Электронный трудовой договор на государственном портале заключают в двух разных контурах, и подписи в них требуются разные. На цифровой платформе «Работа в России» работодатель подписывает договор УКЭП, а работнику достаточно простой электронной подписи — подтверждённой учётной записи Госуслуг, полученной при личной явке. В информационной системе работодателя правила жёстче: для трудового договора работник обязан иметь минимум УНЭП, и ПЭП там не подходит ни при каком соглашении сторон. Бумажный экземпляр в обоих случаях не нужен: договор, оформленный по статье 22.3 ТК РФ, действует без дублирования на бумаге.
Разберём оба контура по параметрам, которые реально влияют на выбор: чем подписывает каждая сторона, что придётся выпускать за деньги, где нужна интеграция и какие кадровые документы закон оставляет на бумаге. Покажем, как выпустить УНЭП в Госключе и подписать договор с телефона за минуту, и какие формулировки в положении о КЭДО приходится переписывать чаще всего. Чек-лист подготовки, сценарная таблица по типам компаний, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Два контура электронного трудового договора: платформа «Работа в России» и система работодателя
Статья 22.1 ТК РФ разрешает создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Статья 22.3 задаёт два способа такого взаимодействия: цифровая платформа «Работа в России» и информационная система работодателя. Обе нормы появились в кодексе после 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, и с тех пор состав допустимых подписей в них не совпадает.
Государственный сервис электронного кадрового документооборота работает на базе платформы «Работа в России» и не тарифицируется: работодатель регистрируется через Госуслуги, принимает локальный нормативный акт об электронном кадровом документообороте и заходит в личный кабинет. Внутри доступно более 80 шаблонов кадровых документов, архивное хранение и интеграция с учётными системами по API. На дату публикации на платформе зарегистрировано свыше 10 000 работодателей и подписано более 2,2 млн документов. Подробные условия подключения и текущая статистика опубликованы на странице сервиса электронного кадрового документооборота «Работа в России».
Коммерческая система КЭДО решает другую задачу: она встраивается в существующий кадровый контур. Кадровик остаётся в 1С:ЗУП или в своей учётной системе, документы уходят на подписание по настроенному маршруту, а сотрудник видит их в личном кабинете или в мобильном приложении. За это приходится платить абонентскую плату и настраивать интеграцию, но взамен появляются собственные шаблоны, роли и сроки на этапах.
| Параметр | Платформа «Работа в России» | Информационная система работодателя |
|---|---|---|
| Подпись работодателя на трудовом договоре | УКЭП или УНЭП из инфраструктуры электронного правительства | только УКЭП |
| Подпись работника на трудовом договоре | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП, полученная при личной явке | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Плата за площадку | бесплатно для работодателя и работника | абонентская плата за сотрудника в месяц |
| Шаблоны документов | более 80 готовых форм платформы | собственные шаблоны и конструктор маршрутов |
| Связь с кадровой учётной системой | интеграция по API, разработка на стороне работодателя | готовый модуль для 1С:ЗУП, установка и настройка за 1 день |
| Вход работника | подтверждённая учётная запись Госуслуг | логин и пароль, корпоративная учётная запись или учётная запись Госуслуг |
На государственной платформе компания не покупает работникам ничего: подписи закрываются подтверждённой учётной записью Госуслуг. В собственной системе для трудового договора каждому сотруднику придётся обеспечить как минимум УНЭП. В практике Добыто заказчики регулярно считают только стоимость лицензий, а расходы возникают на стороне удостоверяющего центра.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и что допустимо в трудовом договоре
63-ФЗ от 6 апреля 2011 года делит электронные подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Простая подпись подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом: логин, пароль, код из СМС. Неквалифицированная создаётся криптографическими средствами, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания и определить подписанта. Квалифицированная отличается от неё сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром, и средствами защиты, подтверждёнными ФСБ России.
