Автоматизация кадрового документооборота опирается на описание текущих маршрутов: по каждому документу фиксируются инициатор, согласующие, подписант со стороны работодателя, действие работника, срок шага и вид электронной подписи. Закон делит кадровые документы на две группы. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и договор на получение образования работник подписывает только УКЭП или УНЭП; по остальным документам допустима ПЭП. У работодателя к этому перечню добавляются приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Различие определяет и маршрут, и комплект ЛНА: под первую группу нужен выпуск усиленной подписи каждому работнику, под вторую хватает соглашения о простой электронной подписи.
Разберём, как снять маршруты в текущем виде, какие шаги в них обязательны по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а какие придуманы внутри компании и подлежат сокращению. Покажем структуру описания маршрута, таблицу соответствия документа и вида подписи, сценарии для офисных, дистанционных и внештатных исполнителей. Тарифы и сроки подключения на 2026 год, разбор шести типовых ошибок с ценой в рублях, образцы приказа, положения и соглашения по КЭДО — во второй половине статьи.
Из чего состоит маршрут кадрового документа
Маршрут кадрового документа описывается семью параметрами: тип документа, инициатор, последовательность согласующих, подписант со стороны работодателя, действие работника (подписание или ознакомление), срок на каждый шаг и вид подписи для каждого участника. Описание без любого из семи параметров в систему не переносится: платформа потребует указать и роль, и срок, и тип подписи, иначе документ не тронется с места.
Практическая проблема бумажного делопроизводства в том, что маршрут существует в головах кадровых специалистов, а не в документе. При приёме на работу пачка документов ложится на стол, через час новичок подписывает всё скопом, и восстановить, с чем и в какой момент он ознакомился, уже невозможно. В электронном виде такая последовательность недопустима: трудовой договор не подписывается раньше ознакомления с обязательными локальными нормативными актами, и система выстроит шаги именно в этом порядке.
На выходе маршрута получается не просто подписанный файл. Приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н задал единые требования к составу и форматам кадровых документов в электронном виде: основной файл PDF/A-1A, приложения, файлы электронных подписей, при необходимости машиночитаемая доверенность и XML-описание документа. Состав контейнера удобно сверять по разделу Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, где опубликованы сами требования и XML-схемы. Если в описании маршрута последним шагом стоит «подписал и всё», формат на выходе никто не проверит до первой выгрузки для ГИТ.
Отдельный слой описания — разделение шагов на обязательные и внутренние. Согласование отпуска руководителем, визы юриста и бухгалтерии в законе не упомянуты: это управленческая формальность, которую работодатель придумал для себя. Обязательными остаются подписание документа уполномоченным лицом и фиксация действия работника. Такое разделение сразу показывает, где маршрут можно сокращать без юридических последствий.
Полезно знать: цепочки согласования кадровых заявлений законом не регулируются. Регулятор не требует согласовывать отпуск или командировку у руководителя подразделения — это внутреннее правило работодателя, и его можно менять без изменения ЛНА о КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед выбором системы мы проходим по списку кадровых документов клиента и по каждому отвечаем на три вопроса: обязателен ли он по трудовому законодательству, какой уровень риска даёт перевод в электронный вид, какой вид подписи для него допустим. Часть документов после такой сверки отпадает совсем, потому что дублирует сведения из других форм. Начните с этой таблицы, а не с демонстрации интерфейсов.»
Как снять текущие маршруты до выбора системы
Инвентаризация кадровых процессов даёт эффект ещё до внедрения: сокращается количество подписей на документе, часть ознакомлений и уведомлений уходит в электронный вид, из форм убираются поля, дублирующие данные других документов. Это самостоятельный проект, который окупается независимо от того, какую платформу компания выберет потом.
Как описать маршрут кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите перечень типов документов за последний год из учётной системы и журналов регистрации. Работайте с фактическим потоком, а не с идеальным списком из положения об отделе кадров.
- Шаг 2. По каждому типу отметьте, обязателен ли документ по трудовому законодательству. Необязательные формы либо объединяются с другими, либо исключаются из потока до автоматизации.
