Какие кадровые документы нельзя вести в электронном виде — вопрос, который встает перед каждым работодателем при внедрении КЭДО. Трудовой кодекс РФ в статье 22.1 устанавливает закрытый перечень документов-исключений, которые должны оформляться на бумаге даже при полном переходе на электронный кадровый документооборот. Это приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда. В этом материале разберем правовое обоснование исключений, особенности для дистанционных работников, практику применения норм и типичные ошибки кадровиков при работе с документами КЭДО.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Правовая база: статья 22.1 ТК РФ об исключениях из КЭДО
Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ внес в Трудовой кодекс новые статьи 22.1, 22.2 и 22.3, регулирующие электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Эти нормы вступили в силу с 1 января 2022 года и действуют в актуальной редакции по состоянию на 2026 год.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Статья 22.1 ТК РФ определяет понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений и устанавливает общие правила его ведения. Согласно части 3 статьи 22.1, положения об электронном документообороте не применяются в отношении трех категорий документов:
- приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора
- акта о несчастном случае на производстве по установленной форме
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда
Это императивная норма — работодатель не вправе расширительно толковать перечень или, наоборот, игнорировать его. Три указанных документа должны существовать на бумажном носителе с собственноручными подписями.
«Законодатель выбрал для исключений документы с повышенной юридической значимостью. Приказ об увольнении — это прекращение трудовых отношений, последствия ошибки здесь могут быть катастрофическими. Акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда напрямую связаны с жизнью и здоровьем работников. Такие документы должны храниться на бумаге десятилетиями.»
Приказ об увольнении: почему только на бумаге
Приказ о прекращении трудового договора — ключевой документ кадрового учета. На его основании вносится запись в трудовую книжку, производится окончательный расчет, оформляется личное дело работника. Именно приказ фиксирует дату и основание увольнения.
Почему законодатель исключил этот документ из КЭДО? Причин несколько. Во-первых, приказ об увольнении может стать предметом судебного спора. Работник оспаривает увольнение, требует восстановления на работе и компенсации. В суде бумажный документ с живой подписью руководителя и отметкой об ознакомлении работника имеет большую доказательную силу.
Во-вторых, приказ об увольнении хранится в личном деле 50 лет (или 75 лет для дел, законченных до 2003 года). За это время могут смениться системы электронного документооборота, измениться форматы файлов, прекратить существование операторы ЭДО. Бумажный документ физически сохранится при любых обстоятельствах.
В-третьих, собственноручная подпись работника об ознакомлении с приказом исключает споры о том, знал ли он об увольнении. Электронная подпись теоретически может быть оспорена — токен украден, пароль скомпрометирован. Подделать собственноручную подпись сложнее.
Исключение для дистанционных работников
Закон делает оговорку для работников, заключивших трудовой договор о дистанционной работе. Согласно статье 312.3 ТК РФ, если взаимодействие дистанционного работника и работодателя осуществляется путем обмена электронными документами, приказ о прекращении трудового договора может быть оформлен в электронном виде.
Это логично: дистанционный работник может находиться в другом городе или даже стране. Требовать от него личной явки для подписания бумажного приказа нецелесообразно. При этом работодатель обязан направить дистанционному работнику копию приказа на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.
Акт о несчастном случае на производстве
Акт о несчастном случае на производстве составляется по унифицированной форме Н-1. Эта форма утверждена Постановлением Минтруда России от 20.04.2022 N 223н. Акт составляется в нескольких экземплярах: для пострадавшего (или его родственников), для работодателя, для ФСС, для прокуратуры (при тяжелых несчастных случаях).
Акт формы Н-1 содержит детальное описание обстоятельств несчастного случая, причин травмы, виновных лиц, мер по предотвращению подобных случаев в будущем. На основании акта назначаются выплаты из ФСС, определяется ответственность должностных лиц.
Исключение акта из КЭДО объясняется его особой правовой природой. Акт о несчастном случае — это не просто кадровый документ. Это документ, который может стать основанием для уголовного преследования виновных лиц, для гражданских исков о возмещении вреда здоровью, для страховых выплат. Бумажный оригинал с подписями всех членов комиссии по расследованию несчастного случая — обязательное условие его юридической силы.
