Структура статьи 22.1 Трудового кодекса РФ

Статья 22.1 Трудового кодекса РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» — фундаментальная норма, введённая ФЗ № 377-ФЗ от 22.11.2021, которая установила само понятие КЭДО и определила его принципы в российской правовой системе. Статья определяет, что такое электронный документ в трудовых отношениях, какие информационные системы могут использоваться, какие документы можно и нельзя вести электронно, кто несёт расходы на получение подписей. В этой статье разберём содержание статьи 22.1 постатейно, покажем практическое применение каждой части и типичные вопросы правоприменения.

Рассмотрим определения ключевых терминов, перечень исключений из общего правила, требования к информационной системе, обязанности работодателя и права работника.

Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Структура статьи 22.1

Статья 22.1 ТК РФ состоит из нескольких частей. Каждая регулирует свой аспект КЭДО. Разбираем по пунктам.

Часть 1 вводит понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений как создания, подписания, использования и хранения работодателем, работником, лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Часть 2 определяет информационные системы, через которые ведётся КЭДО. Это может быть: единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (государственная), информационная система работодателя (собственная или облачная от оператора), которая позволяет подписывать документы УКЭП и УНЭП.

Часть 3 устанавливает перечень документов, которые исключены из КЭДО и всегда ведутся на бумаге:

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (исключая электронные трудовые СЗВ-ТД)
• Акт о несчастном случае на производстве (по установленной форме)
• Приказ об увольнении по статье 312.8 ТК РФ в случаях, когда работник сам выбирает бумажное оформление
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда

Часть 4 содержит требования к информационной системе работодателя. Она должна обеспечивать:

• Подписание электронных документов УКЭП работодателя и УНЭП или УКЭП работника
• Хранение документов с сохранением возможности их воспроизведения
• Защиту от несанкционированного доступа
• Предоставление работнику доступа к его электронным документам

Понятие электронного документа в трудовых отношениях

Электронный документ в сфере трудовых отношений — это документ, созданный в электронной форме, подписанный электронной подписью в соответствии с ФЗ № 63-ФЗ и имеющий юридическую силу, равную бумажному документу с собственноручной подписью. Содержание должно быть воспроизводимым при любых обстоятельствах — это требование к форматам хранения.

Не являются электронными документами в смысле статьи 22.1 простые сканы бумажных документов без ЭП. Они — просто электронные копии, не имеющие юридической силы оригинала. Для придания силы требуется либо исходное подписание в электронном виде, либо аттестование скана как электронного дубликата бумажного оригинала.

Виды электронной подписи в статье 22.1

Статья устанавливает, что со стороны работодателя применяется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Это обязательно для всех кадровых документов. УКЭП выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, действует 12-15 месяцев, требует перевыпуска.

Со стороны работника возможны два варианта:

• УНЭП (усиленная неквалифицированная) — подходит для большинства документов (заявления, согласия, ознакомления). Выдаётся работодателем через его инфраструктуру, бесплатна для работника
• УКЭП работника — для отдельных случаев, когда работник уже имеет свою УКЭП (например, для взаимодействия с ФНС как ИП)

Простая электронная подпись (ПЭП) применима только к отдельным документам малой значимости (ознакомление с локальными актами), и только если это прямо указано в ПВТР работодателя.

Обязанности работодателя по статье 22.1

Из статьи 22.1 вытекают несколько обязанностей работодателя:

1. Обеспечить работника электронной подписью (УНЭП) бесплатно, если он переходит на КЭДО
2. Создать информационную систему, соответствующую требованиям закона
3. Обеспечить хранение электронных документов в соответствии со сроками по Приказу Росархива № 236
4. Предоставлять работнику доступ к его электронным документам 24/7
5. Не использовать КЭДО в отношении документов, исключённых из части 3 статьи
6. Защищать персональные данные работников по ФЗ № 152-ФЗ

Нарушение любой из этих обязанностей — основание для жалобы в ГИТ и административной ответственности.

Права работника по статье 22.1

1. Отказаться от перехода на КЭДО (для принятых до 31.12.2021)
2. Получать электронные копии документов через систему
3. Требовать выдачу бумажных копий по заявлению
4. Отозвать согласие на КЭДО в любое время
5. Обжаловать действия работодателя в ГИТ и суде
6. Получить электронную подпись (УНЭП) бесплатно

Исключения из КЭДО: подробнее

Часть 3 статьи 22.1 устанавливает документы, которые нельзя вести только электронно. Разбираем причины исключения.

Трудовая книжка бумажного образца. Она остаётся за сотрудниками, не перешедшими на электронную трудовую (СЗВ-ТД). Работодатель продолжает вести её на бумаге.

Акт о несчастном случае на производстве. Связан с расследованием и может требовать подписей комиссии, представителей пострадавшего, органов надзора. Электронный формат пока не сформирован для этой ситуации, Минтруд обсуждает изменение.

Приказ об увольнении по желанию работника по статье 312.8 ТК РФ. Работник может выбрать бумажный формат для своего увольнительного приказа.

Документы по охране труда (инструктажи). Работник должен физически подписать факт прохождения. Электронный вариант допустим, но требует дополнительных технических условий.

Практическое применение статьи 22.1

HR-директор, внедряющий КЭДО, использует статью 22.1 как отправную точку для:

1. Выбора КЭДО-оператора с проверкой соответствия требованиям к ИС
2. Разработки положения о КЭДО с учётом исключений
3. Обучения кадровиков правильному обращению с электронными и бумажными документами
4. Формирования типовых маршрутов согласования с учётом видов подписей
5. Контроля за правильным применением УКЭП, УНЭП и ПЭП

Как проверить соответствие работодателя требованиям статьи 22.1

Заключение

Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.

При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.

Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы