Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат — ключевой вопрос при внедрении КЭДО. Статья 22.1 Трудового кодекса РФ определяет общее правило: практически все документы, связанные с трудовыми отношениями, могут вестись в электронном виде без дублирования на бумаге. Но есть исключения. В этой статье разберём полный перечень документов для электронного формата, обязательные бумажные исключения и практические рекомендации по переходу на КЭДО.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Правовая основа: что говорит закон
Электронный кадровый документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, введёнными Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. По общему правилу любые документы, связанные с работой, могут создаваться, подписываться, использоваться и храниться в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Это принципиальное изменение. До 377-ФЗ многие работодатели вели электронные копии кадровых документов, но обязаны были хранить бумажные оригиналы. Теперь электронный документ с надлежащей электронной подписью является полноценным оригиналом с юридической силой.
Однако закон устанавливает исчерпывающий перечень документов-исключений, которые по-прежнему требуют бумажной формы. Этот перечень закрытый — если документа нет в списке исключений, его можно вести электронно.
«При внедрении КЭДО работодатели часто спрашивают: а что если ГИТ потребует бумажный документ? Ответ простой — инспектор обязан принять электронный документ с надлежащей ЭЦП. Если требует именно бумагу без законных оснований — это нарушение с его стороны.»
Документы, которые можно вести в КЭДО
Перечень документов для электронного формата охватывает весь жизненный цикл работника в организации: от приёма до увольнения. Рассмотрим основные категории.
Документы при приёме на работу
Трудовой договор — основной документ трудовых отношений. Может заключаться в электронном виде с использованием УКЭП (при собственной ИС работодателя) или ПЭП через Госуслуги (при использовании портала «Работа в России»). Дополнительные соглашения к трудовому договору оформляются аналогично.
Приказ о приёме на работу — издаётся на основании трудового договора. Работник знакомится с ним под электронную подпись. Личная карточка работника (форма Т-2) — ведётся в электронном виде, работник подтверждает правильность данных электронной подписью.
Договор о полной материальной ответственности — требует УКЭП от обеих сторон при использовании собственной ИС работодателя. Ученический договор — аналогичные требования к ЭЦП.
Локальные нормативные акты
Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, положение о защите персональных данных — все эти документы можно вести электронно. Работники знакомятся с ними через систему КЭДО и подтверждают ознакомление электронной подписью.
Должностные инструкции, инструкции по охране труда (кроме документов о прохождении инструктажей) — также переводятся в электронный формат. Коллективный договор может существовать в электронном виде, если профсоюз согласен на такой формат.
Приказы по личному составу
Приказы о переводе, перемещении, командировании, предоставлении отпуска, премировании, дисциплинарном взыскании, изменении условий трудового договора — все эти документы ведутся в КЭДО. Работник знакомится с приказом и подписывает его электронно.
Важное исключение: приказ (распоряжение) об увольнении остаётся бумажным документом. Это одно из четырёх исключений, установленных статьёй 22.1 ТК РФ.
Заявления работников
Заявления на отпуск, на увольнение, на перевод, на изменение режима работы, на предоставление отгула — все виды заявлений подаются через систему КЭДО. Работник формирует заявление в личном кабинете, подписывает электронной подписью и направляет на согласование.
Служебные записки, докладные, объяснительные — аналогично оформляются в электронном виде. Это существенно ускоряет документооборот: вместо передачи бумаги через секретариат документ мгновенно попадает к адресату.
Табели и графики
Табель учёта рабочего времени (формы Т-12, Т-13) ведётся в электронном виде. Ответственный сотрудник заполняет табель, подписывает его ЭЦП. Руководитель подразделения согласовывает электронно.
График отпусков — формируется и утверждается в системе КЭДО. Работники знакомятся с графиком под электронную подпись. Изменения в график вносятся электронно с уведомлением заинтересованных сотрудников.
Графики сменности, графики работы — всё в электронном формате с ознакомлением работников через КЭДО.
Полезные документы для скачивания
Документы-исключения: только бумага
Статья 22.1 ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, которые нельзя вести исключительно в электронном виде. Таких исключений четыре.
