Выдача СТД-Р через КЭДО: сроки и подпись в 2026 году

Выдача СТД-Р через КЭДО — это формирование и передача работнику сведений о его трудовой деятельности в электронном виде, без бумажной справки на руки. Форму выдают тем, кто отказался от бумажной трудовой книжки, и делают это в двух случаях: при увольнении и по письменному заявлению сотрудника. Ниже разберём, кто обязан выдавать СТД-Р, в какие сроки, какой подписью её заверяют в электронном виде, чем она отличается от СТД-СФР и ЕФС-1, и где в кадровом электронном документообороте проходит граница между обязанностью работодателя и удобным сервисом. Тема входит в большой материал про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода штата в цифру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое СТД-Р и кому её выдают

СТД-Р — это форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». По сути она заменяет бумажную трудовую книжку для тех, кто от неё отказался. Форму и порядок заполнения утвердил приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н, и в 2026 году действует именно эта редакция. В справке отражают все кадровые мероприятия по сотруднику за период работы в конкретной компании: приём, переводы, переименование организации, подачу заявления о способе ведения трудовой книжки, приостановление и возобновление трудового договора, увольнение. Каждое мероприятие — отдельной строкой, строго в хронологическом порядке.

Право получить СТД-Р есть у работников, на которых ведётся электронная трудовая книжка. Это две группы. Первая — те, кто после 31 декабря 2020 года написал заявление об отказе от бумажной трудовой и переходе на электронную. Вторая — те, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года: бумажную книжку им уже не заводят, всё ведётся в электронном виде. Если человек сохранил бумажную трудовую, СТД-Р ему не положена — при увольнении он получает книжку на руки по-старому.

Обязанность формировать сведения о трудовой деятельности закреплена в статье 66.1 ТК РФ. Работодатель ведёт их в электронном виде и передаёт в информационные ресурсы Социального фонда России. А вот СТД-Р — это уже выписка для самого работника, только по одному работодателю, текущему или последнему. Не путайте: данные в СФР уходят через отчёт, а работнику на руки идёт справка.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык у кадровиков — путаница между СТД-Р и СТД-СФР. Запомните просто: СТД-Р — это то, что выдаёте вы как работодатель и только за период работы у вас. СТД-СФР человек берёт сам на Госуслугах, и там вся его трудовая биография по всем местам. Если сотрудник пришёл и просит ‘полную трудовую за всю жизнь’ — это не к вам, это к фонду.»

В какие сроки выдают СТД-Р

Сроков всего два, и они жёсткие. При увольнении сведения выдают в день прекращения трудового договора — то есть в последний рабочий день, вместе с окончательным расчётом. Это прямо следует из статьи 84.1 ТК РФ. По письменному заявлению действующего или бывшего сотрудника — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Способ выдачи (бумага или электронный документ) указывает сам работник в заявлении, и работодатель обязан выдать справку именно так, как человек попросил.

Заявление сотрудник пишет в свободной форме. Указывает, кому адресовано, свои данные, какой именно нужен формат — на бумаге или в электронном виде — дату и подпись. Подать его можно лично, по почте или направить на электронный адрес работодателя, если такой порядок у вас закреплён. Отдельный нюанс: при увольнении заявление не нужно — тут обязанность выдать сведения возникает автоматически, по факту прекращения договора.

Что важно для бывших сотрудников. Если человек уже уволился и потом обратился за СТД-Р, у работодателя по-прежнему есть обязанность её выдать — в те же три рабочих дня, способом, который указан в обращении. На бумаге — заверенную надлежащим образом, в электронном виде — подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии у работодателя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Три рабочих дня — это не ‘когда руки дойдут’. Это срок, за нарушение которого приходит ГИТ. Я всегда говорю клиентам: настройте в системе автонапоминание кадровику на запрос СТД-Р, иначе заявление сотрудника утонет в почте, а потом будет ‘мы не получали’. В КЭДО это закрывается виджетом исполнительской дисциплины — видно, кто что не отработал.»

Какой подписью заверяют СТД-Р в электронном виде

Тут начинается самое интересное и где чаще всего ошибаются. СТД-Р в электронной форме подписывает работодатель усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП. Это требование статьи 66.1 ТК РФ и оно не зависит от того, ведёте вы КЭДО или нет. То есть даже компания, которая формально на электронный кадровый документооборот не переходила, обязана выдать электронную СТД-Р именно под УКЭП, если работник попросил такой формат и подпись у работодателя есть.