- Шаг 3. Пройдите один экземпляр каждого типа от инициатора до архива и запишите реальных участников, а не тех, кто указан в регламенте. Расхождение регламента и практики обнаруживается именно здесь.
- Шаг 4. Замените фамилии участников на роли: кадровый специалист подразделения, непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, ответственный за КЭДО. Роль подтягивается из штатного расписания, фамилия меняется при первом же переводе.
- Шаг 5. Проставьте срок на каждый шаг и посчитайте общий срок маршрута в рабочих днях. Этот показатель станет базой для сравнения после запуска.
- Шаг 6. Определите вид подписи для каждого участника на каждом шаге по статье 22.3 ТК РФ и зафиксируйте, какие документы вообще не переводятся в электронный вид.
- Шаг 7. Отметьте точки стыка с учётной системой: где данные попадают в 1С:ЗУП, где формируется приказ, где нужна выгрузка. Эти точки определяют объём интеграции и её стоимость.
Описанные маршруты переносятся в систему шаблонами. В Добыто КЭДО маршрут задаётся отдельной настройкой: тип документа, последовательность или параллельность участников, срок на шаг, право подписи. Дальше документ создаётся по шаблону, а цепочка прохождения видна по каждому участнику со статусом. Шаблон маршрута снимает основную часть ручной работы при массовых процессах вроде ознакомления с ЛНА.
Факт: согласие работника на переход на КЭДО подписывается на бумаге. В электронном виде его подписать нельзя. Исключение — лица, принимаемые на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату отсутствовал трудовой стаж: им направляется уведомление, согласие не требуется.
Важный нюанс из практики: в маршруте закладывается роль, а не конкретный человек. Когда за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система сама вычисляет получателя заявления по подразделению работника. Маршруты с фамилиями останавливаются при первом переводе или увольнении сотрудника из цепочки, и заявления зависают без исполнителя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На пилоте видно расхождение между описанным маршрутом и реальным: кто согласовывает на самом деле, где документ стоит дольше срока, какие шаги никто не выполняет. Возьмите одно подразделение и два массовых процесса — заявление на отпуск и ознакомление с ЛНА, этого достаточно, чтобы собрать правки до раскатки.»
Какая подпись нужна на каждом шаге маршрута: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Закон 63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли: логин с паролем в личном кабинете, разовый код из SMS. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, показывает автора и позволяет обнаружить изменения документа после подписания. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Запросы про «тип подписки УКЭП» и «единицу измерения УКЭП» отражают частую путаницу. УКЭП не подписка и не измеряется штуками услуги: это ключ подписи и квалифицированный сертификат с ограниченным сроком действия, который указан в самом сертификате. По истечении срока сертификат перевыпускается, а документы, подписанные до этого момента, остаются действительными.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ниже — соответствие шагов маршрута и допустимых видов подписи. Таблица заполняется по каждому типу документа один раз и дальше переносится в настройки системы.
| Шаг маршрута | Кто действует | Допустимая подпись | Основание |
|---|---|---|---|
| Внутреннее согласование заявления или служебной записки | Руководитель, юрист, бухгалтерия | Законом не регулируется, вид фиксируется в ЛНА | Внутренний регламент работодателя |
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения и расторжение | Работник | УКЭП или УНЭП | Ст. 22.3 ТК РФ |
| Те же договоры, а также приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | Работодатель | УКЭП или УНЭП | Ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, график отпусков, расчётный листок, справки | Работник | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказы, уведомления и иные документы вне закрытого перечня | Работодатель | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Ст. 22.3 ТК РФ |
| Взаимодействие через цифровую платформу «Работа в России» | Работодатель | УКЭП | Ст. 22.3 ТК РФ |
| Подписание документов исполнителем по договору ГПХ или самозанятым | Исполнитель | По соглашению сторон об ЭДО, с описанным порядком проверки подписи | 63-ФЗ |
Универсальная связка для маршрутов — УНЭП у работника и УКЭП у работодателя. Она закрывает весь перечень документов и снимает вопрос, какой шаг каким видом подписи оформлять. Компании, которые строят маршруты только на ПЭП, экономят на выпуске подписей, но сужают перечень: трудовой договор и допсоглашения в таком маршруте останутся на бумаге. В практике Добыто на этом шаге спотыкаются чаще всего — маршрут приёма собран целиком, а вид подписи под трудовой договор не заложен, и оформление довозят бумагой.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Внимание: запрос на выпуск электронной подписи должен инициировать сам работник — нажатием кнопки в личном кабинете и подтверждением кода из SMS. Выпуск подписи работодателем за работника ломает доказательственную базу при споре.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании простой и неквалифицированной подписи обязательно должно описывать порядок проверки подписи и обязанность работника не передавать логин и пароль. Суды смотрят именно на это: если в ЛНА не прописано, что работник хранит пароль и никому его не сообщает, заявление, подписанное ПЭП, легко оспаривается. Сверьте формулировки своего соглашения с этими двумя пунктами до запуска маршрутов.»