Приказ об увольнении
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора остаётся бумажным документом. Логика законодателя понятна: увольнение — юридически значимое действие с серьёзными последствиями, и бумажный документ обеспечивает дополнительную защиту прав работника.
На практике это означает, что даже при полностью электронном документообороте кадровик должен распечатать приказ об увольнении, получить живую подпись руководителя и ознакомить работника под роспись на бумаге.
Акт о несчастном случае
Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) оформляется только на бумаге. Это требование связано с особой процедурой расследования несчастных случаев, участием государственных органов и возможной уголовной ответственностью.
Документы об инструктажах по охране труда
Журналы инструктажей, листы ознакомления с инструкциями по технике безопасности ведутся в бумажном виде. Работник должен поставить собственноручную подпись, подтверждающую прохождение инструктажа.
Это требование охраны труда, которое пока не отменено. При несчастном случае проверяющие органы в первую очередь запрашивают именно эти документы, и электронная версия не принимается.
Трудовая книжка (бумажная)
Если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, она продолжает заполняться на бумаге. Это не связано напрямую с КЭДО — электронные трудовые книжки регулируются отдельным законом 439-ФЗ.
Важно не путать: КЭДО и электронная трудовая книжка — разные вещи. Можно иметь КЭДО без электронной трудовой и наоборот.
«Список исключений закрытый — это принципиально. Если работодатель или проверяющий орган требует бумажный документ, которого нет в списке, он превышает полномочия. Знание этого перечня защищает и работодателя, и работника.»
Какую электронную подпись использовать
Статья 22.3 ТК РФ устанавливает требования к электронным подписям для разных категорий документов. Требования различаются в зависимости от информационной системы: собственная ИС работодателя или портал «Работа в России».
Требования к работодателю
Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора — УКЭП или УНЭП. Для приказа о переводе — УКЭП или УНЭП. Для остальных документов — любой вид ЭЦП, включая ПЭП.
Требования к работнику
При использовании портала «Работа в России» работник может подписывать все документы ПЭП через Госуслуги. При использовании собственной ИС работодателя для трудового договора и договора о материальной ответственности требуется УКЭП, для остальных документов — любая ЭЦП.
Практические рекомендации по переходу
Переход на КЭДО требует системного подхода. Рекомендуется начинать с простых документов и постепенно расширять перечень.
Как перевести документы в КЭДО: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Проведите аудит текущего документооборота. Составьте полный перечень кадровых документов, которые ведёте.
- Шаг 2. Разделите документы на три группы: обязательно бумажные (4 исключения), приоритетные для КЭДО (массовые документы), второстепенные.
- Шаг 3. Выберите информационную систему: портал «Работа в России» (бесплатно, но ограниченный функционал) или коммерческое решение.
- Шаг 4. Издайте локальный нормативный акт о введении КЭДО с перечнем документов для электронного формата.
- Шаг 5. Уведомите работников и получите их согласие на участие в КЭДО.
- Шаг 6. Обеспечьте работников электронными подписями соответствующего вида.
- Шаг 7. Начните с простых документов: заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, служебные записки.
- Шаг 8. Постепенно добавляйте сложные документы: трудовые договоры, приказы по личному составу.
Сервис Добыто для ведения КЭДО
Сервис Добыто КЭДО позволяет вести весь перечень кадровых документов в электронном виде в соответствии с требованиями статей 22.1-22.3 ТК РФ. Система поддерживает все виды электронных подписей и автоматически определяет, какой вид ЭЦП требуется для конкретного документа.
Интеграция с популярными HR-системами (1С, SAP, Битрикс24) позволяет не менять привычные процессы. Документы из учётной системы автоматически попадают в КЭДО, статусы подписания возвращаются обратно.
«При выборе системы КЭДО обращайте внимание на соответствие Приказу Минтруда № 578н о единых требованиях к электронным документам. Добыто полностью соответствует этим требованиям.»
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Использованные нормативные источники
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести трудовой договор только в электронном виде?
Почему приказ об увольнении остаётся бумажным?
Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?
Можно ли вести личные дела в электронном виде?
Какие документы по охране труда можно перевести в КЭДО?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.