Шаблоны документов КЭДО — это не файлы Word в общей папке, а связка из пяти элементов: форма с переменными, тип документа, маршрут согласования и подписания, роли участников и требуемый вид электронной подписи. Вид подписи в шаблоне не выбирается по вкусу. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора статья 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП, а от работника — УКЭП или УНЭП. В остальных случаях работодателю достаточно УНЭП, а работник вправе подписывать ПЭП. Главное различие проходит по этому перечню: документ в перечне — шаблон настраивается на усиленные подписи, документ вне перечня — допустима простая.
Разберём состав шаблона по элементам, дадим таблицу допустимых подписей по видам документов и порядок настройки переменных, типа и маршрута. Покажем, какие документы вообще нельзя переводить в электронный вид, и почему шаблон согласия настраивается по-разному для работников, принятых до и после 31 декабря 2021 года. Ошибки настройки, которые дороже всего обходятся при проверке, сценарная таблица под численность компании, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего собирается шаблон документа в КЭДО
Шаблон электронного документа — это заранее подготовленная и сохранённая форма, которая используется как основа для создания новых документов и меняется под конкретную задачу. Делопроизводитель обычно видит только первый слой: текст с полями. Работать шаблон начинает тогда, когда к форме привязаны тип, маршрут и правило подписи, иначе документ создастся, но не найдётся в фильтрах и повиснет без адресата.
Тип документа — это классификатор. Он определяет, в какую группу попадёт созданный файл, по какому признаку его отфильтруют в реестре и как он ляжет в архив. Маршрут — последовательность и набор правил обмена: кто согласует, кто подписывает, в каком порядке и с каким сроком. Переменные — поля, которые подтягиваются из карточки сотрудника: ФИО, должность, подразделение, дата приёма, реквизиты организации.
| Элемент шаблона | Что задаётся при настройке | Что ломается, если элемент пропустить |
|---|---|---|
| Форма документа | Текст, реквизиты, структура, приложения | Кадровик правит текст вручную в каждом документе |
| Переменные | Поля, которые заполняются из карточки сотрудника | Опечатки в ФИО, должности и датах, документ переподписывают |
| Тип документа | Классификатор для фильтров, отбора и архива | Документ не находится в реестре по отбору, страдает выгрузка для проверки |
| Маршрут | Состав и очерёдность согласующих и подписантов, срок обработки | Документ создан, но никому не назначен и висит без движения |
| Вид подписи | ПЭП, УНЭП или УКЭП отдельно для работодателя и для работника | Документ подписан не той подписью и не подтверждает волю стороны |
Из таблицы следует практическое правило приёмки: шаблон считается настроенным, когда все пять строк закрыты, а не когда форма загружена в систему. Проверить это можно на тестовом сотруднике — создайте по шаблону один документ и посмотрите, заполнились ли поля, встал ли документ в нужный отбор и кому он ушёл.
В Добыто КЭДО шаблоны, типы и маршруты собраны в одном разделе «Настройки документов», а количество шаблонов не ограничено: под каждый повторяющийся процесс заводится отдельный. При создании документа система сначала просит выбрать сотрудника, и только после этого подставляет переменные, поэтому карточка сотрудника заполняется раньше, чем настраивается шаблон.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Шаблон без типа и маршрута — это просто файл. Мы просим делопроизводителя настраивать всё тремя действиями подряд: сначала тип, потом маршрут, потом сам шаблон, который на них ссылается. Если сделать наоборот, документы уходят в систему без классификатора, и через полгода никто не может собрать выборку по приказам за период.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: какая подпись закладывается в шаблон
Три вида электронной подписи различаются по 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» механизмом формирования и тем, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и иные средства: она не защищает документ от изменений после подписания. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, позволяет обнаружить внесение изменений в документ после подписания и определить подписанта, но её сертификат выпускается без аккредитованного удостоверяющего центра. УКЭП отличается от УНЭП двумя вещами: сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи подтверждены по требованиям ФСБ России. Из-за этого УКЭП по умолчанию приравнена к собственноручной подписи, а для ПЭП и УНЭП равнозначность нужно устанавливать соглашением сторон или нормой закона.
Формулировки в поисковых запросах вроде «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» появляются из-за того, что в интерфейсах систем поле называется по-разному. Это всегда одно и то же: атрибут документа, определяющий, какая подпись допустима при его подписании. Никакой «подписки» и никаких единиц измерения у подписи нет, есть вид подписи и срок действия сертификата.