Подпись здесь односторонняя. СТД-Р — это не двухсторонний документ, где расписываются и работник, и работодатель. Сотрудник её не подписывает, он только получает. Поэтому история с выпуском подписи на каждого работника тут ни при чём — заверяет документ компания своей УКЭП, обычно это подпись юрлица или уполномоченного должностного лица.

И вот где КЭДО реально помогает. Если у вас уже выстроен электронный кадровый документооборот, у компании настроена машина выпуска и хранения УКЭП, есть маршрут согласования и юридически значимое хранение. Тогда формирование СТД-Р превращается в пару кликов: система собирает кадровые мероприятия из учётной базы, кадровик проверяет, документ уходит на подпись УКЭП и автоматически попадает в личный кабинет сотрудника. В практике Добыто мы видим, что именно на этом этапе компании без КЭДО спотыкаются — выпустить УКЭП ради одной справки им долго и дорого, а человек уже написал заявление и сроки тикают.

Отдельно про Госключ. В 2025-2026 годах он реально шагает по стране, и многие путают: раз есть Госключ, можно ли им подписать СТД-Р? Нет. Госключ выдаёт подпись физлицу — работнику. А СТД-Р заверяет работодатель своей УКЭП. Госключ закрывает другую задачу — когда сотрудник подписывает свои документы в КЭДО (приказы, согласия, допники), и тут он удобен, потому что бесплатен и для гражданина, и для работодателя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Народное ‘подпишем СТД-Р госключом’ — это грабли. Госключ — это подпись работника, а справку выдаёт компания и заверяет своей УКЭП. Я видела, как кадровая пыталась через гусключ сотрудника заверить его же сведения — так это не работает. Закрытка должна быть на стороне работодателя, иначе документ невалиден.»

Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР и ЕФС-1

Три похожих сокращения, которые постоянно смешивают. Разведём их по полочкам, потому что путаница тут стоит дорого.

СТД-Р выдаёт работодатель, только за период работы у него, по заявлению или при увольнении. СТД-СФР формирует Социальный фонд — это сведения из его информационных ресурсов, по всем работодателям сотрудника сразу. Человек получает СТД-СФР сам через личный кабинет на портале Госуслуг или в клиентской службе фонда, работодатель к этому отношения не имеет. ЕФС-1 — это вообще не справка работнику, а отчётность работодателя в СФР. Через подраздел 1.1 формы ЕФС-1 компания передаёт в фонд сведения о кадровых мероприятиях (приём, перевод, увольнение). И сделать это нужно день в день при приёме и увольнении, в остальных случаях — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Логика простая: ЕФС-1 — то, что вы отправляете в фонд. СТД-Р — то, что вы выдаёте человеку. СТД-СФР — то, что человек берёт у фонда сам. Данные в них пересекаются по составу кадровых мероприятий, но это разные документы с разными адресатами и разными сроками.

Образцы документов для работы с электронной трудовой и КЭДО

Как выдать СТД-Р через КЭДО: пошаговый порядок

На бумаге процесс выглядит знакомо: кадровик заполняет форму, руководитель или уполномоченное лицо подписывает, документ выдают работнику. В электронном виде те же действия, но без печати и беготни с бумажками между подписантами. Ниже — порядок для электронной выдачи.

Как выдать СТД-Р в электронном виде через КЭДО: пошаговая инструкция

Когда штат большой и заявлений много, ручное формирование превращается в трудоёмкий процесс. Тут легко промахнуться по сроку или внести мероприятие не в ту строку. На этом этапе многие компании понимают, что собрать всё самостоятельно без отлаженной системы и без выпущенной УКЭП — история на нервах и с риском штрафа.

Типичные ошибки при выдаче СТД-Р и их цена

Разберу частые промахи, которые вижу в проектах. По каждому — в чём суть, почему так делают и во что это обходится.

Ошибка первая — выдают СТД-Р тем, кто сохранил бумажную трудовую. Кадровик на автомате формирует справку всем увольняющимся. Делают так ради единообразия процесса. Цена — лишняя работа и путаница: человеку с бумажной книжкой СТД-Р не нужна, ему положена сама книжка на руки в день увольнения. Не выдадите книжку — вот это уже нарушение.

Ошибка вторая — просрочка трёх рабочих дней по заявлению. Заявление приходит на общую почту и теряется. Мотив простой — кадровик завален, напоминания нет. Цена — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб., на юрлицо от 30 000 до 50 000 руб. При повторном нарушении по части 2 — на юрлицо уже от 50 000 до 70 000 руб.

