Шаблоны документов для старта КЭДО — это шесть обязательных форм: приказ о введении электронного документооборота, локальный нормативный акт о порядке его ведения, уведомление работнику, согласие работника, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП и лист ознакомления с ЛНА. Кадровая служба готовит перечни: категории работников, виды документов, маршруты подписания и сроки. Юрист закрывает нормативную часть: ссылки на статьи 22.1-22.3 ТК РФ, порядок проверки электронной подписи в соглашении, случаи возврата на бумагу. Главное различие в комплекте — статус работника. Дистанционным согласие на КЭДО не собирают, порядок обмена документами закрывают ЛНА о дистанционной работе, а с остальными Минтруд рекомендует брать письменное согласие на бумаге.
Разберём каждый шаблон по составу: какие пункты в приказе и Положении смотрит инспектор ГИТ, какой реквизит делает соглашение о ПЭП неработающим, где в тексте закрепляют вид подписи для каждой группы документов. Покажем, как проверить комплект до запуска и какие четыре документа закон оставляет на бумаге. Таблица допустимости подписей по видам документов, сценарная таблица под разные типы компаний, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите приказ о введении КЭДО прямо здесь: конструктор подставит статьи 22.1-22.3 ТК РФ, выбранные виды подписи и ответственного и отдаст готовый файл .docx.
Комплект шаблонов для старта КЭДО: кто готовит какую часть
Стартовый комплект собирают в две руки, и разделение проходит не по документам, а по абзацам внутри каждого документа. Кадровая служба знает фактуру: сколько людей в каждом подразделении, кто кому подписывает заявление на отпуск, какие документы физически проходят через отдел за месяц. Юрист знает, какая формулировка выдержит проверку и спор в суде. Если приказ пишет только кадровик, в нём обычно нет порядка проверки подписи и случаев возврата на бумагу. Если только юрист, в Положении появляются категории работников, которых в компании нет, и маршруты, по которым никто не ходит.
| Документ комплекта | Зона кадровой службы | Зона юриста |
|---|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Дата запуска, ответственный за КЭДО, состав пилотной группы | Ссылки на статьи 22.1-22.3 ТК РФ, основание издания, порядок делегирования права подписи |
| Положение о ведении КЭДО | Перечень видов документов, категории работников, маршруты и сроки подписания | Наименование информационной системы, момент получения документа, случаи ведения документов на бумаге |
| Уведомление работнику | Списки адресатов по подразделениям, срок и способ вручения, учёт вручённых уведомлений | Формулировка права работника отказаться и последствий отказа |
| Согласие работника на КЭДО | Форма бумажного бланка, порядок хранения оригиналов в личном деле | Проверка, что согласие не смешано с согласием на обработку персональных данных |
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Перечень документов, которые работник подписывает каждым видом подписи | Порядок проверки электронной подписи, правила определения подписанта, обязанность сохранять конфиденциальность ключа |
| Лист ознакомления с ЛНА | Привязка перечня актов к должностям и подразделениям | Подтверждение, что ознакомление проведено до подписания трудового договора |
Таблица показывает практический критерий готовности: если в шаблоне не заполнен ни один столбец из правой колонки, документ ещё не прошёл юридическую вычитку, каким бы аккуратным он ни выглядел.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс ждёт от работодателя два самостоятельных локальных акта, а не один. Первый вводит электронный документооборот и фиксирует информационную систему, категории работников и виды документов. Второй описывает процедуру: когда документ считается полученным, в какой срок его нужно подписать, что делать при сбое. Сколько будет физических файлов, значения не имеет, важно, чтобы содержательно закрыты были оба блока. Откройте свой проект Положения и найдите в нём абзац про момент получения документа: если его нет, регламента у вас пока тоже нет.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: что писать в шаблонах и чем эти подписи различаются
Три вида электронной подписи установлены 63-ФЗ от 06.04.2011 и не взаимозаменяемы. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль и код: она не защищает документ от изменений после подписания. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся криптографическими средствами и показывает, что документ не менялся после подписания. Усиленная квалифицированная (УКЭП) отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и такая подпись признаётся равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон.
