Хранение электронных кадровых документов — это обязанность работодателя обеспечить сохранность и доступность электронных файлов в течение установленных законом сроков, которые совпадают со сроками хранения их бумажных аналогов. В статье разберём, сколько лет нужно хранить трудовые договоры, приказы, личные дела при КЭДО, какие форматы допустимы, кто отвечает за сохранность и что именно требует приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 в 2026 году.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Общий принцип: электронное хранение не отменяет сроков
Базовое правило 2026 года: перевод документа в электронный вид не меняет срока его хранения. Трудовой договор, подписанный в системе КЭДО, хранится 50 лет — столько же, сколько бумажный. Приказ об увольнении в электронной форме — 50 лет. Заявление на отпуск — 5 лет. Сроки устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, действует срок 50 лет. Для созданных раньше — 75 лет. Это правило часто забывают, когда компания массово сканирует старые трудовые книжки и личные карточки: к ним применяется старый срок в 75 лет, а не новый в 50. При проверке ГИТ или архивной инспекции смешение сроков чревато штрафом.
Электронная форма даёт две особенности. Первая — необходимость поддерживать читаемость файла весь срок хранения. PDF/A-1A или PDF/A-2U, принятые сегодня, должны оставаться открываемыми и в 2076 году. Вторая — необходимость сохранять метаданные электронной подписи и сертификат удостоверяющего центра. Без них файл теряет юридическую силу, даже если сам текст читается нормально.
Сроки хранения по категориям документов
Ниже — сводная таблица сроков по приказу Росархива № 236 и по специальным нормам. Сроки относятся к документам, созданным после 01.01.2003. Для более ранних — прибавляйте 25 лет (итого 75).
Постоянный срок хранения (передаются в архив при ликвидации компании): приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения о структурных подразделениях, правила внутреннего трудового распорядка, положение о КЭДО, коллективные договоры.
50 лет: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников Т-2, личные дела, табели учёта рабочего времени при работе во вредных условиях, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком, документы о присвоении квалификационных разрядов.
5 лет: приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, приказы о командировках внутри РФ (для 3-летних — с 2020 года), приказы о дисциплинарных взысканиях, заявления работников, графики отпусков, табели учёта рабочего времени при обычных условиях труда.
3 года: приказы о предоставлении краткосрочных отпусков без сохранения зарплаты, приказы о направлении на обучение без отрыва от работы, переписка по текущим кадровым вопросам, служебные записки по кадровым вопросам.
1 год: графики работы, ведомости выдачи зарплаты в электронном виде (при условии, что первичные расчёты хранятся в бухучёте), уведомления работников о предстоящем отпуске.
Особенность табелей рабочего времени
Табель — документ с двойным сроком. Если работник числится в списке занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, табель хранится 50 лет как документ, подтверждающий льготный стаж для досрочной пенсии. Если работник на обычных условиях — 5 лет. При КЭДО компания часто ведёт один электронный табель на всех — важно маркировать по категориям и хранить соответственно.
Форматы файлов: что допустимо, а что нет
Приказ Минтруда № 578н ввёл единое требование к формату электронного кадрового документа: основная часть — PDF/A-1A. Это подтип PDF, специально спроектированный для долгосрочного архивного хранения. В нём запрещены внешние ссылки, зашифрованные шрифты, прозрачность и динамические объекты. Такой файл открывается любой программой, поддерживающей PDF, даже через 20-30 лет.
Второй допустимый формат — PDF/A-2U. Он поддерживает слои прозрачности и JPEG2000, но не прижился на практике. Большинство операторов КЭДО генерируют именно PDF/A-1A. Документы в форматах DOC, DOCX, RTF, TXT при КЭДО допустимы только как приложения к основному PDF — например, если к приказу прикладывается черновик инструкции или пояснительная записка.
Форматы, которые категорически нельзя использовать для основной части документа: обычный PDF (не PDF/A), JPEG, PNG, TIFF без слоя OCR, HTML, XML без ЭП. На практике это важно: если кадровик вывел приказ в обычный PDF и подписал его, документ может быть признан оформленным с нарушением при архивной проверке.
«Многие операторы КЭДО по умолчанию генерируют обычный PDF, а PDF/A надо включать в настройках. Я всегда проверяю это на этапе подключения сервиса: прошу выгрузить пример документа и открываю в Adobe Reader — там в свойствах сразу видно, соответствует файл PDF/A или нет. Если нет — настраиваем сразу, до того как в систему зайдут тысячи приказов.»
Где физически хранятся файлы
При КЭДО возможны три варианта хранения. На собственных серверах компании, у оператора сервиса КЭДО, в государственной системе (если компания подключена к «Работа в России»). Каждый вариант имеет свои плюсы и риски.
