Электронный трудовой договор: 7 условий для компании

Электронный трудовой договор компания вправе заключить только после того, как закроет четыре условия статей 22.1-22.3 ТК РФ: развернуть информационную систему, которая подписывает документ, хранит его и фиксирует факт получения сторонами; принять два локальных нормативных акта — о введении КЭДО и о порядке его ведения; уведомить работника и получить письменное согласие; выдать электронные подписи нужного вида за свой счёт. Для самого трудового договора вид подписи задан жёстко: работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Главное различие по людям: тот, кто впервые устраивается на работу и не имел стажа на 31 декабря 2021 года, согласие на КЭДО не даёт, а работник со стажем без письменного согласия остаётся на бумаге.

Разберём каждое условие с привязкой к норме и к документу, который его закрывает: что должно быть в положении о ведении КЭДО, чем УНЭП из Госключа отличается от УНЭП вашего удостоверяющего центра, почему простая электронная подпись руководителя для трудового договора не подходит. Покажем, какие категории работников выпадают из общего порядка и что спросить у вендора до подписания лицензионного договора. Сравнительная таблица подписей, сценарии по категориям работников, стоимость подключения на 2026 год и образцы приказа, положения, уведомления и согласия — во второй половине статьи.

Четыре условия, без которых электронный трудовой договор не работает

Кадровый электронный документооборот остаётся правом работодателя, а не обязанностью: на дату публикации нет нормативного акта, который делал бы КЭДО обязательным хотя бы для одной категории компаний. Обязанности появляются в тот момент, когда компания решила этим правом воспользоваться, и они перечислены в статьях 22.1-22.3 ТК РФ, введённых Федеральным законом № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года.

Условие первое — информационная система. Статья 22.3 ТК РФ требует от системы работодателя три функции: подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения документа сторонами трудовых отношений. Формулировка короткая, но она отсекает почтовые ящики и мессенджеры: корпоративная почта не фиксирует факт получения так, чтобы это можно было предъявить инспектору. Альтернатива своей системе — цифровая платформа «Работа в России», где набор допустимых подписей другой.

Условие второе — два локальных нормативных акта. Первый вводит электронный документооборот: в нём указывают сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления и дату введения ЭДО. Принимается он с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если она есть. Второй акт описывает порядок ведения: перечень документов, лицо, уполномоченное подписывать от имени работодателя, сроки подписания и ознакомления, порядок инструктажа работников, исключительные случаи оформления на бумаге и процедуры взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Условие третье — уведомление и согласие. Работодатель уведомляет каждого работника о переходе на электронное взаимодействие и о праве дать согласие. Согласие даётся в письменной форме, и отсутствие ответа считается отказом. Отказ не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения.

Условие четвёртое — подписи и расходы на них. Виды подписей распределены статьёй 22.3 ТК РФ и не выбираются по желанию сторон. Расходы на получение работником электронной подписи, если её у него нет, и на её использование несёт работодатель.

Ниже сведены все четыре условия и документы, которыми они закрываются. Таблицу удобно использовать как карту проекта: строка, у которой нет ответственного и срока, к запуску не будет готова.

Порядок строк здесь не случайный: подписи выдаются последними, когда уже есть ЛНА и согласия. Компании, которые начинают с закупки подписей, потом переоформляют документы задним числом, а этого система не позволит.

УКЭП, УНЭП и ПЭП: разница и что допустимо для трудового договора

Три вида подписи описаны в 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года и различаются не «уровнем надёжности» вообще, а тем, что именно они доказывают. Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом: логин и пароль, код из СМС, нажатие кнопки в личном кабинете. Она не показывает, менялся ли документ после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическим преобразованием: она определяет подписавшего и обнаруживает любое изменение файла после подписания. Усиленная квалифицированная добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и средства подписи, подтверждённые ФСБ России, и признаётся равнозначной собственноручной подписи без каких-либо соглашений между сторонами.

