Оформление стажировки через КЭДО: документы и сроки 2026

Оформление стажировки через КЭДО — это перевод всего пакета документов стажёра в электронный вид: от срочного или ученического договора до программы стажировки и листов ознакомления с инструктажами. Из статьи вы поймёте, какие документы стажёру можно подписать электронной подписью, а какие закон оставляет на бумаге, какой вид подписи нужен для договора, а какой — для заявлений, и за какой срок реально запустить процесс на группу новичков. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где разобран весь путь компании от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое стажировка и почему её оформляют по-разному

Трудовой кодекс прямого определения стажировки не даёт. На практике под этим словом скрываются три разные ситуации, и от того, какая из них перед вами, зависит весь комплект документов. Первая — стажировка как форма обучения новичка под руководством опытного сотрудника, когда человек осваивает профессию в процессе работы. Вторая — стажировка по охране труда на рабочих местах с вредными и опасными условиями, она регулируется правилами обучения по охране труда и приказом Минтруда. Третья — студенческая или преддипломная практика по договору с учебным заведением.

В кадровом учёте чаще всего встречается первый и второй варианты. И вот тут начинается путаница. Кто-то берёт стажёра вообще без документов, на словах, мол, «походи неделю, посмотрим». Это прямой путь к спору. Был реальный случай: человека взяли на месяц со стипендией в один МРОТ, потом отказали в трудоустройстве, он пошёл в суд и потребовал заключить бессрочный договор плюс оплату за вынужденный прогул — в сумме порядка 320 тысяч рублей. Работодатель оправдывался тем, что ученический договор так и не подписали, а трудовой не заключали. Логику в такой «экономии» искать бессмысленно — её там нет.

Стажировка — это всегда оформленные отношения, и работа стажёра оплачивается. Если оформляете срочным трудовым договором, оплата идёт по правилам трудового договора и не ниже МРОТ. Если ученическим — выплачивается стипендия, тоже не ниже минималки, по статье 204 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самый частый косяк — взять человека «на пробу» без бумаг. Стажёр — это не бесплатная рабочая сила и не кандидат на собеседовании. Как только он приступил к обязанностям, отношения уже трудовые по факту, даже если вы их не оформили. И суд это увидит. Поэтому первым делом — договор, и только потом стажировка.»

Какими документами оформляют стажёра

Со стажёром заключают официальный договор — срочный трудовой, бессрочный трудовой или ученический. Ученический договор тут особый: по статье 198 ТК РФ он дополняет трудовой, а не заменяет его, поэтому полностью обойтись только ученическим не получится. Выбор между срочным трудовым и ученическим — это, по сути, выбор налогового режима и степени гибкости.

Ученический договор удобен тем, что страховые взносы на стипендию обучающемуся не начисляются — такие выплаты не относятся к объекту обложения по статье 420 НК РФ. НДФЛ при этом удерживается в общем порядке. Плюс при досрочном уходе стажёр обязан возместить затраты на обучение, если это прописано. Срочный трудовой проще и понятнее проверяющим: в нём указывают основание срочности (например, выполнение работ, связанных со стажировкой), должность стажёра, условия труда и срок.

Базовый комплект для оформления стажёра выглядит так:

• срочный трудовой или ученический договор (а к ученическому — ещё и трудовой);
• приказ о приёме на работу либо приказ о зачислении на стажировку;
• программа стажировки с перечнем навыков и сроками;
• положение о стажировке как локальный нормативный акт;
• приказ о закреплении наставника;
• лист ознакомления с должностной инструкцией и ЛНА;
• согласие на обработку персональных данных.

Должность стажёра рекомендую вносить в штатное расписание отдельно: обязанности на ней обычно отличаются от обязанностей основных работников, и при проверке инспектор ГИТ первым делом сверяет договор со штаткой. Если должности в расписании нет — вопросы появятся сразу.

Проверка стажёра перед оформлением

Прежде чем заводить человека в систему и готовить договор, многие компании прогоняют кандидата-стажёра по базовой проверке — паспорт, действительность документов, отсутствие явных стоп-факторов. Это нормальная практика, особенно если стажёр получит доступ к материальным ценностям или данным. Проверить можно онлайн, по основным данным:

Введите ФИО, дату рождения, серию и номер паспорта без пробелов и дату его выдачи, при наличии — данные водительского удостоверения, проверьте корректность и нажмите «Проверить». Кнопка «Очистить поля» сбрасывает форму.

Какие документы стажёра можно перевести в КЭДО, а какие нельзя

Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Перевести в электронный вид можно почти все документы стажёра: договоры, приказы о приёме, программу стажировки, положение, листы ознакомления с ЛНА, заявления, табели, дополнительные соглашения. Но часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге закрытый перечень:

• трудовую книжку, если стажёр выбрал бумажную форму;
• акт о несчастном случае на производстве (формы Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС);
• приказ об увольнении — с дистанционными сотрудниками можно подписать электронно, но придётся продублировать на бумаге;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе на рабочем месте.

