Простой по вине работодателя: оформление в КЭДО 2026

Простой по вине работодателя — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, когда сотрудник готов трудиться, но компания не может обеспечить его работой. Из этой статьи вы поймёте, как правильно оформить приказ о простое, какой код поставить в табеле, сколько платить работнику и какие из этих документов разрешено вести в электронном виде без распечатки. Разберём порядок действий по состоянию на 2026 год, чтобы кадровик не собирал подписи по-старому, бегая с бумажками между этажами. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь процесс перевода кадровых процессов в цифру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое простой по вине работодателя по ТК РФ

Понятие простоя закреплено в части 3 статьи 72.2 ТК РФ. Это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Срыв поставки сырья, поломка оборудования, падение заказов, приостановка проекта — всё это ситуации, в которых работник физически на месте, способен выполнять обязанности, но работы для него нет.

Закон делит простой на три вида, и это не формальность. От того, кто виноват, зависит размер оплаты и код в табеле. Простой по вине работодателя — когда приостановка произошла из-за решений или бездействия компании: не закупили материалы, не подготовили фронт работ, заморозили направление. Простой по причинам, не зависящим от сторон — форс-мажор, отключение энергоснабжения городскими сетями, эпидемиологические ограничения. И простой по вине работника — когда к остановке привели его действия, например он сломал станок по неосторожности.

Грань между этими тремя видами тонкая только на первый взгляд. На практике именно от квалификации простоя зависит, заплатит компания две трети среднего заработка или вообще ничего. Поэтому формулировку причины в приказе нужно продумывать заранее, а не подгонять задним числом, когда уже пришёл инспектор.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый головняк, который я вижу в спорах, — работодатель оформил простой, но в приказе не указал чётко, по чьей вине он введён. Суд в таком случае трактует неопределённость в пользу работника и взыскивает оплату по максимальной планке. Причину пишите конкретно: не абстрактное «в связи со сложной обстановкой», а реальное основание со ссылкой на статью 157.»

Как оплачивается простой по вине работодателя

Часть 1 статьи 157 ТК РФ отвечает на главный вопрос работника прямо: время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы. Не оклада, не тарифной ставки, а именно среднего заработка, который считается по тем же правилам, что и отпускные — с учётом премий и надбавок за расчётный период.

Сравните с другими видами. Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя — это меньше, потому что базой служит голый оклад без среднего. А простой по вине работника не оплачивается вообще. Вот почему квалификация — это не бюрократия, а живые денежки для обеих сторон.

Оплачивается только то время, которое работник по своему графику мог бы отработать, если бы не простой. Если в коллективном договоре или трудовом договоре прописан повышенный процент — платить нужно по нему. Праздничные и выходные дни, попавшие в период простоя, отдельно не оплачиваются, если по графику работника это нерабочие дни.

Какие документы оформляют при простое и можно ли вести их в КЭДО

Оформление простоя — это не один приказ, а небольшой комплект документов. В минимальном виде он такой: приказ (распоряжение) о введении простоя, ознакомление работников с этим приказом, отметки в табеле учёта рабочего времени, при необходимости — уведомление службы занятости, и в конце — приказ об окончании простоя. Иногда добавляют акт, фиксирующий факт и причину приостановки работы, особенно если простой связан с поломкой или срывом поставки.

Теперь о главном для нашей темы. КЭДО регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ, которые ввёл 377-й закон. Часть 3 статьи 22.1 перечисляет документы-исключения, которые в электронном виде вести нельзя: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда. Приказа о простое в этом списке нет. Значит, и приказ, и ознакомление с ним, и табель спокойно ведутся в системе КЭДО без дублирования на бумаге.

