Штатное расписание переводят в КЭДО целиком, вместе с процедурой согласования: проект новой редакции, визы руководителей подразделений и финансовой службы, приказ об утверждении и уведомления работникам проходят в одной системе и оседают в электронном архиве. Само штатное расписание адресовано организации, а не конкретному работнику, поэтому вид подписи под ним задают 63-ФЗ и ваш локальный нормативный акт: на практике это УКЭП руководителя, реже УНЭП по внутреннему соглашению. Документы, которые идут после него к конкретному человеку, подчиняются статье 22.3 ТК РФ: уведомление об изменении условий трудового договора и дополнительное соглашение работодатель подписывает УКЭП или УНЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а по остальным приказам работнику достаточно ПЭП.
Дальше разберём маршрут согласования изменений по шагам, покажем, какая подпись закрывает каждый документ цепочки, и где заканчиваются возможности электронного оформления. Отдельно посчитаем цену ошибки в сроках при сокращении и при изменении оклада по статье 74 ТК РФ. Сценарная таблица по пяти типовым изменениям штатки, чек-лист подготовки, стоимость подключения и сроки внедрения на 2026 год, а также ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что именно переводят в КЭДО вместе со штатным расписанием
Штатное расписание в электронном виде — это не один файл, а связка из пяти документов, которые появляются вокруг каждого изменения. Проект новой редакции или изменений, служебная записка инициатора с обоснованием, лист согласования, приказ об утверждении и пакет документов к работникам: уведомления, дополнительные соглашения, приказы о переводе. Первые четыре документа не выходят за периметр компании, последний пакет попадает под правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Разделение проходит по адресату. Если документ подписывают только должностные лица организации, порядок подписания определяется 63-ФЗ и локальным нормативным актом: организация сама решает, чем визируется проект и чем подписывается приказ. Если документ адресован работнику и меняет его условия труда, включаются требования статьи 22.3 ТК РФ, и выбор подписи перестаёт быть внутренним делом компании.
Унифицированная форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, с 1 января 2013 года необязательна: после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» организация вправе утвердить собственную форму. На практике Т-3 сохраняют, потому что её структура совпадает с выгрузкой из учётной системы и требует минимума ручной сверки. Трудовая функция работника в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием — это статья 57 ТК РФ, и расхождение между договором и штаткой инспектор увидит при первой же проверке.
Важный нюанс из практики: подключение личных кабинетов сотрудников почти во всех системах начинается со штатного расписания — отбор идёт по филиалам, подразделениям и должностям, а маршруты подписания система достраивает от структуры. Если в учётной системе висят закрытые подразделения и дубли должностей, часть работников просто не попадёт в маршрут, и документ зависнет без согласующего.
Образцы штатного расписания и сопровождающих документов
Комплект собран под один цикл изменения штатки: начинать удобнее с бланка Т-3, а приказ об утверждении локального акта брать следующим.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Штатное расписание, заполненный образец | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписывать каждый документ цепочки
Три вида подписи различаются не удобством, а тем, что именно они доказывают. ПЭП по статье 9 63-ФЗ подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли: она не защищает документ от изменений после подписания. УНЭП создаётся средствами криптографии, позволяет установить подписанта и обнаружить правку файла после подписания, но признаётся равнозначной собственноручной подписи лишь при соглашении сторон или прямом указании закона. УКЭП опирается на квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной бумаге по умолчанию, без дополнительных соглашений.