Отсюда практическое следствие для кадровика. УНЭП и ПЭП работают только при условии, что стороны заранее договорились об их использовании и о порядке проверки подписи, а УКЭП работает по умолчанию. Именно поэтому соглашение об использовании ПЭП и НЭП — обязательный документ, если вы не идёте по маршруту УКЭП или Госключа.

Для трудового договора статья 22.3 ТК РФ не оставляет вариантов: при работе в информационной системе работодателя сам работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним только УКЭП. Работник в тех же случаях использует УКЭП или УНЭП. ПЭП для этой группы документов не подходит ни одной из сторон. Запрос «единоличный исполнительный орган с ПЭП» встречается в практике регулярно: подпись директора в виде логина и пароля годится для внутренних служебных записок, но трудовой договор ею не подписать.

Факт: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП, созданную в инфраструктуре ЕСИА, то есть подпись из Госключа. В этом случае отдельное соглашение об использовании УНЭП с работником подписывать не требуется. Правила создания и использования такого сертификата установлены Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Разница между «УНЭП вообще» и «УНЭП из Госключа» для проекта внедрения важнее, чем разница между УНЭП и УКЭП. В первом случае вы поднимаете или арендуете удостоверяющий центр, выпускаете сертификаты, ведёте их реестр и подписываете с каждым работником соглашение. Во втором случае идентификация проходит дистанционно через подтверждённую учётную запись на Госуслугах, сертификат выпускается в мобильном приложении, а обязанность заключать соглашение снимается законом. Порядок выпуска и проверки подписи описан на странице Госключа на портале Госуслуг, там же есть инструкции по проверке сертификата.

УКЭП не «подписка» и не абонемент: это сертификат ключа проверки с ограниченным сроком действия, который выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а руководителю организации — удостоверяющий центр ФНС России. Когда срок сертификата истекает, подпись под ранее подписанным документом не аннулируется, но её проверка усложняется, и здесь начинает работать штамп времени.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выбор подписи для работника чаще всего сводится к выбору между своей УНЭП и УНЭП из Госключа. Своя подпись даёт контроль над сертификатами, но добавляет реестр, соглашения с каждым работником и ежегодный перевыпуск. Госключ снимает и соглашение, и содержание удостоверяющего центра, но требует, чтобы у работника была подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Прежде чем выбирать, посчитайте, у скольких сотрудников она уже есть.»

Соберите проект трудового договора под электронное подписание

Согласие, уведомление и работники, которые под них не подпадают

Письменное согласие на КЭДО собирается не со всех. По статье 22.2 ТК РФ согласие не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Проверяется это по сведениям о трудовой деятельности: если стаж есть, человек попадает в общий порядок, даже если в вашу компанию он приходит впервые.

Со всеми остальными нужно письменное согласие. Минтруд последовательно читает норму буквально: согласие даётся в письменной форме, и заменять его галочкой в личном кабинете рискованно, потому что в споре именно этот документ придётся показывать. Отсутствие ответа работника закон приравнивает к отказу, поэтому кадровой службе нужен не только сбор согласий, но и фиксация отказов: акт, реестр или заявление об отказе.

Дистанционные работники стоят отдельно. Обмен электронными документами с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ, которая появилась раньше, чем нормы о КЭДО, и работает по своим правилам. Статья 312.1 ТК РФ прямо говорит: при заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений, договоров о материальной ответственности и ученических договоров используются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Отдельное согласие на КЭДО от дистанционного работника не требуется, но условия электронного взаимодействия должны быть в трудовом договоре или в ЛНА о дистанционной работе.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы рекомендуем разводить два потока: дистанционные работники по главе 49.1 и все остальные по статьям 22.1-22.3. Если распространить общий порядок КЭДО на дистанционных, вы добровольно берёте на себя лишнюю обязанность собирать с них согласия. Разделение оформляется одним абзацем в положении о ведении КЭДО, где перечислены категории работников.»

Сценарии по категориям сведены в таблицу. Она отвечает на вопрос, который обычно возникает уже после запуска: почему у одного работника комплект документов из трёх позиций, а у другого из одной.