«Расследование несчастного случая — серьезная процедура с участием представителей профсоюза, специалистов по охране труда, иногда — инспекторов ГИТ. Акт подписывают все члены комиссии собственноручно. Оцифровать этот процесс пока невозможно технически и нецелесообразно юридически.»
Документы об инструктажах по охране труда
Третья категория исключений — документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Это журналы вводного инструктажа, первичного инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового и целевого инструктажей.
Формы журналов инструктажей установлены ГОСТ 12.0.004-2015 «Организация обучения безопасности труда». Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью организации. Каждая запись содержит дату инструктажа, ФИО инструктируемого, подпись инструктирующего и инструктируемого.
Почему журналы инструктажей нельзя вести в электронном виде? Инструктаж по охране труда — это непосредственная передача знаний о безопасных приемах работы. Работник должен лично присутствовать, выслушать инструктирующего, задать вопросы, расписаться в журнале. Собственноручная подпись подтверждает, что инструктаж действительно состоялся, а не был «проведен задним числом».
При несчастном случае на производстве инспектор ГИТ первым делом проверяет журналы инструктажей. Если работник не прошел инструктаж или подпись отсутствует — это грубое нарушение. Бумажный журнал с живыми подписями — единственное доказательство проведения инструктажа.
Таблица документов по охране труда: бумага vs КЭДО
| Документ | Можно в КЭДО? | Основание |
|---|---|---|
| Журнал вводного инструктажа | Нет | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Журнал инструктажа на рабочем месте | Нет | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Акт формы Н-1 | Нет | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Приказ об увольнении | Нет (кроме дистанционщиков) | ч. 3 ст. 22.1, ст. 312.3 ТК РФ |
| Программа обучения по охране труда | Да | Не в перечне исключений |
| Приказ о проведении СОУТ | Да | Не в перечне исключений |
Какие документы можно перевести в КЭДО
Список документов, которые можно вести в электронном виде, значительно шире перечня исключений. Фактически все кадровые документы, кроме трех указанных категорий, могут существовать только в электронной форме при условии внедрения КЭДО.
В электронном виде можно оформлять: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об отпуске, заявления работников, согласия на обработку персональных данных, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка с подписями об ознакомлении, положения об оплате труда, графики отпусков, табели учета рабочего времени.
Отдельно отметим документы воинского учета. Несмотря на то что они не указаны в исключениях статьи 22.1, на практике военкоматы требуют бумажные оригиналы. Поэтому карточки воинского учета формы 10 рекомендуется вести на бумаге параллельно с электронным учетом.
Полезные документы для скачивания
Сервис Добыто КЭДО — система электронного кадрового документооборота
Приказ о введении КЭДО — скачать
Шаблон соглашения по ЭДО — скачать
ФЗ N 377-ФЗ о КЭДО — скачать
Трудовой кодекс РФ — скачать
Смешанный документооборот: как это работает на практике
При внедрении КЭДО организация неизбежно переходит на смешанный документооборот. Основная масса кадровых документов ведется в электронном виде, а три категории исключений — на бумаге. Это создает определенные сложности в организации работы.
Приказы об увольнении нужно распечатывать, подписывать у руководителя, знакомить работника под подпись, подшивать в личное дело. При этом все остальные приказы по этому же работнику существуют только в электронном виде. Кадровику приходится работать параллельно в двух системах.
Для журналов инструктажей нужно организовать хранение бумажных носителей. Журналы должны находиться в подразделениях, быть доступны для проверяющих органов, храниться установленные сроки. При этом планы проведения инструктажей, программы обучения, приказы о назначении ответственных лиц могут вестись в КЭДО.
Как оформить исключения из КЭДО: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Закрепите в локальном акте о КЭДО перечень документов-исключений со ссылкой на ст. 22.1 ТК РФ
- Шаг 2. Определите ответственных за ведение бумажных документов по каждой категории
- Шаг 3. Организуйте хранение журналов инструктажей в подразделениях
- Шаг 4. Настройте в системе КЭДО автоматическое напоминание о необходимости распечатки приказа об увольнении
- Шаг 5. Разработайте регламент действий при несчастном случае с указанием порядка составления акта
- Шаг 6. Обучите кадровиков работе в смешанном режиме документооборота
«Смешанный документооборот — это временное явление. Законодатель идет по пути расширения КЭДО, и вполне возможно, что через несколько лет список исключений сократится. Но пока — работаем с тем, что есть. Главное — четко разграничить бумажные и электронные документы в локальных актах.»
