Статья 22.3 Трудового кодекса РФ «Взаимодействие работодателя и работника в целях осуществления электронного документооборота» регулирует порядок подписания электронных документов, виды электронных подписей, применяемых в КЭДО, и обязательства сторон. Это технический «движок» КЭДО, раскрывающий, как именно работодатель и работник обмениваются электронными документами юридически значимым образом. В этой статье разберём содержание статьи 22.3 постатейно, покажем практическое применение каждого пункта.
Рассмотрим виды подписей работодателя и работника, правила подписания трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора — документов, для которых требуется УКЭП работника.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Структура статьи 22.3
Часть 1. Работодатель при осуществлении КЭДО применяет УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись). Это единственный допустимый вид подписи для работодателя.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Часть 2. Работник при осуществлении КЭДО использует один из следующих видов ЭП:
- УКЭП (усиленная квалифицированная)
- УНЭП (усиленная неквалифицированная), выданная с использованием инфраструктуры, обеспечивающей электронное взаимодействие в информационно-технологической среде работодателя
- Простая электронная подпись (в случаях, указанных в законе)
Часть 3. Особые требования для отдельных документов. УКЭП работника или УНЭП, полученная через систему Госуслуг (ЕСИА), обязательна для подписания:
- Трудового договора
- Договора о материальной ответственности
- Ученического договора
- Договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- Соглашения об изменении определённых сторонами условий трудового договора
- Приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания
- Уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора
Для остальных документов допускается УНЭП, выданная через инфраструктуру работодателя.
«Часть 3 статьи 22.3 — самая сложная в применении. Здесь легко ошибиться: подписать трудовой договор УНЭП от системы работодателя вместо УКЭП работника или УНЭП от ЕСИА. Такой договор при споре может быть признан незаключённым. Я рекомендую кадровикам иметь чёткую матрицу: какой документ — какой подписью, и проверять при каждом подписании.»
УКЭП работодателя: особенности
УКЭП для работодателя выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром на имя физического лица (директора или уполномоченного сотрудника, например, кадровика), с указанием должности и организации. Срок действия сертификата — 12-15 месяцев, после чего нужно перевыпускать.
В коммерческих организациях у кадровика-подписанта хранится физический токен (Рутокен, JaCarta) с сертификатом. Для подписания документа токен вставляется в USB-порт и подтверждается PIN-кодом. Некоторые системы допускают облачное хранение УКЭП с двухфакторной аутентификацией.
Расходы на получение УКЭП для руководителей — 2-4 тыс. руб/подпись в год. Для компании с 20 подписантами это 40-80 тыс. руб ежегодно.
УНЭП работника: как работает
УНЭП выдаётся работодателем через КЭДО-систему бесплатно для работника. Технология различна у разных операторов:
- Сертификат привязан к учётной записи работника в КЭДО
- Подписание происходит через ввод пароля или SMS-код
- Криптографическая защита обеспечивает проверяемость подписи
- Срок действия сертификата — 1-2 года, продление автоматическое
- При увольнении сертификат отзывается
УНЭП подходит для большинства кадровых документов: заявлений, согласий, ознакомлений с локальными актами, приказов об отпусках. Не подходит для документов из части 3 статьи 22.3.
УКЭП работника: когда нужна
Для критически важных документов (трудовой договор, МО, ученический договор, приказ о взыскании) работник должен использовать УКЭП или УНЭП от ЕСИА. Первый вариант требует получения УКЭП в аккредитованном УЦ — это стоит 500-2000 руб для физлица и занимает 1-3 дня.
Альтернатива — УНЭП от ЕСИА. Это электронная подпись, которая выдаётся через Госуслуги (при наличии подтверждённой учётной записи). Подтверждение может быть через МФЦ, банк-партнёр или онлайн через БСС. ЕСИА-подпись бесплатна для работника и приравнена к УКЭП для целей КЭДО.
На практике большинство компаний предпочитают УНЭП от ЕСИА, потому что она бесплатна и не требует носителя.
«Проблема с ЕСИА — у части работников нет подтверждённой учётной записи. При приёме на работу HR должен спрашивать об этом и помогать с получением. В моей практике 15-20% новичков не имеют подтверждённых Госуслуг, и переход на КЭДО замораживается до их получения. Это пункт в плане внедрения, который часто забывают.»
Простая электронная подпись: когда можно
ПЭП — самый слабый вид подписи. Подходит для ситуаций, где не требуется строгая юридическая сила. В КЭДО может применяться для:
- Ознакомления с отдельными локальными актами (не основополагающими)
- Согласий на обработку персональных данных (в отдельных случаях)
- Уведомлений и информационных рассылок
Применение ПЭП должно быть явно разрешено в локальном акте работодателя. Для спорных случаев применять УНЭП — она надёжнее.
Обязанности сторон по статье 22.3
Обязанности работодателя:
- Обеспечить свою УКЭП и поддерживать её актуальность
- Обеспечить работника УНЭП для КЭДО бесплатно
- Обеспечить техническую возможность подписания всех необходимых документов
- Информировать работника о правилах использования подписей
- Хранить электронные документы с УКЭП в соответствии со сроками
Обязанности работника:
- Получить УНЭП и правильно её использовать
- Не передавать подпись третьим лицам
- Уведомить работодателя о компрометации подписи
- При необходимости получить УКЭП или УНЭП от ЕСИА для критичных документов
Полезные документы для скачивания
Как работник использует УНЭП через Добыто КЭДО
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. При первом входе в систему работник подтверждает свою учётную запись через ЕСИА (Госуслуги)
- Шаг 2. Система автоматически генерирует УНЭП и привязывает её к учётной записи
- Шаг 3. При получении документа на подпись работник видит его в ленте
- Шаг 4. Проверяет содержание, нажимает «Подписать» и подтверждает SMS-кодом
- Шаг 5. Документ подписан, работодатель получает уведомление
Заключение
Электронная подпись стала неотъемлемой частью современного документооборота. Её правильное применение обеспечивает юридическую значимость электронных документов наравне с бумажными.
При выборе вида электронной подписи важно учитывать требования законодательства к конкретному типу документа: для одних достаточно простой ЭП, для других необходима усиленная квалифицированная.
Система КЭДО с встроенной поддержкой электронных подписей позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы в пару кликов, без необходимости разбираться в технических деталях.
Использованные источники
Часто задаваемые вопросы
Какие документы требуют УКЭП или УНЭП от ЕСИА?
Для каких документов хватит УНЭП работодателя?
Можно ли использовать ПЭП в КЭДО?
Где получить УНЭП от ЕСИА?
Что делать, если работник потерял подпись?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.