Электронная трудовая книжка и КЭДО: связь в 2026 году

Электронные трудовые книжки и КЭДО — это две разные системы, которые в кадровой работе постоянно пересекаются, но путать их нельзя. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности, которые государство хранит в информационных ресурсах Социального фонда. КЭДО — это внутренний обмен электронными документами между работодателем и работником. Ниже разберём, где проходит граница, как данные из кадровых процессов попадают в ЭТК, при чём тут отчёт ЕФС-1 и справка СТД-Р, и почему компании с настроенным электронным документооборотом ведут электронные трудовые без авралов. Тема входит в большой материал про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода штата в цифру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель формирует в электронном виде и передаёт в Социальный фонд России для хранения. Работодатели ведут такие сведения с 1 января 2020 года. Основа — статья 66.1 ТК РФ. В ЭТК фиксируются личные данные сотрудника, наименование работодателя и все кадровые мероприятия: приём, переводы, переименование организации, приостановление и возобновление договора, увольнение. Получается единое цифровое трудовое досье человека, доступ к которому есть у него самого, у работодателей и у государственных служб.

Принципиальный момент: ЭТК хранится не у работодателя на сервере, а в информационных ресурсах СФР. Компания только поставляет туда данные. Работник смотрит свою электронную трудовую сам — через личный кабинет на портале Госуслуг, в клиентской службе фонда или у текущего работодателя по справке СТД-Р. То есть электронная трудовая — это государственная база, а не файл в вашей кадровой программе.

Ещё одна развилка — кому ЭТК положена. Тут две группы. Первая — те, кто после 31 декабря 2020 года написал заявление об отказе от бумажной трудовой. Вторая — те, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года: бумажную им уже не заводят. Кто сохранил бумажную книжку, на того работодатель ведёт её по-старому по статье 66 ТК РФ — но при этом всё равно сдаёт сведения в электронном виде в фонд. Обратный переход с электронной трудовой на бумажную невозможен: выбрал цифру — назад дороги нет.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык в головах — люди думают, что электронная трудовая лежит где-то в КЭДО работодателя. Нет. ЭТК живёт в СФР, а компания туда только данные отправляет. Я всегда объясняю на пальцах: бумажную книжку вы держали в сейфе, а электронную держит государство. Вы её даже на руки не выдаёте — выдаёте выписку.»

Что такое КЭДО и чем оно отличается от ЭТК

КЭДО — кадровый электронный документооборот. По статье 22.1 ТК РФ это создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Закон об электронном кадровом документообороте действует с 2021 года (377-ФЗ). Через КЭДО компания и сотрудники обмениваются приказами, заявлениями, согласиями, ознакомлениями с локальными актами, дополнительными соглашениями — всем, что закон разрешает оформлять в цифре.

И вот ключевое различие. ЭТК — это про взаимодействие работодателя с государством: компания передаёт сведения в фонд. КЭДО — это про взаимодействие работодателя с работником внутри организации: стороны подписывают документы между собой. Разные стороны, разные цели, разные системы. КЭДО не является принудительным — работодатель сам решает, переходить на него или нет. А вот вести сведения для электронной трудовой и сдавать их в СФР обязаны все, независимо от того, есть у компании КЭДО или нет.

Отсюда вывод, который многих удивляет: можно вести электронные трудовые без всякого КЭДО. Бумажная компания, которая в жизни не подписала ни одного электронного приказа, всё равно формирует и сдаёт сведения о трудовой деятельности в фонд. Просто делает она это вручную — кадровик готовит отчёт ЕФС-1 и отправляет его через оператора. КЭДО эту обязанность не создаёт, но сильно упрощает — об этом ниже.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Мне постоянно задают вопрос: ‘Мы не на КЭДО, значит, и электронную трудовую не ведём?’ Это грабли. Ведёте, и обязаны. ЭТК — это закон с 2020 года для всех. А КЭДО — добровольная история про обмен документами с сотрудником. Не смешивайте две разные вещи, иначе нарвётесь на штраф за несдачу сведений.»

Как электронные трудовые книжки и КЭДО связаны между собой

Связь есть, и она в трёх точках, где кадровый процесс порождает данные для ЭТК. Разберу каждую.

Точка первая — кадровое мероприятие. Приём, перевод, увольнение — каждое такое событие в КЭДО сопровождается электронным документом: приказом, который подписывают стороны. Этот же приказ — основание для записи в электронную трудовую. Когда кадровый документ оформлен в системе, данные для отчёта в фонд берутся прямо из него, без повторного ручного ввода. Нет КЭДО — кадровик сначала подписывает бумажный приказ, потом отдельно вбивает то же самое в отчёт. Есть КЭДО с интеграцией — событие проходит один раз.