Для кадровика разница между УНЭП и УКЭП сводится к трём практическим отличиям. Первое: УКЭП приравнена к собственноручной подписи в силу закона, а УНЭП — только в пределах, которые прямо разрешил закон или соглашение сторон. Второе: сертификат УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, юридическому лицу — удостоверяющий центр ФНС России. Третье: УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства, соглашения с работником не требует, а обычная УНЭП, выпущенная в системе работодателя, требует.
С ПЭП работает другое ограничение. Части 1 и 4 статьи 22.3 ТК РФ закрепляют закрытый перечень документов, которые в информационной системе работодателя подписываются усиленными подписями с обеих сторон, и простая подпись в этот перечень не проходит даже при наличии соглашения.
| Документ | Работодатель в своей системе | Работник в своей системе | Работник на платформе «Работа в России» |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП при личной явке |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП при личной явке |
| Ученический договор и договор на обучение | УКЭП | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП при личной явке |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП при личной явке |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП при личной явке |
| Заявления, приказы об отпуске, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению | УКЭП, УНЭП ЕСИА или ПЭП при личной явке |
Компании, которая не готова платить за подписи работников, остаются два варианта: государственная платформа с ПЭП ЕСИА или УНЭП из Госключа в любой системе. Остальные схемы упираются в закупку сертификатов в удостоверяющем центре.
Факт: на 15 апреля 2026 года в Госключе активировано более 41,2 млн приложений с выпущенными сертификатами и подписано около 50,4 млн документов, из них примерно 37,3 млн — усиленной неквалифицированной подписью и 13,0 млн — квалифицированной.
Проверьте, какой подписью подписан ваш трудовой договор
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо разрешает работнику подписывать документы усиленной неквалифицированной подписью, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства. Порядок её создания и использования установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Практический вывод: под УНЭП из Госключа отдельное соглашение с работником об использовании подписи не оформляется, а под УНЭП, выпущенную внутри системы работодателя, оформляется обязательно. Перед запуском проверьте, какой именно вариант зашит в вашем положении о КЭДО.»
Дистанционный приём: выпуск УНЭП и подписание договора в Госключе
Госключ — мобильное приложение, в котором гражданин бесплатно выпускает себе УНЭП или УКЭП и подписывает документы, поступившие из внешней информационной системы. Для КЭДО значение имеет то, что выпуск УНЭП полностью дистанционный: работнику нужна подтверждённая учётная запись Госуслуг и российский номер телефона, ехать в удостоверяющий центр не требуется.
Как оформить электронный трудовой договор через Госключ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что у кандидата подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Вход в Госуслуги при цифровом приёме засчитывается как идентификация кандидата, и отдельная очная явка для выпуска УНЭП не нужна.
- Шаг 2. Попросите скачать приложение «Госключ» или воспользоваться встроенным разделом в приложении «Госуслуги». Функциональность Госключа встроена в основное приложение Госуслуг с 6 августа 2025 года.
- Шаг 3. Кандидат проходит аутентификацию в ЕСИА, принимает условия лицензионного соглашения, задаёт пароль и выпускает сертификат УНЭП. С 2026 года доступ к ключу УНЭП открывается по Face ID или Touch ID, пароль вспоминать не нужно.
- Шаг 4. Кадровик формирует комплект документов в учётной системе или в сервисе КЭДО: трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, лист ознакомления с ЛНА, при необходимости — договор о материальной ответственности.
- Шаг 5. Работодатель подписывает трудовой договор УКЭП организации и отправляет комплект на подпись. Работнику приходит push-уведомление, документы открываются в Госключе.
- Шаг 6. Работник открывает документ, подтверждает ознакомление с информированным согласием на использование УНЭП и нажимает подписание либо отказывается от подписи. Отказ — штатный сценарий приложения, он фиксируется и возвращается в систему работодателя.
- Шаг 7. Подписанные файлы и файлы подписи возвращаются в систему КЭДО. Проверьте, что на договоре стоят обе подписи и что документ попал в электронный архив.
