Система КЭДО выбирается по трём решениям: в каком контуре ведётся документооборот (информационная система работодателя или цифровая платформа «Работа России»), какой подписью подписывает каждая сторона и как система хранит документы весь архивный срок. Статья 22.3 ТК РФ часть выбора закрывает за вас: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий работодатель в своей системе подписывает только УКЭП, работник по этим документам — УКЭП или УНЭП. По остальным кадровым документам работник может подписывать ПЭП, если правила её использования закреплены соглашением сторон. Различие, от которого зависит смета: в информационной системе работодателя ПЭП работника допустима по соглашению, а на платформе «Работа России» — только ПЭП, ключ которой выдан при личной явке.
Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются по юридической силе и по стоимости владения и как читать тариф вендора, когда единицей тарификации становится сотрудник. Покажем требования приказа Минтруда № 578н и постановления Правительства № 1192, которые проверяют до демонстрации системы, и сценарную таблицу для розницы, производства, дистанционных команд и холдингов. Тарифы на 2026 год, разбор ошибок выбора и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что выбирает HR-директор: контур, подпись и архив
Информационная система работодателя и платформа «Работа России» — два самостоятельных контура КЭДО с разными правилами. Платформа бесплатна, работодателю достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах и регистрации на портале, но набор процессов там ограничен возможностями сервиса. Собственная или арендованная система даёт маршруты согласования, шаблоны и интеграции, однако она обязана соответствовать статье 22.3 ТК РФ: обеспечивать подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений. Эти три функции проверяются в первую очередь, потому что отсутствие любой из них делает весь документооборот оспоримым.
Перевод в электронный вид ограничен и по составу документов. Трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, остаются на бумаге независимо от того, какую систему вы купили. Если вендор обещает «полностью безбумажный кадровый учёт», уточните, как он собирается закрывать эти четыре позиции: обычно ответом становится смешанный контур, где часть документов печатается и подписывается вручную.
Факт: четыре документа закон оставляет на бумаге при любом КЭДО — приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка. Остальное, включая трудовые договоры, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, переводится в электронный вид.
В практике Добыто выбор чаще всего разваливается на третьей функции — хранении. Кадровые документы живут десятилетиями, а подписка на систему заключается на год, поэтому вопрос «как я заберу архив вместе с файлами подписей, если уйду к другому вендору» задаётся до подписания договора, а не после. Выпишите перечень своих кадровых процессов и отметьте, какие из них останутся бумажными: этот список станет техническим заданием для демонстрации.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и как вид подписи сужает выбор системы
Три вида электронной подписи различает 63-ФЗ «Об электронной подписи». Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, логины и пароли: она не содержит криптографии и не показывает, менялся ли документ после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся средствами криптографического преобразования, позволяет определить подписанта и выявить изменения в документе после подписания, а порядок её проверки стороны закрепляют соглашением. Усиленная квалифицированная подпись выпускается аккредитованным удостоверяющим центром на сертифицированных средствах и по умолчанию равнозначна собственноручной без дополнительных соглашений.
Для КЭДО эта разница превращается в таблицу допустимости. Она же определяет, сколько вы потратите: УНЭП работник может получить бесплатно через Госключ, УКЭП для работодателя выпускается в удостоверяющем центре и требует носителя ключа или облачной схемы.
| Документ и контур | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему, система работодателя | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на обучение | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы в системе работодателя: заявления, приказы, ЛНА, графики, табели | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению |
| Документооборот на цифровой платформе «Работа России» | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личной явке |
Из таблицы следует практический фильтр для вендора: система обязана поддерживать одновременно минимум две схемы подписания — серверную УКЭП работодателя и УНЭП работника, иначе трудовые договоры вы через неё оформить не сможете. Поддержка ПЭП сама по себе не закрывает приём на работу.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работник получает УНЭП через Госключ бесплатно и подписывает документ с телефона по подтверждённой учётной записи Госуслуг, поэтому массовый выпуск подписей перестал быть статьёй расходов. Расходы остаются на стороне работодателя: УКЭП руководителя, носитель ключа или облачная схема подписания. При выборе системы проверяйте, поддерживает ли она выпуск подписи работника без визита в офис, иначе распределённый штат придётся собирать физически.»