В поисковых запросах эта тройка регулярно превращается в набор искажённых формулировок, и каждую из них стоит разобрать, потому что за ними стоят реальные вопросы делопроизводителей. Единицы измерения у УКЭП нет: подпись не считают штуками, мегабайтами или лимитом подписаний. У неё есть сертификат с ограниченным сроком действия, и планировать нужно именно перевыпуск сертификата. Подписки у УКЭП тоже нет: оплачивается выпуск сертификата и, отдельно, лицензия на средство криптографической защиты. Сокращение ЕИО означает единоличный исполнительный орган, то есть генерального директора, и подписывать кадровые документы от лица компании простой электронной подписью он не может: со стороны работодателя закон допускает только усиленные виды подписи.
Дальше идёт то, ради чего таблица допустимости вообще попадает в шаблон Положения. Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и для первой группы выбор подписи у работника ограничен.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования с отрывом от работы | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления на отпуск, приказы по личному составу, ЛНА, служебные записки, табели | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует практическое решение по комплекту: если компания хочет обойтись одним видом подписи для работника, выбирают УНЭП, потому что она закрывает обе группы документов. ПЭП оставляют как дополнительный вариант для массовых ознакомлений, и тогда в Положении появляется отдельный перечень документов под каждый вид подписи. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках подключения, поэтому в шаблоне Положения формулировку про порядок выдачи подписи привязывают к системе, а не к внешнему удостоверяющему центру.
Факт: усиленную неквалифицированную подпись работник может получить бесплатно в мобильном приложении Госключ, порядок её формирования установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Для выпуска достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах, визит в удостоверяющий центр не нужен.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если работник подписывает документы ПЭП или УНЭП, между сторонами нужно соглашение, и в нём обязателен порядок проверки подписи. Это требование 63-ФЗ, и именно этот пункт чаще всего забывают: в шаблоне описывают, как подпись формируется, и ничего не пишут о том, как её проверяют. С УКЭП такое соглашение формально не требуется, потому что квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Возьмите свой проект соглашения и поищите в нём слово проверка: если его нет, документ придётся дополнять.»
Приказ и Положение о КЭДО: пункты, которые читает инспектор
Приказ о введении КЭДО выполняет три задачи: фиксирует дату запуска, утверждает Положение и назначает ответственного. Ответственного назначают отдельным пунктом или отдельным приказом, и вместе с ним закрепляют делегирование права подписи, если документы от лица работодателя подписывает не генеральный директор, а руководитель кадровой службы или бухгалтер по расчёту зарплаты. Без этого пункта подпись сотрудника кадровой службы на приказе о приёме формально не имеет основания.
Положение о ведении КЭДО — основной документ комплекта, и его проверяют внимательнее всего. Минимальный состав, который закрывает требования статьи 22.2 ТК РФ, выглядит так: наименование информационной системы, перечень видов документов в электронном виде, категории работников, порядок доступа к системе, срок подписания и момент, с которого документ считается полученным, порядок взаимодействия с профсоюзом, случаи ведения документов на бумаге. Отдельно в Положении закрепляют требования Минтруда к форматам: единые требования к составу и форматам кадровых документов в электронном виде опубликованы на странице Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений вместе с XML-схемой описания документа.
Полезно знать: Роструд обновил формы проверочных листов и прямо приравнял трудовой договор, заключённый в электронной форме, к бумажному. Отсутствие бумажного экземпляра при действующем КЭДО нарушением не считается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как собрать комплект шаблонов для запуска КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень документов, которые компания реально подписывает с работниками за год, и разделите его на три части: переводим в электронный вид сразу, переводим позже, оставляем на бумаге по закону.
- Шаг 2. Определите участников каждого маршрута. По одному документу цепочка может выглядеть как работник, непосредственный руководитель, руководитель кадровой службы, а по другому включать бухгалтерию и директора.
- Шаг 3. Выберите виды подписи под каждую группу документов по таблице допустимости и зафиксируйте выбор в проекте Положения.