Строка про исполнителей по ГПХ — частая точка отказа при выборе системы. Если компания привлекает подрядчиков и самозанятых, проверьте на демонстрации, умеет ли сервис подписывать документы с внештатными исполнителями, а не только со штатом.

Как заключить электронный трудовой договор: порядок для кадровой службы

Дальше идёт сам процесс. Он одинаково выглядит и для офисного новичка, и для дистанционного работника из другого региона: различаются только источник подписи и комплект документов из таблицы выше.

Как заключить трудовой договор в электронном виде: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, что действуют оба ЛНА и что трудовой договор указан в перечне документов, которые компания ведёт электронно. Если документа нет в перечне, подписывать его в системе рано.
2. Шаг 2. Убедитесь, что у уполномоченного подписанта есть действующая УКЭП, а полномочия закреплены приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
3. Шаг 3. Определите категорию будущего работника по таблице сценариев и соберите то, что нужно именно для неё: уведомление и согласие либо только ознакомление с ЛНА.
4. Шаг 4. Заведите работника в системе и запустите выпуск подписи: УНЭП в Госключе через подтверждённую учётную запись на Госуслугах либо сертификат вашего удостоверяющего центра с подписанием соглашения об использовании УНЭП.
5. Шаг 5. Сформируйте проект договора из шаблона, задайте маршрут согласования и подписания и укажите срок на каждом этапе. Маршрут может быть последовательным или параллельным, участников в нём столько, сколько требует внутренний регламент.
6. Шаг 6. Подпишите договор со стороны работодателя УКЭП, после чего работник получает уведомление, знакомится с документом и подписывает его со своего смартфона.
7. Шаг 7. Проверьте, что в карточке документа есть обе подписи и метка времени, и отправьте комплект в электронный архив. По письменному заявлению работника выдайте ему заверенный бумажный экземпляр не позднее трёх рабочих дней.

В сервисе Добыто маршрут документа виден целиком: по цепочке участников понятно, у кого документ сейчас, какой у него статус и не истёк ли срок этапа. Это снимает основную часть вопросов вида «подписал или нет» ещё до того, как кадровик начнёт звонить работнику.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов для перехода на электронные трудовые договоры

Комплект закрывает второе и третье условия из первой таблицы; начинать удобнее с приказа о введении КЭДО, потому что он задаёт дату запуска для остальных документов.

Что проверить в системе КЭДО до подписания договора с вендором

Формальное требование к системе одно и сформулировано в статье 22.3 ТК РФ: подписание, хранение, фиксация факта получения. Всё остальное закон отдаёт на усмотрение работодателя, и именно здесь компании теряют деньги на переделках. Практический список вопросов к вендору короткий.

• Маршруты. Система должна собирать последовательные и параллельные маршруты, назначать участников по ролям, а не по фамилиям, и держать срок на этапе. Роль вместо фамилии избавляет от перенастройки каждый раз, когда меняется руководитель подразделения.
• Интеграция с учётной системой. Для 1С обычно есть готовый коннектор, который ставится расширением без привлечения вашей разработки. Для самописной учётной системы нужна открытая документация API и участие вашей команды с этапа выбора, а не после подписания договора.
• Поведение под нагрузкой. Ознакомление с ЛНА уходит на всю компанию одновременно, и в систему в один момент приходят тысячи человек. Спросите у вендора результаты нагрузочного тестирования в цифрах, а не формулировку про гибкость и масштабируемость.
• Каналы уведомлений. Универсальные каналы — push в мобильном приложении и СМС, которое дойдёт даже на кнопочный телефон без интернета. Интеграция с мессенджерами добавляет точку отказа: заблокированный мессенджер останавливает подписание.
• Вариант поставки. Облако снимает с вас инфраструктуру и архив, локальная установка в контур компании оставляет данные внутри, но переносит на вас обязанность хранить документы весь архивный срок.
• Обработка персональных данных. Если работников в систему заводит работодатель, а не они сами, сервис работает по вашему поручению как обработчик, и согласие на обработку персональных данных собираете вы, а не он.

В Добыто КЭДО маршруты собираются по ролям и подразделениям, а не по конкретным фамилиям, а шаблоны документов и типы настраиваются кадровой службой без разработчика. При смене руководителя подразделения перенастраивать документы не приходится.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение, где люди уже работают за компьютером. На пилоте вылезает не право, а бытовое — неверные телефоны в карточках, отсутствие подтверждённой учётной записи на Госуслугах, непонятные работнику формулировки в уведомлении. Дешевле поймать это на 30 сотрудниках, чем на 3000.»

Когда электронный трудовой договор компании не нужен

Есть ситуации, где проект не окупится или не запустится. Компания до 15-20 человек в одном офисе экономит на бумаге меньше, чем тратит на настройку маршрутов и обучение. Если больше половины штата — линейный персонал без смартфонов и без подтверждённой учётной записи на Госуслугах, сначала решается вопрос доступа, а не выбор вендора. Если в компании не наведён порядок в штатном расписании и оргструктуре, маршруты по ролям построить не на чем: система будет ошибаться в подписантах. И отдельный случай — когда нужен только один процесс, например расчётные листки: под него подписание трудовых договоров разворачивать необязательно.

Ошибки, из-за которых электронный трудовой договор рассыпается

Неверный вид подписи со стороны работодателя. Трудовой договор, подписанный не УКЭП, оформлен ненадлежащим образом. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ за это предусматривает штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Стоимость ошибки этим не исчерпывается: договор придётся переоформлять, а в трудовом споре он не сработает как доказательство согласованных условий.

ЛНА, в котором не прописаны обязанности работника. Суды смотрят не только на факт подписания, но и на то, знал ли работник свои обязанности при работе с электронными документами. Если в положении не написано, что работник обязан хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам, спор о том, кто именно подписал заявление, работодатель проигрывает чаще.

Согласие, собранное не в письменной форме. Галочка в личном кабинете быстрее, но предъявить в споре придётся именно письменное согласие. Пока разъяснения Минтруда читаются буквально, безопаснее собрать бумагу один раз, чем доказывать эквивалентность способа.

Перевод в электронный вид того, что закон оставил на бумаге. Исключений четыре: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Электронная версия любого из них не заменяет оригинал.

Подписание задним числом. Корректная система этого не позволяет, и попытка «досогласовать» вчерашний документ упирается в метку времени. Рабочий вариант — автозакрытие этапа по сроку и возврат документа кадровику, который решает: подписывать на бумаге или менять дату и отправлять заново.

Хранение и доказательства: что вы покажете через десять лет

Трудовой договор относится к документам по личному составу, и срок его хранения измеряется десятилетиями: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 2003 года, и 75 лет для более ранних. Локальные нормативные акты и штатные расписания хранятся постоянно, графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет. Перевод в электронный вид сроки не сокращает.

Отсюда две технические задачи, о которых обычно не думают на этапе выбора. Первая — метка времени: сертификат подписи действует ограниченный срок, и без штампа времени через несколько лет проверка покажет, что сертификат недействителен на момент проверки, а не на момент подписания. Формат с меткой времени фиксирует, что подпись была валидна именно тогда, когда документ подписывали. Вторая — выгрузка: при проверке ГИТ или в суде нужен не скриншот, а сам документ, файлы подписи и протокол проверки электронной подписи.

В практике Добыто исполненные документы уходят во вкладку «Архив» с сохранением маршрута и статусов участников, а скачать подписанный комплект можно в любой момент. Отдельно держите под рукой заготовку акта о невозможности переподписания: она пригодится, когда сертификат работника уже недействителен, а документ требует переподписания.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронные документы уже проходят проверки и участвуют в судебных спорах как обычное доказательство: подписи, выданные по 63-ФЗ, рассматриваются наравне с собственноручными. Спор возникает не о том, законна ли электронная форма, а о том, доказал ли работодатель, что подписал конкретный человек. Поэтому храните вместе с документом файл подписи и протокол её проверки, а не только PDF.»

Стоимость перехода на электронные трудовые договоры

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой. Цены и условия ниже приведены по тарифам сервиса Добыто на дату публикации.

Разница между «Стартом» и «Бизнесом» для темы электронного трудового договора принципиальна по составу подписей: в «Старте» доступны ПЭП и УНЭП, УКЭП появляется в «Бизнесе». Полные условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Право заключать трудовые договоры электронно компания получает не автоматически: сначала система с тремя обязательными функциями, потом два локальных акта, потом уведомления и согласия, и только потом подписи. Вид подписи для трудового договора выбору не подлежит: работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, включая подпись из Госключа, для которой отдельное соглашение не нужно. Работники со стажем на 31 декабря 2021 года без письменного согласия остаются на бумаге, дистанционные идут по главе 49.1 ТК РФ, а исполнители по ГПХ — вообще по другому основанию. Срок хранения договора считается десятилетиями, поэтому метка времени и выгрузка файлов подписи важнее интерфейса.

Мы в Добыто занимаемся именно этой связкой: разворачиваем систему, помогаем собрать комплект ЛНА и согласий под конкретный состав персонала, настраиваем маршруты по ролям и подключаем подписи, включая Госключ, чтобы первый электронный трудовой договор компания подписала не в порядке эксперимента, а по проверяемой процедуре.

Частые вопросы

Можно ли подписать трудовой договор через платформу «Работа в России» и какая подпись там нужна?

Да, статья 22.3 ТК РФ отдельно описывает взаимодействие через цифровую платформу «Работа в России». Там набор подписей мягче: работодатель использует УКЭП или УНЭП, а работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен по правилам использования простой электронной подписи при обращении за государственными услугами. Обратная сторона в клиентском пути: работнику придётся выходить в отдельный интерфейс портала, а у компании появляется дополнительная точка интеграции, от доступности которой зависит подписание.

Нужно ли соглашение об использовании УНЭП, если работник подписывает через Госключ?

Нет. Использование работником УНЭП, созданной в инфраструктуре ЕСИА, прямо предусмотрено частью 2 статьи 22.3 ТК РФ, а правила выпуска и применения сертификата установлены Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Соглашение потребуется, если вы выдаёте работникам УНЭП из собственного удостоверяющего центра или из системы оператора: тогда в нём описывают порядок проверки подписи.

Что делать, если сертификат работника истёк, а документ нужно проверить через несколько лет?

Подпись, поставленная в период действия сертификата, остаётся действительной, но подтвердить это можно только меткой времени в составе подписи. Если метки нет, порядок такой: сначала диагностика по чек-листу «подпись не валидна», затем письмо второй стороне о переподписании, а если переподписать невозможно — акт о невозможности переподписания, который прикладывается к документу в архиве.

Можно ли выдать работникам корпоративную УНЭП вместо Госключа?

Можно: УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя или оператора, допустима для подписания трудового договора со стороны работника. К такому маршруту добавляются три обязанности: подписать с каждым работником соглашение об использовании УНЭП с порядком проверки подписи, вести реестр выданных сертификатов и следить за сроками их действия. Расходы на выпуск подписи и её использование в любом случае несёт работодатель.

Обязан ли работодатель выдавать бумажный экземпляр электронного трудового договора?

По письменному заявлению работника — да. Работодатель безвозмездно выдаёт заверенный надлежащим образом экземпляр документа на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Без такого заявления дублировать электронный договор на бумаге не нужно: в этом и состоит смысл статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Как оформить работника, у которого нет смартфона или подтверждённой учётной записи на Госуслугах?

Вариантов два. Первый — оставить этого работника в бумажном документообороте: отказ от КЭДО не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения, и обеспечить бумажный оборот обязан работодатель. Второй — организовать доступ к системе через рабочее место в офисе и уведомления по СМС, которые доходят на кнопочный телефон без интернета; при этом подпись всё равно должна быть УКЭП или УНЭП, а не ПЭП.