Вот тут для стажировки кроется важный нюанс. Если стажировка — это именно стажировка по охране труда перед допуском к самостоятельной работе, то журнал инструктажей и подтверждающие документы по охране труда придётся вести по-старому, на бумаге. Эти документы используют при расследованиях, поэтому закон вынес их за рамки КЭДО, чтобы исключить неправомерные действия недобросовестных работодателей. А вот сам трудовой или ученический договор, программу стажировки, приказ о наставнике — всё это спокойно уходит в электронный вид.

Образцы документов для оформления стажировки и КЭДО

Какой электронной подписью подписывать документы стажёра

Тут чаще всего и ломаются. Вид подписи зависит от документа, и перепутать нельзя. По общему правилу работодатель подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью — УКЭП. Кадровик, действующий от имени организации, использует УКЭП с машиночитаемой доверенностью, МЧД. А вот со стороны стажёра вариантов несколько.

Для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора закон требует от работника как минимум усиленную неквалифицированную подпись — УНЭП — полученную в информационной системе работодателя или через Госуслуги, либо собственную УКЭП. Простая электронная подпись, ПЭП, для этих документов не подходит. Это критично: подписать трудовой или ученический договор стажёра «одноразкой» из СМС нельзя, документ не будет иметь силы.

А вот всё остальное — заявления, листы ознакомления с программой стажировки, с положением, с ЛНА, уведомления — стажёр может подписывать ПЭП. И это сильно упрощает жизнь: для большинства документов хватает простой подписи прямо в личном кабинете.

Удобнее всего сейчас стажёру подписывать через «Госключ». Приложение позволяет выпустить УНЭП или УКЭП прямо на смартфоне, без визита в удостоверяющий центр. По разъяснению Минтруда, обеспечивать связку информационной системы с Госуслугами работодатель обязан только при двух условиях одновременно: если сотрудник использует ПЭП и в заявлении указал, что хочет получать документы через портал Госуслуг. В остальных случаях интеграция — это право, а не обязанность.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Нюанс при оформлении стажёра — не пихать УКЭП туда, где она не нужна. Договор — да, тут УНЭП или квалифицированная. А вот ознакомить с программой стажировки и положением можно простой подписью в личном кабинете, это совсем другие денюжки для работодателя. Госключ закрывает обе задачи: человек ставит приложение, водит пальцем по экрану — и подпись готова, бегать в МФЦ не надо.»

В практике Добыто мы выпускаем подпись для нового стажёра онлайн за 10 минут — кадровику не нужно никуда ехать, и сам стажёр может находиться где угодно: в офисе, дома на удалёнке, в другом городе. Это особенно выручает, когда стажировка распределённая и новички живут в разных регионах.

Как оформить стажировку через КЭДО: порядок действий

Сам процесс, когда КЭДО уже запущен в компании, выглядит ощутимо короче бумажного. На онбординге у наших клиентов подписание всего пакета документов новичка ужимается до 30 минут вместо привычного полудня беготни с бумажками. Кадровик формирует документы в системе или в 1С, отправляет на подписание, стажёр открывает их в приложении и подписывает — всё фиксируется с отметками времени.

Перед тем как оформлять первого стажёра электронно, в компании должна быть готова база КЭДО: положение о переходе на электронный документооборот, согласия сотрудников, выбран вид подписи. Без согласия работника на КЭДО переводить его на электронный документооборот нельзя — это требование статьи 22.2 ТК РФ. Со стажёром это согласие обычно берут сразу при оформлении. Если сомневаетесь в формулировках или порядке оформления, спорные ситуации по трудовым отношениям разбирает Роструд на сервисе Онлайнинспекция.рф.

Как оформить стажёра через КЭДО: пошаговая инструкция

Маршрут согласования настраивается гибко: где-то договор стажёра визирует только руководитель, где-то — цепочка из наставника, руководителя подразделения и кадровика. Когда стажёров набирают группой, выручает массовое подписание документов сразу — не нужно оформлять каждого новичка поштучно. В сервисе Добыто такие маршруты перенастраиваются без привлечения разработчиков, что удобно при сложной структуре компании.

Наставник у стажёра: что изменилось с 2025 года

С 1 марта 2025 года в Трудовом кодексе действует статья 351.8 — про наставничество в сфере труда (введена Федеральным законом от 09.11.2024 № 381-ФЗ). Для оформления стажировки это напрямую важно: у стажёра почти всегда есть наставник, и теперь его работу нужно оформлять и оплачивать по правилам.

