника действует своя норма: по его письменному заявлению работодатель не позднее трёх рабочих дней направляет оформленный экземпляр трудового договора или допсоглашения на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением.
Хранение — отдельная задача. Кадровые документы живут десятилетиями, а срок действия сертификата подписи ограничен, поэтому вопрос о том, как подпись будет проверяться через 20 лет, решается на этапе выбора системы, а не в момент запроса из ГИТ. Практический ориентир: сервис должен отдавать не только сам документ, но и файл подписи, и сведения о сертификате подписанта.
Когда электронное подписание трудового договора не подходит
Первый случай — исполнители по гражданско-правовым договорам и самозанятые. Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: с ними заключается отдельное соглашение об электронном документообороте, где стороны сами определяют вид подписи и порядок её проверки. Смешивать эти два потока в одном регламенте не стоит, иначе требования трудового законодательства автоматически переносятся на отношения, где их нет.
Второй случай — работник без подтверждённой учётной записи ЕСИА и без российского номера телефона. Через Госключ подпись он не выпустит, остаётся УНЭП в информационной системе работодателя или бумажный комплект. Третий случай — документы из перечня исключений статьи 22.1 ТК РФ: трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Они оформляются на бумаге при любой степени автоматизации.
| Сценарий | Что критично | Что не требуется |
|---|---|---|
| Офисный работник со стажем до 2022 года | ЛНА, уведомление в установленный срок, письменное согласие | Выдача бумажного экземпляра, пока работник её не запросил |
| Принят после 31.12.2021, стажа на эту дату не было | ЛНА и ознакомление с ним до подписания трудового договора | Письменное согласие на переход на КЭДО |
| Дистанционный работник | Правила обмена в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе, УКЭП работодателя, бумажный экземпляр по заявлению в 3 рабочих дня | Согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ |
| Исполнитель по ГПХ, самозанятый | Соглашение об ЭДО, вид подписи и порядок её проверки в договоре | Процедуры статей 22.1-22.3 ТК РФ |
| Работник отказался от электронного взаимодействия | Бумажный комплект и сохранение права дать согласие позже | Любые меры воздействия: отказ не является основанием для отказа в приёме или увольнения |
Таблица показывает, что смешанный контур — норма, а не сбой внедрения. Часть работников годами остаётся на бумаге, и система должна это выдерживать без ручных обходных схем.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционных работников мы разводим с остальными в отдельный поток. Порядок обмена электронными документами с ними регулирует глава о дистанционной работе, и она допускает более мягкий режим: письменное согласие на КЭДО собирать не нужно, правила достаточно закрепить в трудовом договоре или в ЛНА о дистанционной работе. Если у вас один регламент на всех, проверьте, не распространили ли вы на дистанционных сотрудников процедуры, которые к ним не относятся.»
Цена ошибки при выборе подписи
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления файла. Трудовой договор, подписанный работодателем не квалифицированной, а неквалифицированной подписью, считается оформленным ненадлежащим образом. Часть 4 статьи 5.27 КоАП за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора предусматривает штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей и на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. Нарушение порядка введения КЭДО, например подписание договоров до истечения срока уведомления, попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Второй слой рисков — доказательственный. Если подпись работника нельзя проверить по описанной в соглашении процедуре, в споре об увольнении или о материальной ответственности работодатель остаётся без документа. Третий слой связан с персональными данными: когда работников в сервисе регистрирует работодатель, обработка идёт по поручению оператора, и отсутствие такого поручения в договоре с сервисом — самостоятельное нарушение 152-ФЗ, которым занимается Роскомнадзор.
Отдельно считается стоимость простоя. Бумажное оформление удалённого кандидата занимает от двух дней и больше с учётом пересылки, и за это время человек успевает принять другое предложение. Электронный контур сокращает этот цикл до одного дня и одного клиентского пути в приложении.
Полезно знать: из примерно 75 млн работающих граждан на электронное кадровое взаимодействие согласились около 6 млн, при этом в год оформляется порядка 70 млн кадровых документов. Массового перевода на КЭДО пока не произошло, и большинство работников впервые видят электронную подпись именно при приёме на работу.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, тарифа и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | Бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для подписанта со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Состав тарифов и условия перехода между ними на дату публикации приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понижение тоже доступно в любое время. Для расчёта под конкретную численность и профиль занятости считайте по фактическому числу сотрудников, которых вы переводите в электронный контур в первый год.
Выводы
Электронный найм держится на трёх опорах: правильный вид подписи у каждой стороны, корректно введённый локальный нормативный акт с датой начала не раньше окончания срока уведомления и подписант с действующими полномочиями. Работодатель подписывает трудовой договор только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а простая подпись для этого документа закрыта, кроме платформы «Работа в России». Дистанционные сотрудники и исполнители по ГПХ идут отдельными потоками со своими правилами, а четыре вида документов остаются на бумаге при любой автоматизации.
Мы в Добыто ведём такие проекты от аудита кадровых документов до первых подписаний: настраиваем маршруты под виды подписи, выпускаем подписи сотрудникам и проверяем комплект на пилотной группе до того, как в системе появится первый трудовой договор.
Частые вопросы
Работник уже получал УКЭП для налоговой. Можно использовать её для трудового договора?
Да. Работник вправе применять ранее полученную самостоятельно квалифицированную подпись, и тогда работодателю не нужно нести расходы на выпуск новой. Проверьте два условия: сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром и срок его действия покрывает дату подписания. В остальных случаях расходы на получение и использование подписи работника несёт работодатель по части 12 статьи 22.2 ТК РФ.
Нужно ли отдельное соглашение об использовании подписи, если работник подписывает через Госключ?
Нет. УНЭП, выпущенная с использованием инфраструктуры электронного правительства, применяется в кадровом ЭДО в силу закона, и дополнительное соглашение сторон для её признания не требуется. Соглашение обязательно для УНЭП, выпущенной в информационной системе работодателя, и для ПЭП: в нём описывается порядок проверки подписи.
Что делать, если у сотрудника закончился сертификат подписи после подписания договора?
Договор остаётся действительным: подпись проверяется на дату подписания, а не на дату проверки. Для дальнейшей работы сотруднику выпускается новый сертификат, расходы на это несёт работодатель. Отдельно убедитесь, что система хранит подписанный файл вместе с файлом подписи и сведениями о сертификате, иначе проверка через несколько лет упрётся в отсутствие данных о подписанте.
Как выдать работнику бумажный экземпляр электронного трудового договора?
По заявлению работника работодатель безвозмездно выдаёт заверенную копию электронного документа в течение трёх рабочих дней. Для дистанционного работника предусмотрен свой порядок: не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления экземпляр трудового договора направляется на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением.
Можно ли оформить электронно иностранного работника или сотрудника без учётной записи Госуслуг?
Через Госключ подпись выпускается только при наличии подтверждённой учётной записи ЕСИА и российского номера телефона. Если этих условий нет, остаются два варианта: УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя по соглашению сторон, либо оформление на бумаге. Ограничение проверяется до найма, а не в день выхода сотрудника.
Кто собирает согласие на обработку персональных данных: работодатель или сервис?
Это зависит от схемы регистрации. Если работников заводит в систему работодатель, в том числе массово через интеграцию, сервис обрабатывает персональные данные по поручению оператора, и такое поручение должно быть зафиксировано в договоре по 152-ФЗ. Если человек регистрируется в сервисе сам как физическое лицо, согласие на обработку собирает сервис в рамках пользовательского соглашения.