Точка вторая — заявление о выборе способа ведения трудовой. Когда работник решает перейти на электронную трудовую и отказаться от бумажной, он пишет заявление. В КЭДО это заявление сотрудник подаёт и подписывает в личном кабинете, оно сразу попадает кадровику, фиксируется и хранится. Само это заявление — тоже кадровое мероприятие, которое отражается в сведениях о трудовой деятельности. Без электронного документооборота человек несёт бумажку в отдел кадров, а кадровик руками заносит факт подачи.

Точка третья — выдача СТД-Р. СТД-Р — это выписка из сведений о трудовой деятельности, которую работодатель выдаёт работнику с электронной трудовой при увольнении или по заявлению. Выписку по форме СТД-Р выдают только тем, кто отказался от бумажной книжки. В КЭДО справка формируется из учётной базы и уходит в личный кабинет сотрудника под усиленной квалифицированной подписью работодателя. То есть КЭДО закрывает финальную точку контакта между внутренним документооборотом и государственной электронной трудовой.

В практике Добыто мы видим, что именно эти три точки — где люди спотыкаются без автоматизации. Кадровик вносит данные дважды, путает сроки сдачи в фонд, теряет заявления. Когда КЭДО интегрирован с учётной системой, событие проходит цепочку один раз: подписали приказ — данные ушли в отчёт — выписка сформировалась.

ЕФС-1: как данные попадают из кадров в электронную трудовую

Мостик между кадровым процессом и электронной трудовой — это отчёт ЕФС-1. Через подраздел 1.1 формы ЕФС-1 работодатель передаёт в Социальный фонд сведения о кадровых мероприятиях. Именно эти данные и наполняют электронную трудовую книжку работника в базе фонда.

Сроки тут разные и их важно не пропустить. При приёме и увольнении сведения сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа — то есть фактически день в день. По остальным мероприятиям (перевод, переименование, подача заявления о способе ведения трудовой) — не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором событие произошло. С 1 января 2026 года форма ЕФС-1 обновлена, поэтому работайте с актуальной редакцией.

Логика всей конструкции простая. КЭДО — то, что вы оформляете с сотрудником. ЕФС-1 — то, что вы на основании этого отправляете в фонд. Электронная трудовая — то, что в фонде из ваших отчётов складывается. СТД-Р — выписка, которую вы выдаёте работнику. Четыре звена одной цепи, и КЭДО — это её начало, где рождается первичный документ.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Самая дорогая ошибка — сдать сведения о приёме или увольнении позже следующего рабочего дня. Это день в день, а не ‘до 25-го’. У кадровика на руках десять увольнений в пятницу — и понеслось. В КЭДО с коннектором к 1С это закрывается тем, что приказ подписан и данные сразу подсвечиваются на сдачу. Без интеграции это ручной контроль и нервы.»

Образцы документов для работы с КЭДО и электронной трудовой

Как перейти на электронную трудовую через КЭДО: пошаговый порядок

Переход работника на электронную трудовую — это его добровольное решение, оформленное заявлением. В КЭДО весь этот путь проходит без бумаги и беготни. Ниже — порядок действий.

Как оформить переход на электронную трудовую в КЭДО: пошаговая инструкция

Самый рискованный момент здесь — выдача бумажной книжки на руки и фиксация даты заявления. Промахнётесь с датой — сведения в фонд уйдут некорректные, и работник потом будет добиваться исправления. На большом штате это превращается в трудоёмкий процесс с ручным контролем каждого случая.

Типичные ошибки при ведении электронной трудовой и их цена

Разберу промахи, которые вижу в проектах. По каждому — суть, мотив и во что обходится.

Ошибка первая — думают, что без КЭДО электронную трудовую вести не надо. Компания на бумаге решает, что ЭТК её не касается. Мотив — «мы не на цифре». Цена — несдача сведений в СФР, штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб., на юрлицо от 30 000 до 50 000 руб.

Ошибка вторая — сдают сведения о приёме и увольнении позже следующего рабочего дня. Кадровик ждёт конца месяца, как по другим мероприятиям. Цена — просрочка по каждому случаю и тот же штраф по 5.27 КоАП, а при повторе по части 2 — на юрлицо уже от 50 000 до 70 000 руб.