Таблица допустимых подписей по видам кадровых документов
Статья 22.3 ТК РФ разделяет документы на две группы и отдельно описывает подпись работодателя и подпись работника.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, справки, ЛНА, графики, табели, прочие документы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Таблица переводится в настройки напрямую: для первых пяти строк шаблон запрещает подписание работодателем чем-либо, кроме УКЭП, а работнику оставляет выбор из двух усиленных подписей. ПЭП остаётся допустимой только в последней строке, и только если стороны заключили соглашение об использовании простой подписи.
Факт: четыре документа нельзя перевести в электронный вид никаким способом: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Шаблоны для них в КЭДО не заводят вообще.
Работник получает УНЭП двумя способами: через информационную систему работодателя или бесплатно в мобильном приложении, о котором подробно рассказано в разделе про Госключ на портале госуслуг. Оба варианта закрывают строки с усиленной подписью в таблице выше, но выпуск через государственное приложение снимает с работодателя задачу выдачи ключей.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы подпись всегда усиленная квалифицированная, её получают в удостоверяющем центре. Со стороны сотрудника это, как правило, усиленная неквалифицированная, которая выпускается прямо в сервисе: пара действий, пароль сотрудник задаёт сам. Перед настройкой шаблонов проверьте, какие подписи уже на руках, иначе на запуске выяснится, что подписывать некому.»
Что собрать до настройки шаблонов
Настройка шаблонов — четвёртый по очереди шаг, а не первый. До него компания издаёт документы, регламентирующие введение КЭДО, определяет состав электронных документов и решает вопрос с подписями. Если начать с шаблонов, придётся переделывать их под ЛНА, который утвердят позже.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Перечень документов, которые переводятся в электронный вид. Отдельно отметьте те, что остаются на бумаге, и те, для которых нужна УКЭП работодателя.
- Утверждённые ЛНА. Положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО задают состав документов, сроки и ответственных — именно на них ссылаются шаблоны.
- Штатное расписание и оргструктуру. Маршруты строятся от подразделений и должностей, а не от фамилий.
- Контакты сотрудников. Для каждого нужен хотя бы один канал: адрес электронной почты или номер телефона.
- Согласия и уведомления. Работников, принятых до конца 2021 года, переводят на КЭДО только с письменного согласия.
- Список ролей. Кто создаёт документ, кто согласует, кто подписывает от работодателя, кто ведёт архив.
Внимание: сотрудников, устроенных после 31 декабря 2021 года, достаточно уведомить о переходе на кадровые электронные документы, отдельное согласие с них не требуется. Работники, принятые раньше, обязательно дают письменное согласие, и отказ не является основанием для увольнения или иных санкций.
Лайфхак: личный кабинет не публикуется, если у сотрудника не заполнен ни адрес электронной почты, ни номер телефона. Выгрузите справочник и закройте пустые контакты до раскатки шаблонов, иначе часть штата просто не получит документы.
Соберите приказ о введении КЭДО перед настройкой шаблонов
Образцы ЛНА и согласий для запуска КЭДО
Комплект закрывает подготовительный этап; начинать удобно с положения о ведении КЭДО, поскольку остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Порядок настройки шаблона, типа и маршрута
Порядок действий обратный привычному: сначала классификаторы, потом форма. Тип создаётся первым, потому что на него ссылаются и шаблон, и отборы в реестре. Маршрут создаётся вторым, потому что шаблон при сохранении подтягивает готовый маршрут из списка.
Как настроить шаблон документа в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Создайте тип документа в настройках документов: название, к какой группе относится, какие отборы по нему нужны в реестре и в архиве.
- Шаг 2. Создайте маршрут: состав согласующих и подписантов, очерёдность, срок на каждом шаге. Указывайте роль и подразделение, а не конкретного человека.
- Шаг 3. Загрузите форму документа и разметьте переменные, которые заполняются из карточки сотрудника: ФИО, должность, подразделение, даты, реквизиты организации.
- Шаг 4. Привяжите к шаблону тип, маршрут и требуемый вид подписи отдельно для стороны работодателя и стороны работника по таблице статьи 22.3 ТК РФ.
- Шаг 5. Создайте по шаблону тестовый документ на сотрудника пилотной группы, пройдите весь маршрут до подписания и проверьте, что документ встал в нужный отбор и ушёл в архив.
- Шаг 6. Зафиксируйте настроенный шаблон в перечне приложений к положению о ведении КЭДО и назначьте ответственного за его актуализацию.
Маршрут, привязанный к роли, а не к фамилии, решает проблему подмены. В компании с десятком подразделений за каждым закреплён свой кадровый специалист, и система сама вычисляет, кому направить заявление, по подразделению сотрудника. Настройка на конкретного человека означает ручную переделку маршрутов при каждом отпуске, переводе или увольнении согласующего. В Добыто КЭДО готовый маршрут выбирается из списка при сохранении шаблона, а цепочка прохождения и статус каждого участника видны в карточке документа в любой момент.