Поручить функции наставника можно только с письменного согласия работника, принуждать нельзя. Размеры и условия выплат за наставничество фиксируются в трудовом договоре или допсоглашении с наставником, в соответствии с действующей у работодателя системой оплаты труда и с учётом объёма работы. Отсутствие оплаты за наставничество нарушает права работника-наставника и может стать поводом для административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Все эти документы — уведомление наставнику, его согласие, допсоглашение, положение о наставничестве — спокойно оформляются через КЭДО. На одном из вебинаров HR с производства рассказывала про головняк переходного периода: появилась статья про наставничество, оплачивать надо ежемесячно, а контроль того, что наставник реально работал со стажёром, не выстроен. Электронный документооборот эту историю закрывает: видно, кто, когда и какие документы подписал, и к оплате не подкопаешься.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«С наставничеством после марта 2025-го многие наступили на грабли: оформили кучу людей наставниками по-старому, а доплату не провели. Теперь это прямое нарушение. Совет простой — согласие наставника, допсоглашение с суммой и привязка к стажёру, и всё это через КЭДО, чтобы при проверке ГИТ цепочка подписей с датами была под рукой.»

Кстати, грань между наставничеством и стажировкой по охране труда тонкая, но это разные вещи: стажировка по охране труда — это инструктаж и допуск к работе, а наставничество — помощь в освоении навыков. Доплата по статье 351.8 ТК РФ возникает именно за наставничество, если работник к нему привлечён.

Стоимость оформления стажировки через КЭДО в 2026 году

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для оформления стажёров отдельной платы нет — стажёр считается таким же пользователем системы, как и штатный сотрудник, поэтому ориентируйтесь на тариф по количеству людей и нужный набор видов подписи.

На итог влияет, нужна ли вам интеграция с 1С, какой объём подписей вы планируете и сколько у вас одновременно стажёров. Если стажёры идут массово — например, сезонный набор, — выгоднее смотреть в сторону тарифа с неограниченным числом пользователей. Сориентироваться по точной сумме под вашу численность помогут актуальные тарифы сервиса Добыто.

Типичные ошибки при оформлении стажировки через КЭДО

Первая ошибка — подписать трудовой или ученический договор стажёра простой электронной подписью. Делают так ради скорости: ПЭП выпускается мгновенно. Цена ошибки прямая — договор не считается заключённым, а при споре суд встанет на сторону стажёра, плюс возможны доначисления и штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Для договора нужна УНЭП или УКЭП, точка.

Вторая ошибка — попытаться вести в электронном виде инструктажи по охране труда в рамках стажировки. Мотив понятный: раз уж перешли на КЭДО, хочется перевести всё. Но журналы инструктажей и подтверждающие документы по охране труда часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге. Перевод их в КЭДО — прямое нарушение.

Третья ошибка — оформить наставника стажёру без согласия и без доплаты, по привычке. После марта 2025 года это нарушение статьи 351.8 ТК РФ со всеми вытекающими.

И четвёртая, самая распространённая — раскатать КЭДО сразу на всю компанию вместе с массовым набором стажёров, без пилота. За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний, и почти везде этап обучения сотрудников занимал больше времени, чем ожидал заказчик. Мы закладываем пилотную группу перед раскатыванием на всех — это экономит клиенту месяц на устранении грабель.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«По нашему опыту, оформление стажёров лучше откатать на пилоте — взять одну группу новичков, прогнать через весь маршрут от договора до подписи, посмотреть, где затыки. На одном из проектов клиент хотел запустить за две недели на весь штат, а в итоге пилот спас от кучи переподписаний. Не усложняйте старт — запускайтесь поэтапно.»

Выводы: оформление стажировки через КЭДО

Стажировка — это всегда оформленные отношения и оплата, а не «походи бесплатно неделю». Со стажёром заключают срочный трудовой либо ученический договор, причём к ученическому всё равно нужен трудовой по статье 198 ТК РФ. Должность стажёра вносят в штатное расписание, к нему готовят программу стажировки, положение и приказ о наставнике. Почти весь этот пакет переводится в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.

Главное — не перепутать виды подписи. Договор стажёр подписывает УНЭП или УКЭП (удобнее через Госключ), а заявления и листы ознакомления — простой подписью. На бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются трудовая книжка при бумажном выборе, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы по инструктажам охраны труда. Наставника стажёру с 1 марта 2025 года оформляют только с письменного согласия и с доплатой по статье 351.8 ТК РФ.

На ближайшие годы тренд очевиден: Госключ расширяет охват, авторизация и подписание через государственные сервисы становятся нормой, а КЭДО, оставаясь пока добровольным, движется к обязательности по сценарию электронной отчётности. Запускать процессы вроде оформления стажёров электронно стоит уже сейчас — и обязательно через пилот.

Часто задаваемые вопросы