Что закон оставляет на бумаге при любом маршруте
Четыре группы документов не переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые. Это исключения из статьи 22.1 ТК РФ, и они действуют независимо от того, какую систему выбрала компания.
Практическое следствие для описания маршрутов: увольнение остаётся смешанным процессом. Заявление работника, служебная записка, обходной лист и расчёт идут электронно, приказ об увольнении подписывается на бумаге. В описании такой маршрут помечается отдельно, иначе на этапе настройки система получит шаблон, который придётся переделывать. То же касается вводного инструктажа: онлайн-часть обучения автоматизируется, подпись в журнале инструктажа остаётся собственноручной.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение держит кадровый резерв около 800 специалистов по всей стране для выезда при чрезвычайных ситуациях. До описания и перевода маршрута приёма в электронный вид оформление около 200 человек за несколько дней приходилось вести компромиссными обходными схемами в общем документообороте. После перевода приёма в личные кабинеты основная часть комплекта документов готовится заранее, до наступления события, и мобилизация не упирается в бумагу.
Сценарии: чем отличаются маршруты для разных категорий
Один описанный маршрут не работает для всего штата. Категория работника меняет и состав обязательных документов на входе, и вид подписи, и способ доставки уведомления.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный работник со стажем на 31 декабря 2021 года | Письменное согласие на бумаге, уведомление о переходе, выпуск подписи самим работником | Мобильное приложение: доступ к рабочему компьютеру уже есть |
| Принят после 31 декабря 2021 года, стажа на эту дату не было | Уведомление о ведении КЭДО, согласие не требуется | Процедура сбора бумажных согласий |
| Дистанционный работник | Порядок электронного взаимодействия в трудовом договоре или отдельном ЛНА о дистанционной работе по главе 49.1 ТК РФ | Очная явка за подписью и курьерская доставка |
| Линейный персонал без стационарного рабочего места | Канал доставки задания: push-уведомление в мобильном приложении или SMS, выпуск подписи с телефона | Интеграция с корпоративной почтой и мессенджерами |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи по 63-ФЗ, отдельный шаблон маршрута | Нормы ТК РФ о согласии на КЭДО: к исполнителю они не применяются |
| Группа из нескольких юридических лиц | Маршрут между юрлицами, роли вместо фамилий, право подписи и делегирование | Единый шаблон документа для всех юрлиц |
В Добыто под каждую категорию заводится свой шаблон маршрута, поэтому ветка для дистанционных работников и ветка для офисных не пересекаются даже при одном типе документа. Для дистанционных порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, и режим взаимодействия там мягче. Смешивание двух режимов в одном маршруте приводит к тому, что для дистанционных собирают лишние бумажные согласия, а для офисных пропускают обязательные.
Лайфхак: уведомление о начале отпуска ставьте в маршрут не за 14 дней, как требует минимум, а за месяц. За две недели работник чаще всего уже не успевает перестроить планы и запускает перенос, а перенос стоит кадровой службе отдельного приказа и пересчёта.