Важный нюанс из практики: гибкость шаблона не заканчивается блоками согласования и подписания. В маршрут добавляются и блоки задач: после подписания трудового договора задача уходит в административную службу на подготовку рабочего места, а при увольнении — в IT-службу на закрытие учётной записи и пропуска. Это те же настройки шаблона, но их обычно не закладывают на старте и потом добавляют вручную.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы просим прописывать в требованиях к системе не «гибкую настройку», а конкретику: возможность собрать процесс любой сложности, добавлять блоки задач помимо согласования и подписания, работать с ролями. Формулировка «система должна быть гибкой» ничего не проверяет, потому что так о себе говорит любой вендор.»
Полезно знать: жизненный цикл ЛНА не заканчивается ознакомлением. Акт проходит согласование, утверждается, рассылается на ознакомление, а затем требует контроля актуальности и повторного запуска процедуры пересмотра по истечении срока. Шаблон ЛНА настраивают сразу с этим этапом, иначе через год никто не вспомнит, что документ пора обновлять.
Ошибки настройки шаблонов и во что они обходятся
Четыре ошибки повторяются чаще остальных, и все они дешевле в исправлении до запуска, чем после.
Вид подписи задан ниже требуемого. Шаблон трудового договора настроен на УНЭП со стороны работодателя ради экономии на сертификатах. Часть 3 статьи 22.3 ТК РФ такого варианта не допускает: для трудового договора работодатель применяет только УКЭП. Цена ошибки считается не переоформлением файла, а частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей. Отдельно идёт риск в трудовом споре, где документ придётся доказывать иначе.
Переменные вбиты текстом. Делопроизводитель копирует форму с данными предыдущего сотрудника и меняет вручную ФИО и даты. Мотив понятен: так быстрее на первых десяти документах. На сотом появляется чужая фамилия в приказе, и документ переподписывают заново по всему маршруту.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Маршрут привязан к человеку. Согласующий уходит в отпуск, документы копятся в его очереди, сроки в реестре горят. Переделка маршрутов на роли после запуска дороже, чем настройка на роли сразу, потому что менять приходится каждый шаблон отдельно.
Шаблон заведён на документ из перечня исключений. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы по инструктажам и трудовая книжка остаются бумажными. Электронный шаблон на такой документ создаёт иллюзию оформления, а фактически документа нет.
После прохождения маршрута документ уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступен сотрудникам с правами на электронный архив: в Добыто КЭДО подписанный файл можно открыть, выгрузить и найти по отбору за период, если у шаблона был задан тип. Это ещё один довод настраивать классификатор до запуска, а не после первой сотни документов.
Важный нюанс из практики: отдельная статья расходов — требование возвращать подписанные документы обратно в учётную систему. Кадровому специалисту это ничего не добавляет: документ и так открывается из учётной системы по гиперссылке. Зато база задваивается, нагрузка на учётную систему растёт, а перештамповка и архивное хранение в учётной системе не поддерживаются.
Когда настраивать кастомные шаблоны не нужно
Компании до 25 сотрудников с двумя-тремя типами документов в месяц обходятся базовыми шаблонами: настройка индивидуальных форм не окупает потраченного времени делопроизводителя. Если ЛНА о КЭДО ещё не утверждён и согласия не собраны, настройка шаблонов преждевременна — состав документов и реквизиты изменятся. Для документов из перечня исключений шаблон не заводится вовсе.
Отдельно стоит требование подписывать кадровые документы простой электронной подписью на портале «Работа в России». Обязанности использовать этот портал у работодателя нет, а сотруднику придётся выходить из личного кабинета, авторизоваться в незнакомом интерфейсе с компьютера и вспоминать отдельный пароль. К этому добавляется ещё одна точка интеграции: перебои на стороне портала останавливают подписание.