Ошибка третья — выдают СТД-Р тем, кто сохранил бумажную книжку. Формируют выписку всем увольняющимся для единообразия. Цена — лишняя работа и путаница: выписку СТД-Р выдают только отказавшимся от бумаги, а человеку с бумажной книжкой положена сама книжка на руки.

Ошибка четвёртая — вносят данные дважды и расходятся версии. Кадровый документ оформляют отдельно, отчёт в фонд — отдельно, вручную. Мотив — «так привыкли». Цена — расхождения между приказом и сведениями в ЭТК, претензии работника, исправления и корректирующие отчёты.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«За время работы мы подключили сотни компаний, и почти везде до КЭДО кадровик вбивал одно и то же по два раза — в приказ и в отчёт. Это не только время, это источник расхождений. Мы закладываем коннектор к 1С на старте, чтобы кадровое мероприятие проходило один раз и само ложилось в данные для фонда. Денюжки на интеграции окупаются первым же кварталом без ручных сверок.»

Стоимость внедрения КЭДО для работы с электронной трудовой

Отдельно «ведение электронной трудовой» никто не продаёт — это часть кадрового электронного документооборота и обязанность по закону. Стоимость КЭДО зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора функций: виды подписи, интеграция с 1С для выгрузки данных в отчёт, электронный архив. Тарификация в сервисе Добыто идёт за рабочее место в месяц.

Для связки с электронной трудовой важна интеграция с учётной системой и поддержка УКЭП для выписок СТД-Р — значит, ориентируйтесь минимум на тариф Бизнес. Итоговая сумма зависит от численности персонала и набора модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под ваш штат.

Хранение, проверка и доступ к электронной трудовой

Саму электронную трудовую хранит государство в ресурсах СФР — тут работодателю заботиться не о чем. А вот кадровые документы-основания (приказы, заявления, СТД-Р) хранятся в системе КЭДО как часть электронного архива. В КЭДО документ нельзя просто удалить — его можно только аннулировать, подписав аннулирование, это требование закона к электронному документообороту. Доступ к личному кабинету у работника сохраняется и после увольнения.

Работник проверяет свою электронную трудовую сам. Полную выписку по всем работодателям он берёт в форме СТД-СФР через личный кабинет на портале Госуслуг — там же доступна выгрузка электронной трудовой книжки, включая периоды работы до 31 декабря 2019 года. Выписку СТД-Р за период работы у конкретного работодателя выдаёт сама компания. Если человек нашёл в сведениях ошибку, он подаёт заявление на исправление, после чего работодатель вносит изменения и передаёт скорректированные данные в фонд.

При приёме нового сотрудника кадровику полезно сверить данные о трудовой биографии — человек приносит СТД-Р с прошлого места или выписку СТД-СФР. Чтобы проверить корректность электронной справки и подписи под ней, документ удобно прогнать через сервис проверки подписи. Это снимает риск принять на работу по поддельной или невалидной выписке.

Проверка сотрудника при приёме: сервис Добыто

Когда кандидат приносит выписку из электронной трудовой от прошлого работодателя, разумно сверить данные до оформления. Ниже — форма для базовой проверки сотрудника по предоставленным данным.

Выводы: электронные трудовые книжки и КЭДО

Электронная трудовая книжка и КЭДО — это разные системы. ЭТК — сведения о трудовой деятельности, которые работодатель ведёт по статье 66.1 ТК РФ и хранит в ресурсах СФР; это обязанность для всех с 2020 года. КЭДО — добровольный внутренний обмен электронными документами между работодателем и работником по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Вести электронную трудовую можно и без КЭДО, но тогда кадровик делает всё руками.

Связаны они через кадровые мероприятия: приказ или заявление, оформленные в КЭДО, становятся основанием для записи в ЭТК и источником данных для отчёта ЕФС-1. Следите за сроками сдачи в фонд — приём и увольнение день в день, остальные мероприятия до 25-го числа следующего месяца, форма ЕФС-1 с 2026 года обновлена. Выписку СТД-Р выдавайте только тем, кто отказался от бумажной книжки, и помните: обратного перехода с электронной трудовой на бумажную нет.

КЭДО не отменяет ни одной обязанности по электронной трудовой, но убирает двойной ввод и контроль сроков вручную: кадровое событие проходит цепочку один раз — подписали документ, данные ушли в отчёт, выписка сформировалась. По мере распространения государственной инфраструктуры и Госключа эта связка станет стандартом, и компании с настроенной интеграцией пройдут запросы по электронным трудовым без авралов.

Часто задаваемые вопросы