Шесть ошибок при описании маршрутов и цена каждой
Ошибки описания дороже ошибок настройки: настройку переделывают за часы, неверно описанный маршрут воспроизводится в системе и живёт годами.
- Описывают целевой процесс вместо фактического. Мотив понятен: неудобно фиксировать, что заявления согласуются в мессенджере. Цена — маршрут, которым не пользуются, и параллельный теневой процесс рядом с системой.
- Переносят бумажную последовательность без разбора. Пачка документов, подписанная скопом, в электронном виде разворачивается в цепочку с фиксацией времени каждого шага. Если порядок ознакомления с ЛНА и подписания трудового договора описан неверно, придётся перенастраивать шаблон приёма целиком.
- Не разделяют обязательные и внутренние шаги. В маршрут тянут все визы, которые исторически собирались на бумаге. Срок процесса не сокращается, эффект от автоматизации теряется.
- Указывают в маршруте фамилии вместо ролей. При переводе или увольнении участника цепочка встаёт, документы копятся без исполнителя.
- Планируют собрать согласия на переход в электронном виде. Для работников со стажем на 31 декабря 2021 года согласие требуется письменное. Обнаруживается это обычно на этапе запуска, и график сдвигается на срок сбора бумаг.
- Не описывают точки стыка с учётной системой. Объём интеграции всплывает после подписания договора. Установка готового коннектора занимает около часа, разработка по API — от двух дней до двух месяцев в зависимости от команды.
Во что обходится неверно описанный маршрут
Прямая юридическая цена считается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: нарушение трудового законодательства даёт юридическому лицу штраф от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу — от 1 000 до 5 000 рублей. Под эту норму попадает и ознакомление с ЛНА, которое нельзя подтвердить, и документ, подписанный видом подписи, не допустимым для этого типа документа по статье 22.3 ТК РФ.
Косвенная цена обычно выше. Документ, подписанный не тем видом подписи, не работает как доказательство в трудовом споре: работодатель приходит в суд с электронным файлом, а суд оценивает, был ли у работника способ узнать о своих обязанностях и была ли подпись проверяемой. Отдельная статья расходов — смена платформы. Если маршруты описаны только как подписание и ознакомление, а через год компания захочет автоматизировать процесс перевода или командировки целиком, систему без движка процессов придётся менять вместе с уже собранным архивом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разбирая спор, инспектор и суд смотрят не на красоту интерфейса, а на то, зафиксирован ли порядок в локальных актах и соответствует ли ему фактический маршрут. Если положение о КЭДО описывает одну цепочку, а система шлёт документы по другой, работодатель теряет позицию ещё до разбора по существу. Сверьте описанный маршрут с текстом положения до того, как загрузите шаблоны в систему.»
Образцы документов для описания маршрутов и запуска КЭДО
Комплект закрывает переход от описания к запуску; начните с дорожной карты, она задаёт последовательность остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон, xlsx) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Когда описывать и автоматизировать маршруты рано
Описание маршрутов даёт эффект не в каждой ситуации. Ниже случаи, когда проект лучше отложить или сузить.
- Штат до 20-25 человек в одном офисе, без дистанционных работников. Поток документов измеряется десятками в год, экономия времени кадровой службы не покрывает работу по описанию и настройке.
- Оргструктура и штатное расписание не утверждены или пересматриваются. Маршрут опирается на подразделения и должности; при незакреплённой структуре роли не к чему привязать, и описание придётся переделывать вместе со структурой.
- Компания в стадии реорганизации или смены учётной системы. Точки интеграции меняются вместе с системой, описанные стыки устаревают до запуска.
- Основной поток — четыре исключения из статьи 22.1 ТК РФ. Если в компании массово оформляются инструктажи по охране труда и увольнения, а прочих документов немного, бумажный контур останется основным.
- Нет ответственного за КЭДО с правом принимать решения. Описание маршрутов упирается в согласование между кадрами, юристами и IT; без назначенного владельца процесса проект встаёт на этапе спорных шагов.