| Документ цикла изменения штатки | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Служебная записка о вводе или сокращении единицы, лист согласования проекта | ПЭП или УНЭП по внутреннему регламенту | не участвует | ст. 6 и 9 63-ФЗ, ЛНА организации |
| Приказ об утверждении штатного расписания или изменений в него | УКЭП руководителя, УНЭП — если порядок закреплён в ЛНА | не участвует | ст. 6 63-ФЗ |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору об окладе или должности | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП | ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о переводе, ознакомление с новой редакцией ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении по сокращению численности или штата | только бумага, собственноручная подпись | только бумага, собственноручная подпись | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод для настройки системы: одной подписью весь цикл не закрывается, и тип подписи задаётся отдельно для каждого участника маршрута. Работодателю без УКЭП или УНЭП нельзя подписать ни уведомление по статье 74, ни дополнительное соглашение, а на завершающем шаге сокращения система вообще не поможет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение сторон нужно не всегда. Если документ подписан УКЭП, он признаётся равнозначным бумажному по умолчанию, а вот для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи. Проверьте свой действующий локальный акт: чаще всего там перечислены виды подписей и не описана процедура проверки, а это и есть слабое место при споре.»
Разбор терминов, которые путают при настройке
Формулировки вроде «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» приходят из интерфейсов и прайсов, а не из закона. У квалифицированной подписи нет ни подписки, ни единиц измерения: тарифицируется выпуск и обслуживание сертификата, а срок его действия устанавливает удостоверяющий центр. Сокращение ЕИО означает единоличный исполнительный орган — директора или генерального директора; отметка «ЕИО с наличием ПЭП» в карточке системы говорит лишь о том, что у руководителя заведена простая подпись для внутреннего визирования. Для приказа об утверждении штатного расписания такой отметки мало: приказ подписывается тем видом подписи, который закреплён в вашем локальном акте, и для приказа по основной деятельности это обычно УКЭП.
Подписать документ от имени организации вместо директора можно только по машиночитаемой доверенности: сотрудник использует личную УКЭП физического лица, к которой прикладывается МЧД с перечнем полномочий. Кадровику, который готовит приказы по штатному расписанию, это стоит проверить заранее — иначе приказ придётся переподписывать у руководителя.
В тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Разделение бюджета выглядит так: массовые подписи работников закрываются абонентской платой, а квалифицированные сертификаты подписантов со стороны работодателя считаются отдельно.
Подпишите приказ по штатному расписанию электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Факт: готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует привлечения вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от подготовки разработчиков на стороне заказчика.
Маршрут согласования изменений: кто, в каком порядке и в какой срок
Маршрут в КЭДО — это последовательность и набор правил обработки документа: система направляет его конкретным сотрудникам или группе, а получатели нажимают «Согласовать» или «Подписать». Маршруты бывают последовательными, когда документ идёт по цепочке кадровик — руководитель подразделения — финансовая служба — руководитель, и параллельными, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Для штатного расписания параллельная схема экономит дни: экономист проверяет фонд оплаты труда, а юрист смотрит формулировки должностей одновременно, а не по очереди.
Роли в маршруте привязываются к структуре, а не к фамилиям. За каждым подразделением закрепляется свой кадровый специалист и свой согласующий руководитель, и система сама определяет, кому направить документ. Настройка через фамилии ломается при первом же отпуске или увольнении согласующего.
В Добыто КЭДО маршрут задаётся из настроек документов: готовый маршрут выбирается из списка или создаётся новый, а в общей таблице документов видны статус, срок согласования и цепочка участников с отметкой по каждому. Просроченные шаги видно без запроса в подразделения — документ остаётся в разделе тех, что требуют действия.
Как согласовать изменение штатного расписания в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Инициатор создаёт служебную записку с обоснованием: какие единицы вводятся, сокращаются или переименовываются, с какой даты и за счёт какого фонда оплаты труда.
- Шаг 2. Кадровая служба готовит проект новой редакции или проект изменений и загружает его в систему по шаблону, чтобы реквизиты подтягивались автоматически.
- Шаг 3. Документу назначается маршрут: экономист или финансовая служба, юрист, руководитель подразделения, при необходимости бухгалтерия. Для каждого участника задаётся срок и вид подписи.
- Шаг 4. Согласующие визируют проект или возвращают его на доработку с комментарием. Возврат фиксируется в системе, поэтому история правок не теряется.
- Шаг 5. Руководитель подписывает приказ об утверждении штатного расписания или изменений к нему. Дата ввода в действие указывается в приказе и не обязана совпадать с датой подписания.