- Шаг 4. Подготовьте приказ о введении КЭДО, приказ об утверждении Положения и приказ об ответственном за КЭДО с делегированием права подписи.
- Шаг 5. Сделайте бумажные бланки уведомления, согласия на переход и отказа от перехода: эти три формы работают в паре и нужны в одном тираже.
- Шаг 6. Отдельно подготовьте соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с порядком проверки подписи и согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата.
- Шаг 7. Прогоните весь комплект на пилотной группе из одного подразделения и только после этого тиражируйте формы на всю компанию.
В практике Добыто пилотную группу закладывают в проект до раскатки на весь штат: на пилоте вскрываются несостыковки между перечнем документов в Положении и реальными маршрутами, и править шаблон на 20 человек дешевле, чем переподписывать согласия у 2000.
Уведомление, согласие и отказ: где закон требует бумагу
Уведомление о переходе на КЭДО вручают каждому работнику, и в нём указывают право отказаться. Отказ или молчание работника не лишает его права перейти на электронный документооборот позже: это прямо закрепляют в тексте уведомления, иначе формулировка выглядит как принуждение. Согласие оформляют отдельным документом, а не строкой в уведомлении, потому что уведомление подтверждает информирование, а согласие — волеизъявление.
Внимание: по разъяснениям Минтруда согласие работника на переход на КЭДО собирают в письменном виде на бумаге. Сбор согласий через электронную почту или анкету в системе на дату публикации остаётся рискованным сценарием: в трудовом споре доказывать волеизъявление придётся именно работодателю.
Согласие на КЭДО не заменяет согласие на обработку персональных данных и не поглощается им. Если работодатель сам регистрирует работников в системе и передаёт туда их данные, оператором остаётся работодатель, а сервис действует по его поручению по 152-ФЗ. Это меняет комплект: помимо согласия на КЭДО в личное дело ложится согласие на обработку персональных данных и, если подпись выпускается через удостоверяющий центр, отдельное согласие на обработку данных для выпуска сертификата.
Шаблоны приказов, уведомлений и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран под последовательность запуска, начинать удобнее с приказа о введении КЭДО и Положения, остальные формы подстраиваются под них.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников из потока сбора согласий имеет смысл вывести сразу. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, и достаточно закрепить его в ЛНА о дистанционной работе или в самом трудовом договоре. Правила общего КЭДО на них по умолчанию распространять не нужно, режим для дистанционных мягче. Посмотрите свой ЛНА о дистанционной работе: если раздела об электронном взаимодействии там нет, добавить его быстрее, чем собирать согласия по всей удалённой части штата.»
Что закон оставляет на бумаге и как это отражают в шаблонах
Четыре позиции не переводятся в электронный вид ни при каком составе комплекта: приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка с внесением в неё сведений. Эти четыре пункта выносят в отдельный раздел Положения, иначе перечень видов документов в электронном виде получается шире закона, и любой аудит начинается именно с этого расхождения.
Отдельно в Положении описывают случаи, когда работодатель временно возвращается к бумаге. Закон разрешает предусмотреть такие ситуации, и формулировать их лучше широко: недоступность информационной системы, отсутствие устойчивого интернет-соединения, технический сбой у оператора. Пункт работает как страховка: если работник не смог подписать заявление на отпуск электронно и подписал бумажный вариант, документооборот не считается нарушенным. Подписать документ задним числом система не даст, отметка времени фиксируется автоматически, и это ещё один аргумент в пользу того, чтобы прописать бумажный резервный сценарий заранее.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Переход на КЭДО не означает, что ни одна бумажка больше не будет распечатана. Работник, который согласился на электронный документооборот, соглашается получать документы в электронном виде, а не отказывается от бумаги навсегда. Если из тысячи приказов два ушли на бумагу, потому что у человека не было интернета, ничего не рушится. Заложите этот сценарий в Положение, и у кадровой службы будет законный выход из ситуации вместо импровизации.»
Проверка комплекта до запуска: чек-лист, сценарии и цена ошибки
Перед тиражированием шаблонов на весь штат комплект прогоняют по короткому списку. Каждый пункт закрывает конкретное расхождение, которое всплывает уже после запуска.