Важный нюанс из практики: отдельно проверяется поведение системы под пиковой нагрузкой. Рассылка одного локального нормативного акта в компании на несколько тысяч человек создаёт одномоментное обращение всего штата. Маршрут, который прекрасно отработал на пилотной группе из тридцати человек, на массовом ознакомлении упирается в архитектуру платформы, а не в описание.
Стоимость КЭДО и сроки подключения в 2026 году
Стоимость зависит от численности подключаемых работников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в день подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых работников, выбранного тарифа и того, какие виды подписи нужны по описанным маршрутам: если в перечне есть трудовые договоры и допсоглашения, требуется тариф с поддержкой УКЭП. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф можно в любое время. Это позволяет запускать пилотную группу на минимальной конфигурации и расширять её после проверки описанных маршрутов на живом потоке.
Выводы
Описание текущих маршрутов — рабочий документ проекта, а не подготовительная формальность. Семь параметров по каждому типу документа (инициатор, согласующие, подписант, действие работника, срок, вид подписи, точка стыка с учётной системой) определяют и выбор системы, и комплект ЛНА, и итоговую стоимость. Разделение шагов на обязательные по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и внутренние сокращает маршрут без юридического риска, а описание ролей вместо фамилий защищает цепочку от кадровых перестановок.
Мы в Добыто ведём этот путь от инвентаризации до раскатки: помогаем разложить поток по типам документов, подобрать вид подписи под каждый шаг, собрать шаблоны маршрутов и проверить их на пилотной группе до перевода всей компании.
Частые вопросы
Нужно ли описывать маршруты отдельно, если КЭДО разворачивается внутри 1С:ЗУП?
Да, описание требуется в любом случае. В решениях на базе 1С правила согласования настраиваются по подразделениям и филиалам: для одного филиала подписывает непосредственный руководитель, для другого добавляется вышестоящий, данные берутся из штатного расписания. Чтобы эти правила задать, нужен готовый перечень типов документов с ролями и сроками. Дополнительно понадобится матрица прав и ролей: кто из кадровых специалистов какие заявки обрабатывает и кто отвечает за расчётные листки.
Что делать с работником, который отказался переходить на КЭДО?
Отказ не даёт оснований для увольнения или иных санкций. Для такого работника сохраняется бумажный маршрут: документы оформляются и подписываются на бумаге, а в описании процесса заранее закладывается параллельная ветка. Работник вправе дать согласие позже, тогда он переводится в электронный маршрут без переоформления ранее подписанных документов.
Сколько шагов согласования разумно оставлять в маршруте?
Проверочный критерий один: на шаге принимается решение, которое может изменить документ или остановить его. Виза, которая никогда не приводила к отказу, из маршрута убирается. Поскольку согласование кадровых заявлений не регулируется законом, сокращение таких шагов не требует изменения положения о КЭДО — достаточно перенастроить шаблон маршрута.
Как выглядит электронный кадровый документ на выходе маршрута?
По единым требованиям Минтруда, утверждённым приказом от 20 сентября 2022 года № 578н, электронный кадровый документ состоит из основного файла в формате PDF/A-1A, приложений, файлов электронных подписей, машиночитаемой доверенности, если она применялась, и XML-описания. Проверять состав контейнера стоит на этапе пилота: при выгрузке для проверяющих недостающие элементы всплывают сразу.
Нужно ли возвращать подписанный документ обратно в учётную систему?
Технически возможно, практического смысла обычно нет. Возврат подписанного файла удваивает базу и увеличивает нагрузку на учётную систему, при этом процедуры перештамповки подписей и архивного хранения учётные системы не выполняют. Рабочий вариант — открывать документ из учётной системы по гиперссылке, а хранение и работу с подписями оставить платформе КЭДО.
Что делать с бумажным архивом при переходе на электронные маршруты?
Уже подписанные бумажные документы переоформлять не нужно, архив остаётся в прежнем виде и хранится по действующим срокам. Электронные документы копятся в электронном архиве с момента запуска маршрутов. Смешанный период удобно закрыть отдельной описью: по каждому работнику видно, какая часть дела на бумаге, а какая в системе.