Что стоит за «типом подписки» и «единицей измерения» подписи
В коммерческих предложениях смешиваются два разных понятия. Тип подписи — это ПЭП, УНЭП или УКЭП по 63-ФЗ, юридическая характеристика документа. Тип подписки и единица тарификации — это условия договора с вендором: чаще всего платят за активного сотрудника в месяц, реже за документ или за подписание. У УКЭП собственной единицы измерения нет: она существует как квалифицированный сертификат с ограниченным сроком действия, указанным в самом сертификате, и продлевается по истечении срока. Когда в тарифе написано «УКЭП включена», уточняйте, о чём речь: о подписи руководителя, о подписях кадровиков по доверенности или о технической возможности системы принимать УКЭП, выпущенную в стороннем удостоверяющем центре.
ЕИО и ПЭП: почему руководителя нельзя перевести на простую подпись
Единоличный исполнительный орган подписывает трудовые договоры от имени работодателя, а по статье 22.3 ТК РФ эти документы подписываются только УКЭП. Простая подпись для этой роли не подходит ни при каком соглашении сторон. Если договоры подписывает не руководитель, а директор по персоналу, ему нужна собственная УКЭП физического лица и машиночитаемая доверенность, которая входит в состав электронного кадрового документа. Схему делегирования проверяют до покупки: часть систем умеет подписывать только сертификатом руководителя, и тогда каждый приказ идёт через одного человека.
Проверьте, какой подписью реально подписан документ из демоверсии
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Требования закона к системе, которые проверяют до демонстрации
Электронный кадровый документ с 1 марта 2023 года формируется по единым требованиям и состоит из нескольких частей: основная часть в формате PDF/A-1A, приложения, электронная подпись, машиночитаемая доверенность и XML-описание документа. Требования утверждены приказом Минтруда № 578н от 20.09.2022 и не применяются к документам, созданным раньше этой даты. XML-схемы опубликованы в двух версиях: v.1.0 действовала до 31.03.2024, актуальная версия — v.1.1 от февраля 2023 года. Порядок взаимодействия информационной системы работодателя с единым порталом государственных услуг установлен постановлением Правительства № 1192 от 01.07.2022 и действует с 1 сентября 2022 года.
Проверить соответствие можно без вендора. Минтруд публикует форматы, XML-схемы и рекомендации по формированию описания документов в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений, а на платформе «Работа России» авторизованному работодателю доступен сервис проверки электронных кадровых документов. Возьмите у вендора выгрузку подписанного документа из тестового контура и прогоните её через этот сервис до подписания договора.
Полезно знать: перевод в электронный вид сроки хранения не сокращает. Графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА хранятся постоянно. Эти же сроки действуют для документов в КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Соответствие форматам проверяется на выгрузке, а не на слайде презентации. Мы просим вендора выдать подписанный документ из тестового контура с открепленным файлом подписи и XML-описанием и смотрим, читается ли он вне системы. Если документ открывается только внутри личного кабинета, при споре в суде и при проверке ГИТ вы будете доказывать его содержание отдельно.»
Шаблоны и регламенты для подготовки к выбору системы
Комплект закрывает подготовительную часть проекта; начинать удобнее с дорожной карты, дальше — Положение о ведении КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Как снять требования со своих процессов до разговора с вендором
Демонстрация системы без готового списка требований превращается в экскурсию по интерфейсу. Подготовка занимает несколько дней и состоит из инвентаризации процессов, ролей и подписей.
Как подготовиться к выбору системы КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень кадровых документов за последний год с количеством за месяц. Отдельно отметьте те, что попадают в список с обязательной УКЭП работодателя, и те, что остаются на бумаге по закону.
- Шаг 2. Опишите маршруты согласования для каждого частого документа: кто согласует, в каком порядке, кто подписывает последним. Последовательный и параллельный маршрут настраиваются по-разному, поэтому оба сценария просят собрать в тестовом контуре.
- Шаг 3. Разложите штат по способу доступа: смартфон с подтверждённой учётной записью Госуслуг, рабочий компьютер, отсутствие того и другого. Последняя группа определяет, нужны ли терминалы на площадке и какой объём бумажного контура сохранится.
- Шаг 4. Зафиксируйте матрицу прав и ролей: кто заводит документы, кто подписывает от работодателя, у кого доступ к персональным данным. Матрица потом переносится в настройки системы и в приказ об ответственном за КЭДО.