Собственные серверы дают полный контроль, но требуют инвестиций в инфраструктуру: отказоустойчивый массив дисков, ленточные резервные копии для долгосрочного хранения, система контроля доступа, защита от сбоев питания. Для компании на 100 сотрудников такое решение обходится в 400-800 тысяч рублей в год на поддержку. Для компании на 1000+ сотрудников — уже оправдано.
Облачное хранение у оператора КЭДО — распространённый вариант. Оператор обеспечивает резервирование, обновление инфраструктуры, соответствие 152-му ФЗ. Работодатель платит по подписке. Ответственность перед ГИТ и архивной инспекцией всё равно на работодателе: если оператор обанкротится или потеряет данные, отвечать будет компания.
Ключевой момент при выборе оператора: данные должны храниться на территории РФ. Требование 152-го ФЗ о локализации персональных данных граждан РФ применимо и к кадровым документам. Если оператор использует зарубежные ЦОДы — это нарушение, по которому Роскомнадзор штрафует на 300-500 тысяч рублей.
Резервное копирование
Без резервных копий длительное хранение невозможно. Физические диски выходят из строя, облачные серверы падают, файлы могут быть удалены по ошибке или в результате атаки. Минимальный стандарт — правило 3-2-1: три копии данных, на двух разных типах носителей, одна из которых в другом физическом месте.
Для кадровых документов практика такая: основная копия на рабочем сервере или в облаке оператора, вторая — на удалённой площадке (обычно у самого оператора, но в другом ЦОДе), третья — на ленточной библиотеке или в холодном хранилище типа Amazon Glacier/Yandex Object Storage Cold. Ленточное хранение рассчитано на 30+ лет без перезаписи, что совпадает со сроком большинства кадровых документов.
Доступ к документам и разграничение прав
Хранить мало, нужно обеспечить контролируемый доступ. При КЭДО это решается через роли: кадровик видит все кадровые документы, руководитель подразделения — документы своих подчинённых, работник — только свои. Доступ логируется: каждое открытие файла фиксируется с датой, временем и IP-адресом.
Работник имеет право запросить свои документы в любое время. Работодатель обязан выдать копии в течение трёх рабочих дней (статья 62 ТК РФ). При КЭДО это означает выгрузку электронных файлов в удобном для работника виде: на электронную почту, через личный кабинет, на Госуслуги (если компания подключена к соответствующему сервису) или в распечатанном виде с заверением.
Прекращение трудового договора не отменяет право на доступ. Бывший работник может запросить трудовую книжку, справку 2-НДФЛ, выписки из приказов в течение всего срока хранения этих документов. Работодатель не вправе отказать под предлогом «архива» или «давности». При КЭДО это облегчается: документы из архива выгружаются так же, как и текущие.
Нужно организовать архивное хранение электронных кадровых документов с соответствием приказу Росархива № 236 и 152-му ФЗ? Специалисты Добыто настроят архив под требования вашей отрасли и срок хранения каждого типа документа.
Пошаговая настройка архива при запуске КЭДО
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел с указанием срока хранения по каждому типу документа.
- Шаг 2. В положении о КЭДО пропишите раздел «архивное хранение» с ответственными лицами и порядком передачи дел в архив.
- Шаг 3. Настройте в системе автоматическую классификацию: каждый документ при создании получает метку со сроком хранения.
- Шаг 4. Включите генерацию файлов в формате PDF/A-1A с метками времени от аккредитованной TSA.
- Шаг 5. Настройте резервное копирование по правилу 3-2-1 с проверкой целостности раз в квартал.
- Шаг 6. Создайте экспертную комиссию приказом руководителя и утвердите регламент её работы.
- Шаг 7. Запланируйте ежегодную экспертизу ценности с оформлением актов об уничтожении или продлении сроков.
Передача дел в архив и экспертиза ценности
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 закрепил правила организации архивного хранения. Для кадровых электронных документов действует тот же порядок, что и для бумажных: по истечении года делопроизводства документы передаются в архив, где проводится экспертиза ценности. По её результатам документы с истёкшим сроком уничтожаются по акту, а остальные продолжают храниться.
Экспертизу проводит экспертная комиссия (ЭК) организации. В неё входят кадровик, юрист, ответственный за архив, руководитель. Комиссия ежегодно рассматривает дела с истёкшим сроком хранения и принимает решение об уничтожении или продлении. Решение оформляется актом, который утверждается руководителем.
При КЭДО уничтожение электронных документов технически выглядит как удаление из рабочей системы с сохранением только акта об уничтожении. В акте перечисляются реквизиты удалённых документов: тип, дата, регистрационный номер, ФИО работника. Сам акт хранится постоянно — он часть архивного фонда компании.