- Шаг 6. Система формирует пакет к работникам, которых изменение касается: уведомления, дополнительные соглашения, приказы о переводе, и рассылает их на подписание.
- Шаг 7. Подписанный комплект уходит в электронный архив, а изменения переносятся в учётную систему: должности, оклады и штатные единицы должны совпадать с кадровыми документами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка, которая всплывает уже при проверке: приказ подписан, а трудовой договор ссылается на старое наименование должности. Статья 57 ТК РФ требует указывать трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием, поэтому за каждым переименованием обязано идти дополнительное соглашение. Сверьте после каждой правки штатки список работников, чьи договоры её упоминают.»
Лайфхак: вид подписи задаётся отдельно для каждого участника маршрута. Для внутренних визирующих оставьте ПЭП, а УКЭП или УНЭП включите только на шаге подписания приказа и документов, адресованных работникам.
Пять сценариев изменения штатки и что критично в каждом
Универсального порядка изменения штатного расписания нет: набор документов и сроки меняются в зависимости от того, затрагивает ли правка занятую единицу и согласен ли работник.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Что критично | Срок | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Ввод новой вакантной должности | Обоснование фонда оплаты труда, приказ об утверждении изменений | Действует с даты, указанной в приказе | Уведомление работников не требуется |
| Повышение оклада по соглашению сторон | Дополнительное соглашение и приказ, подпись работника УКЭП или УНЭП | С даты, согласованной сторонами | Двухмесячное предупреждение не нужно |
| Изменение условий по ст. 74 ТК РФ без согласия работника | Письменное уведомление с причинами организационных или технологических изменений | Не позднее чем за 2 месяца; работодатель — физическое лицо: за 14 календарных дней | Форма уведомления законом не установлена |
| Переименование должности без изменения трудовой функции | Дополнительное соглашение, сведения в ЕФС-1 | ЕФС-1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | Новый трудовой договор не оформляется |
| Сокращение занятой штатной единицы | Персональное предупреждение под роспись, предложение вакансий, уведомление профсоюза и службы занятости | Не менее чем за 2 месяца, при массовом увольнении профсоюз и служба занятости — за 3 месяца | Очерёдность издания приказов внутри срока |
Сценарий определяет и подпись. В первом случае вся процедура остаётся внутренней и закрывается подписью руководителя, в остальных четырёх появляется документ к работнику, а значит и требования статьи 22.3 ТК РФ к подписи обеих сторон.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сокращение вакантной единицы и сокращение занятой — две разные процедуры с разной ценой ошибки. По вакансии достаточно приказа, по занятой единице отсчёт двух месяцев начинается с даты, когда работник расписался в предупреждении. Если предупреждение ушло без подтверждения получения, срок считается непройденным, и увольнение разваливается в суде.»
Что остаётся на бумаге даже при полном переходе на КЭДО
Часть цепочки нельзя перевести в электронный вид ни при каких настройках. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для темы штатного расписания это означает: сокращение вы ведёте электронно до последнего шага, а приказ об увольнении печатаете и подписываете от руки.
Внимание: работник, принятый до 31 декабря 2021 года, переводится на КЭДО только по письменному согласию. Отказ от перехода не является основанием для увольнения или иных санкций: для таких работников кадровые документы продолжают вести на бумаге.
Когда электронное штатное расписание не решает задачу
Перевод штатки в КЭДО не помогает в трёх ситуациях. Первая: структура в учётной системе не приведена в порядок — дубли должностей, закрытые подразделения, разные наименования одной и той же позиции в договоре и в штатном расписании. Электронный маршрут только ускорит рассылку неверных данных. Вторая: в компании нет утверждённого порядка согласования, и каждая правка штатки идёт по индивидуальной договорённости — автоматизировать нечего, сначала нужен регламент. Третья: изменения штатного расписания происходят один-два раза в год и касаются нескольких единиц — здесь выигрыш во времени будет незаметен, а работа по настройке маршрутов останется.