Это особенно важно при простое. Часто он вводится для целого подразделения или для людей, которые разбросаны по площадкам и регионам. Гонять курьера с приказом по двадцати адресам — это та самая бумажная волокита, ради которой и придумали электронный документооборот. В сервисе Добыто приказ о простое уходит на ознакомление сразу всей группе работников, и каждый подтверждает его со своего телефона, не приходя в отдел кадров.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда вводят простой по экономическим причинам, люди часто уже сидят по домам — производство встало, ехать в офис ради подписи на приказе бессмысленно. Тут КЭДО закрывает боль идеально: разослали приказ скопом, все ознакомились за день. По-старому на это уходила неделя, и половина листов ознакомления потом терялась.»

Приказ о простое по вине работодателя в электронном виде: что включить

Унифицированной формы приказа о простое нет, оформляется в свободной форме. Но набор обязательных реквизитов сложился на практике и проверяется инспекцией ГИТ. Без них документ легко оспорить.

В приказе указывают: дату начала простоя и дату окончания (либо событие, при наступлении которого простой завершится, если точная дата неизвестна); причину простоя с прямым указанием на вину работодателя; поименный состав работников с должностями и структурными подразделениями, которых касается режим; порядок оплаты со ссылкой на статью 157 ТК РФ; а также указание, должны ли работники находиться на рабочих местах в период простоя или освобождаются от присутствия. Последний пункт забывают чаще всего, а он принципиальный — от него зависит, может ли человек на это время устроиться куда-то ещё или обязан сидеть на месте.

Как оформить приказ о простое по вине работодателя в КЭДО: пошаговая инструкция

Какой подписью подписывают приказ о простое в КЭДО

Здесь два участника и две разные подписи. Работодатель подписывает приказ о простое усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП. Это требование к стороне работодателя по статье 22.3 ТК РФ, и оно не обсуждается: только квалифицированная подпись придаёт приказу полную юридическую силу со стороны компании.

Работник для ознакомления с приказом вправе использовать простую электронную подпись. Ознакомление с приказом путём проставления ПЭП закон прямо признаёт подписанием. Можно использовать и усиленную неквалифицированную подпись, в том числе УНЭП через приложение Госключ — это бесплатный сервис Минцифры, работающий на базе ЕСИА. Для приказа о простое выпускать работнику дорогую УКЭП не нужно, и это совсем другие денежки для работодателя при массовом оформлении.

Когда приказ касается десятков людей, ручная рассылка превращается в затык. Здесь выручает массовое подписание документов электронной подписью, когда один приказ уходит всей группе, и система собирает подтверждения параллельно. Мы в Добыто настраиваем маршрут так, что работодатель ставит УКЭП один раз, а каждый работник подтверждает ознакомление своей подписью со смартфона.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Кадровики часто думают, что под каждый приказ работнику надо городить квалифицированную подпись. Это лишние грабли и лишние расходы. Для ознакомления с приказом о простое хватает ПЭП — она у сотрудника появляется внутри системы автоматически, без похода в удостоверяющий центр и без флешки.»

Образцы документов для оформления простоя и перехода на КЭДО

Табель учёта рабочего времени при простое: код РП (31)

Вести табель обязан каждый работодатель — это требование части 4 статьи 91 ТК РФ. В период простоя по вине работодателя в табеле проставляется буквенный код РП или цифровой 31. Эти обозначения закреплены в указаниях по применению форм Т-12 и Т-13, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Не путайте коды по видам простоя. РП (31) — простой по вине работодателя. НП (32) — простой по причинам, не зависящим от воли сторон. ВП (33) — простой по вине работника. Ошибка в коде ведёт к неверному расчёту оплаты, а это уже нарушение по оплате труда. Коммерческие организации вправе разработать свою форму табеля с собственными обозначениями, но менять смысл кодов и базу расчёта они не могут.

Табель ведётся как на бумаге, так и в электронном виде — оба варианта равнозначны. Если в компании работает суммированный учёт, перед проставлением кодов простоя полезно рассчитать норму рабочего времени, чтобы корректно определить, сколько часов попадает на простой.

Уведомление службы занятости о простое

Если простой связан с приостановкой производства, работодатель обязан сообщить об этом в органы службы занятости. Срок — три рабочих дня после принятия решения о приостановке. Основание — пункт 3 части 1 и часть 5 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». Уведомление подаётся по форме № 3, утверждённой приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н, через портал «Работа России».