Что критично в разных сценариях
Набор обязательных настроек зависит от численности и структуры компании.
| Сценарий | Что критично в шаблонах | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Базовые шаблоны приёма, отпуска и справок, две роли в маршруте | Кастомные формы, интеграция с учётной системой |
| 50-500 сотрудников, несколько подразделений | Маршруты по ролям, автоматический выбор кадровика по подразделению | Уведомления через мессенджеры |
| Более 1000 сотрудников, филиалы | Массовое ознакомление с ЛНА, запас по одновременной нагрузке, электронный архив | Возврат подписанных файлов в учётную систему |
| Много дистанционных работников | УНЭП работника и подписание со смартфона, доставка через push и SMS | Рабочие места с аппаратными токенами для рядового персонала |
Строка про нагрузку выглядит абстрактной ровно до первой массовой рассылки ЛНА, когда в систему одномоментно заходят тысячи человек. Проверить готовность можно до запуска: запросите у поставщика результаты нагрузочного тестирования на численность вашего штата.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Шаблон согласия удобнее держать в двух версиях сразу — бумажной и электронной. Сотрудников, принятых до 2022 года, вы собираете вручную, и часть согласий физически приходит на бумаге. Если версия одна, делопроизводитель на каждом втором работнике правит форму заново.»
Важный нюанс из практики: перевод обработки заявлений на кабинет сотрудника снижает временные затраты кадровой службы минимум в три раза за счёт того, что заявление и справка приходят готовой задачей в учётную систему, а не письмом на почту. Расчёт справедлив только при заполненных контактах и настроенных правилах обработки заявок: без них заявления уходят не тому ответственному.
Стоимость подключения КЭДО и настройки шаблонов в 2026 году
Цена складывается из численности штата, набора функций тарифа и того, нужны ли кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП, установка и настройка | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Настроенный шаблон — это форма с переменными плюс тип, маршрут и правило подписи, привязанное к статье 22.3 ТК РФ. Пять документов из перечня требуют от работодателя только УКЭП, а от работника — УКЭП или УНЭП; для остальных достаточно УНЭП со стороны компании и ПЭП со стороны сотрудника при наличии соглашения. Настройке предшествует инвентаризация документопотока, утверждение ЛНА, сбор согласий и проверка контактов, а маршруты строятся от ролей и подразделений, а не от фамилий.
Мы в Добыто держим шаблоны, типы и маршруты в одном разделе настроек и запускаем их на пилотной группе до раскатки на весь штат: так расхождения между формой, ЛНА и видом подписи находятся на одном тестовом сотруднике, а не на тысяче реальных документов.
Частые вопросы
Можно ли в одном шаблоне задать разные виды подписи для работодателя и работника?
Да, и в большинстве случаев это обязательно. Статья 22.3 ТК РФ описывает подпись каждой стороны отдельно: по трудовому договору работодатель применяет только УКЭП, а работник вправе подписать УКЭП или УНЭП. Шаблон должен допускать такую асимметрию, иначе придётся выдавать УКЭП всем сотрудникам без необходимости.
Нужны ли отдельные шаблоны для работников, отказавшихся от КЭДО?
Для них документооборот ведётся на бумаге, поэтому электронный шаблон не применяется. Практичнее держать бумажную и электронную версии одной формы: бумажная используется для отказавшихся и для сотрудников, принятых до 2022 года, у которых согласие ещё не получено.
Нужно ли перенастраивать шаблоны при смене руководителя, подписывающего документы?
Если в маршруте указана роль или должность, менять шаблон не нужно: система подставит нового сотрудника, занявшего должность. Перенастройка потребуется только там, где подписант задан конкретным человеком. Отдельно проверяется приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи — он обновляется вместе со сменой руководителя.
Сколько шаблонов заводить: один универсальный или отдельный на каждый случай?
Отдельный шаблон заводится под каждый повторяющийся процесс, у которого свой маршрут, свой тип или свой вид подписи. Универсальная форма с ручным выбором маршрута сводит на нет смысл настройки: делопроизводитель снова принимает решение вручную на каждом документе. Количество шаблонов техническим ограничением обычно не связано.
Как проверить, что документ подписан подписью нужного вида?
Открывается карточка подписи у файла: в ней видно вид подписи, владельца сертификата, срок его действия и время подписания. Для открепленной подписи проверяются два файла — сам документ и файл с расширением .sig. Проверку стоит включить в приёмку каждого нового шаблона, а не делать её разово при запуске.
Обязательно ли выдавать бумажную копию документа, подписанного электронно?
Да, по требованию работника. Он вправе запросить бумажный экземпляр любого кадрового документа, даже подписанного в электронном виде, и работодатель предоставляет копию в течение трёх рабочих дней. Шаблон стоит проектировать так, чтобы форма корректно печаталась и на ней отражались отметки об электронной подписи.
Что делать с шаблонами документов, у которых разные сроки хранения?
Срок хранения привязывается к типу документа, а не к шаблону. Тип задаётся первым и определяет, в какую группу документ попадёт в электронном архиве: приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся десятилетиями, графики отпусков и табели — существенно меньше. Если типы не заведены, разделить архив по срокам хранения позже не получится без ручной разметки.