- Информационная система названа. В Положении указано конкретное наименование системы, а не общая фраза об электронном документообороте.
- Момент получения документа определён. Написано, с какой секунды документ считается полученным работником и в какой срок его нужно подписать.
- Перечень документов не шире закона. Приказ об увольнении, инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая в перечень электронных документов не попали.
- Виды подписи расписаны по группам. Для трудового договора и допсоглашений указана УКЭП работодателя, для работника — УКЭП или УНЭП.
- Порядок проверки подписи есть в соглашении. Если работник подписывает ПЭП или УНЭП, соглашение содержит порядок проверки, а не только порядок формирования подписи.
- Согласия отделены друг от друга. Согласие на КЭДО, согласие на обработку персональных данных и согласие на обработку данных для выпуска сертификата оформлены отдельными бланками.
- Право подписи делегировано. Если приказы подписывает не директор, есть приказ о делегировании права подписи с указанием должности и вида подписи.
- Хранение и выгрузка описаны. Понятно, где хранятся файлы подписи, как выгружается юридически значимый архив и что предъявляется при проверке.
Что критично в комплекте в зависимости от ситуации компании
Универсального комплекта нет: набор форм и глубина их проработки зависят от того, с кем именно компания подписывает документы.
| Сценарий | Критично в комплекте | Вторично |
|---|---|---|
| Офисный штат, работники приняты до 2022 года | Бумажное уведомление каждому и бумажное согласие в личное дело | Тонкая настройка маршрутов согласования |
| Дистанционные работники | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии и подтверждении получения | Сбор согласий на переход на КЭДО |
| Работники без трудового стажа на 31 декабря 2021 года | Лист ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора | Отдельное согласие на переход |
| Самозанятые и исполнители по договорам ГПХ | Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи по 63-ФЗ | Формы по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, они на исполнителей не распространяются |
| Производство с регулярными инструктажами по охране труда | Раздел Положения с перечнем бумажных исключений и порядком их учёта | Электронные заявления на отпуск |
Строка про самозанятых закрывает самую частую подмену: требования Трудового кодекса к работникам не переносятся на исполнителей по ГПХ, у них своя конструкция через соглашение об электронном документообороте. В проектах Добыто сценарий определяют до написания шаблонов: от него зависит, какие формы вообще войдут в комплект, а какие окажутся лишними.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Во что обходится ошибка в шаблоне
Цена ошибки в комплекте измеряется не переизданием приказа. Если Положение не содержит порядка осуществления электронного документооборота или в соглашении о ПЭП нет порядка проверки подписи, спорный документ теряет доказательственную силу: в трудовом споре работник заявляет, что подписи не ставил, а работодателю нечем подтвердить обратное. Нарушение требований трудового законодательства влечёт ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора квалифицируется по части 4 той же статьи, там для юридических лиц предусмотрен штраф от 50 000 до 100 000 рублей.
Вторая часть цены — время. Пересобрать комплект после запуска означает заново уведомить работников, заново собрать бумажные согласия и переподписать документы там, где вид подписи не соответствует статье 22.3 ТК РФ. При штате в несколько сотен человек это месяцы работы кадровой службы, тогда как проверка проектов шаблонов юристом занимает несколько дней.
Когда шаблоны для КЭДО готовить рано
Комплект не нужен, если компания состоит из директора и двух работников, оформляет три кадровых документа в год и все они подписываются в офисе за пять минут: административные издержки на ЛНА, уведомления и согласия превысят выигрыш. Не нужен он и тем, кто работает исключительно с самозанятыми и исполнителями по ГПХ: там трудовых отношений нет, и вместо форм по статьям 22.1-22.3 ТК РФ достаточно соглашения об электронном документообороте в договоре. Если основной массив кадровых операций приходится на увольнения и инструктажи по охране труда, электронный документооборот покроет незначительную часть потока, и запускать его имеет смысл после того, как в компании появится ощутимый объём отпусков, командировок и допсоглашений.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто
Стоимость складывается из численности подключаемых работников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма зависит от выбранного тарифа и численности подключаемых сотрудников, а разница при смене тарифа пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Кастомные шаблоны в тарифе «Бизнес» решают ровно ту задачу, о которой шла речь выше: перечни, маршруты и виды подписи из Положения переносятся в систему один раз, и дальше документ на подпись уходит уже по утверждённому маршруту.