За несообщение грозит административный штраф по статье 19.7 КоАП РФ: от 3000 до 5000 рублей для организации и от 300 до 500 рублей для должностного лица. Сумма небольшая, но сам факт нарушения инспектор фиксирует, а это повод присмотреться ко всему оформлению простоя внимательнее.

Типичные ошибки при оформлении простоя и их цена

Простой кажется простой процедурой, пока не доходит до проверки. Вот ошибки, которые обходятся компании дороже всего.

Не оформили простой документально, но работу остановили. Так делают, чтобы не платить две трети заработка — вроде как «никакого простоя не было». На деле работник через суд легко докажет вынужденную приостановку показаниями, перепиской, отсутствием задач. Цена ошибки — взыскание всей недоплаты плюс проценты по статье 236 ТК РФ и штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей.

Указали неверную вину в приказе. Написали «по причинам, не зависящим от сторон», чтобы платить меньше, хотя виноват работодатель. При проверке квалификацию переоценят, доначислят разницу до двух третей среднего заработка за весь период.

Поставили в табеле не тот код. Код НП вместо РП занижает оплату. Это прямое нарушение оплаты труда со штрафом по статье 5.27 КоАП РФ — для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей за первичное нарушение и от 50 000 до 70 000 рублей за повторное.

Не ознакомили работников с приказом. Без подтверждённого ознакомления приказ для работника как бы не существует. В практике Добыто мы видим это в каждом втором проекте: на бумаге листы ознакомления теряются, и доказать факт уведомления нечем. В КЭДО отметка о времени ознакомления фиксируется автоматически и хранится в реестре — при споре это закрывает вопрос.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Логику в требовании оформлять простой искать бессмысленно для тех, кто привык работать по понятиям «и так все всё понимают». Его нужно просто выполнить. Нет приказа, нет ознакомления, нет кода в табеле — значит, для инспектора и для суда простоя не было, а была неоплаченная остановка работы по вине компании. И платить придётся по полной.»

Стоимость оформления простоя и тарифы на КЭДО для бизнеса в 2026 году

Отдельной платы за «оформление простоя» не существует — приказ, ознакомление и табель ведутся внутри системы КЭДО, поэтому стоимость складывается из тарифа на саму систему. Цена зависит от численности персонала, набора подписей и нужных модулей вроде интеграции с 1С и электронного архива.

Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Тариф Старт подходит, когда простой нужно оформить разово в небольшой компании, а Бизнес закрывает регулярную работу с приказами и ознакомлениями на неограниченном штате.

Выводы: оформление простоя по вине работодателя в КЭДО

Простой по вине работодателя оформляется приказом в свободной форме, в котором обязательны даты, причина с указанием вины, поимённый список работников, порядок оплаты со ссылкой на статью 157 ТК РФ и режим присутствия на рабочих местах. Оплата составляет не менее двух третей среднего заработка. В табеле проставляется код РП (31). Если простой связан с приостановкой производства, в течение трёх рабочих дней подаётся уведомление в службу занятости по форме № 3.

Приказ о простое не входит в перечень исключений части 3 статьи 22.1 ТК РФ, поэтому его можно издавать, подписывать и направлять на ознакомление в системе КЭДО без бумажного дубликата. Работодатель подписывает приказ усиленной квалифицированной подписью, работнику для ознакомления достаточно простой электронной подписи или УНЭП через Госключ. Электронная отметка о времени ознакомления фиксируется автоматически и служит доказательством при проверке ГИТ и в суде.

Главная защита от штрафов — не экономить на оформлении. Неоформленный или неверно квалифицированный простой оборачивается доначислением оплаты, процентами по статье 236 ТК РФ и штрафом по статье 5.27 КоАП РФ до 50 000 рублей для организации. При массовом простое электронное оформление снимает риск потери листов ознакомления и сокращает срок сбора подписей с нескольких дней до часов.

Часто задаваемые вопросы