Какие документы нельзя подписывать электронной подписью в КЭДО — вопрос, который возникает у каждого работодателя при внедрении электронного кадрового документооборота. Трудовой кодекс РФ устанавливает закрытый перечень исключений: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы об инструктажах по охране труда требуют собственноручных подписей на бумажных носителях. В этом материале разберем полный перечень исключений, виды электронных подписей для разных документов, типичные ошибки и практические рекомендации по организации подписания кадровых документов.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Правовая база: какие подписи применяются в КЭДО
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Каждый вид имеет свою область применения в кадровом документообороте.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Статьи 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ устанавливают правила применения электронных подписей в сфере трудовых отношений. Работодатель подписывает документы УКЭП или УНЭП, работник — любым из трех видов подписей в зависимости от типа документа.
Однако не все кадровые документы можно подписать электронно. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо указывает, что положения об электронном документообороте не применяются к определенным категориям документов. Эти документы требуют собственноручных подписей на бумажных носителях.
«Законодатель сознательно исключил из КЭДО документы с повышенной юридической значимостью. Приказ об увольнении может стать предметом судебного спора, акт о несчастном случае — основанием для уголовного преследования. В таких случаях собственноручная подпись надежнее электронной.»
Полный перечень документов-исключений из КЭДО
Согласно части 3 статьи 22.1 ТК РФ, электронной подписью нельзя подписывать следующие документы:
1. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
Приказ об увольнении — ключевой документ прекращения трудовых отношений. Он должен быть подписан руководителем собственноручно, а работник должен расписаться об ознакомлении на бумажном носителе. Электронная подпись для этого документа не допускается.
Исключение сделано для дистанционных работников. Согласно статье 312.3 ТК РФ, если взаимодействие дистанционного работника и работодателя осуществляется путем обмена электронными документами, приказ о прекращении трудового договора может быть оформлен в электронном виде. Однако работодатель обязан направить работнику бумажную копию заказным письмом в течение трех рабочих дней.
2. Акт о несчастном случае на производстве
Акт формы Н-1 составляется комиссией по расследованию несчастного случая и содержит подробное описание обстоятельств травмы, виновных лиц, мер по предотвращению подобных случаев. Все члены комиссии подписывают акт собственноручно на бумаге. Электронные подписи недопустимы.
Акт о несчастном случае может стать доказательством в суде, основанием для страховых выплат, материалом для уголовного дела. Собственноручные подписи всех членов комиссии обеспечивают максимальную доказательную силу документа.
3. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
Журналы вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового и целевого инструктажей ведутся на бумаге. Работник расписывается в журнале собственноручно после каждого инструктажа. Подписать журнал электронной подписью нельзя.
Собственноручная подпись подтверждает, что инструктаж действительно состоялся, работник физически присутствовал и получил необходимые знания. При несчастном случае отсутствие подписи в журнале — грубое нарушение, влекущее ответственность работодателя.
4. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
Хотя трудовые книжки формально не указаны в перечне исключений статьи 22.1, правила КЭДО на них не распространяются. Ведение трудовых книжек регулируется Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ. Это отдельный вид учета, не входящий в систему кадрового электронного документооборота.
Бумажные трудовые книжки заполняются вручную по установленным правилам. Электронные сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) передаются в ПФР, но это не КЭДО, а отчетность.
Таблица: какие документы как подписывать
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Приказ об увольнении | Собственноручная | Собственноручная |
| Акт Н-1 | Собственноручная (комиссия) | Собственноручная (пострадавший) |
| Журнал инструктажей | Собственноручная | Собственноручная |
| Трудовой договор | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ о приеме | УКЭП или УНЭП | Любая ЭП |
| Приказ об отпуске | УКЭП или УНЭП | Любая ЭП |
| Заявление работника | — | Любая ЭП |
«Трудовой договор можно подписать электронно, приказ о приеме — тоже, а приказ об увольнении — нет. Это создает определенный парадокс: начало трудовых отношений оформляется в КЭДО, а прекращение — на бумаге. Но такова воля законодателя, и ее нужно соблюдать.»
Виды электронных подписей для разных документов КЭДО
Статья 22.3 ТК РФ устанавливает правила применения электронных подписей в кадровом документообороте. Для разных категорий документов требуются разные виды подписей.
Документы, требующие УКЭП от работодателя
Усиленной квалифицированной электронной подписью работодатель обязан подписывать: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования с отрывом или без отрыва от работы.
Работник в ответ может использовать любой вид электронной подписи, включая простую. Но на практике рекомендуется использовать УНЭП для повышения юридической значимости документа.
Документы, допускающие УНЭП от работодателя
Остальные кадровые документы (приказы о приеме, переводе, отпуске, командировке; локальные акты с подписями об ознакомлении; заявления работников) работодатель может подписывать усиленной неквалифицированной подписью. УНЭП проще и дешевле в использовании, чем УКЭП.
Простая электронная подпись работника
Работник вправе использовать простую электронную подпись для большинства документов. ПЭП формируется с помощью логина и пароля в системе КЭДО. Это самый простой и доступный вид подписи, не требующий токенов или сертификатов.