Если приложение у работника уже установлено, весь цикл подписания занимает около минуты. Приём дистанционного сотрудника без визита в офис сводится к отправке комплекта и одному действию с его стороны.
Лайфхак: Госключ включён в «белый список» сервисов, поэтому подписание остаётся доступным даже в периоды ограничений доступа в интернет. Для распределённых команд это снимает вопрос «а если у сотрудника в регионе не откроется приложение».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: финансовая организация начинала переход с двух параллельных схем — ПЭП для массовых документов и коммерческая УНЭП для остальных. После перевода приёма на Госключ доля трудовых договоров, подписанных в приложении, вышла на стабильные 95%, а доля сотрудников с Госключом выросла до 90%. От старта проекта до пилота прошло около 4 месяцев. В электронный контур перевели трудовой договор, дополнительные соглашения, заявление на увольнение и договор о материальной ответственности.
Что подготовить до первого электронного договора
Переход на электронный трудовой договор ломается не на технике, а на комплекте документов, который должен существовать до первой подписи. Проверьте по списку.
- Приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО. В положении фиксируются система, в которой ведётся документооборот, перечень документов в электронном виде и виды подписей для каждого типа документа.
- Уведомление работников о переходе. Работников, принятых до 31 декабря 2021 года, уведомляют и получают их письменное согласие. Тем, для кого это первое место работы, согласие не требуется.
- Согласия на обработку персональных данных. Если подключение к Госключу идёт по агентскому договору с вендором, потребуется согласие на передачу персональных данных в сторону вендора.
- УКЭП организации. Сертификат юридического лица выдаёт удостоверяющий центр ФНС России, для отдельных заказчиков — удостоверяющий центр Федерального казначейства.
- Штатное расписание и оргструктура в системе. Маршруты согласования строятся из штатного расписания, поэтому незакрытые вакансии и пустые подразделения останавливают документ на середине маршрута.
- Контактные данные работников. У каждого должен быть заполнен либо телефон, либо электронная почта: без этого личный кабинет не публикуется и приглашение не уходит.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение, где сотрудники уверенно работают с телефоном и почтой. Пилот снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает, какие пункты положения о КЭДО придётся переписать до массового запуска.
Внимание: при самостоятельном подключении к Госключу без агентского договора обезличенный сертификат организации выпускает только генеральный директор, срок его действия — 1 год, и перевыпуск каждый год делается лично. Заложите эту дату в кадровый календарь: истёкший сертификат останавливает подписание по всей компании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Положение о переходе на КЭДО — это тот документ, где компания называет систему, реестр электронных документов и виды подписей под каждый тип. Формально можно разрешить работнику несколько вариантов подписи на выбор, но на практике проще оставить один: чем больше вариантов, тем чаще сотрудник не понимает, чем именно ему подписывать. Перед утверждением сверьте перечень документов в положении с тем, что реально настроено в маршрутах.»
Шаблоны документов для перехода на электронный трудовой договор
Комплект собран под запуск КЭДО с нуля, начинать стоит с положения о ведении КЭДО — именно оно определяет остальные формы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
Маршрут подписания и проверка готового договора
Двустороннее подписание идёт последовательно, и порядок шагов имеет значение для доказательственной силы документа. Кадровик создаёт документ, работодатель подписывает УКЭП серверным способом, сотрудник получает уведомление в Госключе и подписывает УНЭП. Метка времени фиксирует момент каждой подписи.
В Добыто КЭДО маршрут задаётся до отправки: либо выбирается готовый из списка, либо собирается новый из последовательности подписантов. Статус каждого участника виден в карточке документа, а после исполнения документ уходит во вкладку «Архив», откуда его выгружают вместе с файлами подписи. Для проверки ГИТ важна именно такая выгрузка: сам файл договора без файла подписи ничего не подтверждает.
