Статья 22.2 Трудового кодекса РФ «Порядок перехода на электронный документооборот в сфере трудовых отношений» устанавливает процедуру, по которой работодатель внедряет КЭДО, собирает согласия работников и оформляет переход. Это ключевая норма, без соблюдения которой переход на КЭДО считается недействительным. В этой статье разберём содержание статьи 22.2 постатейно, покажем практическое применение каждого пункта и типичные ошибки при внедрении.
Рассмотрим требования к локальному акту о введении КЭДО, правила получения согласий работников, различия для принятых до и после 31.12.2021, обязанность работодателя по обеспечению подписей, сроки уведомления работников.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Структура статьи 22.2
Часть 1. Работодатель принимает решение о введении КЭДО, оформляя локальным нормативным актом. В акте указываются: используемая информационная система, порядок доступа к ней работников, перечень электронных документов, категории работников, в отношении которых применяется КЭДО, срок уведомления.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Часть 2. Работодатель уведомляет работников о введении КЭДО и праве на переход в срок, установленный локальным актом, но не менее чем за 30 рабочих дней до начала применения КЭДО.
Часть 3. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, переходят на КЭДО только с письменного согласия.
Часть 4. Работники, принятые после 31.12.2021 и не имеющие трудового стажа по состоянию на эту дату, могут быть переведены на КЭДО без письменного согласия, если это предусмотрено локальным актом работодателя.
Часть 5. Отсутствие согласия работника не может служить основанием для его увольнения, лишения премий или иного ухудшения условий.
Часть 6. Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель.
«Статья 22.2 — самая сложная в применении. HR-директора часто ошибаются с делением работников по дате приёма, с выдачей согласий, со сроками уведомления. Каждая такая ошибка — потенциальный иск или штраф ГИТ. Я рекомендую перед стартом проекта провести аудит всех сотрудников по дате приёма и прорисовать матрицу: кому нужно согласие, кому нет, в какие сроки.»
Требования к локальному акту
Локальный акт о введении КЭДО — стержневой документ, определяющий правила внутри компании. Должен содержать:
- Информационную систему, которая используется (с указанием оператора)
- Порядок доступа работников к ИС (через мобильное приложение, браузер)
- Перечень электронных документов, включающий конкретные типы (трудовые договоры, приказы, заявления, графики отпусков и т.д.)
- Категории работников, в отношении которых применяется КЭДО
- Срок уведомления — обычно указывается конкретная дата начала применения КЭДО
- Порядок осуществления КЭДО в конкретных ситуациях (как подписываются документы, как осуществляется хранение)
- Порядок отзыва согласия работником
Акт принимается с учётом мнения первичной профсоюзной организации, если она есть (по статье 372 ТК РФ).
Согласия работников: детальный разбор
Работники, принятые до 31.12.2021, переходят только с письменного согласия. Процедура:
- Работник получает уведомление о введении КЭДО и предложение перейти
- Работник подписывает согласие в свободной форме или по форме работодателя
- Согласие хранится в личном деле работника
- С момента подписания согласия работник включается в КЭДО
Отказ от подписания согласия — законное право работника. Его документы продолжают вестись на бумаге. Отказ не может быть основанием для дисциплинарного взыскания, премирования, перевода на другую должность.
Работники, принятые после 31.12.2021. Если они впервые поступают на работу и до этой даты не имели трудового стажа, работодатель может применять к ним КЭДО без согласия. Это закреплено в локальном акте. При приёме на работу такой работник получает уведомление о применении КЭДО в компании.
Ловушка промежуточной категории
Часто возникает путаница с работниками, которые были приняты после 31.12.2021, но имели трудовой стаж до этой даты (например, пришли из другой компании в 2022 году, имея 10 лет стажа). По формальному прочтению они тоже требуют письменного согласия, потому что «имели трудовой стаж на 31.12.2021».
Эта позиция подтверждена Письмом Минтруда № 14-6/ООГ-2314. HR-директору важно корректно идентифицировать таких работников при аудите перед внедрением КЭДО.
Сроки уведомления
Часть 2 статьи 22.2 требует уведомить работников не менее чем за 30 рабочих дней до начала применения КЭДО. Это минимальный срок. Работодатель может установить больший (60, 90 дней).
Форма уведомления — письменная. Может быть бумажной (с росписью работника) или электронной (если у компании уже есть КЭДО в какой-то части). В уведомлении указывается: дата начала применения КЭДО, какую информационную систему будет использоваться, какие документы будут электронными, какие бумажными, о праве работника отказаться.
«30 рабочих дней — это минимум. Я в практике использую 45-60 рабочих дней, чтобы собрать все согласия с учётом отпусков, больничных, командировок. Если уведомить всех 1 сентября, то к 15 октября можно гарантировать, что все по списку ознакомлены, а к 1 ноября уже начать работу в КЭДО с нужным охватом.»
Обязанности работодателя по расходам
Часть 6 статьи 22.2 однозначно устанавливает: расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель. Это означает:
- УНЭП для работников выдаётся бесплатно через систему КЭДО
- Расходы на инфраструктуру (сервер, лицензии, поддержка) оплачивает работодатель
- Если работнику требуется УКЭП от аккредитованного УЦ (редкие случаи), работодатель оплачивает её получение
- Обновление подписей при истечении срока — за счёт работодателя
- Обучение работника пользованию подписью — за счёт работодателя
Попытки переложить эти расходы на работника (удержание из зарплаты за «подписку на КЭДО», требование оплачивать свою УКЭП) — грубые нарушения ТК, штраф по статье 5.27 КоАП.
Ответственность за нарушения
Нарушения статьи 22.2 влекут административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы те же, что и для других нарушений ТК: до 50 000 руб на юрлицо, до 5 000 на должностное лицо.
Дополнительно. Если работодатель применял КЭДО без согласия работника, все оформленные электронно документы для этого работника могут быть признаны недействительными. Это означает:
- Трудовой договор без согласия на КЭДО может быть признан незаключённым
- Приказы об отпусках, командировках недействительны
- Работодатель обязан оформить все документы заново на бумаге
- Работник может потребовать компенсацию
Полезные документы для скачивания
Как оформить переход на КЭДО по статье 22.2
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Разработать и утвердить локальный акт о введении КЭДО с учётом мнения профсоюза
- Шаг 2. Провести аудит работников по дате приёма, определить категории
- Шаг 3. Уведомить работников не менее чем за 30 рабочих дней до старта
- Шаг 4. Собрать письменные согласия от работников, принятых до 31.12.2021
- Шаг 5. Обеспечить выдачу УНЭП всем согласившимся, провести обучение, запустить КЭДО
Заключение
Локальные нормативные акты — фундамент внутреннего регулирования трудовых отношений в организации. Их отсутствие или неправильное оформление может привести к штрафам при проверке.
Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с ЛНА до подписания трудового договора, а при внесении изменений — в разумный срок. Факт ознакомления необходимо фиксировать документально.
Система КЭДО автоматизирует процесс ознакомления сотрудников с локальными актами: документ направляется всем работникам одновременно, а подтверждение прочтения фиксируется электронной подписью.
Использованные источники
Часто задаваемые вопросы
У кого нужно получать письменное согласие на КЭДО?
Каков минимальный срок уведомления?
Можно ли уволить за отказ от КЭДО?
Можно ли отозвать согласие на КЭДО?
Кто оплачивает электронную подпись работника?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.