Требования к переходу на электронный документооборот и порядок оформления согласий можно сверить по разъяснениям дежурного инспектора Роструда на портале Онлайнинспекция.рф: там же собраны ответы по спорным ситуациям с уведомлениями и ознакомлением работников.
Во что обходится ошибка в процедуре
Нарушение порядка изменения условий труда квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. При повторном нарушении по части 2 той же статьи штраф на организацию составляет от 50 000 до 70 000 рублей, а должностное лицо может получить дисквалификацию на срок от одного до трёх лет.
Дороже обходится не штраф, а восстановление работника. Если суд признаёт увольнение по сокращению незаконным из-за нарушенного двухмесячного срока или неподтверждённого вручения уведомления, работодатель выплачивает средний заработок за всё время вынужденного прогула и восстанавливает единицу в штатном расписании. Электронный маршрут закрывает именно этот риск: в системе фиксируются дата отправки, дата открытия и дата подписания документа каждым участником.
Что подготовить до перевода штатного расписания в КЭДО
Перед первым электронным циклом изменения штатки проверьте пять пунктов.
- Локальный нормативный акт о ведении КЭДО и приказ о его утверждении. В акте фиксируются перечень электронных документов, виды подписей и порядок их проверки — без описанной процедуры проверки соглашение об использовании ПЭП и УНЭП считается неполным.
- Согласия и уведомления работников. Для принятых до 31 декабря 2021 года нужно письменное согласие, для принятых позже и не имевших трудового стажа до этой даты достаточно уведомления. Дистанционные работники переводятся по правилам главы 49.1 ТК РФ, и порядок обмена документами с ними прописывается в отдельном локальном акте.
- Подписи у участников маршрута. УКЭП руководителя выпускается в удостоверяющем центре, УКЭП руководителя организации — в удостоверяющем центре ФНС; УНЭП работникам выдаёт сама система. Расходы на получение и использование подписи работником по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель.
- Актуальная структура и контакты. Личный кабинет не создастся, если у работника не заполнен ни телефон, ни адрес электронной почты — список таких сотрудников система показывает отдельно.
- Регламент маршрута. Определите состав согласующих, срок на каждый шаг, порядок замещения на время отпуска и правило возврата документа на доработку.
Полезно знать: обучение линейных сотрудников выпуску подписи и подписанию документов в проектах внедрения закрывается одним-двумя вебинарами. Отдельно обучают кадровую службу: работе с шаблонами, маршрутами и поиском подписанных документов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы начинаем внедрение с выверки штатного расписания в учётной системе, потому что от неё зависят и состав личных кабинетов, и автоматическая маршрутизация. Проверьте перед запуском три вещи: закрытые подразделения, дубли должностей и совпадение наименований в договорах и штатке. Полдня на эту сверку экономят недели разбора зависших документов.»
Хранение подписанного штатного расписания
Срок хранения при переходе в электронный вид не меняется. Штатные расписания и изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно — это перечень типовых управленческих документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В сторонних организациях, куда штатное расписание попало как приложение, срок составляет 3 года.
Организация вправе самостоятельно создать архив и организовать хранение документов — это пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, и электронные документы включаются в неё наравне с бумажными. Требования к системам, которые обеспечивают долговременное хранение, описаны в типовых функциональных требованиях Росархива, утверждённых приказом от 15 июня 2020 года, а стратегия сохранности — в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, идентифицируемость, аутентичность, конвертация и миграция форматов.
В Добыто КЭДО исполненные документы уходят во вкладку «Архив», остаются доступными для просмотра и выгрузки сотрудникам с соответствующими правами. Для проверки по требованию инспектора важно не само хранение, а возможность выгрузить документ вместе с подписью и подтвердить, что файл не менялся после подписания.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронный архив оценивают не по объёму, а по трём вопросам: найдёте ли вы документ за минуты, подтвердите ли подлинность подписи и увидите ли, что файл не правился. Проверьте это на своём приказе об утверждении штатного расписания за прошлый год — если хотя бы один пункт не выполняется, до проверки ГИТ есть время исправить настройки.»