Использование системы КЭДО для работы с исключениями
Современные системы кадрового электронного документооборота позволяют автоматизировать работу даже с документами-исключениями. Сервис Добыто КЭДО формирует приказы об увольнении в системе с последующей печатью для подписания на бумаге.
Работа строится следующим образом: кадровик создает приказ об увольнении в системе, заполняя все необходимые поля. Система проверяет корректность данных, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, формирует записку-расчет. Затем приказ выводится на печать, подписывается руководителем и работником на бумаге, скан подписанного документа загружается обратно в систему для хранения.
Как оформить увольнение через Добыто КЭДО
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Создайте в системе карточку увольнения работника
- Шаг 2. Укажите основание увольнения и дату прекращения трудового договора
- Шаг 3. Система автоматически сформирует приказ по форме Т-8
- Шаг 4. Распечатайте приказ и подпишите у руководителя
- Шаг 5. Ознакомьте работника под подпись на бумажном носителе
- Шаг 6. Загрузите скан подписанного приказа в систему
- Шаг 7. Подшейте оригинал в личное дело работника
Типичные ошибки при работе с исключениями из КЭДО
Практика показывает, что работодатели допускают ряд характерных ошибок при работе с документами, которые нельзя вести только в электронном виде.
Ведение журналов инструктажей в Excel
Некоторые организации ведут журналы инструктажей в электронных таблицах, распечатывая их по требованию проверяющих. Это грубое нарушение. Журнал должен вестись на бумаге изначально, подписи ставятся собственноручно в момент проведения инструктажа. Распечатка таблицы с напечатанными ФИО — это не журнал инструктажа.
Отсутствие бумажного оригинала приказа об увольнении
При полном переходе на КЭДО кадровики иногда «забывают» распечатать приказ об увольнении. В личном деле работника хранится только электронный документ. При проверке ГИТ или в судебном споре это станет проблемой.
Электронное подписание акта Н-1
Попытки оформить акт о несчастном случае в системе КЭДО с электронными подписями членов комиссии — нарушение закона. Акт должен существовать на бумаге с собственноручными подписями.
Игнорирование исключения для дистанционных работников
Обратная ошибка: требование личной явки дистанционного работника для подписания приказа об увольнении. Для дистанционщиков закон делает исключение — приказ может быть электронным, но бумажная копия направляется почтой.
«Самая частая ошибка — пытаться полностью отказаться от бумаги при внедрении КЭДО. Три категории документов-исключений — это не прихоть законодателя, а осознанный выбор. Смиритесь с тем, что смешанный документооборот — это надолго, и организуйте работу с бумажными документами системно.»
Ответственность за нарушение требований о бумажных документах
Нарушение требований статьи 22.1 ТК РФ в части ведения документов-исключений влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются.
Более серьезные последствия наступают в случае несчастного случая на производстве. Отсутствие бумажного журнала инструктажей — это отягчающее обстоятельство при расследовании. Если работник не прошел инструктаж (нет подписи в журнале) и получил травму — работодатель несет полную ответственность, вплоть до уголовной.
При судебных спорах об увольнении отсутствие бумажного приказа может привести к восстановлению работника и выплате компенсации за вынужденный прогул. Суды критически относятся к электронным документам при расторжении трудового договора, особенно если работник оспаривает подлинность своей электронной подписи.
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Нормативные источники
Список использованных нормативных актов
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ — статьи 22.1, 22.2, 22.3, 312.3
- Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ — о внесении изменений в ТК РФ (КЭДО)
- КоАП РФ от 30.12.2001 N 195-ФЗ — статья 5.27
- Письмо Минтруда от 29.03.2023 N 14-6/ООГ-2314 — о ведении КЭДО
Часто задаваемые вопросы
Какие кадровые документы обязательно вести на бумаге при КЭДО?
Можно ли оформить увольнение дистанционного работника электронно?
Можно ли вести журнал инструктажей в Excel с последующей распечаткой?
Какой штраф за ведение приказа об увольнении только в электронном виде?
Нужно ли хранить бумажный оригинал приказа об увольнении, если есть электронная версия?
Можно ли подписать акт о несчастном случае электронной подписью?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.