Выводы
Стартовый комплект для КЭДО держится на шести формах, и каждая из них имеет двойное авторство: кадровая служба вносит фактуру о людях, документах и маршрутах, юрист — нормативную обвязку и оговорки. Виды подписи расписывают по группам документов заранее, потому что для трудового договора и допсоглашений закон оставляет работодателю только УКЭП. Четыре бумажных исключения выносят отдельным разделом, а случаи временного возврата к бумаге формулируют широко и заранее.
Мы в Добыто собираем такой комплект вместе с кадровой службой клиента и прогоняем его на пилотной группе до раскатки на весь штат, чтобы расхождения между текстом Положения и реальными маршрутами всплывали на двадцати сотрудниках, а не на двух тысячах.
Частые вопросы
Нужно ли собирать согласие на КЭДО у работников, принятых после 31 декабря 2021 года
Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа по состоянию на эту дату. Отсутствие стажа проверяют по сведениям о трудовой деятельности. Таких работников уведомляют о ведении электронного документооборота, знакомят с ЛНА до подписания трудового договора и фиксируют ознакомление листом. Отдельный бланк согласия на переход им не оформляют, но согласие на обработку персональных данных остаётся обязательным.
Можно ли одним документом оформить и Положение о КЭДО, и порядок его осуществления
Можно. Трудовой кодекс требует, чтобы содержательно были закрыты оба блока: введение электронного документооборота с указанием системы, категорий работников и видов документов, и процедура — сроки подписания, момент получения документа, действия при сбое. Количество физических файлов значения не имеет. На практике удобнее один документ с двумя разделами: его проще менять и повторно доводить до работников.
Как быть, если работник потерял телефон, на котором хранилась электронная подпись
Подпись деактивируют по обращению работника, а после переустановки приложения выпускают заново. Ключ хранится на самом устройстве и защищён пин-кодом, поэтому доступ к аккаунту не даёт возможности подписать документ за владельца. Ранее подписанные документы при этом никуда не пропадают: они остаются в системе и доступны с компьютера, подпись нужна только для новых подписаний.
Что писать в шаблонах, если компания подписывает документы с самозанятыми
С самозанятыми и исполнителями по ГПХ оформляют соглашение об электронном документообороте, а не формы по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Если стороны используют ПЭП или УНЭП, соглашение обязательно содержит порядок проверки подписи и правила определения подписанта: это требование 63-ФЗ. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется, но на практике его всё равно заключают, чтобы зафиксировать каналы обмена и сроки.
Сколько времени занимает подготовка комплекта и запуск
Подготовка шаблонов силами кадровой службы и юриста укладывается в несколько дней, а весь проект перехода реалистичнее планировать не менее чем на три месяца: основное время уходит на сбор бумажных согласий и на работу с возражениями работников. Установка готового коннектора к учётной системе занимает около часа, интеграция через API — от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации команды разработки.
Обязательно ли дублировать электронные кадровые документы на бумаге
Нет. После введения КЭДО документы, переведённые в электронный вид, на бумаге не дублируются. Роструд в проверочных листах приравнял трудовой договор, заключённый в электронной форме, к бумажному. Дублирование остаётся только для четырёх позиций, которые закон вообще не разрешает вести электронно: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка.
Что делать, если работник подписал бумажный документ, хотя должен был подписать электронный
Нарушением это не считается, если в Положении заранее предусмотрены случаи ведения документов на бумаге. Часть документов по одному и тому же работнику может быть подписана электронно, часть — на бумаге, закон это не запрещает. Подписать документ задним числом в системе не получится: отметка времени фиксируется автоматически, поэтому при пропуске срока документ либо подписывают на бумаге, либо переоформляют текущей датой.