- Шаг 5. Определите точку интеграции: откуда система берёт кадровые данные и куда возвращает статусы подписания. Для компаний на 1С:ЗУП это готовый модуль обмена, для остальных — API.
- Шаг 6. Опишите сценарий выхода: в каком формате вы заберёте архив с файлами подписей, за какой срок и кто оплачивает выгрузку. Условие включается в договор до подключения.
Лайфхак: матрицу прав и ролей заполняйте до демонстрации и просите вендора воспроизвести её в тестовом контуре при вас. Роли, которые система не разделяет, всплывают именно на этом шаге, а не после оплаты годовой подписки.
Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения до раскатки на всю компанию: на ней собираются ошибки маршрутов, шаблонов и прав доступа, и их дешевле исправить на 30 сотрудниках, чем на 3000. Согласия работников собираются параллельно с пилотом, а не после него.
Что критично для разных типов компаний
Универсального набора требований к системе не существует: набор определяется структурой штата и учётным ядром. Сценарии ниже собраны по типовым конфигурациям, с которыми приходят на внедрение.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Розничная сеть, массовый приём и высокая текучесть | Выпуск УНЭП работнику без визита в офис, подписание с телефона, обмен по приёму с учётной системой | Сложные многоступенчатые маршруты согласования |
| Производство и вахта, часть работников без смартфона | Терминал или рабочее место на площадке, ПЭП по соглашению для рядовых документов, сохранение бумажного контура для отказавшихся | Мобильное приложение для всех категорий |
| Дистанционные сотрудники в разных регионах | УНЭП через Госключ, фиксация факта получения документа, метки времени при подписании | Размещение на собственном сервере |
| Кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП | Готовый модуль обмена, возврат статусов подписания в 1С, матрица прав и ролей на стороне 1С | Отдельный веб-интерфейс кадровика |
| Холдинг из нескольких юридических лиц | Разграничение прав по юрлицам, машиночитаемые доверенности и делегирование права подписи, единый архив с выгрузкой | Единая витрина шаблонов на все компании группы |
| Компания до 25 человек | Стоимость подписки, скорость запуска, базовые шаблоны документов | API, выделенный сервер, SLA |
Сценарий читается по строке своего типа: требования из колонки «критично» идут в техническое задание и в договор, из колонки «вторично» — в список пожеланий, за который не стоит доплачивать на старте.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Компании сравнивают системы по количеству функций, а расходятся с вендором обычно из-за маршрутов. Последовательное согласование, где документ идёт по цепочке кадровик — руководитель — бухгалтерия — сотрудник, и параллельное, где он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю, настраиваются по-разному и по-разному считаются в сроках. Принесите на демонстрацию два своих реальных маршрута и попросите собрать их при вас.»
Интеграция с 1С:ЗУП: где ломается обмен
Кадровое ядро остаётся в учётной системе, а КЭДО отвечает за подписание, маршруты и архив. Обмен идёт в две стороны: из 1С уходят кадровые данные, штатное расписание и сформированные документы, обратно возвращаются подписанные файлы и статусы подписания. Ломается обмен в трёх местах: расхождение справочников сотрудников после ручных правок, разные версии конфигурации у бухгалтерии и кадров, отсутствие прав у пользователя, от имени которого работает обмен.
Готовый модуль для 1С:ЗУП мы ставим и настраиваем за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Срок относится к типовой конфигурации: доработанная 1С требует отдельной оценки, и её лучше запросить до подписания договора на подписку.
Стоимость подключения КЭДО и из чего складывается тариф
Стоимость определяется численностью, набором подписей и требованиями к инфраструктуре. Цены и условия ниже — с нашей страницы тарифов, действуют на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма зависит от численности и тарифа: на «Бизнесе» минимальный платёж рассчитан на 50 сотрудников, поэтому компании на 30 человек выгоднее считать «Старт». Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф повышается и понижается в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Ошибки при выборе системы и цена ошибки
Сравнение по цене за сотрудника без учёта минимального платежа — первая ошибка сметы. Ставка «от 50 ₽ за сотрудника в месяц» при минимальной оплате за 50 человек означает, что компания на 20 сотрудников оплатит полсотни лицензий, и фактическая цена за человека вырастет в 2,5 раза. Считайте годовой платёж, а не ставку.