Кого назначать ответственным за электронный архив
Роль архивариуса КЭДО чаще всего совмещается: кадровик + ответственный за архив в небольших компаниях, отдельный специалист в крупных. Главное — закрепить обязанность приказом, обучить работе с системой и предоставить полномочия взаимодействовать с оператором КЭДО. В положении о КЭДО должен быть раздел «ответственный за архивное хранение» с ФИО, должностью и полным списком обязанностей.
Полезные документы для скачивания
Типичные ошибки при хранении электронных кадровых документов
Разберём ошибки, с которыми компании сталкиваются чаще всего. Каждая из них — материал для штрафа или судебного спора, если вскроется при проверке.
Ошибка 1. Хранение в обычном PDF вместо PDF/A. Оператор КЭДО по умолчанию формирует PDF с динамическим слоем подписи. Через 10 лет нужной версии программы для открытия уже может не быть, и файл станет нечитаемым. При архивной проверке это нарушение приказа Минтруда № 578н.
Ошибка 2. Потеря сертификата удостоверяющего центра. Электронная подпись проверяется по цепочке сертификатов. Если сертификат УЦ отозван или истёк, проверка подписи вернёт ошибку, хотя сам документ был подписан валидно. Решение — архивные метки времени от аккредитованного доверенного третьей стороны. Они фиксируют, что на момент подписания сертификат был действителен.
Ошибка 3. Путаница со сроками 50 и 75 лет. Компания при массовом переводе старых бумажных дел в электронный вид присваивает всем срок 50 лет. Для дел, закрытых до 2003 года, это неверно — там 75 лет. При архивной инспекции часть дел может быть уничтожена преждевременно.
Ошибка 4. Хранение на зарубежных серверах. Компания использует иностранное облако (Google Drive, Dropbox) для оптимизации расходов. Это прямое нарушение 152-го ФЗ о локализации персональных данных. Штраф Роскомнадзора для юрлица — от 300 тысяч рублей, при повторном — до 6 миллионов.
Ошибка 5. Отсутствие резервных копий. Все документы лежат в одной системе у оператора. Оператор уходит с рынка или возникает техническая авария — данные пропадают. При проверке ГИТ компания не может предоставить документы и получает штраф по статье 5.27 КоАП, плюс иски от работников.
Ошибка 6. Уничтожение без акта. По истечении 5-летнего срока кадровик удаляет приказы по отпускам без составления акта об уничтожении и без решения экспертной комиссии. Формально нарушение — статья 13.20 КоАП, штраф до 10 000 на должностное лицо.
«В своей практике я видела случай, когда компания за 10 лет накопила 50 тысяч электронных документов и потеряла доступ к 40 процентам из них после смены оператора. Восстанавливали через суд, стоимость восстановления — больше 2 миллионов рублей. С тех пор у меня железное правило: ежеквартально выгружать полный архив себе на локальный сервер, независимо от того, что обещает оператор.»
Переход между операторами КЭДО: что делать с архивом
Смена оператора — частая ситуация в 2026 году. Компании переходят из-за цены, функционала, сервиса. Главный риск перехода — потеря доступа к документам или их юридической значимости.
Правильный сценарий перехода. За 2-3 месяца до отключения старого сервиса провести инвентаризацию: сколько документов хранится, какие из них ещё активны, какие уже в архиве. Запросить у старого оператора полную выгрузку в PDF/A-1A с сохранением подписей и метаданных. Проверить, что выгрузка открывается и подписи валидны. Загрузить выгрузку в новый сервис или на собственный сервер. Только после этого прекращать отношения со старым оператором.
Если выгрузка технически невозможна (оператор закрылся, отказывает в выгрузке), право работодателя отстаивается через суд. Документы — собственность компании, хранение — услуга оператора. Решение суда обязывает передать данные. Но процесс занимает 6-12 месяцев, и за это время компания рискует не ответить на запросы ГИТ по конкретным документам.
Источники и нормативная база
Показать использованные нормативные акты
Часто задаваемые вопросы
Сколько хранить трудовой договор при КЭДО?
Можно ли хранить кадровые документы в облаке Google Drive?
Что делать, если оператор КЭДО прекратил работу?
Нужно ли распечатывать документы при сдаче в архив?
Как уничтожить электронные документы с истёкшим сроком?
Что делать с документами при ликвидации компании?
Обязательно ли использовать архивные метки времени (TSA)?
Сервис КЭДО Добыто обеспечивает архивное хранение электронных кадровых документов с полным соответствием приказу Росархива № 236, приказу Минтруда № 578н и 152-му ФЗ о персональных данных.
Автоматическая генерация PDF/A-1A с архивными метками времени. Хранение всех документов на серверах в РФ с репликацией в двух ЦОДах. Ежеквартальная выгрузка по запросу клиента. Поддержка экспертной комиссии и актов об уничтожении.