Ошибка третья — подписывают электронную СТД-Р не той подписью. Пытаются заверить ПЭП или подписью сотрудника, потому что УКЭП «сложно и денюжки». Цена — документ юридически невалиден, новый работодатель его не примет, а при проверке ГИТ это трактуется как непредоставление сведений.

Ошибка четвёртая — не отражают все кадровые мероприятия. Вносят только приём и увольнение, забывают про переводы, переименование организации, приостановление договора. Делают ради скорости. Цена — неполная трудовая биография работника, претензии при назначении пенсии или пособия, обращения человека за исправлением.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«За время работы мы подключили сотни компаний, и в каждом проекте выдача СТД-Р — это лакмус готовности кадровой к цифре. Кто навёл порядок в учётке и выпустил УКЭП заранее — у того справка формируется за минуту. Кто тянул до последнего — у того аврал в день увольнения. Мы закладываем выпуск подписи работодателя на старте внедрения, чтобы потом не бегать.»

Стоимость внедрения КЭДО для выдачи СТД-Р и других кадровых документов

Отдельно справку СТД-Р никто не продаёт — она часть кадрового электронного документооборота. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых функций (виды подписи, интеграция с 1С, электронный архив). Тарификация в сервисе Добыто идёт за рабочее место в месяц.

Для выдачи электронной СТД-Р принципиальна поддержка УКЭП — значит, ориентируйтесь минимум на тариф Бизнес, где есть все три вида подписи и электронный архив для хранения сведений. Итоговая сумма зависит от численности персонала и набора модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под ваш штат.

Хранение и проверка СТД-Р

Электронную СТД-Р хранят как часть кадрового архива. В КЭДО документы нельзя просто удалить — их можно только аннулировать, подписав аннулирование, потому что это требование закона к электронному документообороту. Доступ к личному кабинету у сотрудника сохраняется и после увольнения: трудовой договор и другие его персональные документы остаются доступны по номеру телефона, а то, что относится к компании, переходит в её профиль.

При трудоустройстве новый работодатель вправе запросить СТД-Р с прошлого места — это подтверждение опыта, должностей и причины увольнения. Чтобы проверить корректность электронной справки и подписи под ней, удобно прогнать документ через сервис проверки подписи. А свою полную трудовую биографию по всем работодателям человек всегда может посмотреть в форме СТД-СФР через личный кабинет на портале Госуслуг — там же доступна выгрузка электронной трудовой книжки.

Если работник нашёл в своих сведениях ошибку или неполные данные, он подаёт работодателю заявление на исправление. После этого компания обязана внести изменения и передать скорректированные сведения в Социальный фонд. В сервисе Добыто исправление оформляется через корректирующее мероприятие, а вся цепочка действий с отметками времени остаётся в системе — это защита при проверках.

Проверка сотрудника перед оформлением: сервис Добыто

Когда к вам приходит кандидат со своей СТД-Р от прошлого работодателя, разумно сверить данные о трудовой биографии до выхода человека. Ниже — форма для базовой проверки сотрудника по предоставленным данным.

Выводы: выдача СТД-Р через КЭДО

СТД-Р — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт работнику с электронной трудовой книжкой за период работы у него. Два случая выдачи: при увольнении — в последний рабочий день, и по письменному заявлению — не позднее трёх рабочих дней. Форма действует по приказу Минтруда № 713н, в неё вносят все кадровые мероприятия строго в хронологическом порядке. Электронную справку работодатель заверяет только усиленной квалифицированной подписью, и это требование статьи 66.1 ТК РФ не зависит от того, ведёте вы КЭДО или нет.

На практике главное — не путать три документа. СТД-Р выдаёт работодатель работнику, СТД-СФР человек берёт сам в фонде по всем местам работы, ЕФС-1 компания сдаёт в СФР как отчётность. Следите за сроком в три рабочих дня и за полнотой мероприятий: просрочка и неполные данные дают штраф по статье 5.27 КоАП и претензии при назначении пенсии. Госключом СТД-Р не подписывают — это подпись работника, а справку заверяет компания своей УКЭП.

КЭДО не отменяет ни одной из этих обязанностей, но снимает ручную сборку: сведения подтягиваются из учётной базы, подпись ставится одним маршрутом, документ уходит в личный кабинет и хранится в электронном архиве с защитой от удаления. По мере того как Госключ и государственная инфраструктура распространяются, выдача сведений о трудовой деятельности в цифре станет рутиной, а компании, у которых УКЭП и архив настроены заранее, проходят эти запросы без авралов.

Часто задаваемые вопросы