Стоимость подключения КЭДО и сроки внедрения
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
УКЭП в тариф не входит: её получают через партнёров-удостоверяющих центров, а руководитель организации оформляет квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ФНС. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для расчёта под свою численность считайте не только абонентскую плату, но и работы по интеграции. Если учётная система — 1С:ЗУП, используется готовый модуль; для самописной системы закладывайте время своей команды разработки на работу с API.
Выводы
Электронное штатное расписание работает как связка из проекта, маршрута визирования, приказа об утверждении и пакета документов к работникам. Внутренняя часть цикла подчиняется 63-ФЗ и вашему локальному акту, а всё, что адресовано работнику, — статье 22.3 ТК РФ, где работодателю доступны только УКЭП и УНЭП. Сроки при этом остаются прежними: два месяца на предупреждение по статье 74 и при сокращении, постоянное хранение самой штатки, приказ об увольнении — на бумаге.
Мы в Добыто настраиваем маршруты согласования от структуры компании, а не от фамилий, и начинаем проект с выверки штатного расписания в учётной системе — именно от неё зависят состав личных кабинетов и автоматическая маршрутизация документов.
Частые вопросы
Нужно ли учитывать мнение профсоюза при утверждении штатного расписания
По общему правилу нет: статья 372 ТК РФ распространяется на локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, а штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам. Обязанность появляется, если такой порядок закреплён коллективным договором или соглашением. Отдельно действует статья 82 ТК РФ: о сокращении численности или штата выборный орган первичной профсоюзной организации уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца, а при массовом увольнении — за 3 месяца.
Можно ли вести штатное расписание в КЭДО, если часть работников отказалась от электронного документооборота
Да. Отказ работника касается документов, адресованных лично ему: уведомления, дополнительные соглашения и приказы для него оформляются на бумаге. Само штатное расписание и приказ о его утверждении работникам не адресованы и остаются в электронном виде. Смешанный режим — штатная ситуация для компаний, где есть сотрудники, принятые до 31 декабря 2021 года.
С какой даты изменение штатного расписания вступает в силу
С даты, указанной в приказе об утверждении изменений. Дата подписания приказа и дата ввода в действие могут не совпадать, и по процедурам с предупреждением они специально разводятся: приказ издаётся заранее, а новая редакция действует после истечения двухмесячного срока предупреждения. Если дату ввода в приказе не указать, изменения считаются действующими со дня издания приказа.
Обязательно ли вести штатное расписание по форме Т-3
Нет. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 сохранило форму Т-3 как образец, но с 1 января 2013 года применение унифицированных форм необязательно. Организация утверждает собственную форму приказом руководителя. Обязательными остаются сведения, к которым отсылают трудовые договоры: структурное подразделение, наименование должности, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад.
Как подтвердить электронное штатное расписание при проверке ГИТ
Инспектору предоставляют выгрузку документа вместе с файлом электронной подписи и данными о подписанте. Проверяется, что подпись действительна, а файл не изменялся после подписания, поэтому выгружать документ нужно из системы, а не пересылать распечатку. Дополнительно готовят локальный акт о ведении КЭДО и приказ о его утверждении: они объясняют, почему документ подписан именно этим видом подписи.
Нужно ли переподписывать старые приказы по штатному расписанию после перехода на КЭДО
Нет. Документы, подписанные на бумаге, сохраняют силу и хранятся в прежнем виде; дублировать их в электронной форме закон не требует. Электронно оформляются изменения, начиная с даты перехода. Бумажный и электронный архивы при этом ведутся параллельно, а номенклатура дел остаётся общей.
Какой срок ставить согласующим в маршруте
Закон срок согласования не устанавливает, его определяет внутренний регламент. Ориентир для штатного расписания — 1-2 рабочих дня на каждого визирующего при последовательном маршруте и общий срок 2-3 рабочих дня при параллельном. Важнее не длительность, а правило замещения: если у согласующего нет заместителя в маршруте, документ останавливается на время его отпуска.