Важный нюанс из практики: при переходе на Госключ действующих сотрудников делят на группы по тому, что у них уже есть. Тем, у кого была коммерческая УНЭП, подпись меняют по истечении срока действия или при утере. Тем, у кого была только ПЭП, оформляют дополнительное соглашение о КЭДО и переводят в общем порядке. Доля сотрудников, у которых вообще не было КЭДО, в крупных компаниях обычно меньше 1%, и именно она требует ручной работы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Подписать документ задним числом в нормальной системе КЭДО нельзя, и это не недоработка, а требование к юридической значимости. Если сотрудник не закрыл этап подписания в отведённое время, документ возвращается кадровику, и дальше есть два пути: оформить бумажный экземпляр или изменить даты и отправить на повторное подписание. Настройте автозакрытие этапа заранее, иначе договор зависнет в маршруте без срока.»
Когда государственный портал не подойдёт
Бесплатность платформы «Работа в России» не делает её универсальной. Есть сценарии, в которых она закрывает задачу не полностью.
- Компания ведёт кадровый учёт в 1С и не готова к двойному вводу. Интеграция с платформой делается по API силами работодателя, готового коробочного модуля под конкретную конфигурацию там нет.
- Нужны собственные формы и сложные маршруты. Более 80 шаблонов платформы закрывают типовые документы, но не заменяют внутренние формы согласования с параллельными ветками и функциональными ролями.
- Кадровый процесс не сводится к подписанию. Автоматическая сборка комплекта ЛНА под должность, повторная рассылка изменённой редакции инструкции, планирование графика отпусков и контроль исполнительской дисциплины — это задачи системы КЭДО, а не площадки для обмена документами.
- Документы вне трудовых отношений. Договоры с самозанятыми и исполнителями по ГПХ под статью 22.3 ТК РФ не подпадают: там работают нормы гражданского законодательства и правила 63-ФЗ, а требования к работникам по трудовому договору на них не переносятся.
Отдельно про то, что в электронный вид не переводится вообще ни в одном контуре: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и трудовая книжка. Эти четыре позиции остаются на бумаге независимо от выбранной системы.
Сценарии: что критично, а что вторично
| Ситуация компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, кадры ведёт бухгалтер | нулевая плата за подписи, простой вход через Госуслуги | интеграция с учётной системой, кастомные маршруты |
| Массовый найм линейного персонала | дистанционный выпуск подписи, подписание пакетом, скорость приёма | разнообразие видов подписи для работника |
| Распределённая компания с дистанционными сотрудниками | приём без визита в офис, мобильное подписание, доп. соглашение о дистанционной работе | бумажный архив прошлых периодов |
| Крупный работодатель с 1С:ЗУП | готовый модуль интеграции, роли и маршруты, электронный архив с выгрузкой | стоимость лицензии в пересчёте на сотрудника |
| Организация бюджетной сферы | поддержка УКЭП Федерального казначейства, настройка вида подписи под документ | кастомизация интерфейса личного кабинета |
Во что обходится ошибка в виде подписи
Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью в информационной системе работодателя, не соответствует части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Для инспектора это ненадлежащее оформление трудового договора: часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя — от 5 000 до 10 000 рублей. Дальше добавляется переоформление всех договоров, подписанных по неверной схеме, и повторный сбор подписей у людей, часть из которых уже уволилась.
Вторая по частоте ошибка дешевле в моменте, но дороже в перспективе: работодатель хранит подписанные PDF без файлов подписи. Формально документы есть, доказательственной силы у них нет. Порядок работы с электронными подписями и требования к их проверке описаны в материалах на странице Госключа на портале Госуслуг, включая проверку сертификата и подписи.
Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид
Итоговая цена складывается из трёх частей: плата за систему КЭДО, стоимость подписей и работы по интеграции. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто КЭДО входят в тариф, поэтому в расчёте остаются только два первых пункта.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» — 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками, а тариф «Бизнес» снимает ограничение по численности и добавляет УКЭП, электронный архив и приоритетную поддержку. Действующие условия по каждому пакету и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронный трудовой договор одинаково законен и на государственной платформе, и в системе работодателя, но состав допустимых подписей у них разный. На платформе «Работа в России» работник может обойтись подтверждённой учётной записью Госуслуг, в собственной системе для трудового договора ему нужна как минимум УНЭП, а работодателю — УКЭП. Бесплатный дистанционный выпуск УНЭП в Госключе снимает основную статью расходов и делает приём удалённого сотрудника вопросом одной минуты. До первой подписи должны существовать приказ о введении КЭДО, положение, уведомления и согласия, а маршруты подписания — опираться на актуальное штатное расписание.
Добыто КЭДО работает как раз на стыке этих задач: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, маршруты и шаблоны настраиваются под кадровую структуру компании, а документы с файлами подписи хранятся в электронном архиве и выгружаются целиком. Пилотную группу перед раскаткой на всю компанию мы закладываем в проект по умолчанию.
Частые вопросы
В чём измеряется УКЭП и как посчитать потребность в подписях
Квалифицированная подпись не измеряется количеством документов: единица учёта — сертификат ключа проверки, выданный одному человеку на срок действия, обычно на год. Поэтому потребность считают в людях, а не в подписаниях. Для ориентира по порядку затрат: коммерческая УНЭП, выпущенная в информационной системе, обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника, УКЭП — от 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника, а УНЭП и УКЭП в Госключе выпускаются бесплатно, разовые затраты приходятся только на интеграцию.
Может ли руководитель подписывать трудовые договоры простой электронной подписью
Нет. При использовании информационной системы работодателя часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует от работодателя усиленной квалифицированной подписи на трудовом договоре, договоре о материальной ответственности, ученическом договоре, приказе о дисциплинарном взыскании и уведомлении об изменении условий договора. Сертификат УКЭП юридического лица выдаёт удостоверяющий центр ФНС России, для организаций бюджетной сферы — удостоверяющий центр Федерального казначейства. В Госключе выпуск УКЭП юридического лица и индивидуального предпринимателя проходит через УЦ ФНС России после дополнительной идентификации.
Нужно ли отдельное соглашение с работником, если он подписывает УНЭП из Госключа
Не нужно. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ разрешает работнику использовать УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства, без соглашения об использовании подписи. Правила создания и использования такой подписи установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Соглашение потребуется в другом случае — когда работник подписывает документы неквалифицированной подписью, выпущенной внутри информационной системы работодателя, или простой электронной подписью.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО
Отказ работника, принятого до 31 декабря 2021 года, не даёт оснований для увольнения, дисциплинарного взыскания или иных санкций. С таким сотрудником кадровый документооборот продолжают вести на бумаге, а расходы на печать и хранение по нему остаются. Отказ фиксируется письменно, форму заявления лучше утвердить заранее вместе с положением о КЭДО. Тем, кто устраивается впервые после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется — достаточно уведомления.
Сколько хранить электронный трудовой договор и в каком виде выгружать его для проверки
Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, — 50 лет. Хранить нужно не только сам файл договора, но и файлы электронной подписи: без них документ не подтверждает ни подписанта, ни неизменность содержания. При запросе инспектора выгружают комплект целиком — договор, файлы подписи и сведения о том, кто и когда подписал.
Что делать, если у работника нет смартфона или он не может пройти регистрацию
Госключ требует смартфона и подтверждённой учётной записи Госуслуг, поэтому для части сотрудников этот путь закрыт. Варианта два: подписание через веб-версию личного кабинета той системы КЭДО, где такая возможность предусмотрена, либо бумажный документооборот по этому сотруднику. Часть проблем снимается сопровождением: в проектах внедрения на возрастных сотрудников закладывают отдельную инструкцию с экранами приложения и короткий ролик процесса подписания, а не текстовую памятку.