Полезные документы для скачивания
Сервис Добыто КЭДО — система электронного кадрового документооборота с поддержкой всех видов ЭП
ФЗ N 63-ФЗ об электронной подписи — скачать
ФЗ N 377-ФЗ о КЭДО — скачать
Приказ о введении КЭДО — скачать
Трудовой кодекс РФ — скачать
Организация подписания документов-исключений
При внедрении КЭДО организация неизбежно сталкивается с необходимостью параллельного ведения бумажных и электронных документов. Документы-исключения требуют особого подхода к организации процесса подписания.
Как организовать подписание документов-исключений: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Закрепите в локальном акте о КЭДО перечень документов-исключений со ссылкой на ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ
- Шаг 2. Определите ответственных за подготовку бумажных документов каждого вида
- Шаг 3. Настройте в системе КЭДО автоматическое формирование приказов об увольнении с пометкой «требует печати»
- Шаг 4. Организуйте место хранения журналов инструктажей в каждом подразделении
- Шаг 5. Разработайте регламент действий при несчастном случае с указанием порядка сбора подписей
- Шаг 6. Обучите кадровиков и руководителей правилам подписания разных видов документов
- Шаг 7. Настройте контроль наличия бумажных подписей при проверках ГИТ
«Ключевая ошибка — формировать документы в системе КЭДО и забывать про бумажные подписи. Система может автоматически создать приказ об увольнении, но подписи руководителя и работника должны быть собственноручными на распечатанном документе. Настройте напоминания в системе.»
Использование системы Добыто КЭДО для работы с подписями
Современные системы кадрового электронного документооборота учитывают требования законодательства о документах-исключениях. Сервис Добыто КЭДО автоматически определяет вид подписи для каждого документа и предупреждает о необходимости бумажного оформления.
При создании приказа об увольнении система формирует документ для печати и отмечает его статус «требует собственноручной подписи». После подписания скан документа загружается в систему для хранения вместе с электронными документами. Это обеспечивает единую точку доступа к кадровой документации.
Как подписать кадровый документ в Добыто КЭДО
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Откройте документ в системе Добыто КЭДО
- Шаг 2. Проверьте вид требуемой подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП или собственноручная)
- Шаг 3. Если документ требует электронной подписи — выберите сертификат и нажмите «Подписать»
- Шаг 4. Если документ требует собственноручной подписи — распечатайте, подпишите на бумаге
- Шаг 5. Загрузите скан подписанного бумажного документа в систему
- Шаг 6. Подшейте оригинал в личное дело или соответствующий журнал
Типичные ошибки при подписании кадровых документов
Практика показывает ряд характерных ошибок, которые допускают организации при работе с электронными и собственноручными подписями в кадровом документообороте.
Электронное подписание приказа об увольнении
Некоторые работодатели подписывают приказы об увольнении электронной подписью, считая, что раз КЭДО внедрен — все документы электронные. Это грубое нарушение. При проверке ГИТ или в судебном споре такой приказ может быть признан ненадлежаще оформленным.
Ведение журналов инструктажей в электронном виде
Попытки вести журналы инструктажей по охране труда в электронном виде с электронными подписями — нарушение требований законодательства. Журнал должен быть бумажным, прошнурованным, пронумерованным. Подписи ставятся собственноручно в момент проведения инструктажа.
Использование неправильного вида ЭП
Подписание трудового договора простой электронной подписью со стороны работодателя недопустимо. Для трудовых договоров работодатель обязан использовать УКЭП. Работник может использовать любой вид подписи, но работодатель — только квалифицированную.
Отсутствие согласия работника на КЭДО
Перевод работника на электронный документооборот без его согласия — нарушение. Работник вправе отказаться от КЭДО и продолжать работать с бумажными документами. В этом случае все документы для него оформляются на бумаге с собственноручными подписями.
«Самая частая ошибка — забывать про исключения. КЭДО упрощает работу с документами, но три категории исключений требуют бумаги и собственноручных подписей. Настройте систему так, чтобы она напоминала об этом автоматически.»
Ответственность за нарушение правил подписания
Нарушение требований к подписанию кадровых документов влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы увеличиваются: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация, для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.
Более серьезные последствия наступают при оспаривании документов в суде. Если работник докажет, что его подпись на приказе об увольнении не собственноручная, а электронная (хотя должна быть собственноручной), приказ может быть признан недействительным. Работник будет восстановлен с выплатой компенсации.
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Нормативные источники
Список использованных нормативных актов
Полезные документы для скачивания
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ — статьи 22.1, 22.2, 22.3, 312.3
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ — о внесении изменений в ТК РФ (КЭДО)
- КоАП РФ от 30.12.2001 N 195-ФЗ — статья 5.27
Часто задаваемые вопросы
Какие документы нельзя подписывать электронной подписью в КЭДО?
Можно ли подписать трудовой договор электронной подписью?
Какой штраф за подписание приказа об увольнении электронной подписью?
Можно ли дистанционному работнику подписать приказ об увольнении электронно?
Какую подпись должен использовать работодатель для трудовых договоров?
Можно ли вести журнал инструктажей в электронном виде?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.