Трудовое законодательство позволяет совмещать электронный и бумажный кадровый документооборот. Работодатель может перевести на КЭДО часть сотрудников, оставив остальных на бумажном оформлении. Более того, некоторые документы по закону требуют бумажной формы даже при полном внедрении КЭДО. В статье разберём правила организации смешанного документооборота, типичные сценарии и рекомендации по избежанию путаницы между форматами.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Правовая основа смешанного документооборота
Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 закрепил право работодателя на ведение кадрового электронного документооборота. Ключевое слово — право, а не обязанность. Работодатель самостоятельно решает, внедрять ли КЭДО, какие документы переводить в электронный вид и для каких категорий работников.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Статья 22.2 ТК РФ прямо указывает: работник вправе отказаться от участия в КЭДО. В этом случае все его кадровые документы оформляются на бумаге. Это создаёт ситуацию, когда в одной организации часть персонала работает в электронном формате, а часть — в бумажном.
Также существует перечень документов, которые нельзя вести в электронном виде независимо от желания сторон. Для них бумажная форма обязательна.
«Смешанный режим — не исключение, а норма для большинства компаний на этапе внедрения КЭДО. Полный переход на электронный формат занимает время: нужно обучить персонал, убедить сомневающихся, настроить процессы. В переходный период бумага и электроника сосуществуют.»
Когда смешанный режим неизбежен
Даже при желании полностью перейти на КЭДО работодатель столкнётся с ситуациями, требующими бумажного оформления:
Работники, отказавшиеся от КЭДО
По закону работник может отказаться от электронного документооборота без объяснения причин. Отказ оформляется письменным заявлением и не может служить основанием для увольнения или дисциплинарного взыскания. Для таких сотрудников все документы ведутся на бумаге.
Работники без электронной подписи
Для подписания ряда документов в КЭДО работнику нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Не все сотрудники готовы её получать, особенно старшего возраста или работающие на временных позициях. Пока у работника нет подписи — документы на бумаге.
Документы-исключения по ТК РФ
Ряд документов обязательно оформляется на бумаге:
- Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1)
- Приказ об увольнении при ликвидации организации
- Журналы инструктажей по охране труда
Удалённые работники в местах без интернета
Вахтовики в труднодоступных районах, полевые сотрудники в зонах без связи — для них КЭДО технически недоступен. Документы оформляются на бумаге с последующей оцифровкой.
Как организовать смешанный режим
Главный принцип — чёткое разграничение: по каждому работнику и по каждому типу документа должно быть однозначно определено, в каком формате он ведётся.
Шаг 1. Определите перечень документов КЭДО
Издайте локальный нормативный акт (приказ или положение о КЭДО), в котором перечислите документы, переводимые в электронный вид. Для остальных документов по умолчанию сохраняется бумажная форма.
Шаг 2. Получите согласия работников
Каждый работник должен письменно согласиться на участие в КЭДО или отказаться от него. Ведите реестр с указанием статуса каждого сотрудника: КЭДО / бумага.
Шаг 3. Настройте систему учёта
В информационной системе должна быть отметка о формате работы с каждым сотрудником. При формировании документа система автоматически направляет его по нужному маршруту: в КЭДО или на печать.
«Типичная ошибка — не вести реестр согласий. Приходит проверка ГИТ, спрашивают: почему Иванов на бумаге, а Петров в электронке? Без реестра не докажешь, что всё законно. Согласия храните весь срок работы сотрудника.»
Полезные документы для скачивания
Сервис кадрового документооборота: Добыто КЭДО
Приказ о введении КЭДО — скачать
Шаблон соглашения по ЭДО — скачать
ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ — скачать
Письмо Минтруда о КЭДО от 29.03.2023 — скачать
Типичные сценарии смешанного режима
Сценарий 1. Переходный период
Компания начинает внедрение КЭДО с пилотной группы — например, с офисных сотрудников. Производственный персонал пока остаётся на бумаге. По мере готовности группы расширяются.
Сценарий 2. Разные категории персонала
Постоянные сотрудники переведены на КЭДО, временные и сезонные работники оформляются на бумаге. Логика: краткосрочным работникам нет смысла получать ЭП ради нескольких документов.
Сценарий 3. Территориальное разделение
Головной офис и крупные филиалы в КЭДО, удалённые точки продаж или производственные площадки — на бумаге. Документы оцифровываются и загружаются в архив позже.
Сценарий 4. По желанию работника
Компания предлагает КЭДО всем, но не настаивает. Кто захотел — подключился, кто не захотел — остался на бумаге. Процент участников постепенно растёт.
«По нашей статистике, при мягком внедрении через полгода на КЭДО переходит 70-80% персонала добровольно. Люди видят удобство — подписал заявление на отпуск в телефоне за минуту вместо похода в отдел кадров.»
Как избежать дублирования
Главный риск смешанного режима — случайное оформление одного документа в двух форматах. Это создаёт правовую неопределённость: какой экземпляр оригинал?
Правило 1. Один документ — один формат. Если трудовой договор подписан в КЭДО, не нужно печатать его на бумаге для архива. Электронный документ и есть оригинал.
Правило 2. Автоматизация маршрутов. Система должна сама определять, куда направить документ — в КЭДО или на печать — исходя из статуса работника.
Правило 3. Единый архив. Даже при смешанном режиме храните все документы в одной системе. Бумажные — в сканированном виде с отметкой о наличии оригинала.
Система Добыто КЭДО поддерживает смешанный режим: для работников на бумаге автоматически формируются печатные формы, отслеживается статус подписания, сканы загружаются в электронный архив.
Переход от смешанного режима к полному КЭДО
Смешанный режим — обычно временное решение. Цель — постепенный перевод всех работников в электронный формат. Для этого:
Обучайте персонал. Проводите инструктажи, показывайте преимущества КЭДО. Многие отказываются из страха перед новым, а не по принципиальным соображениям.
Упрощайте получение ЭП. Организуйте выездные сессии удостоверяющего центра, помогайте с оформлением через Госуслуги.
Собирайте обратную связь. Если работники жалуются на неудобство системы — дорабатывайте её.
Показывайте результаты. Сколько времени экономят коллеги на КЭДО, как быстро оформляются отпуска — конкретные цифры убеждают лучше слов.
«Полный отказ от бумаги в кадрах невозможен — всегда останутся исключения по ТК. Но 95% документооборота вполне реально перевести в электронный вид за 1-2 года. Это существенно снижает нагрузку на HR и ускоряет процессы.»
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Нормативные источники
Использованные нормативные документы
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно вести документы в КЭДО и на бумаге?
Может ли работник отказаться от КЭДО?
Какие документы нельзя вести в КЭДО?
Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?
Как отслеживать, кто в КЭДО, а кто на бумаге?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.