Вторая ошибка — подпись не того вида. Трудовой договор, подписанный работодателем ПЭП или УНЭП вместо УКЭП, не соответствует статье 22.3 ТК РФ, и при проверке ГИТ это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора квалифицируется по части 4 той же статьи и стоит юридическому лицу от 50 000 до 100 000 рублей. Отдельно считается стоимость переоформления: договоры придётся подписывать заново со всеми сотрудниками, попавшими в период неверной настройки.
Третья ошибка обнаруживается на выходе. Если в договоре не описана выгрузка архива с открепленными файлами подписей и XML-описанием, смена вендора превращается в проект на несколько месяцев, а часть документов приходится восстанавливать на бумаге с повторным подписанием.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы проверяем настройку видов подписи на пилотной группе до массового приёма: одна неверно заданная схема подписания даёт не один испорченный документ, а весь поток договоров за период. Возьмите из системы три подписанных документа разных типов и проверьте их вне интерфейса вендора — подпись, дату, срок действия сертификата.»
Когда система КЭДО не нужна
Компании до 10-15 человек с одним офисом и редкими кадровыми событиями от подписки выигрывают мало: экономия времени не покрывает даже минимального годового платежа, а бумажный контур остаётся из-за приказов об увольнении и инструктажей. Тот же вывод для организаций, где штат стабилен годами и кадровые документы оформляются несколько раз в год. Если задача ограничена подписанием отдельных документов с удалёнными сотрудниками, начните с бесплатного контура на «Работа России» и вернитесь к вопросу о собственной системе, когда появятся маршруты согласования и интеграция с учётной системой.
Выводы
Выбор системы КЭДО сводится к трём проверяемым вещам: контур документооборота, схемы подписания под перечень документов из статьи 22.3 ТК РФ и архив, который вы сможете забрать. Требования приказа Минтруда № 578н и постановления Правительства № 1192 проверяются на выгрузке из тестового контура, а не по описанию функций. Тариф считается по годовому платежу с учётом минимальной оплаты, а не по ставке за сотрудника.
Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с подписанием ПЭП, УНЭП и УКЭП, готовым модулем обмена с 1С:ЗУП и электронным архивом, а на старте проекта помогает собрать матрицу ролей и маршруты согласования под конкретные процессы компании.
Частые вопросы о выборе системы КЭДО
Можно ли вести КЭДО и бумажный документооборот одновременно?
Да. Переход на взаимодействие через КЭДО происходит с письменного согласия работника, и при отказе работодатель обязан вести кадровое делопроизводство с ним на бумаге. Организация может одновременно иметь электронный и бумажный контур, поэтому система должна корректно работать со смешанным штатом: отмечать отказавшихся и не запускать по ним электронные маршруты.
Нужно ли согласие на КЭДО от тех, кто впервые устраивается на работу?
Для лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, письменное согласие на взаимодействие через КЭДО не требуется. Для остальных работников согласие обязательно, и его отсутствие делает электронное подписание оспоримым.
Остаётся ли документ действительным, если срок действия сертификата подписи истёк?
Подпись оценивается на момент подписания, поэтому истечение срока сертификата после этой даты сам документ не обесценивает. Подтверждает момент подписания метка доверенного времени, поэтому при выборе системы уточняют, проставляется ли она автоматически и сохраняется ли вместе с файлом подписи в архиве.
Кто оплачивает электронные подписи работников?
Расходы на получение и использование электронной подписи работника и на ведение электронного документооборота несёт работодатель по статье 22.2 ТК РФ. Переложить стоимость выпуска подписи на сотрудника нельзя, в том числе через удержание из заработной платы.
Как подписывать кадровые документы, если руководитель делегировал право подписи?
Уполномоченному сотруднику выпускается УКЭП физического лица, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью, которая входит в состав электронного кадрового документа наряду с основной частью в PDF/A-1A и XML-описанием. Право подписи закрепляется приказом, а роль подписанта настраивается в системе отдельно от роли делопроизводителя.
Что запросить у вендора, чтобы сравнить две системы между собой?
Тестовый доступ с настройкой двух ваших реальных маршрутов согласования, выгрузку подписанного документа с открепленным файлом подписи и XML-описанием, описание схемы подписания для каждого вида подписи, порядок и стоимость выгрузки архива при расторжении договора, а также расчёт годового платежа с учётом минимальной оплаты по тарифу.
